5 maneiras de organizar os documentos da empresa

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5 maneiras de organizar os documentos da empresa

5 maneiras de organizar os documentos da empresa

Uma boa organização de documentos da empresa aumenta a produtividade, já que, quando sabemos a localização exata de cada item, tudo fica mais prático. Com papéis ocupando espaço por todos os lados, a organização digital pode facilitar a rotina de trabalho.

Confira 5 maneiras de organizar os documentos da empresa e desfrute de uma rotina de trabalho ainda mais simples.

1. Digitalização de documentos

Na rotina das empresas, perder tempo procurando dados em papel pode causar um enorme prejuízo, sem mencionar o fato de que geralmente essa forma de armazenamento de documentos não garante segurança dos dados. A digitalização pode resolver o problema e ainda economizar espaço no ambiente. Muitas empresas têm optado por esse tipo de armazenamento, já que ele é prático, seguro (com realizações periódicas de backups) e econômico.

2. Criação de pastas

Se você armazenar os dados da empresa em seu computador, pode criar diversas pastas para organizar os arquivos. Por exemplo, para documentos de contas, você pode inserir tudo que é relativo ao assunto em uma determinada pasta. Assim, quem precisar acessar algum documento terá que ir apenas à pasta do assunto referente, gerando economia de tempo e praticidade na rotina de trabalho.

3. Arquivo suspenso

Para os documentos que precisam ser armazenados em papel, você pode fazer um arquivo suspenso e separar de acordo com as categorias dos arquivos. Para os futuros arquivos, basta colocar cada documento na pasta correspondente. Se algum papel tiver que ser descartado após algum tempo, o ideal é marcar o documento com a data para o descarte. Assim, você terá tudo organizado e não precisará fazer faxinas periódicas para jogar o que for preciso.

4. Microfilmagem

A microfilmagem é uma técnica que transfere o conteúdo do documento em papel com qualidade de arquivo de até 500 anos. Com esse processo, a empresa tem a oportunidade de guardar e organizar os dados de uma forma compacta, com a redução da demanda de espaço. O que pode ser muito prático para a empresa. Vale citar que o documento microfilmado possui o mesmo valor do documento original, e o papel pode ser descartado, restando somente os rolos compactos.

5. Armazenamento na nuvem

5-maneiras-de-organizar-os-documentos-da-empresa-1Esse tipo de armazenamento facilita e muito a organização dos arquivos e reduz toda a demanda de espaço para guardar os documentos no computador. O armazenamento em nuvem possibilita a sincronização dos dados digitalizados com a nuvem, sem precisar de uma conexão de cabos. Ótima maneira de armazenar e compartilhar os arquivos da empresa.

É importante que todos os colaboradores da empresa saibam organizar os documentos, para que o armazenamento de arquivos esteja sempre em ordem. Essa organização constante ajuda na rotina de trabalho e consequentemente aumenta a produtividade dos funcionários, pois com tudo no lugar, basta ir direto ao assunto! Lembrando que modernizar os procedimentos de armazenamento dos dados é uma questão que deve ser priorizada, ou seja, o que pode ser digitalizado deve ser guardado no computador, e papel que não visa descarte, precisa ser arquivado de forma metódica.

Como você organiza os documentos na empresa? Tem alguma outra dica a compartilhar? Deixe um comentário!

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photo credit: harry7mason via photopin cc

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