Com o passar dos anos, a tecnologia evoluiu e os escritórios se transformaram. Atualmente, não é tão incomum começar a trabalhar em um arquivo em um computador, revisá-lo pelo celular e finalizá-lo em outro aparelho. Usando um sistema como o Google Drive, é possível aproveitar toda essa produtividade e otimizar seu trabalho.

A ferramenta criada pelo Google permite o upload e a edição de arquivos na nuvem, a partir de um navegador de internet e sem necessidade de instalação.

Com o fim do isolamento social, o trabalho remoto e híbrido vieram para ficar, assim, ferramentas digitais, como o Google Drive, se tornaram imprescindíveis em todos os negócios de modo a promover mais mobilidade, facilitar a comunicação e impulsionar a produtividade.

Existem inúmeras vantagens em se trabalhar com o Google Drive. Entre elas, está a segurança dos documentos corporativos, que tem a integridade mantida mesmo em casos de falha mecânica no computador em que você está trabalhando. 

Todos os benefícios do Google Drive e diversos outros serviços do Google estão disponíveis para as empresas revolucionarem seus escritórios. Entenda como neste artigo, continue a leitura!

Como funciona o Google Drive?

Pelo Google Drive, o a colaboração e compartilhamento dos arquivos são facilitados, pois permite a edição em simultâneo do mesmo documento em que outras pessoas estão trabalhando.

Isso porque o Google Drive pode ser entendido como um computador digital e compartilhado, em que é possível criar e mover arquivos de forma remota de qualquer lugar que o usuário esteja.

As pastas e os documentos são armazenados nos servidores do Google e não no computador. Isso permite que o usuário trabalhe com os seus documentos de onde precisar — seja de múltiplos computadores diferentes, seja de smartphones ou tablets.

Além disso, o Google Drive atua como um pacote completo de aplicativos de escritório. A ferramenta permite que o usuário use um editor de textos, planilhas e apresentações de slides que funcionam a partir do navegador de internet, sem precisar de instalação. Saiba mais a seguir!

Quais aplicativos fazem parte dessa solução?

Uma das grandes vantagens de adotar um recurso como o Google Drive é que, além de oferecer armazenamento, ele é integrado a outros aplicativos. Ao acessar sua conta, o usuário encontra, em um mesmo lugar, serviços como:

• Gmail: conta de email;
• Documentos: editor de texto usado para criação de documentos;
• Planilhas: editor de planilhas similar ao Excel;
• Apresentações: editor para criar apresentações em slides;
• Meet: usado para fazer videochamadas em grupo, instantâneas ou agendadas;
• Chat: evolução do Hangouts, permite mensagens de texto instantâneas entre pessoas com conta Google, entre grupos e outros recursos avançados;
• Agenda: permite organizar compromissos e tarefas e criar lembretes pessoais e em grupo;
• Keep: ferramenta útil para armazenar anotações em texto ou fotos;
• Formulários: viabiliza a criação, edição e gerenciamento de formulários de pesquisa que suportam diferentes tipos de perguntas e podem ser compartilhados via link com diferentes públicos (inclusive, pessoas que não usam as ferramentas Google);
• Sites: uma plataforma para construção de sites;
• Contatos: recurso para organizar contatos e e-mails.

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Quais são as principais funcionalidades do Google Drive?

O Google Drive é um recurso multifuncional que pode ser usado para facilitar inúmeros processos no dia a dia de trabalho. Conheça, a seguir, suas principais funcionalidades.

Criação de documentos e planilhas

Conforme comentamos, o Google Drive é mais do que um serviço de armazenamento, ele conta com ferramentas de edição de documentos, planilhas, apresentações e mais.

Todos os arquivos gerados ficam automaticamente salvos no Drive, o que facilita tanto a busca quanto a recuperação de informações.

Mesmo que um usuário tenha aberto um novo documento e esquecido de nomeá-lo, o arquivo é instantaneamente salvo no Drive, sem a necessidade de acionar algum botão para salvar.

Além disso, caso o usuário esteja sem sinal ou internet no momento, é possível selecionar o recurso para salvar off-line. Nesse caso, os arquivos são guardados no computador ou dispositivo que está sendo usado e, quando a pessoa se reconectar à internet, os documentos são transportados para a nuvem automaticamente.

Compartilhamento de documento

No Google Drive, tudo é armazenado na nuvem, ou seja, ele não ocupa espaço em disco rígido. Para facilitar a colaboração com outras pessoas, o Drive ainda conta com uma funcionalidade que permite o compartilhamento de arquivos.

Mas esse recurso não é o mesmo que simplesmente enviar um documento por e-mail. Ele traz a possibilidade de que mais de uma pessoa acesse o arquivo ao mesmo tempo, e possa editá-lo em tempo real. Até 50 pessoas podem visualizar, comentar e modificar um mesmo arquivo em simultâneo.

Uma grande vantagem de profissionais poderem trabalhar juntos em um documento em tempo real é evitar trocas excessivas de e-mails com múltiplas cópias do mesmo arquivo, gerando confusão sobre qual é a versão mais atualizada.

No Google Drive, só existe uma: a mais recente. Ainda, caso alguma mudança seja feita por engano, é possível acessar o histórico e restaurar uma versão anterior.

O compartilhamento pode ser feito via link (enviado ao usuário para clicar e acessar) ou permissão por e-mail. Também, é possível selecionar o nível de acesso de cada usuário — você pode enviar um arquivo para que uma pessoa apenas o visualize ou, se preferir, pode permitir que ela veja o conteúdo e deixe comentários. Outro nível de acesso é a edição.

Histórico de edição

Em um gancho com o tópico acima, todos os documentos gerados no Google Drive tem seus históricos de edição automaticamente guardados por 30 dias. Contudo, é possível configurar para que esse registro seja permanente.

Com isso, é possível ter controle sobre as versões dos documentos. Por meio do histórico, pode-se identificar quem inseriu uma alteração, fez um comentário ou deletou alguma parte e quando.

Criação de drives compartilhados

No Google Drive, é possível ordenar os documentos em pastas, as quais podem ser compartilhadas, facilitando o trabalho em equipe.

Em vez de partilhar vários links separados, é mais prático e rápido concentrar todos os arquivos sobre um determinado assunto ou projeto em uma pasta e compartilhar todo o conteúdo de uma só vez com todos os envolvidos.

Quais são as principais vantagens do Google Drive?

O Google Drive já é um sucesso entre pessoas físicas, que usam a ferramenta no seu dia a dia para, por exemplo, guardar e compartilhar fotos e informações importantes.

Já nas empresas, essa ferramenta se mostra uma aliada determinante para o sucesso. Confira, a seguir, alguns benefícios e diferenciais que seu negócio tem a ganhar com o Google Drive para empresas.

Agilidade e produtividade

Vivemos na era da informação e em um mercado que demanda decisões e atitudes rápidas. Nesse sentido, ter dados qualificados e atualizados sobre o negócio a um clique de distância é fundamental.

Nesse sentido, o Google Drive permite que documentos importantes sejam armazenados no mesmo local, facilitando a consulta e o compartilhamento. Com isso, a equipe ganha tempo e não precisa lidar com infinitas trocas de e-mails até que um assunto seja entendido ou resolvido.

O ganho de tempo também se reflete na produtividade, visto que um recurso automatizado ajuda os profissionais a realizarem mais tarefas em menos tempo.

Redução de custos

Em comparação a outras ferramentas de produtividade do mercado, o Google Drive — em conjunto com seu pacote Google Workspace — é uma alternativa altamente econômica e, mesmo seus planos pagos, têm um preço em conta se considerar o que ele entrega.

Além disso, a empresa tem a oportunidade de reduzir custos com essa ferramenta, como gastos com papel, materiais e estruturas físicas de armazenamento.

Segurança

A segurança oferecida pela nuvem Google é robusta. A empresa usa criptografia e segue rígidas políticas para manter dados dos clientes seguros.

Além dessa garantia, devemos relembrar que, em caso de uma pane, arquivos podem ser perdidos em um computador ou HD. Tal situação, porém, não acontece na nuvem.

Mesmo que um dispositivo para de funcionar, tudo ainda estará disponível no Google Drive. Nesse caso, basta o profissional continuar sua rotina de trabalho normalmente, de outro computador ou dispositivo. A mesma situação se estende aos demais aplicativos Google.

Intuitivo

Operar as ferramentas Google é relativamente simples, tanto que grande parte das pessoas já usam esses serviços no seu dia a dia. Isso significa que não é difícil adotar o Google Drive no ambiente corporativo e garantir que a equipe tire o melhor proveito da solução.

Mesmo quem não conhece os aplicativos Google consegue, em pouco tempo, familiarizar-se com os comandos, que são intuitivos.

Funcional

O Google Drive é facilmente suportado em diferentes sistemas operacionais. Ou seja, ele trabalha bem, sem erros, lentidão ou inconsistências, no Windows, Linux ou iOS. A plataforma também está disponível e funciona bem em uma ampla gama de dispositivos.

Como implementar o Google Drive nas empresas?

Todos os benefícios do Google Drive são plenamente acessíveis a qualquer usuário que tenha uma conta Google. É possível trazer as funcionalidades dos produtos Google por meio do Google Workspace, que permite usar o e-mail corporativo para acessar esses serviços.

A partir do sistema, é possível acessar todos os aplicativos do Google no ambiente corporativo, usando o e-mail da empresa para login e o gerenciamento da equipe.

Assim, o Gmail passa a ser o sistema de gerenciamento de e-mails, o Google Drive ajuda a organizar e a editar os arquivos e o Google Agenda otimiza as marcações de reuniões, além dos outros aplicativos disponíveis.

No mercado atual, todas as empresas geram e estudam dados, que precisam ser gerenciados com eficácia. Soluções como o Google Drive impulsionam o compartilhamento e a criação de conteúdo, permitindo que profissionais atuem com agilidade e segurança.

Tendo as ferramentas Google dentro da sua empresa, a equipe conta com mais tecnologia e produtividade. No entanto, para ajudar a atingir o máximo potencial desses recursos, é importante ter parceria com um time especialista em gerenciar e executar a implementação do Google Drive para empresas.

Isso porque o acesso à plataforma não é feito da forma como em contas pessoais, sendo necessário investir em processos de customização e adequação para que os recursos Google funcionem de modo seguro e eficaz no ambiente de trabalho.

Uma empresa especializada cuidará de etapas como:

• mapeamento de necessidades e plano de implementação;
• configurações iniciais e customização de domínio e URLs;
• criação de permissões e regras de segurança;
• suporte técnico.

Por isso, é essencial procurar por uma empresa especializada, como a SantoDigital, para configurar as ferramentas, auxiliar a equipe e assegurar que o Google Drive e demais aplicativos funcionem da melhor forma, agregando valor às atividades corporativas. 

Agora que você sabe o que é Google Drive, como ele funciona e seus principais benefícios e funcionalidades, já está pronto para tomar a decisão de adotar essa ferramenta de produtividade e armazenamento moderna e inovadora e dar um passo em direção à transformação digital.

Conte SantoDigital para realizar a implementação do Google Workspace na sua empresa e proporcione essa vantagem ao seu ambiente corporativo. Entre em contato conosco para saber mais!

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