Google Workspace: 5 Dicas para melhorar a gestão da sua equipe

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Google Workspace: 5 Dicas para melhorar a gestão da sua equipe

Otimizar tempo e tornar as atividades da empresa mais simples e rápidas é algo que os gestores visam nos negócios. Para isso, implementar ferramentas colaborativas, como o Google Workspace, é um jeito de todos os funcionários trabalharem compartilhando planilhas, textos e apresentações.

Isso porque tais ferramentas possibilitam o acompanhamento em tempo real dos documentos e processos da atividade, bem como uma visão mais ampla das equipes sobre a atividade que desempenham.

O papel do Google Workspace nas empresas

Um dos maiores desafios dos gestores nas companhias é executar um bom gerenciamento de equipes. 

A rotina de trabalho envolve tarefas complexas como: buscar soluções para integrar a comunicação interna; delegar tarefas com qualidade; além de acompanhar o andamento dos projetos da empresa e das equipes como um todo.

O Google Workspace é uma ferramenta que pode ajudar nesse sentido, contribuindo para o aumento do desempenho, gerenciamento da rotina e otimização de tempo da equipe. 

Isso porque, basicamente, esse recurso reúne um conjunto de aplicativos e ferramentas voltadas para a produtividade e organização de arquivos, visando melhorar a rotina de trabalho e centralizar documentos e fluxos.

Há várias ferramentas que podem ser utilizadas para atividades específicas, desde a elaboração de um texto para o marketing de conteúdo até uma apresentação de proposta para novos investidores, e estes recursos ajudam muito os gestores na organização e delegação de tarefas, bem como no acompanhamento e divulgação de resultados. São eles:

1. Meet e Gmail

Independentemente do porte da empresa e do número de funcionários, ter uma comunicação eficiente é muito importante para ter bons resultados.

Para isso, o Gmail, por exemplo, permite enviar e-mails, criar marcadores para um rastreamento rápido das mensagens, pastas para arquivamento de e-mails, prints e links facilmente, seja por anexos ou direto no Google Drive, o que possibilita o alinhamento com as equipes e registro dos informativos e documentos.

No caso de reuniões e chats, o Meet e o Google Chat, ambos vinculados ao Gmail, podem contribuir para uma comunicação efetiva e instantânea, permitindo que gestores e colaboradores possam se comunicar com praticidade e sem precisar mudar de tela, inclusive no formato de vídeos.

2. Google Drive

Uma ferramenta muito interessante do Google Workspace é o Google Drive. 

Nesse espaço é possível criar várias pastas e arquivos em diferentes formatos, disponibilizando-os aos perfis que possuem permissão para aquele acesso. Ou seja, acesso específico para cada funcionário, conforme a função que realiza.

Este recurso é ótimo para deixar todos os materiais e documentos da rotina na nuvem, armazenados em um sistema simples de utilizar, organizados conforme categoria e fáceis de serem acessados, permitindo o acompanhamento de modificações e quem as fez.

3. Google Documentos e outras ferramentas de colaboração

Os aplicativos de colaboração no Workspace são divididos em Documentos, para edição de texto (muito semelhante ao Word); Planilhas (parecido com o Excel); e Apresentação, para slides e propostas (semelhante ao Powerpoint). Os atalhos para essas ferramentas são disponibilizados de forma simples direto no Google Drive.

Uma vantagem destes recursos é a função de salvamento em tempo real e opção de compartilhar o documento com os colegas de trabalho.

Com isso, é possível editar os documentos e planilhas de forma compartilhada e ágil, facilitando a comunicação da equipe e permitindo o controle das atividades pelos gestores, visto que é possível visualizar as etapas e responsáveis por elas, bem como aqueles que têm acesso aos materiais e os modificaram.

4. Google Agenda

Permite criar e compartilhar agendamentos de compromissos de modo simples, fácil e rápido de visualizar, reservando horários na agenda dos membros da equipe.

Com isso, marcar uma reunião e enviar convites para aqueles que deverão participar se torna um processo digital e de fácil controle, evitando que a equipe esqueça do compromisso. 

Outro benefício é a opção de criar agendas específicas para cada assunto ou tarefa, podendo repetir os encontros ao longo dos meses.

5. Google Sites

Para criar a intranet da empresa em segundos, esta é a ferramenta ideal. 

Pouco conhecido, o Google Sites é pouco explorado pelos gestores, mas dedicar tempo para conhecer melhor este recurso pode ser uma maneira de compartilhar informações sobre um projeto específico com a equipe e criar momentos de interação.

Além destes, o Google Workspace possui outras ferramentas que facilitam o dia a dia dos gestores, ou seja, torna a rotina de gerenciamento das atividades mais simples e prática, otimizando o tempo.

As vantagens em investir nesses recursos consistem em:

  • Segurança e flexibilidade no trabalho;
  • Alta disponibilidade;
  • Acessibilidade;
  • É ideal para regimes de trabalhos mais flexíveis;
  • Diversidade de ferramentas em um único gerenciador.

Com muitos ganhos interessantes para o trabalho, investir neste conjunto de ferramentas é uma ótima maneira de tornar as demandas da empresa, colocar as estratégias de marketing em ação e ter resultados positivos.

Ferramentas do Google Workspace e marketing

Para elaborar os materiais para as estratégias de marketing, as ferramentas do Google também podem ser utilizadas de forma prática. 

A vantagem do compartilhamento permite que os conteúdos fiquem prontos rapidamente e os gestores podem avaliar o material e aprová-lo para o Inbound Marketing, acompanhando os estágios de cada equipe, identificando as melhorias possíveis.

Há algumas vantagens que facilitam o dia a dia da equipe, por exemplo:

  • É simples de fazer login;
  • Ótima capacidade de armazenamento no Drive;
  • Pode-se usar em vários dispositivos;
  • Proteção reforçada com o Google Vault;
  • Facilidade no gerenciamento de contas e dispositivos;
  • Pode ter um domínio de e-mail personalizado.

Utilize o Planilhas para avaliar suas métricas

Os gestores podem usar Planilhas Google para avaliar os resultados de suas campanhas de anúncios pagos para aumentar o poder do marketing da empresa. 

O Twitter Ads, por exemplo, é pouco explorado pelos usuários e traz excelentes resultados para o marketing, sendo possível criar, organizar, formatar e compartilhar arquivos com as principais métricas do Google Sheets. 

Com isso, vale ainda mais a pena investir tempo e capital nesta plataforma para criar vários formatos de anúncios pode ser o caminho para ter mais lucros, credibilidade e fidelizar clientes. 

Afinal, o Planilhas Google é uma ferramenta simples de operar, proporciona bons resultados e promove a colaboração de milhares de dados com o time.

Deste modo, investir no Google Workspace pode render excelentes resultados para a empresa, com os gestores tendo mais controle sobre as atividades e mantendo sempre a harmonia entre toda equipe.

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