A ascensão dos meios digitais trouxe mudanças significativas para todos os mercados, inclusive o departamento jurídico. Hoje, ter ferramentas tecnológicas eficientes é imprescindível não apenas para otimização de resultados, mas tornou-se uma questão de sobrevivência.

Com o Google Workspace, a adaptação a essa nova estrutura de tecnologias fica bem mais fácil e acertada.

Entenda, na leitura completa deste artigo, por que os departamentos jurídicos devem investir no ecossistema de colaboração e produtividade do Google!

O que é o Google Workspace?

Podemos definir o Google Workspace como um ambiente em nuvem que oferece a empresas de todos os segmentos e tamanhos, um conjunto de ferramentas de criação e comunicação, em uma única plataforma.

A transformação digital, fenômeno que impactou bastante a relação das empresas com sua base de clientes, oferece vantagens que vão além do ambiente externo — as soluções digitais representam uma peça-chave para quem está em busca de um ótimo desempenho na rotina profissional.

O Google Workspace é um exemplo de inovação tecnológica que aprimora a colaboração e a produtividade de qualquer área de uma empresa, incluindo o departamento jurídico.

Qualquer pessoa com uma conta Google tem acesso às aplicações disponibilizadas no Workspace:

• troca de e-mails;
• reuniões;
• produção de conteúdos em colaboração;
• organização de agenda;
• uso de diferentes aplicativos simultaneamente;
• aprimoramento de processos.

O Google Workspace permite que os profissionais do departamento jurídico sejam produtivos de qualquer lugar.

Como o Google Workspace funciona?

O Google Workspace é uma solução que inclui aplicações de e-mail profissional, armazenamento de documentos, agenda, edição de textos, planilhas e apresentações, agenda, videoconferência, entre outros.

Embora os usuários tenham acesso a quase todas elas gratuitamente, existem quatro pacotes para contratação de serviços voltados para o perfil empresarial. São eles:

• Business Starter;
• Business Standard;
• Business Plus;
• Enterprise.

Para saber qual deles é a opção ideal para seu departamento jurídico, o primeiro passo é compreender as diferenças entre cada plano, em relação ao armazenamento, suporte e recursos extras.

Na versão de entrada, o Business Starter, a empresa garante o acesso a e-mail personalizado, com 30 GB de armazenamento por conta e suporte padrão, e até 100 participantes em uma chamada de vídeo. Tudo isso investindo R$ 27 por mês para cada usuário.

No plano Business Standard, os usuários têm direito a videoconferência com até 150 membros ao mesmo tempo, gravação de vídeo e armazenamento de 2 TB para cada conta. Pagando R$ 56 mensais.

Já o Business Plus oferece todas as ferramentas anteriores, porém conta com o diferencial de 250 participantes no chat de vídeo, armazenamento para 5 TB e melhorias no controle de segurança. O custo? São R$ 81 por usuário.

Por fim, o plano Enterprise garante um suporte premium e o espaço de armazenamento regulável às demandas do escritório. É um serviço personalizado, e os valores devem ser consultados diretamente com o Google.

Quais são as vantagens da solução para o departamento jurídico?

Para qualquer departamento jurídico, ter o apoio de boas ferramentas para eliminar tarefas manuais e burocráticas é uma peça-chave no processo de controle das suas operações, sobretudo para lidar com uma ampla base de clientes.

Confira quais são as vantagens competitivas que o Google Workspace pode trazer para quem atua nessa área.

Criar e seguir modelos jurídicos de forma fácil

Criar documentos é uma das principais tarefas na rotina de um escritório de advocacia — contratos, formulários, petições judiciais, entre outros modelos que exigem total atenção dos profissionais.

Boa parte do sistema judiciário brasileiro utiliza o mecanismo de processos digitais, assim, contar com uma ferramenta adequada para esse cenário é essencial para garantir uma boa produtividade no seu escritório ou departamento jurídico.

Usando o Google Docs, você pode criar modelos de documentos padronizados e editáveis, aumentando assim a eficiência do fluxo de trabalho. A plataforma Google Workspace apresenta como diferencial, por exemplo, a criação de projetos a partir da tela do Gmail, e inclusive adicionar a equipe para colaboração.

Além disso, os advogados podem personalizar cada projeto definindo prazos e responsabilidades para o melhor desenvolvimento.

Alta disponibilidade dos documentos

Outra grande vantagem gerada pelo Google Workspace a um departamento jurídico é a disponibilidade dos documentos. Como tudo fica armazenado na nuvem, o seu time de advogados sempre poderá fazer análise ou editar petições em qualquer hora e lugar, inclusive de forma off-line.

Além de viabilizar um trabalho colaborativo e em tempo real, a ferramenta contribui para ações como:

• conversar pelo chat e feedbacks imediatos;
• deixar comentários nos documentos;
• acessar as versões mais atualizadas dos documentos até mesmo em audiência.

Isso sem deixar de mencionar que o armazenamento em nuvem expõe bem menos os profissionais ao risco de perda ou extravio de documentos. Ele gera credibilidade para o escritório.

Controle de acessos

Ter controle total sobre os acessos aos documentos é mais um motivo para o seu departamento jurídico aderir ao Google Workspace.

A privacidade e segurança de dados sempre foi uma prioridade em todos os projetos Google. Com o conjunto de ferramentas Workspace não seria diferente: a plataforma oferece o poder de gerenciamento das configurações dos apps e do sistema de maneira simplificada.

Na prática, isso significa, por exemplo, controlar as pessoas que podem apenas ler ou têm direito de editar os documentos compartilhados. Isto é, quem pode ver os arquivos e informações confidenciais de cada cliente.

Lembrando que, o Google Workspace garante alto nível de segurança não apenas dos documentos, como também dos e-mails e demais ferramentas que funcionam nessa infraestrutura.

O Google é uma referência no segmento de cloud computing, uma das poucas empresas a receber certificações de segurança de reconhecimento internacional nessa área.

Logo, sua a plataforma de soluções digitais conta com as mesmas ferramentas de gerenciamento de vulnerabilidades, o que resulta em um ambiente altamente seguro, confiável e em compliance na nuvem.

Como a SantoDigital pode ajudar?

Por todo o exposto, não restam dúvidas de que Google Workspace é um excelente aliado para um bom desempenho de qualquer tipo de negócio, inclusive para um departamento jurídico.

No entanto, contar com os aliados certos é fundamental para que essa implementação produza os resultados esperados. A SantoDigital pode ajudar você nessa missão.

Mais do que uma grande bagagem na implementação e migração de operações para Google Workspace, a SantoDigital é uma das principais parceiras do Google na América Latina, tendo muito a contribuir para inovação e melhoria da eficiência do seu escritório.

Um dos segredos para o sucesso dessa parceria é que a Santo não se preocupa apenas com o fornecimento das tecnologias. Seus serviços de consultoria também fazem toda a diferença no planejamento e execução de ferramentas sob medida, sempre valorizando a privacidade e segurança de dados.

No Google Workspace, você encontra tudo que precisa para usufruir dos benefícios da nuvem com o máximo de eficiência. Isso colabora para que a rotina de trabalho do departamento jurídico funcione de forma integrada e on-line.

Assim, os profissionais podem cumprir com suas atribuições, de qualquer lugar ou dispositivo, e com uma menos exposição a falhas comparado a uma estrutura baseada em tarefas manuais.

Viu como as ferramentas Google Workspace são interessantes para a melhoria de performance no departamento jurídico? Para uma experiência completa e bem-sucedida, conheça os produtos e soluções da SantoDigital!