As ferramentas do Google, que fazem parte do Workspace, já estão presentes no dia a dia de muitas pessoas, como o Gmail, Docs, Drive, Agenda e muitos outros. Isso é possível, pois existe uma versão do Google Workspace gratuita e aberta para todos. Ou seja, qualquer pessoa pode criar uma conta de e-mail e ter acesso à ampla gama de aplicativos na plataforma.

Contudo, com o avanço da transformação digital e a consolidação de modelos de trabalho híbridos e remotos, essas ferramentas de produtividade se tornaram ainda mais populares e cruciais para ambientes corporativos modernos. Isso especialmente em um cenário em que mais e mais empresas migram suas estruturas de TI para a nuvem.

Nesse contexto, é válido considerar a versão paga do Google Workspace, que oferece planos flexíveis e com ótimo custo-benefício para empresas de todos os tamanhos.

Se você quer entender as diferenças entre o Google Workspace gratuito e pago, conhecer os planos disponíveis e entender como extrair o máximo potencial dessa plataforma, continue a leitura deste post!

O que é o Google Workspace?

O Workspace do Google nada mais é, como o nome indica, que um ecossistema que engloba diversas ferramentas de produtividade projetadas para facilitar o dia a dia do trabalho. Ele tem uma versão gratuita, acessível a qualquer usuário na internet, e uma versão paga, com funcionalidades avançadas.

Em especial, os aplicativos do Google se destacam pela praticidade, layout intuitivo e útil com ênfase na colaboração e criatividade. Todas as ferramentas do Google Workspace gratuito ou pago estão na nuvem, podendo ser acessadas de qualquer lugar e funcionam de forma integrada.

Isso significa que, por exemplo, é possível editar um documento ao mesmo tempo, e as alterações são salvas automaticamente no Drive. Da mesma forma, profissionais podem importar diversos documentos que estão no Drive pelo e-mail e todos os outros aplicativos, pois tudo está conectado.

Além disso, todos os profissionais com conta no Google Workspace gratuito ou pago podem colaborar simultaneamente, editando e criando os mesmos documentos e trabalhando juntos como se estivessem lado a lado, mesmo que à distância.

Afinal, quais são as diferenças entre o Google Workspace gratuito e o pago?

Conforme falamos, as ferramentas do Google Workspace gratuito ou pago já fazem parte da rotina de muitos usuários. Para ter o acesso ao Google Workspace gratuito basta criar uma conta no Gmail ou no Drive.

Assim, o usuário terá automaticamente acesso a todos os aplicativos e a 15 GB de espaço de armazenamento no Drive e nas ferramentas (incluindo o Gmail).

Assim, em essência, o funcionamento dos aplicativos do Google Workspace gratuito e pago são os mesmos (funcionalidades, layout etc.), mas existem algumas limitações se olharmos para a plataforma em sua totalidade.

Para empresas que lidam com um alto volume de arquivos e desejam ter mais controle sobre as ações dos usuários na plataforma e segurança de dados, a versão paga se apresenta como uma excelente solução.

Afinal, é preciso ter em mente que, no Google Workspace gratuito não é possível:

• criar contas para os usuários do negócio em uma mesma plataforma e ter uma função de administrador (para deletar, monitorar, adicionar etc.). Da mesma maneira não dá para criar grupos de usuários;
• customizar o Gmail, ou seja, você não consegue inserir o domínio da empresa para ter um e-mail corporativo no Google Workspace gratuito;
• ter opções adicionais de segurança.

Já a versão paga do Google Workspace, voltada para empresas, inclui diferentes pacotes com serviços como:

• mais espaço de armazenamento;
• e-mails corporativos com domínio da empresa;
• todas as ferramentas de produtividade;
• videochamadas com mais usuários;
• segurança reforçada;
• controles de gerenciamento;
• suporte.

Quais são os planos pagos do Google Workspace e como escolher o certo para o seu negócio?

No momento, o Google oferece quatro pacotes de planos para o Google Workspace:

• Business Starter — custa R$ 28 mensais por usuário;
• Business Standard — R$ 70 mensais por usuário;
• Business Plus — R$ 105 mensais por usuário;
• Enterprise — preço sob consulta com a equipe de vendas.

Esses valores são de março de 2023. Além disso, nos planos Starter, Standard e Plus só admitem um máximo de 300 usuários. Já o plano Enterprise não tem número mínimo ou máximo.

Em geral, os três planos pagos no modelo business disponíveis são ideais para empresas de pequeno, médio e grande porte, entregando um excelente espaço de armazenamento e alta performance. Eles foram pensados para atender diferentes tipos de negócios e empreendedores, como:

• empresas de médio, pequeno e grande porte de todos os segmentos;
• pequenos empreendedores, autônomos e profissionais diversos que precisam ganhar flexibilidade e mais armazenamento, além de precisarem das ferramentas de colaboração para se comunicar melhor com clientes trabalhando na nuvem;
• instituições de ensino e escolas, que podem usar os aplicativos para potencializar a colaboração entre professores, alunos e demais colaboradores. Além disso, o sistema oferece soluções específicas para educação: o Google for Education e o Google Sala de Aula.

Agora que você já conhece mais sobre as indicações para os planos do Google Workspace, vamos conhecer mais detalhes sobre cada um para que você possa fazer a escolha ideal para o seu negócio.

Business Starter

Esse é o plano mais barato oferecido e atende bem empreendimentos pequenos, com equipes de poucos funcionários. Nessa modalidade, é possível customizar o e-mail e ter mais armazenamento, que sobe para 30 GB por usuário.

O Google Meet suporta chamadas com até 100 participantes e os gestores têm acesso a controles de segurança, suporte e gerenciamento padrão.

Assim, essa é uma boa alternativa para empresas que não trabalham com arquivos muito grandes, ou que precisam de recursos avançados de administração de contas.

Business Standard

Essa é uma opção bastante popular, indicada no site do Google como a mais usada. Além de mais armazenamento (2T para cada usuário, com acesso a um pool flexível de armazenamento compartilhado com toda organização) e todas as vantagens do plano Starter, as chamadas pelo Google Meet suportam 150 pessoas e gravação.

Business Plus

O Business Plus é um plano mais robusto com funcionalidades que se destacam dos anteriores. Para começar, o armazenamento: são 5T por usuário, o que representa uma altíssima capacidade. Aqui, as videochamadas podem ter 500 participantes, incluindo controles de participação e gravação.

Nesse plano, o e-mail personalizado conta com a função de retenção e eDiscovery. Essas são funcionalidades de guarda de e-mails por um tempo pré-definido pelos gestores. Com essas ferramentas, os administradores da plataforma podem pesquisar e acessar e-mails antigos mesmo após deletados.

No mais, o plano dá acesso ao Google Vault, recurso de governança que permite a guarda e a consulta de dados de todos os usuários, além de controles de gerenciamento e de segurança avançados.

O Google Workspace gratuito ou pago, é um ambiente de trabalho virtual completo, em que pessoas podem se comunicar, colaborar e estarem mais próximas de qualquer lugar e a qualquer hora.

Por se tratar de um aliado indispensável no cenário corporativo dinâmico, vale a pena contar com essa ferramenta de produtividade para melhorar os resultados no seu negócio. Independentemente do plano escolhido, empresas podem fazer um teste grátis por 14 dias para testar todas as suas funcionalidades.

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