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Google Workspace: para que serve e por que a sua empresa não pode deixar de usar!

  • Por: SantoDigital
  • nov 9, 2020
  • 10 minutos

Nos últimos anos, a forma como trabalhamos mudou drasticamente. Especialmente impultionada pela pandemia de Covid-19, a implementação de rotinas de trabalho remoto e híbrido é uma dessas importantes mudanças em empresas de todos os segmentos. Nesse sentido, o Google Workspace surgiu como resposta a essas novas demandas.

Contudo, ele não se limita a isso. Trata-se de uma ferramenta do Google Apps que garante inteligência comunicacional, já que conta com ferramentas avançadas de colaboração, comunicação e produtividade, que podem ser bem aproveitadas em qualquer regime de trabalho, ajudando a otimizar a cultura e os resultados da organização.

A seguir, descubra mais detalhes sobre essa poderosa solução do Google e as principais aplicações e os motivos pelos quais você deve implementá-la na sua empresa.

Veja o que é GWS, quais são as aplicações, como funciona o armazenamento, vantagens e diferenciais.

Confira!

Para que serve o Google Workspace?

O Google Workspace serve como uma plataforma abrangente para facilitar a colaboração, comunicação e produtividade dentro das organizações. Desde a simplificação do gerenciamento de e-mails até a criação de documentos colaborativos em tempo real, o objetivo principal é otimizar o fluxo de trabalho e melhorar a eficiência das equipes.

O Essentials é a versão mais recente e reduzida do Google Workspace, antigo G Suite, para ajudar seus colaboradores a serem mais produtivos. Assim, é fornecido um conjunto de ferramentas modernas, flexíveis e seguras.

Para as empresas que desejam implementar rotinas de trabalho remoto, mas que não precisavam dos recursos do Gmail ou do Google Agenda, essa é a solução ideal, pois proporciona todos recursos necessários para manter as equipes conectadas e produtivas.

O Google Workspace também oferece excelentes ferramentas de colaboração e agrega maior segurança aos seus dados devido à sua arquitetura baseada em nuvem. Essas características o tornam uma opção muito atrativa, mesmo para organizações que não têm pretensão de implementar o Home Office.

Quais são as aplicações disponíveis e por que utilizá-las?

As ferramentas presentes no Google Workspace visam, principalmente, otimizar a comunicação e colaboração, permitindo que as equipes sejam mais produtivas.

Elas também ajudam a empresa na otimização de processos e na gestão em diversos setores. Dentre as aplicações oferecidas, vale destacar:

Google Meet

Atualmente, contar com uma ferramenta eficaz e segura de videoconferência é essencial para as empresas de todos os tamanhos.

Esse tipo de plataforma, além de ser uma alternativa segura para realizar reuniões em um contexto de pandemia, ajuda as organizações a economizarem tempo e dinheiro no período de normalidade.

Com o Google Meet, você pode realizar reuniões com clientes, fornecedores, equipes em trabalho remoto sem a necessidade de locomoção ou preocupação com reserva de salas que comportem todos os convidados. Ainda, na versão Google Workspace do aplicativo, as salas virtuais permitem até 150 participantes.

Para garantir a melhor experiência possível, as conferências do Google Meet são integradas ao Google Artificial Intelligence, oferecendo recursos como legendas ao vivo e layouts adaptáveis, chat ao vivo, tudo sem a necessidade de plugins.

Participar de uma reunião no Meet é tão fácil quanto um clique. Você pode enviar convites apenas compartilhando um link, que pode ser acessado diretamente no navegador, sem precisar instalar qualquer programa.

Além disso, o Google Meet se destaca pela performance e segurança. Durante a pandemia, o uso diário dessa aplicação se multiplicou em 25 vezes, tudo isso sem apresentar falhas de segurança ou problemas de desempenho.

Finalmente, você também pode integrar o Google Meet a diversas soluções de e-mail e agenda disponíveis no mercado.

Editores de textos, planilhas e slides

Além do Meet, o Google Workspace inclui as aplicações para documentos (Google Docs), planilhas (Google Sheets) e apresentações (Google Slides), que permitem que as equipes realizem atividades do dia a dia e colaborem em tempo real de forma rápida, segura e intuitiva.

Por serem baseadas em nuvem, essas ferramentas podem ser acessadas a partir de diversos dispositivos e em qualquer lugar — basta ter conexão com a internet. Isso garante que seus colaboradores tenham acesso a arquivos sempre atualizados, podendo, inclusive, editá-los simultaneamente.

Dessa forma, é possível ganhar agilidade, automatizar tarefas, aumentar a troca entre as equipes e facilitar o processo de acompanhamento e revisão das atividades.

Além disso, com o Google Workspace, você pode controlar as alterações, criar diferentes versões de um arquivo e gerenciar as permissões de cada usuário, conferindo os privilégios de visualização e edição conforme a necessidade.

Google Drive

O Google Drive é uma solução que simplifica o armazenamento, a abertura, o compartilhamento e a edição de conteúdo.

Trata-se de uma solução de armazenamento em nuvem, integrada às outras soluções do Google Workspace. Por exemplo, um documento de texto armazenado no Google Drive pode ser aberto diretamente na aplicação Docs.

Você pode até mesmo compartilhar esses documentos e fazer edições em tempo real — colaborar com sua equipe nunca foi tão fácil.

O Google Drive também é compatível com dezenas de aplicativos, permitindo:

  • assinar documentos importantes eletronicamente;
  • editar arquivos de áudio, fotos e vídeos;
  • converter arquivos;
  • visualizar PDFs etc.

Assim como as outras aplicações do Google Workspace, o Google Drive pode ser acessado em qualquer lugar com conexão à internet.

Você também pode sincronizar todos os seus dispositivos, para que os arquivos em que esteja trabalhando no Drive possa ser acessado por todos.

Além disso, é possível compartilhar documentos facilmente com qualquer pessoa. Basta criar o link e definir os privilégios de acesso pertinentes.

Gmail

O Gmail já é um serviço popular e amplamente usado por pessoas em seu dia a dia, portanto, provavelmente será simples para sua equipe se habituar a utilizá-lo no trabalho.

A versão do Gmail inclusa no Google Workspace é um pouco aprimorada, com mais espaço e diferentes funções de encaminhamento. Além disso, a empresa pode adicionar, no endereço, o domínio da instituição (por exemplo, nome@suaempresa.com, no lugar de gmail.com).

Google Calendar

A aplicação de agenda Google Calendar permite marcar eventos, chamadas, compromissos e criar lembretes sobre assuntos importantes, como prazos atrelados a projetos. Com um layout atraente e comandos intuitivos, a ferramenta colabora para que as tarefas do dia a dia apareçam de forma organizada.

Um diferencial do Google Calendar disponível no GWS é a possibilidade de ter diferentes calendários e, inclusive, calendários colaborativos.

Em outras palavras, você pode criar um calendário específico acessível para todos ou a um grupo específico de colaboradores, de modo a compartilhar, por exemplo, os eventos internos da empresa, como confraternizações ou reuniões de alinhamento.

Outra sugestão é criar um calendário apenas para compartilhar férias e folgas da equipe, assim todos ficam sabendo quem estará disponível no dia, evitando desencontros.

Agora você já conhece as principais aplicações do Google Workspace. Além delas, você ainda tem à disposição:

Google Forms

O Google Forms é uma ferramenta poderosa e simples para criar formulários e pesquisas de maneira fácil e dinâmica. Com o Forms, você pode criar questionários, enquetes e formulários personalizados para coletar informações de maneira eficaz.

Além disso, a ferramenta oferece recursos de design para personalizar a aparência do seu formulário e a capacidade de adicionar diversos tipos de perguntas, como múltipla escolha, respostas curtas, escalas de classificação e muito mais. Uma das vantagens principais é que as respostas são automaticamente registradas em uma planilha do Google Sheets, facilitando a análise e a visualização dos resultados.

Google Sites

O Google Sites é uma plataforma que permite criar sites de forma intuitiva e sem a necessidade de conhecimentos avançados em programação ou design. É uma ótima opção para criar portais de intranet para a sua equipe, páginas de projetos colaborativos ou até mesmo sites temporários para eventos, conferências ou divulgação de informações importantes.

Com modelos de design prontos e recursos de arrastar e soltar, você pode personalizar facilmente o layout e o conteúdo do seu site. Ele também é integrado com outras ferramentas do Google, tornando o compartilhamento e a colaboração uma tarefa simples.

Google Keep

O Google Keep é uma ferramenta de notas e lembretes que ajuda você a manter-se organizado. Você pode criar notas rápidas, adicionar listas de tarefas, gravar lembretes de voz e até mesmo anexar documentos e imagens às suas notas. Além disso, o Google Keep permite que você organize suas notas por meio de etiquetas e as guarde em pastas, o que facilita o acesso e a recuperação das informações importantes. É uma ferramenta eficaz para garantir que você não se esqueça de tarefas ou ideias importantes.

Google Voice

O Google Voice é uma ferramenta que oferece soluções avançadas de comunicação, permitindo fazer chamadas telefônicas, enviar mensagens de texto e configurar um número de telefone virtual para facilitar a comunicação profissional.

Com o Google Voice, você pode fazer chamadas de qualquer lugar e a qualquer momento, o que é especialmente útil para equipes remotas ou em constante movimento. Ele também oferece recursos de transcrição de voicemail e filtragem de chamadas para melhorar a eficiência da comunicação.

O GWS é, sem dúvidas, a ferramenta mais moderna, flexível, segura e acessível no mercado para empresas que desejam trazer inovação, praticidade e produtividade ao cotidiano.

Google Data Studio

O Google Data Studio, atual Looker Studio, é uma ferramenta de visualização de dados que permite transformar informações em relatórios detalhados e interativos. Com ela, você pode importar dados de várias fontes, como planilhas do Google Sheets, Google Analytics, entre outros, e criar painéis personalizados de fácil compreensão.

O Data Studio oferece uma variedade de gráficos, tabelas e opções de formatação para criar relatórios visualmente atraentes. Isso facilita a análise de dados e a comunicação de insights importantes para sua equipe ou stakeholders.

Como funciona o armazenamento no Google Workspace?

O GWS tem um modelo chamado “armazenamento em pool”. Isso significa que sua capacidade é compartilhada entre todos os usuários cadastrados.

Assim, à medida que sua empresa cresce e mais colaboradores são inseridos no sistema, essas pessoas passam a usar o armazenamento disponível e isso pode alterar sua assinatura da solução. Além disso, a capacidade de armazenamento é distribuída entre todas as aplicações, como Docs ou Drive.

O GWS é totalmente construído na nuvem, na plataforma Google Cloud, a mais segura do mercado. Alguns dos fatores que fazem dela uma solução extremamente confiável são:

  • conta de administrador Google Workspace: o recurso Admin Console oferece ao administrador da conta Google a capacidade de controlar dados, dispositivos conectados (até mesmo os móveis) e usuários. É possível visualizar relatórios de performance e criar permissões específicas de acesso para colaboradores;
  • criptografia TLS: o protocolo de segurança mais avançado;
  • certificações: o Google Workspace passa regularmente por verificações de auditorias terceiras;
  • transparência e privacidade: o GWS não recolhe dados de seus usuários para fins próprios e, constantemente, fornece relatórios de transparência aos seus consumidores.

Quais são as principais vantagens e aplicações do Google Workspace no ambiente corporativo?

O Google Workspace é útil em diversos segmentos e adaptável para empresas de todos os portes. A solução oferece custos acessíveis e uma infinidade de planos.

Além do plano Essentials, existem, por exemplo, a edição Business (Starter, Standard e Plus, dependendo o número de usuários), e Enterprise (para empresas de grande porte).

A versão Google for Education oferece funcionalidades que podem ser aplicadas em escolas e cursos. No mais, existem outras opções disponíveis que são úteis para empresas na área da saúde, varejo, ONGs, agências de marketing e outras.

Dessa forma, o Google Workspace contribui para o futuro do trabalho, que será mais conectado e colaborativo do que nunca.

Confira, a seguir, as principais vantagens do Google Workspace para o ambiente corporativo!

Colaboração instantânea para todos

O maior desafio que o Google Workspace pretende resolver é maximizar a colaboração. Foi nesse sentido que a edição Frontline foi criada, inclusive pensando em pessoas que trabalham na linha de frente no varejo e no setor de saúde, por exemplo.

Muitas vezes, esses importantes profissionais não atuam em um escritório com computador e demoram a receber notícias qualificadas e atualizadas sobre o que está acontecendo na empresa.

Com isso, a edição Frontline visa fornecer aplicativos e funcionalidades que esses profissionais podem acessar de seus dispositivos móveis, de qualquer lugar, para receber a informação que precisam em tempo real.

Tratando-se do mundo corporativo e considerando o trabalho remoto e a mobilidade, recursos como esse são úteis para garantir que todos estejam alinhados sobre mudanças e estratégias.

Ferramenta fácil e intuitiva

A maioria das pessoas já está habituada às ferramentas do Google. Isso só reforça a vantagem de contratar um serviço como o GWS para sua empresa, visto que a adaptação da equipe tende a ser mais fácil, colaborando para que todos consigam tirar o máximo de proveito da plataforma adotada. Por si só, esse detalhe já torna o Google Workspace superior aos seus concorrentes.

Além disso, um ganho que o GWS apresenta é concentrar, em um único login, todos os aplicativos que um usuário precisa.

A partir do seu e-mail, o profissional encontra, no mesmo navegador, todas as suas ferramentas on-line, sem a necessidade de mudar de programa ou abrir um software. Isso confere agilidade e produtividade ao dia a dia.

A migração para a ferramenta também pode ser feita de forma simplificada, principalmente quando a empresa conta com ajuda profissional, como da SantoDigital.

Mobilidade

Como visto, o Google Workspace apresenta inúmeros benefícios e ganhos estratégicos. Entre eles, estão segurança, armazenamento na nuvem, possibilidade de controlar dispositivos e usuários com o Admin Console e mais.

Nesse contexto, outra vantagem é a possibilidade de acessar as plataformas de qualquer lugar e com diferentes dispositivos, visto que tudo está disponível na nuvem. Assim, a equipe pode resolver problemas independentemente da sua localização e trabalhar com informações atualizadas, ganhando mobilidade e rapidez.

Quais são os diferenciais do Google Workspace?

O GWS se destaca por sua integração contínua de recursos de IA (Inteligência Artificial) que aprimoram suas funcionalidades em várias ferramentas. Esses diferenciais incluem:

Inteligência Artificial para Produtividade

O Google Workspace utiliza IA para aprimorar a produtividade dos usuários. Por exemplo:

  • Gmail: O recurso “Smart Compose” sugere automaticamente palavras e frases enquanto você digita um e-mail, economizando tempo na composição de mensagens.
  • Google Drive: A IA ajuda a organizar arquivos sugerindo pastas e categorias com base no conteúdo.
  • Google Calendar: A programação inteligente ajuda a encontrar horários disponíveis para reuniões com base na agenda dos participantes.

Colaboração Aprimorada

  • Google Meet: O uso de IA melhora a qualidade do vídeo e do áudio nas reuniões, adaptando-se automaticamente às condições de conexão.
  • Google Docs: A sugestão de edição inteligente oferece correções gramaticais e de estilo em tempo real.
  • Google Sheets: O “Explore” usa IA para ajudar a criar gráficos e insights a partir dos dados inseridos em planilhas.

Segurança Reforçada

  • Google Workspace: A IA é usada para detectar ameaças de segurança, identificando comportamentos suspeitos e protegendo seus dados contra ameaças cibernéticas.

Esses recursos de IA são parte integrante do GWS e proporcionam uma experiência de usuário mais inteligente e eficaz em todas as ferramentas, tornando o trabalho mais eficiente e colaborativo.

Dispondo de diversos planos para atender às necessidades de diferentes empresas e áreas, como departamentos jurídicos, setor financeiro e RH, o Google Workspace certamente oferece uma modalidade sob medida para o seu negócio. Faça parte da revolução digital agora mesmo!

Sejam quais forem as demandas de sua empresa, a SantoDigital pode ajudar, planejando e coordenando a implementação do Google Workspace com rapidez e segurança. Entre em contato para saber mais!

Resumindo

O que é Google Workspace e para que serve?

O Google Workspace é uma suíte de produtividade online oferecida pelo Google que inclui ferramentas como Gmail, Google Drive, Google Docs e muito mais. Ele é projetado para auxiliar na comunicação, colaboração e gerenciamento de documentos.

O que é Google Workspace é gratuito?

O Google Workspace não é gratuito; ele oferece uma versão de avaliação gratuita, mas, para obter recursos completos e acesso empresarial, é necessário pagar uma assinatura mensal ou anual por usuário.

Diante disso, a SantoDigital ajuda empresas a dar esse passo em direção à transformação digital, auxiliando no planejamento, na implementação da solução e no treinamento da equipe, para garantir um processo altamente eficaz. Além disso, oferece suporte continuado especializado 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Com todas essas ferramentas, o Google Workspace permite manter as equipes conectadas e produtivas onde quer que estejam. Além disso, sua empresa passa a contar com os recursos necessários para implementar rotinas de trabalho remoto e híbrido com facilidade e eficiência.

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