5 maneiras de organizar os documentos da empresa

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5 maneiras de organizar os documentos da empresa
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5 maneiras de organizar os documentos da empresa

Na maioria das empresas, existe uma grande quantidade de documentações que são emitidas todos os dias e que são consideradas importantes, mas nem sempre é possível manter os arquivos físicos organizados. Contudo, uma boa organização de documentos da empresa aumenta a produtividade, já que, quando sabemos a localização exata de cada item, tudo fica mais prático.

Se os papéis estão ocupando espaço por todos os lados, a organização digital pode facilitar a rotina de trabalho. Manter os documentos organizados é de extrema importância para não perder prazos, manter a empresa competitiva no mercado e não ter que pagar multas. Para que isso seja possível, é necessário definir algumas estratégias.

Deseja saber o que fazer para organizar os documentos da empresa? Confira abaixo 5 maneiras e desfrute de uma rotina de trabalho ainda mais simples!

1. Digitalização de documentos

Na rotina das empresas, perder tempo procurando dados em papel pode causar um enorme prejuízo, sem mencionar o fato de que geralmente essa forma de armazenamento de documentos não garante a segurança das informações.

A digitalização pode resolver o problema e ainda economizar espaço no ambiente. Muitas empresas têm optado por esse tipo de armazenamento, já que ele é prático, seguro (com realizações periódicas de backups) e econômico.

A grande maioria dos documentos de uma organização podem ser digitalizados. Mas, afinal, você sabe o que é digitalização? O procedimento nada mais é do que a conversão de documentos físicos para arquivos digitais a fim de liquidar o aglomerado de papéis.

Os arquivos digitais tornam-se de fácil acesso, pois todos que fazem parte do grupo de uma empresa podem acessá-los com poucos cliques por meio da inserção dos documentos em pastas compartilhadas ou sistemas. Os colaboradores também podem utilizá-los para trabalhar em home office.

2. Criação de pastas

Se você armazenar os dados da empresa em seu computador, pode criar diversas pastas para organizar os arquivos. Por exemplo, para documentos de contas, você pode inserir tudo que é relativo ao assunto em uma determinada pasta. Assim, quem precisar acessar algum documento terá que ir apenas à pasta do assunto referente, gerando economia de tempo e praticidade na rotina de trabalho.

Os arquivos digitais são mais fáceis de organizar, tendo em vista que sem precisar sair da sua cadeira e apenas utilizando um computador é possível criar suas pastas, gerar senhas para acessar cada documento, impor níveis de restrição e autorização para cada funcionário ou deixar as informações livres para o acesso de todos.

3. Arquivo suspenso

Para os documentos que precisam ser armazenados em papel, você pode fazer um arquivo suspenso e separar de acordo com as categorias dos arquivos. Para os futuros arquivos, basta colocar cada documento na pasta correspondente.

Se algum papel tiver que ser descartado após algum tempo, o ideal é marcar o documento com a data para o descarte. Assim, você terá tudo organizado e não precisará fazer faxinas periódicas para jogar fora o que for preciso. As pastas suspensas podem ser organizadas de várias maneiras, e para isso basta seguir os passos abaixo!

Prefira as pastas suspensas que contenham mais divisões internas

Adquirindo pastas suspensas que sejam constituídas por 12 divisões ou mais, a capacidade de armazenagem será ampliada, sem que haja a necessidade de aumentar o tamanho do arquivo. Sem contar que você poderá arquivar em um único item todas as contas de um ano, por exemplo. É indicado nomeá-las de acordo com a necessidade de sua empresa.

Faça a separação das divisórias por ordem alfabética

Separar as pastas por ordem alfabética é a melhor maneira de encontrar o que precisa rapidamente ao procurar um arquivo específico dentro delas. A identificação poderá ser feita por meio de etiquetas com nomes, datas, valores e demais informações que facilitem a busca.

Organize as pastas conforme a frequência de uso

Ao organizar as pastas, priorize o acesso daquelas que você usa frequentemente. No dia a dia, esse detalhe faz total diferença e auxilia na agilidade dos processos, sendo um ponto positivo em sua produtividade. Coloque na primeira gaveta as pastas que você utiliza mais, e aquelas que serão acessadas poucas vezes ou esporadicamente arquive nos níveis inferiores. Dessa forma, a organização de suas pastas será um sucesso.

Observe o tamanho da pasta suspensa e a dimensão do local onde ela vai ser armazenada

Antes de comprar as pastas suspensas, verifique o tamanho do seu arquivo, gavetas ou armários nos quais os papéis serão guardados. Eles deverão ter as dimensões corretas para evitar problemas como o impedimento do movimento de abrir e fechar dos locais de armazenagem, rasgos nos documentos ou dobras.

No momento em que for arquivar os documentos, verifique se existe mesmo a necessidade de guardar tais papéis, já que na maioria das vezes é suficiente tê-los no formato de PDF ou JPEG. Portanto, fique atento a esse detalhes para simplificar a rotina das equipes de sua empresa.

4. Microfilmagem

Essa é uma técnica que consiste na captação de imagens dos documentos por meio de recursos fotográficos. As microfilmagens podem durar até 500 anos. Com esse processo, a empresa tem a oportunidade de guardar e organizar os dados de uma forma compacta, com a redução da demanda de espaço, o que pode ser muito prático. Vale citar que o documento microfilmado possui o mesmo valor do documento original, e o papel pode ser descartado, restando somente os rolos compactos.

Além de evitar a deterioração causada pelo tempo, esse método dificulta as atitudes de falsificadores que constantemente estão planejando utilizar os dados de sua empresa para atividades que podem prejudicar a sua imagem. Vale ressaltar que o processo de microfilmagem é legalmente válido, conforme indica o Decreto nº 1.799/1998.

5. Armazenamento na nuvem

O armazenamento em nuvem possibilita a sincronização dos dados digitalizados com a nuvem, sem precisar de uma conexão de cabos. Essa é uma ótima maneira de armazenar e compartilhar os arquivos da empresa porque qualquer pessoa que tenha o acesso liberado poderá acessar os documentos na hora que desejar.

Facilidade de acesso

Para acessar os arquivos na nuvem, basta utilizar um computador ou outro dispositivo que esteja conectado à internet. O Google é uma empresa especializada que oferece esse serviço por meio de planos gratuitos para uso pessoal e outros pacotes muito interessantes e com ótimo custo-benefício para empresas, por exemplo, o Google Workspace e o Google Cloud Platform.

Possibilidade de expandir o espaço

As ferramentas de armazenamento em nuvem fornecem uma quantidade específica de memória. Você precisa ficar atento a esse detalhe, visto que se atingir o limite máximo de espaço utilizado será necessário contratar outro plano. Ao alterar o plano, a empresa não perderá os arquivos, simplesmente ampliará a memória e poderá continuar salvando normalmente os seus documentos.

Modernização dos procedimentos

Vale salientar que modernizar os procedimentos de armazenamento dos dados é uma questão que deve ser priorizada. Ou seja, o que pode ser digitalizado deve ser guardado no computador, e papel que não visa ao descarte precisa ser arquivado de forma metódica, o que deixará os documentos importantes da empresa salvos e acessíveis.

Agora que você já sabe que é importante organizar os documentos da empresa, treine todos os colaboradores para que entendam o funcionamento dos arquivos e os mantenham sempre em ordem. Isso vai ajudar na rotina de trabalho e, consequentemente, vai aumentar a produtividade dos funcionários, pois, com tudo no lugar, basta ir direto ao assunto!

Gostaria de obter mais informações sobre o tema? Entre em contato conosco agora mesmo!

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