A palavra “comunicação” é predominantemente associada ao público-alvo de uma empresa. Mas será que a troca de interações é importante apenas para o relacionamento com os clientes?

Um erro de comunicação comum que as organizações cometem é pensar e trabalhar essa questão apenas voltada ao ambiente externo, esquecendo-se dos impactos que ela pode trazer para sua rotina de operações. Comunicação interna é uma questão de ordem para quem deseja se manter competitivo no mercado.

Neste artigo, acompanhe algumas vantagens de se estabelecer uma comunicação interna eficaz no seu negócio, e as ferramentas que poderão ser implementadas para aprimorá-la. Boa leitura!

O que é comunicação interna?

A comunicação interna de uma empresa refere-se à troca eficaz de informações dentro do ambiente de trabalho. Isso inclui a divulgação da cultura empresarial, valores, objetivos e metas, buscando manter um relacionamento transparente.

Em termos práticos, a comunicação interna visa garantir que cada profissional compreenda claramente suas responsabilidades e esteja alinhado com os propósitos da organização. Isso é fundamental para promover um ambiente de trabalho coeso e para otimizar o desempenho individual e coletivo, contribuindo para o sucesso global da empresa.

Basicamente, é a comunicação empresarial que permite o alinhamento de ideias entre as equipes. Trata-se não apenas de um mecanismo de diálogo das lideranças para com os seus subordinados, mas também de um meio essencial para que os colaboradores se sintam ouvidos e valorizados.

Independentemente do porte ou do segmento da empresa, se ela trabalha com planejamentos de comunicação interna ou não, todo negócio realiza processos dessa área diariamente — seja ao enviar e-mails aos funcionários informando sobre uma reunião ou um simples informativo para promover boas práticas.

Contudo, diante da acirrada competitividade do mercado, o ideal é contar com departamento estruturado, com canais oficiais, para coordenar o fluxo de informações e lideranças que executem as rotinas de comunicação junto às equipes.

Nesse cenário, ainda que não haja um setor específico para promover a comunicação interna, como no caso de empresas de menor porte e com quadro de funcionários reduzido, é relevante ter algumas pessoas como referência para coordenar esse tipo de trabalho.

Qual é a importância de uma comunicação interna eficiente?

Uma boa comunicação interna é importante para vários pontos essenciais a qualquer negócio, e funciona como verdadeiro pilar para a otimização de resultados.

Primeiramente, quando há formas de diálogo eficaz, o clima no ambiente de trabalho se torna mais leve, agradável e respeitoso. Os profissionais são estimulados a desenvolverem suas competências interpessoais e a distância entre os departamentos é reduzida.

Graças a esse maior envolvimento, as pessoas conseguem interagir com maior espírito de cooperação e acabam se sentindo mais engajadas com o objetivo da organização.

Como mencionado, os funcionários adquirem mais consciência sobre suas atribuições e o impacto que o seu trabalho gera em prol dos resultados globais. E com essa motivação, a tendência é que eles produzam mais e melhor.

Outro aspecto positivo ao apostar em uma boa comunicação empresarial, e que de certa forma é uma consequência das vantagens acima abordadas, é o aumento do clima de harmonia e da noção de relevância dos colaboradores para a organização. Isso contribui diretamente para a diminuição da taxa de rotatividade.

Assim, a comunicação interna propõe qualidade de vida no trabalho, de modo que os funcionários têm menos motivos para sair da empresa. Porém, engana-se quem acredita que os seus benefícios limitam-se à relação patrão/funcionário.

Ter um bom diálogo entre os seus membros também ajuda a empresa a construir uma imagem de credibilidade perante os clientes e fornecedores.

Valores, missão, consciência social e sobretudo o tratamento que as empresas direcionam aos seus colaboradores são aspectos que impactam cada vez mais a decisão de compra. E uma boa comunicação interna pode potencializar todos esses fatores.

Assim, podemos destacar como:

• Melhoria do Clima Organizacional:  O estabelecimento de uma comunicação interna eficiente contribui para um ambiente de trabalho mais leve, agradável e respeitoso. Estimula o desenvolvimento de competências interpessoais entre os profissionais.
• Redução da Distância entre Departamentos: Uma comunicação eficaz reduz a distância e a falta de entendimento entre diferentes departamentos na empresa.
• Aumento do Envolvimento e Espírito de Cooperação: Maior envolvimento dos colaboradores leva a uma interação mais cooperativa. O espírito de cooperação é estimulado, fortalecendo a colaboração entre equipes.
• Engajamento com os Objetivos Organizacionais: A comunicação interna promove o engajamento dos funcionários com os objetivos e metas da organização. Os profissionais compreendem melhor o impacto positivo de seu trabalho nos resultados globais da empresa.
• Consciência das Atribuições e Responsabilidades: Funcionários adquirem uma maior consciência sobre suas atribuições e responsabilidades. Isso resulta em uma equipe mais alinhada e produtiva.
• Redução da Taxa de Rotatividade: A criação de um ambiente harmônico e o reconhecimento da relevância dos colaboradores contribuem para a diminuição da rotatividade de pessoal. Proporciona qualidade de vida no trabalho, tornando a empresa mais atrativa para seus funcionários.
• Construção de uma Imagem de Credibilidade: A comunicação interna eficiente não se limita à relação patrão/funcionário, mas também influencia a percepção externa. Ajuda a construir uma imagem de credibilidade perante clientes e fornecedores.
• Impacto na Decisão de Compra: Valores, missão e consciência social transmitidos pela comunicação interna afetam a decisão de compra dos clientes. A maneira como a empresa trata seus colaboradores torna-se um fator determinante para a escolha do consumidor.
• Potencialização de Fatores Críticos: Uma comunicação interna eficaz potencializa valores, missão e consciência social da empresa. Contribui para um impacto positivo em diversos aspectos-chave para o sucesso organizacional.

Esses pontos destacam como a comunicação interna não apenas fortalece a dinâmica interna da empresa, mas também influencia diretamente sua reputação e posição no mercado.

Como a comunicação interna ocorre na prática?

Principais Tipos de Comunicação Interna

• Comunicação Escrita: Envolve o uso de documentos, e-mails, memorandos e outras formas de escrita. É uma maneira formal e documentada de transmitir informações, proporcionando clareza e registro.
• Comunicação Oral: Realizada através de conversas, reuniões, apresentações e discursos. Facilita a interação direta, permitindo a troca imediata de informações e esclarecimentos.
• Comunicação Vertical: Flui entre diferentes níveis hierárquicos na organização, indo do topo para a base ou vice-versa. Exemplos incluem ordens, feedback e relatórios repassados de superiores para subordinados e vice-versa.
• Comunicação Horizontal: Ocorre entre membros do mesmo nível hierárquico. Estimula a colaboração entre departamentos e equipes, promovendo a troca de informações entre colegas.
• Comunicação Diagonal: Transversal entre diferentes níveis e setores, não seguindo uma hierarquia específica. Favorece a integração e compartilhamento de informações entre diferentes áreas da organização.

Principais Ferramentas de Comunicação Interna

1. E-mail: Amplamente utilizado para comunicações formais e informais. Facilita a distribuição rápida de informações e documentos.
2. Mural: Espaço físico ou virtual para exibir comunicados, notícias e eventos. Promove a visibilidade de informações importantes para todos os colaboradores.
3. Intranet: Plataforma online restrita à empresa, utilizada para compartilhar documentos, políticas e notícias internas. Facilita a colaboração e o acesso a informações relevantes.
4. Reunião: Encontros presenciais ou virtuais para discussões, apresentações e alinhamento de objetivos. Estimula a interação e a troca de ideias entre os membros da equipe.
5. Newsletter: Comunicado periódico enviado por e-mail com notícias, atualizações e destaques internos. Mantém os funcionários informados de maneira regular e consistente.
6. Chat e Mensagens Instantâneas: Ferramentas que possibilitam a comunicação rápida e direta entre os membros da equipe. Favorece a agilidade na troca de informações cotidianas.
7. Redes Sociais Corporativas: Plataformas que replicam a dinâmica das redes sociais, mas voltadas para o ambiente de trabalho. Estimula a interação, compartilhamento de conhecimento e colaboração.

Essas ferramentas e tipos de comunicação contribuem para estabelecer uma rede eficaz de troca de informações dentro da organização, atendendo às diferentes necessidades e contextos comunicativos.

Qual o objetivo da comunicação interna?

O objetivo central da comunicação interna é promover uma troca eficaz de informações dentro da empresa, visando à compreensão e alinhamento de todos os colaboradores com a cultura, valores, objetivos e metas organizacionais. Essa prática busca criar um ambiente de trabalho transparente, onde cada profissional tenha clareza sobre suas responsabilidades e contribua para o alcance dos propósitos da organização.

Além disso, a comunicação interna busca fortalecer o relacionamento entre as equipes, fomentando o espírito de cooperação e engajamento, o que, por sua vez, contribui para a melhoria do desempenho global da empresa.

Como melhorar a comunicação interna na empresa?

Por todo o exposto, não resta dúvidas de como a comunicação facilita e é importante para uma performance empresarial de excelência. Agora, é hora de conhecermos algumas maneiras de melhorar essa abordagem dentro da organização. Confira!

Trabalhar a consciência coletiva

Melhorar a comunicação interna não significa, necessariamente, grandes investimentos em ferramentas complexas e sofisticadas. Uma simples mudança de hábito na própria convivência já é capaz de alterar rotinas, minimizar erros de interpretação e melhorar o clima organizacional.

Informações desencontradas favorecem a formação de um ambiente de instabilidade e insegurança, onde as regras do jogo podem mudar a qualquer momento ou conforme o interesse de quem está no comando. Tal cenário dificulta o desenvolvimento de consciência coletiva.

Portanto, a missão é fazer com que os colaboradores entendam e tenham clareza sobre a importância da interação entre eles para promoverem uma comunicação segura. Isso impulsiona a produtividade, melhorando vários indicadores além de contribuir para a proteção da informação do próprio negócio.

Incentivar o compartilhamento

Toda organização deve incentivar a troca como uma das atividades da comunicação no ambiente corporativo. Práticas, procedimentos, informações gerais: tudo o que for útil ao desenvolvimento das atividades da empresa deve ser de conhecimento de todos.

Para isso, pense em canais de divulgação que sejam de fácil acesso ao seu grupo, como e-mails, jornal, mural e redes sociais corporativas. Nesse contexto, o uso de sistemas de gestão automatizados e o apoio da computação na nuvem também são importantes para o acesso e compartilhamento de dados em tempo real.

Estimular a troca de mensagens instantâneas

Adotar ferramentas de troca de mensagens instantâneas pode ser um facilitador dentro da empresa. Com isso, a comunicação em tempo real faz com que os colaboradores se sintam estimulados a compartilharem e a interagirem.

A boa notícia é que existem ferramentas simples, de baixo custo e com grande potencial para estimular esse entrosamento. O Google Hangouts é uma alternativa interessante para aproximar gestores de seus funcionários e torná-los acessíveis. Essa plataforma permite, além da troca de mensagens instantâneas escritas, chat de vídeos.

Utilizar agendas online compartilhadas

Esta é uma excelente ferramenta para que todos os funcionários tenham conhecimento das atividades realizadas pelos seus gestores e pelo restante da equipe. Aqui, o Google também oferece uma grande alternativa!

Por meio do Google Agenda, é possível visualizar tarefas, sugerir edições, deixar comentários ou adicionar outras atividades. Inclusive, a ferramenta é eficaz para funcionários que dividem as mesmas tarefas.

Resumindo, a empresa economiza tempo, dinheiro e aumenta a eficiência na entrega dos seus times.

Fazer reuniões objetivas

Todos que participam de reuniões já tiveram, pelo menos uma vez na vida, a sensação de que ela não estava atendendo às expectativas. Sabe por quê? Neste ambiente, muitos insights podem surgir quando os colaboradores também são estimulados a falar.

Nesse sentido, um ponto importante para que uma reunião seja eficaz é estabelecer uma pauta enxuta, com uma linguagem clara e objetiva. Isso evita prolongamentos e que o foco da reunião não seja perdido com temas desnecessários para aquele momento.

Usar a newsletter como forma de divulgação

O uso das newsletters é um ótimo canal de manter os funcionários informados sobre as principais questões de uma empresa, como:

• novos contratos e parcerias;
• informações gerais;
• satisfação;
• reclamação dos clientes.

Enfim, é um recurso moderno e eficiente para manter a transparência da sua gestão e de levar ao conhecimento de todos os fatos importantes.

É fundamental envolver alguns colaboradores nas notícias para dar unidade ao informativo, garantir um alinhamento de expectativas e não passar a ideia de mero informe publicitário. Uma newsletter deve ser periódica, possuir linguagem de fácil entendimento e não ser longa.

Estimular o uso da intranet

A intranet é uma rede corporativa com acesso restrito aos colaboradores, que faz a ligação entre todos os setores e unidades. Para tanto, uma página exclusiva pode ser criada dentro do próprio site da empresa, de forma que os funcionários acessem com seu login e senha, independente de onde estiverem, e tenham acesso às informações da organização.

Essa é uma ferramenta eficaz para, por exemplo, publicar informativos,  agendar treinamentos, avisar funcionários e gestores sobre alterações nas estratégias ou políticas da empresa, além do acesso a documentos que podem estar armazenados nesse ambiente.

Vale lembrar que a intranet é um canal de comunicação empresarial complementar, sendo importante que ela não substitua outras formas de comunicação.

Disponibilizar caixas de sugestões

Por melhor que seja a relação de trabalho, muitas pessoas têm receio de exporem sua opinião e serem punidas por isso. Assim, disponibilizar uma caixa de sugestões é uma ótima estratégia para que os empregados se sintam confortáveis para fazer suas pontuações de forma anônima.

A visão de quem está na linha de frente de cada função é de extrema importância para que os gestores consigam enxergar de forma mais realista cada atividade, sobretudo os pontos que carecem de melhorias.

Por isso, os gestores devem estimular que os colaboradores escrevam suas críticas e suas sugestões. Além disso, também é importante que a empresa, de alguma forma, dê uma resposta às questões levantadas, podendo fazê-la pelos informativos.

Entregar cartilhas para novos funcionários

Uma comunicação interna eficaz é imprescindível para o desenvolvimento de uma empresa. Por meio dela, os funcionários ficam bem informados e confiantes, alcançando uma maior produtividade.

Nesse sentido, investir em documentos como cartilhas é uma alternativa bastante interessante para o colaborador ter acesso às regras e às políticas da empresa, sobretudo para aqueles que estão chegando.

Ademais, a cartilha é um ótimo espaço para estimular a comunicação e mostrar quais os canais adequados para a troca de informação.

Como as soluções do Google Workspace podem ajudar?

O Google Workspace, antigo G Suite, é uma solução flexível e inovadora que ajuda equipes de todos os tamanhos a se conectarem e desenvolverem uma rotina de criação com alta produtividade, sendo uma peça indispensável para melhorar a comunicação.

A seguir, veja as ferramentas e aplicativos do Google que podem ajudar na comunicação interna da sua empresa.

Gmail Corporativo

Seguro e sem anúncios, o Gmail Corporativo é uma ferramenta desenvolvida para que gestores e equipes possam conversar, fazer chamadas de voz ou de vídeo, trabalhar em projetos de forma colaborativa e, principalmente, manter em dia a execução das tarefas. Ou seja, é uma peça-chave para melhorar a comunicação interna do seu negócio.

Google Agenda, Meet e Chat

Falar com os seus colegas de trabalho nunca foi tão fácil e rápido como pelo Google Meet ou Google Chat. Basta enviar um convite no Google Agenda e adicionar uma tarefa à sua lista, ou seja, em poucos cliques, as partes interessadas são avisadas sobre o seu evento.

Google Apresentações

Já imaginou criar apresentações com toda sua equipe ou parceiros de forma totalmente online? Comentários, edição, bate-papo em tempo real, tudo isso é possível com o recurso Google Apresentações do Google Workspace, sem a necessidade de nenhum software adicional. Ainda, o criador tem controle sobre quem tem permissão para editar, adicionar comentários, ou simplesmente visualizar o documento.

Google Sites

Criar sites sem precisar ser nenhum expert em design ou programação — essa é a finalidade da ferramenta. Mas, ao contrário do que muitos podem imaginar, o Google Sites não é um recurso apenas voltado para a comunicação com o público – ele proporciona alta qualidade para o trabalho colaborativo entre equipes, podendo ser utilizado para desenvolvimento de um projeto ou evento.

Além disso, vale lembrar que todas as contas do Google Workspace disponibilizam as ferramentas ideais para a criação e o armazenamento de informações sobre o negócio, tais como: Drive, Documentos, Planilhas, Formulários e Sites.

Pode parecer complexo, mas a boa notícia é que a SantoDigital está pronta para atender às suas necessidades, de acordo com o nível de serviço mais adequado para os seus objetivos.

Há mais de 10 anos nesse mercado, a SantoDigital é o parceiro Google com a maior experiência em implementação e migração para Google Workspace na América Latina. A empresa utiliza a combinação de serviços de consultoria com ferramentas de alta tecnologia para ajudar seus clientes a encontrar a melhor performance. Dentro dessa excelência operacional, está incluída a comunicação.

Hoje, a SantoDigital totaliza mais de 500.000 licenças implementadas em empresas de todos os portes, garantindo mais segurança e rapidez nas suas jornadas de transformação digital.

Como é possível notar, o mercado atual requer um relacionamento mais aberto, integrador e estreito não apenas com os clientes, mas também com as forças de trabalho de uma empresa, ou seja, com os seus funcionários. Portanto, uma comunicação interna eficiente é indispensável para melhoria de resultados de um modo geral.

Gostou do artigo? Então, o que você está esperando para otimizar os processos de comunicação interna do seu negócio? Conheça as soluções personalizadas da SantoDigital!

Resumindo

O que fazer para melhorar a comunicação interna nas empresas?

Conscientização e Educação:

Destaque a importância da comunicação interna e eduque os colaboradores sobre seu impacto. Canais Formais: Estabeleça canais oficiais, como e-mails e intranet, para facilitar a comunicação. Envolvimento da Liderança: Engaje os líderes no processo, garantindo alinhamento com a comunicação organizacional. Feedback e Transparência:

Crie mecanismos para feedback contínuo e promova transparência nas informações.

Quais as Estratégias da Comunicação Interna?

Campanhas Temáticas Criativas:

Desenvolva campanhas criativas abordando temas específicos para envolver os colaboradores. Treinamentos e Tecnologia: Ofereça treinamentos sobre comunicação eficaz e utilize tecnologias colaborativas. Eventos Corporativos: Realize eventos para promover a interação e fortalecer o senso de equipe.