Obter bons resultados não depende só de soluções estratégicas. Lançar mão de ferramentas úteis ao operacional também é um meio de alcançar vantagens e diferenciais competitivos. Nesse sentido, as funcionalidades do Google Agenda online, ferramenta do Google Workspace, podem ajudar!

Apesar de parecerem simples, os recursos do Google Agenda oferecem um conjunto de melhorias que auxiliam a otimizar o dia a dia de sua empresa e aumentam a produtividade da equipe. 

Descubra as principais ferramentas do Google Agenda e coloque-as em prática em seu negócio com este artigo. Boa leitura!

Como funciona o Google Agenda?

O Google Agenda é uma ferramenta online disponibilizada pelo Google de forma gratuita, que tem como principal função organizar as tarefas do seu dia a dia e/ou da sua empresa.

Além disso, as funcionalidades do Google Agenda se mostram bastante interessantes, uma vez que permitem aos seus usuários estabelecerem uma rotina de compromissos de maneira simples através do software.

Nesse sentido, dentre algumas de suas funções, destacam-se a possibilidade de controlar eventos e compromissos, compartilhar a programação com outras pessoas, agregar à sua agenda diversas agendas públicas e etc.

Vale lembrar que o sistema pode ser acessado por meio do seu celular ou do seu desktop, sendo possível organizar a sua agenda e responder a convites mesmo estando offline. Por fim, o Google Agenda é um software de fácil gerenciamento, podendo ser implementado à sua rotina ou a da sua empresa a qualquer momento, sem a necessidade de qualquer treinamento específico.

Por que utilizar o Google Agenda na empresa?

A princípio, a correria do dia a dia na empresa pode fazer com que você se esqueça de realizar tarefas importantes que não podem ser adiadas. Logo, incluir o Google Agenda na sua rotina é fundamental para que você e sua equipe consigam realizar todas as suas obrigações na hora certa, além de mantê-las organizadas em um único lugar.

Entretanto, existem muitos outros diferenciais inerentes ao Google Agenda que certamente fazem desta plataforma um dos melhores serviços de agenda online disponíveis no mercado. Confira alguns deles:

Sincronização com outros aplicativos de agenda

As informações adicionadas a outros aplicativos similares como Apple iCal, Mozilla Sunbird ou Microsoft Outlook poderão ser sincronizadas com a agenda online do Google. Dessa forma, você não perde nenhuma das suas anotações, além de conservar todos os seus contatos salvos.

Segurança

O aplicativo conta com recursos de segurança que certamente ajudarão a proteger sua conta e todas as informações inseridas na agenda online.

Dessa forma, dentre algumas dessas funções, destacam-se o sistema de recuperação de desastres integrado e o compartilhamento minucioso, que possibilita a visualização da sua agenda para pessoas de dentro e fora da empresa.

Agendamento inteligente

Quando quiser marcar uma reunião, tudo o que você precisa fazer é compartilhar a sua agenda com os seus assistentes e o próprio sistema se encarregará de encontrar um horário que fique viável para todos. Assim, o recurso de agendamento inteligente contribui diretamente para o aumento da produtividade da equipe, além de otimizar tempo.

Alteração de data e hora conforme fuso horário

Caso você esteja viajando para fora do país, saiba que existe a possibilidade de alterar o fuso no Google Agenda, fazendo com que o horário de todos os seus compromissos sejam automaticamente atualizados.

Com isso, essa ferramenta evita que seus colegas agendem reuniões ou qualquer outro tipo de compromisso em horários não convencionais para a pessoa que está em um fuso horário diferente, como no meio da noite, por exemplo.

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Quais são as principais funcionalidades do Google Agenda?

Para entender melhor como as funcionalidades do Google Agenda online são importantes, destacamos as principais e explicamos a maneira como elas podem agregar ao cotidiano da sua empresa a seguir. Confira!

Mostrar sua disponibilidade e ver a dos colegas

Conciliar horários para reuniões e outros encontros de trabalho não deve demandar muito tempo, entretanto, isso nem sempre é viável. Às vezes, é preciso reorganizar outros compromissos para adequar datas, e tudo isso depende dos envolvidos deixarem de dar atenção a tarefas para entrarem em consenso. Cansativo, não é?

Com o Google Agenda, é possível disponibilizar a informação sobre seus horários vagos e visualizar o mesmo sobre os demais usuários. Por meio do recurso de agendamento inteligente, como citado anteriormente, ainda é possível fazer uma verificação dos compromissos de todos os participantes e saber o melhor momento para um agendamento.

Agendar e confirmar presença

Essa deve ser a funcionalidade mais conhecida do Google Agenda, principalmente por tornar o processo de agendamento de eventos mais prático. Quem cria o compromisso pode enviar pelo Gmail um pedido de confirmação, que deve ser feito diretamente no aplicativo pelo convidado. Simples, fácil e seguro.

Anexar arquivos

Disponibilizar pautas, apresentações e outros documentos relativos a um compromisso no próprio meio de agendamento otimiza tempo e facilita a comunicação. Muitas vezes, sua prévia análise garante que a reunião seja rápida e produtiva. 

Aproveitar essa funcionalidade do Google Agenda para que o fluxo de informações torne as operações mais eficientes evita que decisões sejam tomadas sem todos os dados, caso ocorra alguma falha na comunicação.

Definir lembretes para os eventos

Os lembretes de eventos são de grande ajuda. Pode-se configurar até 5 deles, para dias, horas ou minutos antes do compromisso. Dessa forma, são enviados e-mails, SMS ou pop-up para os envolvidos. Assim, diminuem-se as chances de alguém se esquecer de uma reunião importante.

Mais do que isso, eles podem ser usados para garantir que atividades preparatórias necessárias sejam feitas. Também é possível utilizar os lembretes como checklists de etapas de projeto, recebendo-os a cada prazo estabelecido no cronograma para confirmar que tudo está feito.

Usar cores para diferenciar eventos

Fazer o controle visual facilita a gestão de inúmeros compromissos diferentes. Por isso, uma opção do Google Agenda é classificar cada evento por cor, criando categorias por prioridade, tipo de evento, envolvidos etc. 

Organizar-se com calendários diferentes

Outra forma de facilitar a organização é separar os agendamentos em diferentes calendários. Por exemplo, pode-se ter um para assuntos pessoais e outro para profissionais, ou um para cada projeto.

Adicionar recursos

No Google Agenda, é possível adicionar recursos como salas, equipamentos, veículos ou quaisquer itens de uso coletivo que precisem ser reservados, permitindo o agendamento de sua utilização. Dessa forma, tanto a previsão de uso como a disponibilidade são verificáveis, assim como características e detalhes.

Estabelecer objetivos

Essa funcionalidade disponível no Google Agenda permite criar um objetivo e estabelecer um cronograma para realizá-lo. Basicamente, são associadas à meta configurações como a hora do dia e quantas vezes por semana você pretende trabalhar nela, bem como é definido qual seu prazo final, informando durante quanto tempo deve ser agendado o compromisso. O serviço ainda se ajusta a outras tarefas e aos hábitos do usuário.

Começar uma videoconferência

Começar uma videoconferência pelo Google Meet a partir do Google Agenda é outro recurso que agiliza um dia corrido. Como os participantes estão marcados com base no cadastro de usuários do Gmail e com os documentos úteis anexados, basta entrar em contato para começar uma reunião a distância.

Por que esses recursos são pouco explorados?

Muitas vezes, essa ferramenta é negligenciada por ser vista como uma versão eletrônica da agenda física, que somente serve como um checklist de compromissos diários. Assim, o desconhecimento das funcionalidades online do Google Agenda faz com que ele não seja tão bem explorado quanto poderia e, por consequência, muitas possíveis otimizações na organização e produtividade são perdidas.

Como o Google Agenda ajuda a melhorar a produtividade da equipe?

Devido às funcionalidades que apresenta, o Google Agenda é uma ferramenta fundamental para melhorar a produtividade da equipe. Com isso, seus impactos podem ser percebidos em atividades tanto cotidianas quanto estratégicas. Nesse sentido, a melhor maneira de entender tais possibilidades é conhecendo esses desdobramentos. Os principais são:

• eliminação de tempo perdido negociando e conferindo a disponibilidade dos demais membros da equipe para efetivar o agendamento de reuniões e eventos em grupo;
• aumento da agilidade na hora de reservar recursos da empresa para uso, dependendo somente do interessado em usufruir do item marcar no aplicativo;
• desenvolvimento de fluxo de informação contínuo por meio da integração com outras ferramentas do Google Workspace;
• tomada de decisão mais eficiente em consequência da melhora na comunicação;
• redução dos ruídos da comunicação;
• diminuição de faltas a compromissos por esquecimento ou em razão de outros agendamentos no mesmo horário;
• facilidade para a gestão e organização da equipe, do cotidiano profissional e de projetos;
• mobilidade e flexibilidade para a equipe, devido ao acesso remoto, sem perdas no desempenho;
• aumento da capacidade de controle com o gerenciamento de objetivos, prazos, lembretes etc.;
• otimização do desempenho individual com a redução de tempo gasto com tarefas secundárias e a priorização de atividades importantes.

Como visto, as funcionalidades do Google Agenda podem gerar diversas melhorias para a empresa e para os colaboradores. Com mais controle e organização, a produtividade aumenta. Mais do que isso, essa é uma solução simples para a gestão do tempo. Por fim, conte com a SantoDigital para te ajudar a organizar e planejar sua agenda de compromissos e tornar a rotina da sua empresa muito mais organizada e eficiente, não só com o Google Agenda, mas todo o Google Workspace. Conheça hoje mesmo as nossas soluções!