Existem muitas coisas que podem custar caro para uma empresa em expansão, mas poucas são tão danosas quanto a desorganização operacional e a comunicação interna precária. Esses problemas podem resultar em gastos operacionais e na queda de produção que, normalmente, não são detectadas até que impactem no seu orçamento. Isso pode ser resolvido ao criar uma intranet.

Essa é uma iniciativa simples, ótima e barata. Especialmente, porque é possível optar por uma ferramenta completa. Uma delas é Google Sites, que permite compartilhar de forma inteligente ao ter acesso a uma ferramenta de criação de páginas web simples e fácil de usar. Assim, você cria a sua intranet e pode melhorar a comunicação entre as equipes.

Quer saber como fazer isso de forma fácil e segura? Aprenda no nosso artigo de hoje usando o Google Workspace, solução integrada ao Google Sites e que oferece total domínio nesse processo!

O que é a intranet?

A intranet é uma rede de comunicação interna, desenvolvida especificamente para uma empresa. Criá-la significa conectar todos os departamentos, como RH, produção, marketing, vendas, administração e todos os funcionários. Assim, somente os computadores dessa organização podem ser conectados a esse ambiente, mas os protocolos de comunicação e programas são iguais aos da internet.

Em termos de estrutura, criar uma intranet é executar um site em que seus funcionários trocam informações e otimizam a rotina de trabalho. A utilização de uma rede interna personalizada para a sua empresa é ilimitada, dependendo da criatividade de quem montar a infraestrutura e as demandas do negócio.

Atualmente, muitas empresas de todos os portes e segmentos de atuação criam a sua intranet com o Google Workspace. Isso porque a solução oferece vários recursos específicos para empresas, como o Meet, o Drive, o Gmail e outros.

Qual é a importância da intranet para empresas?

A importância da intranet para empresas é sua alta capacidade de compartilhamento de informação e a facilidade no contato entre as equipes. Com isso, a comunicação interna é otimizada, trazendo reflexos para o desenvolvimento dos processos e a eficiência dos colaboradores. Isso também ajuda a difundir os dados no ambiente empresarial.

Assim, todas as informações deixam de estar disponíveis somente em papéis e ficam acessíveis a qualquer momento. Dessa forma, é possível tomar decisões mais acertadas e obter vários benefícios. Por exemplo:

• economia de tempo e custos, com a redução do uso de papéis e materiais;
• aumento na produtividade das equipes e na agilidade da execução de tarefas;
• melhoria da comunicação e da interação entre os colaboradores;
• atualização e organização constantes dos dados e informações sobre os projetos;
• troca de dados interna;
• facilidade para monitorar os dados, a fim de garantir a segurança da informação e sua integridade.

Portanto, a função da intranet é, justamente, permitir uma comunicação mais eficiente e rápida entre os colaboradores. Eles também podem consultar tudo o que precisam para realizarem suas funções e terem uma atuação mais estratégica.

Personalização

Se a sua empresa for uma fábrica com uma sessão de produção, é possível criar uma parte da intranet onde cada funcionário registre a sua produção diária. Caso a sua corporação trabalhe com projetos encomendados, é possível criar uma sessão com todas as tarefas necessárias para a execução do projeto.

Cada funcionário (de cada setor diferente da empresa) adiciona as informações relevantes e atualiza o status do desenvolvimento desse projeto. Enfim, ela é totalmente personalizável e pode ser fundamental para otimizar o rendimento do seu empreendimento.

Quais as vantagens do Google Workspace para a colaboração e a criação de uma intranet?

As vantagens do Google Workspace para a colaboração e a criação de uma intranet são:

• ter uma solução completa para executar qualquer atividade;
• utilizar o Google Sites para criar uma intranet adequada às suas necessidades — e de forma gratuita;
• personalizar as funções e as características da solução. Por exemplo, é possível ativar ou desativar recursos, aumentar o número de contas disponíveis ou diminuí-lo etc.;
• integração corporativa dos aplicativos, o que permite compartilhar arquivos somente de forma interna, criando uma lista de pessoas para o envio de convites para reuniões e mais.

Assim, o Google Workspace oferece um suporte holístico, que vai desde o processo de criar a intranet até a realização das atividades rotineiras. Tudo com o máximo de segurança e também utilizando a intranet para organizar o conteúdo corporativo.

Qual é o passo a passo para criar uma intranet?

O passo a passo para criar uma intranet passa pelo uso do Google Sites, do antigo Google Apps for Work, agora Google Workspace. Veja como fazer: 

1. crie o site que será a estrutura da intranet. Para isso, vá até a sua caixa de entrada do Gmail e clique no botão “sites”, na parte de cima. Então, selecione “criar”;
2. escolha o template da sua rede. Existem alguns modelos diferentes de sites, inclusive, algumas opções de layout para a intranet. Mas você pode criar o seu template do zero, se preferir;
3. escolha um nome para esse projeto. É preferível usar um tom mais profissional. Assim, o nome da Intranet estará na sua URL, que será bem longa (algo como: http://sites.google.com/a/NomeDoDominio.com/NomeDaIntranet). Porém, é possível criar uma URL menor e customizada por meio do Painel de Controle do Google Workspace.

Como você pôde perceber, é fácil e rápido criar uma intranet por meio do Google Sites. Você só precisa ter o Google Workspace contratado e um domínio próprio!

Isso acontece porque o Google Sites é uma plataforma desenvolvida especificamente para a criação de páginas na internet, inclusive redes internas. Portanto, é uma opção válida para quem deseja fazer esse procedimento de forma gratuita e sem lidar com configurações complexas.

Agora, se você se pergunta se o Google Sites é bom, saiba que ele também garante suporte a códigos em JavaScript e HTML. Isso permite fazer uma configuração mais personalizada da intranet, adequando ao estilo da sua empresa.

Como editar a intranet?

Para editar a intranet, o primeiro passo é determinar quantas e quais páginas estarão disponíveis, o seu visual, as suas funções e as configurações de acesso. Isso permitirá customizá-la para atender às suas necessidades e objetivos.

Como comentado antes, essa parte dependerá muito da empresa e da sua intenção em criar uma rede interna de comunicação. É possível conectar todos os funcionários o tempo todo com a intranet ou deixar só para certos setores.

Também se pode escolher as duas opções ou ainda alguma outra criada por você. O importante é que ela já está configurada e você só precisa autorizar o acesso dos seus funcionários.

Nesse processo de criar uma intranet, vale a pena escolher um parceiro estratégico para implementar o Google Workspace no seu negócio. A SantoDigital tem mais de 10 anos de experiência no desenvolvimento de equipes de alta performance por meio de soluções tecnológicas completas, como o Google Workspace.

Assim, todos os workloads podem ser migrados com segurança e credibilidade. Além disso, a SantoDigital oferece, entre outros serviços:

• consultoria em nuvem;
• PM & change management;
• suporte 24×7;
• Rationalize Productivity Suite Costs;
• Transformation Labs;
• treinamento avançado.

Assim, você consegue criar uma intranet para sua empresa com o Google Workspace e ainda tem acesso a outras soluções que ajudarão seu negócio a ingressar na transformação digital. Isso trará eficiência, melhor compartilhamento de informações e comunicação mais eficiente.

Viu como é simples criar uma intranet com o Google Workspace? Ainda não está convencido e precisa de mais razões para criar uma intranet? Veja as soluções da SantoDigital e compare as versões do Google Workspace para escolher a melhor opção!