O Kanban é um dos principais métodos para gerenciar o fluxo de trabalho corporativo. Por meio dele, você tem uma visão geral do andamento dos processos e identifica se algum deles tem algum gargalo que precisa ser melhorado.

Esse monitoramento pode ser feito a partir de diferentes ferramentas. Na gestão de projetos, uma das mais eficientes é o AppSheet, solução de desenvolvimento de softwares e apps multiplataforma.

O AppSheet trabalha com o método Kanban, facilitando o gerenciamento e a melhoria dos processos. Neste conteúdo, explicaremos como usar a solução do Google para otimizar a gestão de projetos na sua empresa e trazer melhores resultados. Confira!

O que é o método Kanban?

O método Kanban é um sistema de gestão do fluxo de trabalho que monitora os processos por meio de uma estrutura visual e simplificada. Ele mapeia processos e define fluxos padronizados, direcionando as atividades e identificando gargalos para aumentar a produtividade da equipe.

Para efetivar esse monitoramento, são usados cartões de sinalização, os cartões. Eles indicam quais atividades precisam ser executadas, estão sendo feitas e aquelas já finalizadas. Por isso, ficam dispostos em colunas em um quadro (board).

Devido a seus benefícios e modo de funcionar, o Kanban é conhecido por facilitar a metodologia Lean de gestão. Ele também está inserido no modo de produção Just in Time (JIT), sendo uma das técnicas desenvolvidas dentro desse modelo.

Como o método Kanban funciona?

O método Kanban funciona por meio de um sistema de cards, dispostos em um board em 4 categorias: backlog, to do, doing e done. Cada cartão deve ser inserido na coluna correta e passar para outra somente quando atingir o status da classificação. 

Assim, é possível implementar a melhoria contínua e intervir no problema antes que o trabalho atrase.

Por exemplo, no desenvolvimento de software, um cartão fica parado na etapa doing e está perto do deadline. Nesse caso, o gestor pode questionar o colaborador para saber o que falta para solucionar a questão. Então, o grande benefício do Kanban é trazer essa visualização ampla.

Backlog

O backlog apresenta as tarefas, divididas em cartões individuais. Aqui, ficam todas as atividades que devem ser feitas, mas ainda não devem ser movidas para a lista to do. Normalmente, elas não são urgentes ou precisarão ser ativadas no futuro.

To do

A lista to do abrange as tarefas que já foram totalmente desenvolvidas no Kanban e estão prontas para serem iniciadas pelos colaboradores. Esse é o momento em que o gestor distribui as atividades e define os prazos.

Doing

O doing representa as atividades que estão sendo atualmente executadas. Assim que o colaborador iniciá-la, ele deve movê-la para esta coluna. Dessa forma, todos visualizam quem está fazendo o que e qual é o prazo de conclusão.

Isso ajuda tanto na continuidade do fluxo de trabalho quanto na produtividade, uma vez que uma tarefa pode ser dividida em várias etapas e ter diferentes responsáveis por elas. Então, cada um sabe quando começar, pode deixar comentários, fazer menções, sanar dúvidas, entre outras ações.

Done

O done é a coluna na qual a tarefa foi finalizada. Ela está pronta para outra etapa ou completa, depende do que for configurado no Kanban.

De toda forma, todas essas colunas ajudam a agilizar as entregas. Elas também contribuem para uma boa gestão colaborativa, já que todos visualizam os processos e podem sugerir melhorias e/ou fazer intervenções.

Quais são os tipos de Kanban?

Kanban de movimentação

O Kanban de movimentação é caracterizado por ter tarefas que envolvem vários setores. Assim, quando um departamento finaliza sua etapa, notifica o próximo para continuar o fluxo de trabalho.

Esse é o modelo tradicional do método Kanban, criado na fábrica da Toyota. Assim, as etapas de produção são separadas por colunas e cada uma delas tem uma quantidade de itens a produzir.

Devido a suas características, esse tipo funciona como uma sequência de acontecimentos.

Kanban de produção

O Kanban de produção é o modelo com backlog, to do, doing e done. Assim, todos conhecem a sequência do projeto e sabem como cada etapa está sendo executada e qual o prazo.

Esse método é muito utilizado por empresas que atuam na prestação de serviços e com material intelectual. Além disso, cada tarefa deve conter as principais informações e você ainda pode utilizar cores para facilitar o entendimento de atividades e responsáveis.

Aqui, o foco não é ser uma sequência de acontecimentos, porque várias pessoas podem atuar ao mesmo tempo. O objetivo é saber quando a atividade foi terminada.

e-Kanban

O e-Kanban é um modelo mais recente e focado no ambiente digital. Seu propósito é melhorar a comunicação interna e trazer eficiência e agilidade.

Esse método de Kanban pode ser implementado usando aplicativos de planilhas, isto é, ferramentas com outra finalidade. Portanto, ele é simples de adotar e ainda permite obter bons resultados, especialmente porque você pode entender os benefícios da gestão de projetos em nuvem.

Qual é a diferença entre o método Kanban e Scrum?

A diferença entre o método Kanban e Scrum é a finalidade. O primeiro possibilita organizar as entregas e planejar o desenvolvimento da semana. Portanto, é ideal para equipes com diferentes solicitações. Já o segundo requer um controle maior do escopo, sendo um framework de metodologia ágil.

Na prática, o Kanban foca uma entrega contínua. Enquanto isso, o Scrum organiza as atividades em sprints.

Então, como escolher qual é o melhor? Na verdade, ambos são válidos, sendo que tudo depende da natureza do processo. De modo geral, se você deseja um nível de personalização maior no fluxo de trabalho, deve escolher o Kanban. Por sua vez, se seguirá regras predeterminadas, pode optar pelo Scrum.

Quais são os princípios do Kanban?

Os princípios do Kanban são divididos em gerenciamento de mudanças e entrega de serviços. No total, são 6 regras: comece com o que você faz agora, busque a mudança evolutiva, incentive atos de liderança em todos os níveis, foco nas necessidades do cliente, gerencie o trabalho e revise regularmente a rede de serviços.

Comece com o que você faz agora

Você pode iniciar o fluxo de trabalho com o Kanban sem interromper o que já é feito. Ao longo do processo, poderão ser feitas mudanças para evitar disrupções muito significativas.

Busque a mudança evolutiva

No método Kanban, o objetivo é fazer mudanças incrementais e evolutivas de modo contínuo. Ou seja, o propósito é a resistência mínima.

Incentive atos de liderança em todos os níveis

O mindset na empresa deve ser voltado para o estímulo à liderança. Todos devem ter essa percepção no Kanban para melhorarem a sua atuação e garantir a melhoria contínua.

Foco nas necessidades do cliente

No método Kanban, é importante entregar valor ao cliente. Por isso, suas necessidades e expectativas devem ser consideradas para melhorar a qualidade dos serviços prestados.

Gerencie o trabalho

A ideia do gerenciamento do trabalho na rede de serviços é capacitar as habilidades dos colaboradores para que todos se auto-organizem. Assim, cada um se concentra no que precisa fazer sem implementar a microgestão.

Revise regularmente a rede de serviços

A avaliação contínua no método Kanban é fundamental para fomentar uma cultura de atendimento ao cliente. Ao fazer revisões regulares nas políticas de trabalho e rede de serviços, os resultados entregues melhoram.

Quais são as vantagens da metodologia Kanban?

Otimiza a gestão de projetos e tarefas

A gestão de projetos e tarefas é melhorada com o Kanban e todo o fluxo de trabalho é programado para ter menos desperdícios. Isso significa a remoção de etapas desnecessárias ou redundantes e a simplificação de outras que podem ser melhoradas. Isso é feito mantendo a qualidade e garantindo mais produtividade.

Facilita a priorização de tarefas

A priorização de tarefas ajuda a cumprir os prazos de entrega, mantendo o foco dos colaboradores. Ao mesmo tempo, é uma forma de atingir as metas, alocar a equipe considerando suas capacidades e evitar a insatisfação dos clientes. 

Para implementar esse aspecto, é possível utilizar cores, colunas ou a ordem das atividades para determinar sua importância.

Mais flexibilidade de planejamento

A equipe que utiliza o método Kanban foca a atividade em andamento. Assim que ela é concluída, pode passar para o topo do backlog ou mudar de coluna, conforme a organização definida. 

Além disso, o gestor pode fazer alterações sem interromper o trabalho, garantindo a flexibilidade.

Melhora da produtividade

O Kanban permite visualizar as tarefas futuras. Assim, um colaborador que tenha finalizado todas as suas atividades, pode considerar o início de outra etapa, reduzindo a ociosidade. Ao mesmo tempo, o card específica o que fazer, evitando a necessidade de retrabalho.

Redução de custos

Os custos da empresa são reduzidos com o método Kanban, porque há mais produtividade. A redução do tempo de ociosidade e o direcionamento do trabalho para ter mais eficiência contribuem para esse resultado.

Como implementar a metodologia Kanban com o AppSheet?

Você pode implementar a metodologia Kanban com o AppSheet usando o template Project Tracker. Com ele, as atividades podem ser gerenciadas, executadas e finalizadas no prazo e no orçamento certos. Além disso, é possível copiá-lo e customizá-lo de maneira gratuita.

Ao acessar o app, você verá os menus de novo projeto, monitoramento e calendário. Ainda tem as colunas para as tarefas serem acompanhadas. Desse modo, o Kanban pode ser totalmente implementado no acompanhamento de projeto.

Nesse cenário, é preciso implementar o Google Workspace com uma empresa confiável. Assim, você tem a parceria ideal para migrar para a nuvem e ter acesso às ferramentas, como o AppSheet.

 A SantoDigital é especialista na transformação digital da sua empresa. Já migrou mais de 500 mil licenças de Google Workspace e tem mais de 10 anos de experiência, sendo um Google Cloud Partner. Por isso, tem toda a capacidade para usar o AppSheet com foco no método Kanban.

Dessa maneira, sua empresa tem toda a flexibilidade, eficiência e produtividade conquistadas com a implementação do Kanban. Isso gera melhores resultados e mais entrega de valor.

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Resumindo

O que é o sistema de Kanban?

O sistema de Kanban é um método de organização de fluxo de trabalho que utiliza cartões e colunas. Ele permite ter uma visualização melhor das etapas de cada processo e em qual momento cada uma delas está para fazer intervenções quando necessário.

Quais são os 3 princípios do Kanban?

Os princípios do Kanban são divididos em duas categorias: gerenciamento de mudanças e entrega de serviços. Cada um deles tem 3 regras. O primeiro tem as seguintes: comece com o que você faz agora, busque a mudança evolutiva e incentive atos de liderança em todos os níveis. O segundo indica: foco nas necessidades do cliente, gerencie o trabalho e revise regularmente a rede de serviços.