A comunicação tem sido, cada dia mais, um item-chave para o sucesso das empresas e a sua capacidade de se organizar eficazmente. Portanto, pode se tornar um diferencial que refletirá em custos mais baixos e mais eficiência de suas tarefas rotineiras. Para alcançar esse patamar, é importante conhecer as vantagens de usar o Google Agenda.

Afinal, foi-se a época em que as agendas de papel ocupavam um espaço importante na vida dos empresários. Com essa onda tecnológica, a tendência é que as organizações migrem progressivamente para as agendas virtuais, dada as suas inúmeras vantagens.

Nesse sentido, as funcionalidades do Google Agenda atendem às demandas de qualquer negócio. Você já conhece? Saiba 6 vantagens de usar esse aplicativo que, ao nosso ver, merece destaque em relação aos concorrentes!

O que é Google Agenda?

O Google Agenda é um aplicativo de organização diária, mensal e anual. Ele oferece um serviço de calendário online, que permite adicionar e controlar eventos. Ainda é possível marcar compromissos e compartilhar a programação com outros usuários e realizar várias outras funções úteis para o dia a dia organizacional.

O grande destaque é ter toda a rotina produtiva do usuário programada. Se isso já traz facilidades nos compromissos pessoais, é ainda mais relevante na prática organizacional. Isso porque os colaboradores podem trabalhar com a agenda compartilhada Google.

Esse é um recurso que permite adicionar diferentes pessoas aos seus compromissos. Para isso, basta enviar convites para reuniões, calls, etc. e elas aceitarão ou recusarão essa convocação, inclusive, podendo dar alguma justificativa.

Outra facilidade é que os convidados recebem todas as informações do evento assim que são convidados — e continuam tendo acesso depois disso. Por isso, fica muito mais fácil estabelecer um fluxo de trabalho fluido e manter a integração entre todas as equipes.

Quais são as vantagens de usar o Google Agenda?

As vantagens do Google Agenda são:

1. Possibilidade de criar eventos compartilhados

Em uma organização que visa a se manter competitiva, não basta saber apenas de sua rotina e de suas tarefas. É preciso entender todo o negócio. Para isso, existe o recurso de agenda compartilhada do Google.

Ao marcar uma reunião com todos os envolvidos, com a adoção do Google Agenda deixa de ser necessário buscar um a um para decidir o horário do encontro. Ainda é possível defini-lo sem consultar os envolvidos, evitando que alguém se abstenha, por já possuir um compromisso.

Isso porque o app permite ao criador do evento enviar convites para todos e receber a confirmação se irão ou não comparecer. Assim, há uma grande margem de segurança para o responsável.

2. Visualização da agenda de outras pessoas

Para garantir mais eficiência e eficácia, nada melhor do que conseguir visualizar como está a agenda de um funcionário. Isso é válido tanto no processo de comunicação quanto no monitoramento das tarefas rotineiras.

O Google Agenda pode servir (em alguns níveis), inclusive, para medir a produtividade de alguém com base na quantidade de eventos que ele atenderá no dia e na duração média de cada um. Como sabemos, esses dados são de suma importância para uma organização!

3. Gama de cores para diferenciar eventos

Roxo para eventos pessoais, vermelho para compromissos urgentes e amarelo para atividades corriqueiras. Isso é apenas a combinação que gostamos de usar. Porém, as opções de cores disponíveis pelo aplicativo da Google são grandes e permitem que você personalize da forma que achar melhor!

Vale lembrar que, em uma organização, é interessante que as cores sejam padronizadas, facilitando o entendimento da agenda dos outros funcionários. De toda forma, é uma boa oportunidade para que todos estejam alinhados e interpretem os eventos dos outros colaboradores.

4. Lista de tarefas paralela aos eventos

Além da possibilidade de gerar eventos públicos ou privados, é possível também criar uma lista de tarefas. Ela pode ser visualizada e controlada por outras pessoas escolhidas por você.

Ao enumerar as suas tarefas, você possibilita que os envolvidos naquelas atividades saibam o que já foi feito e o que ainda precisa ser terminado. Com isso, os funcionários são direcionados e os retrabalhos são evitados. Vale a pena mencionar que essa é uma característica de suma importância às atividades de uma organização.

5. Sincronização com o Gmail

O Google Agenda permite que você sincronize a sua agenda com o seu Gmail, assim como a de outras pessoas que você precisa manter contato/controle. Dessa maneira, todas as alterações ocorridas em outras agendas serão notificadas a você.

Isso garante que todos os participantes de um evento sejam informados sobre uma mudança de horário, por exemplo. Ainda facilita ao gestor entender o que cada colaborador está fazendo e como ele está investindo seu tempo no trabalho, seja na modalidade presencial, seja no home office.

6. Acesso facilitado

Desenvolvido para múltiplas plataformas, não importa se será acessado do tablet, computador ou celular. Uma das vantagens do Google Agenda é que ele funciona em todas as plataformas e em qualquer sistema operacional.

Além disso, também permite trabalhar offline. Se você usar o Google Chrome como navegador, poderá ver a sua agenda e até responder aos convites, ainda que não tenha acesso à internet. Assim que se conectar, os dados serão sincronizados.

Isso lima qualquer probabilidade de ficar sem a sua agenda. Até mesmo porque basta usar um dispositivo com acesso à internet para ter acesso a todos os compromissos e saber o que precisa ser feito.

Para os seus colaboradores, a vantagem de usar o Google Agenda é poder criar um planejamento com facilidade. Por meio desse app, todos os calendários são unificados, o que permite centralizar toda a vida pessoal e profissional. Isso evita contratempos e problemas.

Como implementar o Google Agenda?

Para implementar o Google, você deve ter acesso ao Google Workspace. Essa é uma plataforma completa de soluções para sua empresa trabalhar integradamente e garantir que todas as equipes atinjam seus objetivos.

Todas as versões do Workspace oferecem várias ferramentas, inclusive a agenda do Google. Tudo para que você trabalhe de forma integrada e alinhada, a fim de alcançar os objetivos organizacionais.

Por isso, a implementação do app vai além de sua simples instalação. É preciso que seja implantada a solução completa do Workspace para ter acesso aos recursos de agenda compartilhada do Google.

Nesse sentido, é fundamental estabelecer uma parceria estratégica para a solução ser fornecida em seu amplo potencial. É o que a SantoDigital faz.

Trabalhando com os planos do Google Workspace Business Starter, Standard, enterprise e Plus, a SantoDigital é o parceiro Google com a maior experiência em migração e implementação da solução completa na América Latina. No total, são mais de 500 mil licenças em companhias de diferentes portes.

Você terá todo o acesso na implementação, capacitação e uso do Google Workspace, inclusive de suas ferramentas. Dessa forma, você conhecerá todas as vantagens do Google Agenda e dos outros recursos disponibilizados.

Até mesmo porque os aplicativos de agenda virtual vieram para ficar e preencher uma lacuna que, há muito, vinha sendo trabalhada pelas organizações. Com elas, você estabelece uma integração maior entre as equipes e assegura um fluxo de trabalho muito mais fluido.

Nesse sentido, existem várias vantagens de usar o Google Agenda, como vimos neste post. O app desempenha o seu papel com excelência, sendo destaque em muitos pontos, desde a sua funcionalidade e ferramentas até a sua simplicidade e interface amigável.

E você, já começou a usar o Google Agenda na sua organização? Aproveite econheça mais sobre o Google Workspace e saiba como a SantoDigital pode contribuir para o sucesso do seu negócio.

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