Gmail: o que é preciso saber sobre e-mail corporativo?

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Gmail: o que é preciso saber sobre e-mail corporativo?
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Gmail: o que é preciso saber sobre e-mail corporativo?

A comunicação é um elemento essencial no ambiente empresarial. Por isso, oferecer um contato prático e consistente aos seus clientes e sócios é obrigatório se você pretende crescer nesse universo — e é para isso que existe o e-mail corporativo.

Diferente de um e-mail pessoal, o corporativo é diretamente vinculado ao domínio da empresa. Nesse caso, em vez de possuir “@provedordeemail.com”, ele possuirá “@empresa.com.br”. Pode parecer apenas uma mudança estética, mas esse tipo de e-mail é muito útil para garantir o melhor funcionamento do seu negócio. Uma das opções mais utilizadas é o Gmail.

Deseja saber mais sobre o Gmail e o funcionamento do e-mail corporativo? Prossiga com a sua leitura!

Quais são as principais características de um e-mail corporativo?

Com certeza é muito mais profissional utilizar um e-mail corporativo com o nome de sua empresa do que @outlook.com. Para esclarecer melhor quais são as principais características de um e-mail corporativo que podem beneficiar sua empresa, veja abaixo as peculiaridades desse tipo de endereço eletrônico!

Sistemas de segurança próprios

E-mails de domínios comuns não são tão seguros quanto os de um domínio empresarial. Isso não se deve à fragilidade do servidor, já que cadastros pessoais também possuem dupla verificação e proteção de senhas, mas sim a outros fatores. Por exemplo: um e-mail empresarial sempre possui mais procedimentos de segurança envolvidos, já que os dados da companhia também estão em jogo.

Além disso, uma pessoa utiliza seu e-mail pessoal para acessar uma série de conteúdos, os quais podem se tornar portas de entrada para spam, vírus e outras formas de invasão. Manter uma conta pessoal como uma conta de trabalho abre uma margem muito maior para problemas.

Sistema de armazenamento e backup

Caso ocorra algum problema e seja perdido, por exemplo, um documento ou uma entrada importante na agenda, é muito importante ter uma forma de recuperar essas informações. Por possuir um domínio especial, um e-mail corporativo também costuma ter serviços complementares. Um deles é o sistema de backup das informações armazenadas que evita a perda das informações do negócio.

Espaço e processamento extras

Além de ter mais opções de recuperação, um e-mail corporativo também recebe outras formas de apoio. Se uma empresa precisa trocar muitos anexos de grande volume, como pedaços de vídeo, imagens vetorizadas ou longas faixas de áudio, um e-mail de domínio empresarial pode ser muito interessante.

Com o espaço, os servidores do Google também podem oferecer um excelente nível de processamento para garantir o melhor funcionamento de todos os acessos. Dessa forma, não será necessário se preocupar com quedas de performance devido ao excesso de acessos simultâneos.

Suporte extra por parte do provedor

Com a tecnologia, quase sempre vêm dúvidas e problemas técnicos, especialmente nos primeiros meses de implementação. Porém, ao obter um e-mail corporativo para sua empresa, você também obtém mais opções de assistência técnica por parte do seu fornecedor.

Integrando o apoio do provedor do domínio ao do seu próprio setor de TI, qualquer problema que ocorra na ferramenta pode ser resolvido muito mais rapidamente. Isso evita o desgaste excessivo da sua equipe e reduz qualquer perda de tempo produtivo.

Ferramentas para aumentar a eficiência

Dependendo da sua escolha de provedor para os e-mails da empresa, é possível contar com uma gama de ferramentas de produtividade e colaboração que aumentarão a eficiência do e-mail corporativo.

Com Google Workspace, por exemplo, é possível sincronizar automaticamente os arquivos do computador com a nuvem corporativa e compartilhar os documentos no momento certo e com as pessoas certas, além de contar com automações que agilizam o seu dia, como transformar um determinado e-mail recebido em um evento no Google Agenda.

Por que vale a pena usar o Gmail como e-mail corporativo?

Com os avanços tecnológicos e o mercado cada vez mais competitivo, os empresários que querem seu espaço garantido na sociedade precisam tornar o negócio o mais profissional possível. Ter um e-mail de uma conta com o nome de sua empresa é um grande diferencial e demonstra a seriedade do negócio. O Gmail proporciona o direito de ter essa conta profissional, que é de extrema importância.

Como criar uma conta corporativa no Gmail?

É importante contratar uma parceira para criar a sua conta corporativa no Gmail, pois essa empresa especializada fará todo o processo de criação do login, desde o discovery em pré-venda até a entrega total do projeto. A SantoDigital auxilia os empreendedores a realizar esses projetos e fornece todas as instruções necessárias para que o uso da solução seja bem-sucedido.

Por que é importante conhecer as funcionalidades do Gmail?

O Gmail tem inúmeras funções que servem tanto para as tarefas pessoais como para as profissionais. Saiba que o Gmail corporativo passa por atualizações constantes e está com novas funcionalidades. A última atualização veio para facilitar ainda mais o dia a dia de todos que usam essa tecnologia para fazer contato com pessoas, enviar documentos, fotos e fazer o fechamento de negócios.

Quais são as funcionalidades do Gmail?

O Gmail corporativo é um e-mail que oferece recursos para as pessoas e as empresas. Essas funcionalidades permitem diminuir o tempo gasto para realizar tarefas cotidianas. Sem contar que essa é uma excelente ferramenta de comunicação empresarial, em que ficam registradas todas as informações que foram repassadas para as outras pessoas.

Gmail Offline

Algumas tarefas do Gmail podem ser realizadas ainda que o computador ou o celular estejam sem internet. Esse recurso é ideal para continuar trabalhando em assuntos importantes, gerenciar as mensagens da caixa de entrada, arquivar e excluir e-mails que já foram vistos e respondidos etc.

Logout remotamente

Essa opção é muito importante para aqueles que usam um computador no qual várias pessoas trabalham durante o dia. Se o usuário se esquecer de sair do seu e-mail no final do expediente de trabalho, basta acessar o Gmail de outro computador e sair dele de maneira remota. Funciona da seguinte maneira:

  • abra o e-mail;
  • clique na parte inferior direita;
  • selecione “detalhes”;
  • escolha a opção “sair de todas as outras sessões da Web.

O ideal é sempre sair da conta do Google assim que encerrar as atividades. Porém, caso aconteça de não fazer o logout, fique tranquilo. Acesse o Gmail de outro dispositivo e dê os comandos mencionados acima.

Cancelamento de e-mail já enviado

Caso você se arrependa de ter enviado uma mensagem, terá a opção de apagar o e-mail enviado. Existe um botão denominado “desfazer”, que está próximo à notificação “enviado” e que aparece na parte inferior da tela. A função “undo send” aparece no celular ou computador, basta apenas utilizá-la.

Sugestão de palavras

A função da escrita inteligente pode ser utilizada por aqueles que desejam escrever e-mails corporativos de maneira mais rápida. O recurso utiliza a tecnologia de aprendizado de máquina e disponibiliza sugestões de palavras enquanto o usuário estiver digitando. Essa configuração está disponível na conta Google e pode ser aplicada a qualquer dispositivo que esteja conectado com ela. Veja abaixo como se faz para ativar a opção:

  • abra o Gmail;
  • no canto direito da parte superior da tela, clique em “configurações”;
  • clique em “ver todas as configurações”;
  • no campo geral, role até chegar na escrita inteligente;
  • selecione ativar ou desativar.

A escrita inteligente está disponível para ser usada em algumas línguas, e entre elas estão o espanhol, inglês, italiano, francês e português. A técnica não foi criada para formular respostas, de modo que poderão surgir informações incorretas.

Adiamento de e-mail

O Gmail corporativo possui uma função que se chama “adiar”. Ela serve para remover temporariamente um e-mail da caixa de entrada com o objetivo de priorizar outras mensagens. A plataforma deixa o usuário definir uma data e hora para que a mensagem apareça novamente.

Ele também poderá responder a esse e-mail antes de acabar o prazo definido, pois a mensagem ficará em uma página específica. Essa função também poderá ser usada para e-mails que não podem ser respondidos porque a tarefa solicitada não foi resolvida. Saiba que ela está disponível para ser usada em iPhone (iOS) e aparelhos Android.

Gerenciamento da agenda

Por meio do uso do Gmail corporativo, os usuários podem acessar o Google agenda. Nele é possível verificar os compromissos importantes que foram inseridos pelo usuário. Existe ainda a possibilidade de criar lembretes das atividades, inclusive dos feriados. Sem contar que a pessoa pode editar as suas informações a qualquer momento.

Criação de tarefa a partir de um e-mail

Outra função importante do Gmail que permite aos usuários maior produtividade e eficiência é fornecida pelo aplicativo de tarefas. Com ele, é possível adicionar os e-mails na lista de ações para que nenhuma das atividades sejam esquecidas. Esse recurso é interessante para priorizar trabalhos.

Como começar a implementá-lo no dia a dia do negócio?

Para começar a fazer a implementação do Gmail corporativo em seu negócio, basta entrar em contato com a SantoDigital, ela dará o suporte necessário por meio de especialistas para que você entenda todas as necessidades do ambiente.

Se você ainda não está usando essa ferramenta, pense nos benefícios adquiridos e nas consequências de não usar o Gmail, por exemplo, menos organização, não ter acesso a uma agenda virtual e ter menor divulgação da marca.

Enfim, usar o Gmail corporativo para enviar e receber as mensagens de sua empresa é uma ótima opção para líderes e colaboradores que almejam alcançar o sucesso empresarial. Portanto, não perca tempo, comece a aproveitar essa solução agora mesmo e veja o seu negócio decolar nas transações e vendas de produtos ou serviços.

Agora que você já sabe quais são os principais elementos de um e-mail corporativo, que tal aprender mais sobre outro tema? Veja nosso artigo “Google Meet e Gmail: confira as últimas otimizações de segurança” e entenda também sobre esse assunto!

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