Descubra as principais funcionalidades do Google Agenda

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Descubra as principais funcionalidades do Google Agenda
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Descubra as principais funcionalidades do Google Agenda

Obter bons resultados não depende só de soluções estratégicas. Lançar mão de ferramentas úteis ao operacional também é um meio de alcançar vantagens e diferenciais competitivos. Nesse sentido, as funcionalidades do Google Agenda, pode ajudar!

Apesar das funcionalidades do Google Agenda, parecerem recursos simples, elas oferecem um conjunto de melhorias que auxiliam a otimizar o dia a dia de sua empresa e aumentam a produtividade da equipe. 

Descubra as principais formas de fazer acontecer e coloque-as em prática em seu negócio com este artigo. Boa leitura!

Como funciona o Google Agenda?

Mais do que registrar o agendamento de compromissos ou organizar o dia, as funcionalidades do Google Agenda permitem aos usuários de uma empresa gerenciar a rotina do grupo em que trabalham e compartilhar informações. Além disso, como uma ferramenta integrada ao Google Workspace, ele permite trocas com outros recursos.

Quais são as principais funcionalidades do Google Agenda?

Para entender melhor como as funcionalidades do Google Agenda são importantes, destacamos as principais e explicamos a maneira como elas podem agregar ao cotidiano da sua empresa a seguir. Confira!

Mostrar sua disponibilidade e ver a dos colegas

Conciliar horários para reuniões e outros encontros de trabalho não deve demandar tempo, entretanto, isso nem sempre é viável. Às vezes, é preciso reorganizar outros compromissos para adequar datas, e tudo isso depende dos envolvidos deixarem de dar atenção a tarefas para entrarem em consenso. Cansativo, não é?

Com o Google Agenda, é possível disponibilizar a informação sobre seus horários vagos e visualizar o mesmo sobre os demais usuários. Por meio do recurso de agendamento inteligente, ainda é possível fazer uma verificação dos compromissos de todos os participantes e saber o melhor momento para um agendamento. Sem que ninguém, além do responsável, destine tempo para isso.

Agendar e confirmar presença

Essa deve ser a funcionalidade mais conhecida do Google Agenda, principalmente por tornar o processo de agendamento de eventos mais prático. Quem cria o compromisso pode enviar pelo Gmail um pedido de confirmação, que deve ser feito diretamente no aplicativo pelo convidado. Simples, fácil e seguro.

Anexar arquivos

Disponibilizar pautas, apresentações e outros documentos relativos a um compromisso no próprio meio de agendamento otimiza tempo e facilita a comunicação. Muitas vezes, sua prévia análise garante que a reunião seja rápida e produtiva

Aproveitar essa funcionalidade do Google Agenda para que o fluxo de informações torne as operações mais eficientes evita que decisões sejam tomadas sem todos os dados, por falhas na comunicação.

Definir lembretes para os eventos

Os lembretes de eventos são de grande ajuda. Até 5 deles podem ser configurados para dias, horas ou minutos antes do compromisso. Dessa forma, são enviados e-mails, SMS ou pop-up para os envolvidos. Assim, ninguém deve se esquecer de uma reunião importante.

Mais do que isso, eles podem ser usados para garantir que atividades preparatórias necessárias sejam feitas. Também é possível utilizar os lembretes como checklists de etapas de projeto, recebendo-os a cada prazo estabelecido no cronograma para confirmar que tudo está feito.

Usar cores para diferenciar eventos

Fazer o controle visual facilita a gestão de inúmeros compromissos diferentes. Uma opção do Google Agenda é classificar cada evento por cor, criando categorias por prioridade, tipo de evento, envolvidos etc. 

Organizar-se com calendários diferentes

Outra forma de facilitar a organização é separar os agendamentos em diferentes calendários. Por exemplo, pode-se ter um para assuntos pessoais e outro para profissionais, ou um para cada projeto.

Adicionar recursos

No Google Agenda, é possível adicionar recursos como salas, equipamentos, veículos ou quaisquer itens de uso coletivo que precisem ser reservados, permitindo o agendamento de sua utilização. Dessa forma, tanto a previsão de uso como a disponibilidade são verificáveis, assim como características e detalhes.

Estabelecer objetivos

Essa funcionalidade disponível no Google Agenda permite criar um objetivo e estabelecer um cronograma para realizá-lo. Basicamente, são associadas à meta configurações como a hora do dia e quantas vezes por semana você pretende trabalhar nela, bem como é definido qual seu prazo final, informando durante quanto tempo deve ser agendado o compromisso. O serviço ainda se ajusta a outros compromissos e aos hábitos do usuário.

Começar uma videoconferência

Começar uma videoconferência pelo Google Meet a partir do Google Agenda é outro recurso que agiliza um dia corrido. Como os participantes estão marcados com base no cadastro de usuários do Gmail e os documentos úteis anexados, basta entrar em contato para começar uma reunião a distância.

Por que esses recursos são poucos explorados?

Muitas vezes, essa ferramenta é negligenciada por ser vista como uma versão eletrônica da agenda física, que somente serve como um checklist de compromissos diários. O desconhecimento das funcionalidades do Google Agenda faz com que ela não seja tão bem explorada quanto poderia e, por consequência, muitas otimizações na produtividade são perdidas.

Como o Google Agenda ajuda a melhorar a produtividade da equipe?

Devido às funcionalidades que apresenta, o Google Agenda é uma ferramenta fundamental para melhorar a produtividade da equipe, oferecendo diversos meios para isso. Seus efeitos podem ser percebidos em atividades cotidianas e estratégicas. A melhor maneira de entender como isso acontece é conhecendo esses desdobramentos. Os principais são:

  • eliminação de tempo perdido negociando e conferindo a disponibilidade dos demais membros da equipe para efetivar o agendamento de reuniões e eventos em grupo;
  • aumento da agilidade na hora de reservar recursos da empresa para uso, dependendo somente do interessado em usufruir do item marcar no aplicativo;
  • desenvolvimento de fluxo de informação contínuo por meio da integração com outras ferramentas do Google Workspace;
  • tomada de decisão mais eficiente em consequência da melhora na comunicação;
  • redução dos ruídos da comunicação;
  • diminuição de faltas a compromissos por esquecimento ou em razão de outros agendamentos no mesmo horário;
  • facilidade para a gestão e organização da equipe, do cotidiano profissional e de projetos;
  • mobilidade e flexibilidade para a equipe, devido ao acesso remoto, sem perdas no desempenho;
  • aumento da capacidade de controle com o gerenciamento de objetivos, prazos, lembretes etc.;
  • otimização do desempenho individual com a redução de tempo gasto com tarefas secundárias e a priorização de atividades importantes.

Como visto, as funcionalidades do Google Agenda podem gerar diversas melhorias para a empresa e para os colaboradores. Com mais controle e organização, a produtividade aumenta. Mais do que isso, essa é uma solução simples para a gestão do tempo

Descubra como gerenciar todas as funcionalidades do Google Agenda como um mestre neste artigo e coloque seus conhecimentos em prática. Além disso, conte com a SantoDigital para ajudar. Basta entrar em contato conosco!

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