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- jun 21, 2024
Com o passar dos anos, a tecnologia evoluiu e os escritórios se transformaram. Atualmente, é comum começar a trabalhar em um arquivo no computador, revisá-lo pelo celular e finalizá-lo em outro aparelho.
Usando uma ferramenta como o Google Drive, é possível aproveitar ao máximo a produtividade e otimizar seu trabalho, pois ela possibilita o upload e a edição de arquivos na nuvem a partir de um navegador de internet e sem necessidade de instalação.
Essa ferramenta passou a ganhar ainda mais relevância com o surgimento de diferentes modelos de trabalho, como o remoto e o híbrido, tornando-se imprescindível na promoção de mais mobilidade, facilidade na comunicação e maior produtividade.
Mas como funciona o Google Drive e quais são suas vantagens? Neste artigo, vamos explicar melhor, mas podemos adiantar que um dos benefícios é a segurança dos documentos corporativos, que tem a integridade mantida mesmo em casos de falhas técnicas. Continue lendo para saber mais!
Google Drive é uma plataforma de armazenamento em nuvem disponibilizada pelo Google. Ela tem versões gratuitas e pagas, voltadas para pessoas físicas e jurídicas. Em todos os casos, você pode salvar, compartilhar, sincronizar e editar arquivos a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet.
Uma característica dessa solução é ser integrada a várias outras ferramentas do Google. Por exemplo, Google Docs, Planilhas e Apresentações. Além disso, há recursos de pesquisa avançados e outros de inteligência artificial.
A diferença do Google Drive para empresas é que ele oferece mais funções para atender às demandas corporativas. Também tem complementos, como o Google Voice, e permite fazer a segurança e o gerenciamento pelo Google Vault, Admin, Work Insights e Endpoint.
O Google Drive funciona em nuvem e permite a colaboração e o compartilhamento facilitado dos arquivos. Isso porque as pastas e os documentos são armazenados nos servidores do Google, sendo que eles podem ser acessados a partir de diferentes dispositivos. A solução atua como um pacote completo de aplicativos de escritório.
E tem mais, o Google Drive possibilita a edição simultânea do mesmo documento em que outras pessoas estão trabalhando. Ou seja, essa ferramenta pode ser entendida como um computador digital e compartilhado, que viabiliza a criação e movimentação dos arquivos de forma remota.
Desse modo, o usuário pode trabalhar com os seus documentos de onde precisar — seja de múltiplos computadores, smartphones ou tablets.
No drive individual, temos uma única pessoa responsável pelos arquivos e por conceder permissão de acesso às outras pessoas. Além disso, caso o dono da conta tenha seu cadastro cancelado, o acesso de terceiros também será suspenso.
Por outro lado, o drive compartilhado possibilita que na ausência do dono da conta os documentos arquivados permaneçam no Drive. Diferentemente do individual, um drive compartilhado pode ser acessados por múltiplos usuários, facilitando a colaboração entre membros de uma equipe ou grupo.
Vale ressaltar que o administrador pode configurar e ajustar as permissões conforme necessário para garantir uma colaboração eficiente e que a segurança dos dados seja mantida.
Em um drive compartilhado, a propriedade dos documentos é atribuída à empresa ou à organização como um todo, assegurando que os dados críticos não estejam vinculados exclusivamente a uma conta individual, o que é importante para a continuidade do trabalho, mesmo se um membro da equipe sair da organização.
Assim, como podemos notar, uma das grandes vantagens de adotar um recurso como o Google Drive é que, além de oferecer armazenamento, ele é integrado a outros aplicativos para que o usuário tenha à disposição vários serviços em um mesmo lugar.
O Google Drive conta com uma ampla variedade de templates gratuitos para documentos e planilhas, como currículos, relatórios, orçamentos e planejamentos de eventos, facilitando a criação de arquivos profissionais rapidamente.
Além disso, é possível personalizar e salvar seus próprios modelos, economizando tempo na formatação de novos documentos ou planilhas.
A importação de arquivos do Microsoft Word, Excel e demais formatos também é outro destaque devido à simplicidade e preservação de grande parte da formatação original.
Os documentos e planilhas podem ser exportados para diversos formatos, como PDF, Microsoft Office e OpenDocument, garantindo flexibilidade no compartilhamento e uso dos arquivos.
Também podemos ressaltar a referência cruzada entre documentos e planilhas, permitindo a vinculação de dados de um arquivo a outro e atualização automática quando as informações originais são alteradas.
Para facilitar a colaboração com outras pessoas, a ferramenta conta com uma funcionalidade que permite o compartilhamento de arquivos. Mas esse recurso não é o mesmo que simplesmente enviar um documento por e-mail.
Como mencionado anteriormente, ele traz a possibilidade de que mais de uma pessoa acesse o arquivo do Google Drive ao mesmo tempo e possa editá-lo em tempo real. Até 50 usuários podem visualizar, comentar e fazer modificações de forma simultânea.
Uma grande vantagem de profissionais poderem trabalhar juntos em um documento em tempo real é evitar trocas excessivas de e-mails com múltiplas cópias do mesmo arquivo. Afinal, isso gera confusão sobre qual é a versão mais atualizada.
Ainda, caso alguma mudança seja feita por engano, é possível acessar o histórico e restaurar uma versão anterior. O compartilhamento pode ser feito via link (enviado ao usuário para clicar e acessar) ou permissão por e-mail.
Todos os documentos gerados no Google Drive têm seus históricos de edição automaticamente guardados por 30 dias. Contudo, é possível configurar para que esse registro seja permanente.
Com isso, é possível ter controle sobre as versões dos documentos. Por meio do histórico, pode-se identificar quem inseriu uma alteração, fez um comentário ou deletou alguma parte e quando isso aconteceu.
No Google Drive para empresas, é possível ordenar os documentos em pastas e elas podem ser compartilhadas para facilitar o trabalho em equipe.
Em vez de ter vários links separados, é mais prático e rápido concentrar todos os arquivos sobre determinado assunto ou projeto em uma pasta. Assim, você consegue compartilhar todo o conteúdo de uma só vez com o time envolvido.
Uma vantagem do uso do Google Drive para empresas é a edição offline. Ou seja, você acessa os documentos, faz as alterações por meio dessa função e, assim que se reconectar à internet, tudo é salvo automaticamente na nuvem. Isso evita perdas e retrabalhos, mesmo quando o sinal de wi-fi cair, por exemplo.
Para facilitar a troca de mensagens sobre um mesmo arquivo, o Google Drive permite abrir uma janela de chat. Isso pode ser feito clicando na foto das pessoas que acessam o mesmo documento. Assim, a conversa é iniciada.
Esse processo é mais avançado do que apenas deixar um comentário. Além disso, é uma forma de aproveitar todos os recursos de funcionamento do Google Drive.
O Google Drive para empresas permite que você defina níveis de acesso para diferentes usuários. Alguns poderão apenas visualizar, outros comentar e ainda há quem poderá editar.
O processo é feito clicando no ícone de lápis no canto superior direito da tela do documento. Ali, você também poderá enviar o arquivo para algumas pessoas específicas ou permitir que todos que tenham o link possam executar determinada ação.
Vivemos na era da informação e, em um mercado que demanda decisões e atitudes rápidas, ter dados qualificados e atualizados sobre o negócio a apenas um clique é fundamental.
Por isso, como você já deve ter percebido, uma das principais vantagens em usar o Google Drive é armazenar documentos importantes no mesmo local, descomplicando o processo de consulta e compartilhamento. Com isso, a equipe ganha tempo e não precisa lidar com trocas de e-mails intermináveis até que um assunto seja entendido ou resolvido.
O ganho de tempo também se reflete na produtividade, visto que um recurso automatizado ajuda os profissionais a realizarem mais tarefas em menos tempo.
Em comparação a outras ferramentas de produtividade do mercado, o Google Drive — em conjunto com seu pacote Google Workspace — é uma alternativa altamente econômica, pois mesmo seus planos pagos têm um preço em conta, se considerar o que ele entrega.
Além disso, a empresa tem a oportunidade de reduzir custos outros custos associados ao dia a dia de uma empresa, como gastos com papel, materiais e estruturas físicas de armazenamento.
Garantir a segurança dos documentos corporativos é essencial, especialmente em casos de falhas em computadores, tablets e smartphones. Sabendo dessa importância, a nuvem do Google é uma solução robusta que utiliza criptografia e políticas rigorosas para proteger dados.
Com ela, a integridade e disponibilidade dos documentos empresariais são garantidas, independentemente de problemas técnicos.
Ou seja, a empresa assegura que, mesmo em casos de pane, os arquivos não serão perdidos. Basta o colaborador continuar o trabalho em outro computador ou dispositivo, sem preocupações.
Os usuários gratuitos possuem à disposição 15 GB de armazenamento compartilhado entre o Gmail e o Google Drive. Trata-se de um excelente espaço, se destacando perante a concorrência.
Além disso, se a sua empresa tem um fluxo de documentos constante, não pode correr o risco de ficar sem espaço para armazenamento e transferência de arquivos.
Reuniões urgentes, oportunidades inesperadas e consultas de última hora podem ser salvas com um único acesso, e espaço será sua última preocupação no momento de atender um cliente efetivado ou em potencial. O Google Drive oferece até 16 TB para ser o seu parceiro na prospecção do seu negócio!
Outro benefício do Google Drive é a possibilidade de ser utilizado em qualquer sistema operacional — ou seja, é uma ferramenta multiplataforma. Isso é uma vantagem do Google Workspace como um todo.
As ferramentas Google são conhecidas por manter um ótimo desempenho, rapidez e confiabilidade em diferentes sistemas. Assim, independentemente de você possuir um Mac, PC ou dispositivos móveis, você conseguirá acessar seus arquivos normalmente de onde estiver.
Operar as ferramentas Google é relativamente simples, tanto que grande parte das pessoas já usa esses serviços no seu dia a dia. Isso significa que não é difícil adotar o Google Drive na sua empresa e garantir que a equipe tire o melhor proveito da solução.
Mesmo quem não conhece os aplicativos Google consegue, em pouco tempo, familiarizar-se com os comandos. Afinal, eles são bastante intuitivos.
Trata-se de um serviço de fácil manuseio — qualquer pessoa consegue gerenciar as pastas sem grandes dificuldades, já que o ambiente é interativo, organizado e simples para trabalhar.
Agora que você conhece as funcionalidades e vantagens do Google Drive, podemos destacar que os principais diferenciais dessa ferramenta para empresas são:
Imagine poder organizar e encontrar seus arquivos no Google Drive com muita eficiência? As aplicações de IA do Google Gemini tornam essas atividades possíveis. Essa tecnologia traz recursos avançados que transformam ainda mais a forma como você gerencia seus documentos.
Com o Google Gemini, é possível marcar documentos extensos e gerar automaticamente resumos das informações contidas, eliminando a necessidade de ler e analisar manualmente todo o conteúdo.
Além disso, o Gemini pode acessar vários arquivos no Google Drive, sintetizando informações de diferentes documentos. Por exemplo, se um tópico específico possui dados espalhados em dois documentos distintos, o Gemini pode compilar esses dados e apresentá-los de forma consolidada.
Outra funcionalidade útil é a capacidade do Gemini de sugerir informações relacionadas e tópicos adicionais após analisar o conteúdo dos seus documentos. Isso facilita a exploração de novos assuntos e aprofunda o entendimento sobre temas específicos.
Além dessas funcionalidades de organização e busca, o Google Gemini também melhora a segurança no Google Drive, realizando verificações automáticas para garantir a integridade dos dados armazenados.
Existem duas formas de acesso para usar o Google Drive:
Use o Chrome para acessar as suas pastas com mais comodidade, visitando o endereço do Google Drive e inserindo seu login. Ao entrar na sua conta, você poderá fazer upload de documentos e editar os arquivos online com bastante facilidade. Fora isso, a plataforma não impõe um limite de tamanho para o envio de arquivos.
O acesso por meio do aplicativo é mais uma forma de usar as funcionalidades do Google Drive e facilitar o seu dia a dia. Assim, baixe o aplicativo Google Drive e em poucos minutos ele criará uma pasta local no seu dispositivo, onde tudo o que for feito será sincronizado com os arquivos online.
A versão nativa do Google Drive para smartphones e tablets permite que você tenha acesso aos seus arquivos em poucos cliques.
Assim, basta abrir o aplicativo no seu dispositivo móvel, selecionar os documentos que você deseja trabalhar e começar a fazer as alterações. Caso não lembre o nome do documento, é possível encontrá-lo pelo seu tipo na barra de pesquisa.
Para implementar o Google Drive nas empresas:
Como foi possível perceber, todos os benefícios do Google Drive são plenamente acessíveis a qualquer usuário que tenha uma conta Google. A partir do sistema, é possível acessar todos os aplicativos do Google nas empresas, usando o e-mail corporativo para login e o gerenciamento da equipe.
No entanto, para atingir o máximo potencial desses recursos, é importante ter parceria com um time especialista em gerenciar e executar a implementação do Google Drive para empresas.
Isso porque o acesso à plataforma não é feito da forma como em contas pessoais, sendo necessário investir em processos de customização e adequação para que os recursos Google funcionem de modo seguro e eficaz no ambiente de trabalho.
Por isso, é essencial procurar por uma empresa especializada, como a SantoDigital, para configurar as ferramentas, auxiliar a equipe e assegurar que o Google Drive e demais aplicativos funcionem da melhor forma, agregando valor às atividades corporativas.
Agora que você sabe o que é Google Drive, como ele funciona e seus principais benefícios e funcionalidades, já está pronto para tomar a decisão de adotar essa ferramenta de produtividade e armazenamento moderna e inovadora, e dar um passo em direção à transformação digital.
Conte com a SantoDigital para realizar a implementação do Google Workspace na sua empresa e proporcione essa vantagem ao seu ambiente corporativo. Entre em contato conosco para saber mais!
A importância do Google Drive no mercado de trabalho é facilitar o compartilhamento, a criação e a edição de conteúdos. Assim, as equipes atuam com segurança, eficiência e agilidade.
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