5 dicas para fazer uma reunião on-line

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5 dicas para fazer uma reunião on-line

5 dicas para fazer uma reunião on-line

A internet vem nos trazendo uma série de comodidades e facilitando a nossa vida, seja na área pessoal ou profissional. Uma das grandes ajudas que a tecnologia nos dá em ambientes coorporativos é a possibilidade de realizar reuniões on-line. A partir de videoconferências, entramos em contato com parceiros, fornecedores e clientes em qualquer lugar do mundo sem qualquer custo de deslocamento.

Concorda que, mesmo sendo um procedimento simples e acessível, a reunião on-line não pode ser feita de maneira descuidada? Siga as nossas dicas para planejamento e execução para um bom encontro!

1. Planeje a sua reunião

Antes de ligar os seus equipamentos para videoconferência, saiba tudo que será dito no encontro e por quanto tempo. Agende previamente a reunião on-line com o seu cliente, em dia e horários adequados para ambos. Com o Google Agenda você pode, além de agendar, convidar as pessoas que participarão da reunião e confirmar a presença, e ainda a ferramenta envia um “lembrete” aos participantes minutos antes de começar.

Faça um pequeno roteiro com as pautas que serão discutidas e quanto tempo vocês pretendem dedicar a elas. Compartilhe o seu planejamento com todos que estarão presentes na reunião para que cada um possa dar sugestões e fazer as alterações necessárias.

2. Seja disciplinado

Você não dedicou o seu tempo para elaborar um roteiro se não vai seguí-lo. Faça o que foi planejado para realizar um reunião eficiente, produtiva e não dispersiva.

Enquanto conversa, não se esqueça de anotar de forma adequada o que está sendo dito. Além de garantir um registro confiável do seu encontro on-line, as anotações irão mostrar que você está focado no encontro e interessado no que o seu interlocutor está dizendo.

3. Não descuide da sua imagem

Não é porque você está diante de um computador que você deva se vestir de forma decuidada. Mesmo estando em casa, use o mesmo traje que você usaria em uma reunião presencial.

Lembre-se de posicionar a câmera de maneira que ela te enquadre na altura dos olhos: evite imagens inclinadas de baixo para cima ou de cima para baixo. Caso não esteja sozinho, certifique-se de que todos os seus colegas estejam sendo enquadrados pela câmera.

O seu interlecutor do outro lado da tela irá querer ver com quem está conversando. Convém lembrar que olhar para celulares ou tablets, enquanto outra pessoa está falando, é deselegante em qualquer ocasião, seja em um encontro presencial ou on-line.

4. Tenha atenção com o som

Tão importante quanto ser visto adequadamente, é ouvir e se fazer ser ouvido de forma eficiente. Para evitar que ecos atrapalhem o seu encontro on-line, dê preferência a fones de ouvido.

Caso contrário, o áudio da caixa de som pode ser retransmitido pelo microfone de quem está ouvindo, criando ruídos. Também deixe o seu microfone no mudo quando você não estiver falando: dessa forma, o seu interlocutor não irá se distrair com sons ambientes que vazam do seu aparelho.

5. Use as ferramentas corretas

Reuniões on-line ajudam a unir pessoas que estão em locais distantes, ampliando as possibilidades de melhorar o seu relacionamento com clientes. Vale lembrar que essa ponte só é possível graças à tecnologia.

Por isso, esteja atento ao equipamento e ao serviço que você utiliza. Tente investir em boas camêras e monitores, além de ter um cuidado com fones e microfones adquiridos.

Utilize um provedor de internet estável e com boa banda, para evitar travamentos ou quedas inesperadas de conexão. Claro, use o serviço adequado, uma excelente ferramenta é o Google Hangouts.

Restou alguma dúvida ou gostaria de dar uma sugestão? Deixe o seu comentário e até a próxima! Ou entre em contato conosco!

 

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