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Onboarding digital: por que automatizar a validação de documentos na empresa?

  • Por: SantoDigital
  • out 9, 2023
  • 5 minutos

O onboarding digital colabora para otimizar a validação de documentos de modo a reter clientes e manter a segurança da empresa. Saiba mais!

No dia a dia, é comum que pessoas tenham que realizar um processo de cadastro em sites, aplicativos e plataformas em que precisam enviar dados e documentos. Esse procedimento é conhecido como onboarding digital e pode ser feito de diversas formas.

A ideia é evitar formulários longos que demandam muitos passos. Isso porque eles, geralmente, causam atrito com os usuários. Ao otimizar esses processos ao máximo, você garante uma experiência positiva e retém o cliente. Tudo devido ao auxílio da tecnologia.

Pensando em passar uma boa primeira impressão e elevar a competitividade do seu negócio? Se sim, continue a leitura para saber o que é onboarding digital e suas vantagens!

O que é onboarding digital e como ele funciona?

O onboarding digital é uma etapa de cadastro com vários processos que possibilitam a entrada e validação de novos clientes, parceiros, colaboradores e outros usuários. A expressão significa “realizar um embarque”, nesse caso, de pessoas. Assim, ele funciona como um estágio fundamental para evitar riscos e fraudes, e garantir a retenção de talentos.

Basicamente, o onboarding identifica o usuário e garante que seus dados submetidos sejam validados. Quando os processos são feitos manualmente, podem ser demorados e burocráticos.

Pessoas precisam digitar informações e enviar diversos documentos, além de esperar uma resposta da validação. Isso gera fricção e pode motivar clientes a desistir.

O onboarding digital é uma maneira de otimizar isso, tornando o processo ágil, seguro e virtual. Nessa modalidade, o usuário apenas precisa enviar uma foto frente e verso de um documento pessoal válido e uma selfie que comprove que é a mesma pessoa do documento. O sistema tecnológico realiza a leitura e validação dos dados.

Quais são as vantagens do onboarding digital?

As vantagens do onboarding digital são a facilidade das operações, a agilidade dos processos e a padronização das etapas. Tudo isso leva à redução de custos e à melhoria da qualidade do atendimento e da experiência do cliente, por consequência. Além disso, as soluções são totalmente remotas, garantindo a automação de todos os estágios executados.

Entenda melhor quais são as vantagens do onboarding digital e por que são benefícios.

Promove redução de custos

O onboarding digital conta com alta tecnologia, por isso, é uma solução mais segura. Só isso garante a redução de custos na empresa, já que um caso de violação de dados poderia causar muitos gastos.

Fora isso, o processo manual é lento, sensível a erros e envolve maior investimento de tempo e dinheiro com funcionários para realizar as conferências de informações. Portanto, o custo é mais elevado.

Otimiza processos

A automação desse processo de cadastro, com apoio de sistemas qualificados, torna as operações rápidas e precisas. Tecnologias, como Optical Character Recognition (OCR), conseguem identificar todo tipo de documento e extrair dados, agilizando esse atendimento.

Aumenta a qualidade do atendimento

Com a tecnologia, o onboarding se torna uma etapa rápida, fácil e precisa. Assim, é possível eliminar burocracias e oferecer um atendimento cômodo para todos os usuários.

Melhora a experiência do cliente

O cliente é quem mais se beneficia com o onboarding digital. Ele não precisa percorrer um longo caminho para finalizar o cadastro e pode ter seus dados validados com facilidade e segurança. Isso eleva a confiança na empresa e oferece uma experiência positiva.

O onboarding manual, além de mais complexo e lento, aumenta os riscos de usuários simplesmente desistirem de usar o aplicativo ou plataforma.

Assim, uma má experiência logo nas primeiras etapas de contato com uma marca podem comprometer sua imagem e fazê-la perder clientes.

Onde o onboarding digital pode ser aplicado?

O onboarding digital pode ser aplicado a qualquer setor que utilize a validação de usuários. Portanto, essa é uma solução inovadora e adequada para empresas de diversos segmentos, independentemente do seu tamanho. Os segmentos mais comuns que aproveitam a tecnologia são instituições financeiras, marketplaces, apps de serviço e entregas, transportadoras, etc.

Como usar a automação no onboarding digital?

1. Validação de identidade

Os sistemas que utilizam o onboarding digital automatizado classificam e checam as selfies para evitar irregularidades, como uma segunda pessoa ou um olhar desviado. Além disso, o face match permite comparar a imagem com a foto do documento de comprovação da identidade.

2. Coleta de informações em documentos

Os documentos enviados por site ou app são verificados para garantir que estejam legíveis e não tenham cortes ou rasgos. Caso alguma irregularidade seja identificada, a própria tecnologia identifica os desvios e faz uma nova solicitação ou reprova.

Além disso, o OCR faz as imagens se tornarem textos para a extração de informações. Assim, os formulários são preenchidos de forma automática.

3. Verificação de dados

Baseado em tecnologias e regras, são determinadas as validações automáticas. Dessa forma, os critérios são verificados, como documentos faltantes, preenchimento correto do formulário e incoerências.

Caso tudo esteja correto, há a aceitação da solicitação. Se houver problemas, as pendências são notificadas.

4. Análises adicionais

A depender do segmento de atuação, análises adicionais precisam ser realizadas. Por exemplo, as instituições financeiras precisam conferir o histórico de crédito. Com a ajuda da tecnologia, é possível rastrear padrões e entender melhor o comportamento do cliente para evitar problemas, como fraudes.

Quais ferramentas usar no onboarding digital?

OCR

O OCR faz o reconhecimento ótico de caracteres para trazer eficiência operacional. A tecnologia lê o documento e coleta informações em imagens, transformando-as em textos. Isso reduz o tempo de cadastro, já que os formulários são preenchidos de forma automática. Além disso, torna o processo mais transparente e seguro.

Tipificação

É o processo de cadastro do documento na base de dados. A etapa é realizada de modo automático com a ajuda de ferramentas de digitalização. Dessa forma, evita-se a perda de arquivos, pois eles ficam armazenados na nuvem.

Face match

O face match consiste em fazer uma biometria facial. Ou seja, os detalhes do rosto da pessoa são comparados ao da imagem no documento para garantir sua veracidade. A própria tecnologia do onboarding digital realiza essa atividade, reconhecendo semelhanças e indicando equivalência.

Como você pôde ver nos exemplos, o onboarding digital pode ser usado tanto para validar a entrada de clientes quanto de parceiros, colaboradores e terceirizados. Tudo feito de forma prática, rápida e confiável.

A SantoDigital tem soluções específicas para as necessidades da sua empresa. Inclusive, uma voltada para o onboarding digital.

O Santo OCR garante que os caracteres do texto presentes em imagens sejam identificados. Além disso, a tecnologia pode ser usada em conjunto com machine learning ou o Document AI, do Google. Assim, a classificação e a extração de informações é automatizada.

Ou seja, essa é uma solução aplicada no reconhecimento e validação de documentos e imagens. Dessa forma, você tem um conjunto inovador para simplificar, automatizar e revolucionar sua empresa devido ao onboarding digital.

Gostou do conteúdo? Então, conheça as soluções da SantoDigital e comece a otimizar a validação de documentos na sua empresa!

Resumindo

O que é fazer um onboarding?

Fazer um onboarding significa integrar o novo cliente, colaborador, parceiro, usuário etc. aos processos organizacionais. Quando implementado de modo digital, traz facilidades e agilidade, já que as etapas de validação e reconhecimento são executadas de forma automatizada.

O que não pode faltar em um onboarding?

O que não pode faltar em um onboarding é a tecnologia. Com ela, é possível otimizar a realização das etapas, trazendo melhoria da experiência para o cliente.

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