Além de uma página de web e canais próprios, empresas precisam contar com um e-mail corporativo para poder se comunicar com clientes, parceiros e fornecedores de forma mais profissional e segura.

Se seu negócio está em franco crescimento e seu servidor de e-mail atual já não comporta suas necessidades, saiba que criar um e-mail empresarial pelo Gmail é uma excelente opção.

Neste post, você vai entender porque criar um e-mail empresarial no Gmail é a melhor estratégia para sua empresa, os benefícios que esse investimento entrega e o passo a passo de como ativar e personalizar sua conta. Continue a leitura para saber mais!

Como funciona o Gmail para empresas?

O Gmail é um aplicativo que faz parte do pacote do Google utilizado por milhares de pessoas, e que oferece várias funções e facilidades para os usuários. Contudo, quando assunto é a conta empresarial do Google Workspace, o Gmail para empresas apresenta ainda mais vantagens e recursos como:

• grande capacidade de armazenamento de dados;
• possibilidade de criar um e-mail personalizado com o domínio da empresa;
• integração com outros servidores de e-mail;
• suporte técnico;
• criptografia e altíssima segurança;
• tradução automática;
• entre outros.

O Gmail empresarial tem um funcionamento semelhante ao apresentado para o público, ou seja, layout intuitivo e fácil de usar.

Criar um Gmail empresarial é possível assinando o pacote do Google Workspace, de forma que a empresa tem acesso também a todas as outras ferramentas do  Google. Os planos começam a partir de R$28. São eles:

• Business starter – R$28 mensais por usuário;
• Business Standard  – R$70 mensais por usuário
• Business Plus – R$105 mensais por usuário
• Enterprise – para saber os valores deste pacote, é preciso entrar em contato com o time de vendas do Google.

Todos esses planos incluem o e-mail para empresas personalizado e com segurança assegurada pelo Google. O plano Business Plus oferece também as ferramentas de governança de dados e-discovery e retenção.

Já o modelo Enterprise oferece, além de todas as funcionalidades já mostradas ( inclusive as do plano Business Plus), criptografia S/MIME, para redobrar a proteção de dados.

Quais são algumas de suas funcionalidades?

O Gmail empresarial possui funcionalidades parecidas com as que vemos nas contas gratuitas para qualquer usuário. No entanto, existem algumas funções especiais que ajudam o dia a dia das empresas e contribuem para os resultados. Conheça algumas delas.

Visualização otimizada de mensagens

O Gmail oferece a possibilidade do usuário dividir a tela em diversos formatos. Assim, é possível visualizar a caixa de entrada enquanto lê um e-mail, por exemplo. Isso evita ter que ir e voltar para a caixa de entrada para responder alguma dúvida ou solicitação. Basta fazer esse ajuste em configurações e na aba “caixa de entrada”.

Cancelamento de envio de e-mail

Essa é uma funcionalidade muito útil. Afinal, quem nunca enviou uma mensagem para a pessoa errada, se arrependeu da forma como escreveu um e-mail ou incluiu informações equivocadas? Com o Gmail para empresas, você pode ativar o cancelamento dos envios.

Em configurações, na aba ‘Geral’, é possível encontrar a opção para cancelar envios. O que acontece é que as mensagens ficarão na sua caixa por até 30 segundos. Assim, nesse período, você tem a opção de desfazer o envio e essa mensagem não será encaminhada ao destinatário.

Classificação e organização de e-mails

Uma característica do Gmail muito apreciada pelos usuários é a possibilidade de organizar a caixa de entrada e as mensagens. Existem várias etiquetas que você pode atribuir a uma mensagem, como colocar estrelas nas mensagens favoritas, marcar como importante e mais.

Além dessas, você pode usar diferentes cores e até ícones para organizar seus e-mails em categorias que façam sentido para você e contribuam para a produtividade do seu trabalho.

Nas configurações gerais, vá até “Estrelas” e lá você encontrará cores e ícones que pode usar para atribuir a grupos de mensagens.

Reforço na segurança das mensagens

Se você deseja enviar um e-mail com conteúdo confidencial, saiba que pode contar com o Gmail para empresas para enviar mensagens encriptadas e garantir a segurança das informações do seu negócio.

Isso pode ser feito por meio de uma extensão disponível na webstore do Chrome chamada Secure Mail for Gmail (by Streak). Após baixá-la, ela fica disponível em forma de um ícone com um cadeado ao lado do botão para compor um novo e-mail.

Ao selecioná-la, seu e-mail já começa a ser encriptado. Na hora de enviar, a ferramenta abrirá uma janela para que você possa criar uma senha para encriptação do e-mail que permita que o destinatário abra a mensagem.

Quais são os principais benefícios que ele pode proporcionar para empresas?

Empresas de todos os portes e segmentos têm muito a ganhar com uma ferramenta de produtividade e comunicação como o Gmail. Entenda por que você deve criar um e-mail empresarial no Gmail a seguir.

Amplo armazenamento

Hoje, com a transformação digital nas empresas, existe uma intensa troca de mensagens por e-mail. Por mais importantes que sejam esses e-mails, muitos negócios sofrem com a questão do armazenamento e, de tempos em tempos, usuários recebem mensagens dizendo que precisam limpar sua caixa de entrada. Isso não faz sentido no mundo atual.

O Gmail, que é totalmente na nuvem, oferece uma capacidade de espaço muito maior do que a maioria dos outros serviços. Os 15GB de espaço disponível permitem que profissionais trabalhem e usem o serviço sem se preocupar com armazenamento das mensagens.

Acessibilidade

Como falamos, o Gmail é totalmente na nuvem, possibilitando seu acesso de qualquer lugar e dispositivo. Ou seja, usuários podem conferir e responder mensagens a qualquer hora, mesmo fora do escritório.

Segurança

A estrutura de segurança oferecida pelo Google é de alta qualidade. Ao criar seu e-mail corporativo com o Gmail, você conta com uma empresa expert em inovação tecnológica. No mais, as ferramentas do Google estão em constante atualização para que seus usuários recebam o melhor.

Integração

Uma excelente vantagem de optar pelo Gmail para sua empresa é poder também contar com os outros aplicativos do Google Workspace. Esses serviços estão todos conectados, o que se apresenta como uma verdadeira plataforma de produtividade.

Os arquivos armazenados no Google Drive podem ser anexados diretamente no Gmail. Também é possível usar o Google Agenda para aceitar convites de reunião pelo Gmail.

O Gmail também está integrado ao Chat e ao Google Meet; isso sem contar os aplicativos para criação de conteúdo, como documentos, planilhas e apresentações. No fim das contas, são muitas possibilidades, pois todos os serviços estão ligados de forma fluida e prática, poupando tempo da equipe e traz mais integração para dentro do negócio.

Como criar uma conta de Gmail para empresas?

Agora que você já está convencido de que o Google oferece a melhor ferramenta de produtividade e comunicação para seu negócio, acompanhe um passo a passo para criar seu e-mail corporativo no Gmail.

1. Acesse o Gmail pelo Google Workspace

No endereço workspace.google.com/products/gmail, clique no botão ‘iniciar agora’ no canto superior direito.

2. Preencha o formulário

Você precisará preencher um formulário com dados com os primeiros passos e clicar no botão ‘próxima’ para continuar. Serão algumas páginas de informações que precisam ser preenchidas e finalizadas com o botão ‘próximo’.

3. Defina o domínio

Depois de inserir dados básicos, chegará o momento da personalização. O Google perguntará se sua empresa tem um domínio próprio para usar. Se for o caso, clique na opção ‘Sim, eu tenho um domínio para usar’ e preencha um formulário com dados para usá-lo.

Caso contrário, opte por ‘Não, preciso de um domínio’. Nesse caminho, o Google ajudará você a criar um domínio personalizado. Uma caixa de pesquisa aparecerá e nela você pode buscar e definir o nome para o domínio da sua empresa.

O Google lhe dará algumas opções disponíveis. Junto delas, você poderá conferir o valor anual de cada uma. Uma vez escolhido, você será redirecionado para formulários para preencher dados e no final sua conta estará criada.

4. Ajuste a configuração

No final do processo, você verá uma nova tela que informará que sua conta foi criada. Embaixo, um botão ‘Acessar a configuração’ aparecerá, convidando você a finalizar os ajustes no seu e-mail empresarial. A seguir, serão apresentadas duas opções:

• Ligar para um número 0800 e finalizar a configuração com a ajuda de um consultor do Google.
• Seguir instruções caso você entenda de configurações DNS. Caso você domine esse sistema, poderá seguir sozinho, adicionar usuários e determinar outros detalhes avançados sobre sua conta.

Como você viu, criar uma conta de Gmail para empresas é simples e essa ferramenta oferece muita facilidade e produtividade para as atividades do seu negócio. O Gmail conta com o suporte do Google, tendo alta segurança e funcionalidades inovadoras que vão ajudar a  potencializar os resultados da sua empresa.

Se você gostou de conhecer essa ferramenta, saiba que pode contar também com a expertise da SantoDigital para implementar o Gmail corporativo e o Google Workspace na sua empresa. Somos parceiros premiados do Google e especializados em tornar a transformação digital uma realidade no seu negócio!

Agora que você sabe criar uma conta no Gmail, confira 7 dicas que muita gente não conhece sobre essa ferramenta e que fazem diferença no dia a dia!

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