Poucos anos atrás, fazer uma reunião por videoconferência demandava toda uma estrutura e preparação para acontecer. Muitas empresas contavam com aparelhos específicos de áudio e vídeo para a ocasião.

Com isso, reunir-se via esse formato era considerado um último recurso, algo a ser feito somente se não existisse outra maneira das pessoas se encontrarem fisicamente.

Nesse contexto, é curioso pensar que atualmente, em um mundo em intensa transformação digital, qualquer pessoa pode fazer uma videoconferência com qualidade diretamente do seu smartphone, por meio de plataformas como o Google Meet.

Com o avanço da tecnologia, a realidade para pessoas e empresas muda em alta velocidade, e novas formas de trabalhar e se comunicar estão ganhando força.

Diante das necessidades de mobilidade e flexibilização no ambiente de trabalho e a consolidação do home office, videoconferências nas empresas são ferramentas essenciais, não só para garantir uma vantagem competitiva, como também para assegurar a boa interação e comunicação entre colaboradores e clientes.

Quer saber como usar esse recurso de forma eficaz para elevar a produtividade e não perder nenhuma oportunidade de negócio? Descubra com este conteúdo!

O que é uma videoconferência?

A videoconferência é uma tecnologia que permite a comunicação entre uma ou mais pessoas de qualquer parte do mundo, via transmissão de vídeo pela internet. Por conta dessas características, ela também é conhecida por chamada on-line.

Por meio de uma videoconferência, pessoas podem se reunir, trabalhar, trocar informações e conversar em tempo real, independentemente de onde estejam.

A prática é comum entre pessoas e familiares que se encontram distantes, mas é ainda mais corriqueira e útil no ambiente corporativo.

Nos últimos anos, a videoconferência se tornou a principal aliada para manter a rotina de trabalho com o isolamento social imposto pela pandemia da Covid-19. Foi por meio dessa inovação que colaboradores puderam continuar se reunindo, tomar decisões e definir metas e tarefas, como se estivessem lado a lado.

Desde então, o trabalho remoto e até mesmo o híbrido se firmaram como modelos adotados por inúmeras corporações, tornando as videoconferências e suas ferramentas elementos essenciais no dia a dia dos profissionais.

Ainda, com a pandemia da Covid-19, ela foi essencial para que pessoas pudessem continuar tratamentos médicos sem se arriscar em hospitais lotados, devido ao investimento em telemedicina.

Qual é sua importância no cenário empresarial de hoje?

A pandemia de Covid-19 causou grandes impactos na sociedade e nas empresas. Quando o isolamento foi informado pelas autoridades de saúde, muitas companhias tiveram que se adaptar às novas condições rapidamente, e a tecnologia foi fundamental nesse processo.

Empresas que não conseguiram se adequar à nova realidade perderam com isso, de maneira que diversas delas tiveram que fechar as portas.

Nesse sentido, é preciso ter em mente que tecnologias, como a videoconferência, vieram para ficar. Mesmo que muitos empreendimentos retomem uma rotina de atividades presenciais, chamadas por vídeo auxiliam nos processos e simplificam o dia a dia.

Em termos práticos, basta considerar empresas com diversas filiais em diferentes estados e países.

Se antes elas precisavam lidar com profissionais em trânsito, coordenar várias agendas e se preocupar com os custos de viagens corporativas para fazer uma reunião ou visita ao cliente acontecer, atualmente, isso pode ser feito em poucos cliques, sem necessidade de deslocamento.

Dessa forma, profissionais conseguem atender clientes e aproveitar oportunidades de negócio de forma quase instantânea, sem ter que passar por toda burocracia de agendar uma reunião presencial. Basta ter disponibilidade e um dispositivo conectado à internet para se reunir.

No mais, contar com tecnologias como a videoconferência oferece vantagem competitiva às empresas, mostrando que elas estão alinhadas com o futuro do mercado e dos negócios.

Afinal, profissionais estão em busca de flexibilidade e qualidade de vida, atributos percebidos com o home office. Para reter esses talentos, a empresa deve considerar modalidades de trabalho flexíveis com suporte da tecnologia.

Quais são as principais vantagens da videoconferência para empresas?

Tecnologias virtuais, como a videoconferência, oferecem amplas vantagens para os negócios. Conheça algumas delas a seguir!

Otimiza tempo

Sem dúvidas, a possibilidade de realizar tarefas remotamente é uma forma de economizar tempo. Se antes para marcar uma reunião presencial com várias pessoas era preciso coordenar a disponibilidade de todos, reservar um espaço, deslocar pessoas de suas funções e mais, atualmente, as reuniões podem ser feitas com maior facilidade.

Como as pessoas não precisam se deslocar, atrasos e faltas são mais raros. Além disso, no caso de imprevistos e cancelamento da reunião, não existe muito prejuízo entre as partes. As pessoas simplesmente retomam suas atividades no computador. Não existe a sensação de “perder a viagem”.

Reduz custos

Outro ponto é que a redução de custos é significativa. Reuniões presenciais de grande porte e visitas a clientes quase sempre envolviam altos custos para empresas como:

• passagem;
• acomodação;
• alimentação e mais.

Com a videoconferência, esses encontros podem reunir pessoas de diferentes partes do mundo com qualidade e praticamente nenhum custo. 

Acessibilidade

Plataformas de videoconferência podem ser acessadas de qualquer dispositivo com conexão à internet, como celulares, tablets e laptops. Em outras palavras, isso facilita a participação de todos, inclusive dos que estão em trânsito.

A empresa pode optar por ter uma sala de videoconferência, o que facilita a realização de reuniões à distância para quem trabalha presencialmente.

Aumenta a produtividade

O dia a dia das empresas é dinâmico e há muito que fazer. Nesse contexto, um colaborador pode se perder no fluxo de e-mails e demandas.

A videoconferência ajuda nesse sentido, permitindo que a comunicação e integração entre a equipe sejam otimizadas e que dúvidas e impasses sejam resolvidos em breves conversas, que podem ser realizadas de forma prática por vídeo.

Permite compartilhamento de telas e documentos

Por videoconferência, é possível compartilhar e projetar apresentações e documentos em tempo real para todos, ao mesmo tempo em que se mantém o áudio e a transmissão dos participantes.

Isso, além de deixar a reunião mais objetiva, didática e clara, aprimora o entendimento e garante que todos estejam na mesma página em relação aos assuntos, sem contar que enriquece a conversa e a torna interativa.

Fornece registro de informações

Em um gancho com o tópico anterior, não somente é possível enviar e compartilhar documentos e dados por videoconferência, como também se pode gravar as conversas.

Em reuniões corporativas, decisões são tomadas, assuntos sérios são debatidos e questões abordadas que talvez valha a pena manter registradas. Essa gravação pode funcionar como uma ata digital, já que pontua e comprova tudo que foi levantado. O melhor é que elas ficam salvas na nuvem, facilitando o acesso de todos.

Assim, as gravações não são somente úteis como registro, mas podem ser compartilhadas com outras pessoas que não puderam estar presentes, para elas assistirem às reuniões em outro momento.

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Conheça o Google Meet como ferramenta para videoconferências corporativas

Dentre as várias opções para videoconferências, destacamos o Google Meet, uma ferramenta leve, prática, inteligente e fácil de ser usada, que permite chamadas de qualidade.

Além disso, a plataforma conta com toda a segurança e infraestrutura da rede Google, que protege seus dados e privacidade. Nesse sentido, as chamadas são criptografadas em trânsito, e medidas antiabuso conferem maior proteção às reuniões.

Desenvolvido para todo tipo de empresa e podendo ser acessado pelo smartphone ou por qualquer dispositivo, o Google Meet é mais que uma ferramenta de videoconferências. Ele faz parte da plataforma Google Workspace, por isso, está integrado com outros recursos, como Drive e Gmail, de modo a otimizar as rotinas de trabalho.

Parece complicado? Não se preocupe, conte com a SantoDigital para implementar essa solução completa no seu negócio. Assim, sua empresa estará pronta para a transformação digital!

Em resumo, a videoconferência é uma ferramenta que surge para otimizar o dia a dia das empresas e trazer mais produtividade e eficiência, enquanto derruba barreiras geográficas ao conectar pessoas onde quer que elas estejam.

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