Como tornar a reunião híbrida mais produtiva?

Desde a pandemia da Covid-19, o modelo de trabalho híbrido ganhou força, tornando-se cada vez mais comum. Com equipes divididas entre o escritório e outros locais, a reunião híbrida se tornou uma necessidade, mas também um desafio para manter o engajamento de todos os participantes.

Neste artigo, apresentamos dicas práticas para tornar suas reuniões híbridas mais produtivas. Acompanhe!

O que é uma reunião híbrida

Uma reunião híbrida é um formato de encontro em que parte dos participantes está fisicamente presente em um local, como um escritório, enquanto outros se conectam remotamente por meio de plataformas de videoconferência, como o Google Meet.

O diferencial deste formato está na necessidade de integrar as experiências dos participantes, garantindo a inclusão e a participação ativa de todos.

Para que isso ocorra, é importante um bom planejamento, o uso de tecnologia apropriada e a aplicação de práticas que promovam a interação e engajamento de todos os participantes.

Desafios da reunião híbrida

Manter as pessoas engajadas e interessadas

Em um ambiente híbrido, é comum que os participantes remotos se sintam desconectados ou desmotivados, especialmente se a dinâmica da reunião favorecer os presentes fisicamente.

Para superar isso, é essencial promover a participação ativa de todos, utilizando ferramentas de colaboração que incentivem a interação.

Problemas técnicos

Questões como falhas na conexão de internet, problemas de áudio e vídeo, ou dificuldades no uso das plataformas de videoconferência podem interromper o fluxo da reunião e causar frustração.

Por isso, é importante testar a tecnologia antes da reunião e ter planos de contingência para lidar rapidamente com qualquer problema que surja.

Tornar a reunião produtiva

Fazer com que a reunião seja produtiva requer planejamento, como a definição clara dos objetivos da reunião, a preparação de uma pauta bem estruturada, e a escolha de ferramentas que facilitem a colaboração e a troca de ideias.

Além disso, é fundamental que os líderes de equipe estabeleçam expectativas claras sobre a participação de cada membro e que gerenciem o tempo para garantir que todos os pontos importantes sejam abordados.

Comunicação eficaz

A comunicação precisa ser clara e inclusiva, assegurando que todos os participantes, estejam eles presentes fisicamente ou remotamente, tenham a oportunidade de contribuir e sejam ouvidos.

Isso pode ser alcançado por meio de práticas como o uso de microfones de boa qualidade e o incentivo ao uso de câmeras para criar um ambiente mais pessoal.

Além disso, a implementação de regras de etiqueta para as reuniões é importante para evitar interrupções e garantir um fluxo de comunicação.

Saiba como tornar a reunião híbrida mais produtiva

Defina uma pessoa para guiar a reunião

Uma reunião bem-sucedida começa com a definição de um líder ou moderador. Essa pessoa será responsável por garantir que a reunião siga a pauta, que todos os participantes tenham a oportunidade de contribuir e que a discussão se mantenha focada.

O moderador deve facilitar a interação entre participantes presenciais e remotos, garantindo que as vozes de todos sejam ouvidas e que a reunião avance de forma ordenada.

Considere a experiência nas duas modalidades

É fundamental pensar na experiência dos participantes na reunião híbrida. Garanta que todos tenham acesso aos mesmos materiais e recursos.

Para atividades colaborativas, planeje como envolver todos os participantes igualmente. Algumas ferramentas, como quadros brancos virtuais ou documentos colaborativos, podem ajudar a melhorar a experiência entre os dois grupos.

Teste a conexão de internet com antecedência

Antes do início da reunião, teste a conexão para evitar interrupções durante o encontro. Se possível, use uma conexão com fio, que geralmente é mais estável que o Wi-Fi. Isso ajudará a manter a qualidade de áudio e vídeo, evitando atrasos e problemas que podem atrapalhar a comunicação.

Verifique se o áudio e vídeo estão funcionando corretamente

Antes do início, teste todos os equipamentos de áudio e vídeo para garantir que funcionem corretamente. Confira se o microfone capta claramente as vozes dos participantes presenciais e se a câmera está posicionada de modo a incluir todos na sala.

Além disso, incentive os participantes remotos a ligarem suas câmeras sempre que possível, para criar uma atmosfera mais interativa.

Escolha uma boa plataforma

Uma boa plataforma deve ser fácil de usar, acessível e confiável, garantindo que todos os participantes, estejam eles presentes fisicamente ou remotamente, tenham a mesma experiência de qualidade.

Assim, a plataforma deve suportar recursos colaborativos, como compartilhamento de tela, chat em tempo real e a capacidade de trabalhar em documentos simultaneamente.

Com uma interface intuitiva, o Google Meet facilita o agendamento e a realização de reuniões, integrando-se perfeitamente com outras ferramentas do Google Workspace, como Google Drive e Google Calendar.

Essa integração permite que os participantes acessem documentos relevantes e colaborem em tempo real, sem sair da plataforma de videoconferência

Além disso, recursos como legendas automáticas e controle de ruído ajudam a melhorar a acessibilidade e a qualidade das reuniões, garantindo que todos os participantes possam se concentrar no conteúdo discutido.

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Resumindo

O que é reunião de forma híbrida?

A reunião de forma híbrida é um formato de reunião que combina participantes presenciais e remotos, permitindo que as pessoas participem de um encontro, independentemente de estarem fisicamente no local ou conectadas por meio de ferramentas digitais.

Quais os desafios da reunião híbrida?

• manter as pessoas engajadas e participativas;
• problemas técnicos;
• tornar a reunião produtiva;
• comunicação eficaz.

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