O Google Drive é uma ferramenta muito utilizada pelos usuários da internet para armazenar dados em nuvem. Proteger os seus arquivos no Google Drive é bastante simples. Mesmo porque a plataforma do Google é, por si só, uma das mais completas em termos de segurança.

Armazenar e proteger arquivos no Google Drive, portanto, é uma ótima escolha para qualquer negócio. Todavia, você já pensou se existissem por aí recursos capazes de aumentar ainda mais a proteção da sua conta? A boa notícia é que eles existem!

Neste conteúdo, vamos explicar como funciona o Google Drive e quais são os benefícios de utilizá-lo. Ao longo do texto, apresentaremos também as principais formas de proteger as informações armazenadas nesse ambiente e os recursos úteis para aumentar a segurança dos seus arquivos.

Abaixo, você se familiariza com várias maneiras de manter seus arquivos do Google Drive mais seguros. Confira!

Como funciona o Google Drive?

O Google Drive é oferecido pelo Google a todos os usuários interessados tanto na modalidade gratuita, com um limite de armazenamento e memória, quanto na categoria de planos por assinatura, que é fundamental para o universo corporativo.

Plano grátis limitado

O plano grátis oferece até 15 GB de espaço para armazenamento de dados e, caso seja necessária uma maior capacidade, é possível contratar outra opção mais interessante. O acesso às informações pode ser realizado por meio de computadores e outros aparelhos que sejam conectados à World Wide Web para a transferência de arquivos e documentos empresariais.

Acessibilidade

Essa ferramenta facilita a vida dos gestores e dos funcionários que necessitam trabalhar de diversos locais, por exemplo. Os colaboradores poderão acessar os documentos de maneira rápida e eficiente a qualquer hora e a partir de qualquer lugar sem ter dificuldades.

Funcionalidade

Uma das maiores vantagens é a sua funcionalidade. Os computadores não vão ficar com suas memórias cheias de arquivos e funcionarão com mais agilidade. Inclusive, as imagens poderão ser guardadas nessa ferramenta para liberar o espaço do celular ou do notebook, que servirá para a instalação de aplicativos essenciais.

Colaboração entre os times

Outra possibilidade que fica à disposição dos usuários do Google Drive é o uso de uma plataforma colaborativa. Ela permite a elaboração e a edição de planilhas e slides, bem como o armazenamento de fotos e vídeos em massa. O compartilhamento de arquivos e atividades é muito útil para as empresas, pois vários usuários podem editar um único documento ao mesmo tempo sem ter nenhum contratempo.

Quais são os benefícios do Google Drive?

As tecnologias tornam a vida dos colaboradores muito mais fácil e rápida durante a realização de suas rotinas. Sendo assim, o Google Drive é ideal para quem deseja armazenar documentos em nuvem, de modo prático e seguro.

Você tem alguma dúvida sobre esse serviço e como ele pode ajudar a sua empresa? Conheça agora as principais vantagens de aderir ao Google Drive!

Versão para todos os dispositivos

A ferramenta traz inúmeros benefícios aos usuários, principalmente para quem atua em ambiente corporativo e com a colaboração dos times. Com versões para iOS, Windows Phone, Android e Web, a solução é considerada benevolente.

Acesso em qualquer lugar

Com o Google Drive, é possível acessar documentos, fotos e vídeos de todos os lugares, seja na padaria, em casa, na empresa ou até na rua. Caso os gestores ou funcionários estejam viajando e necessitem utilizar os arquivos, podem facilmente fazer o login para visualizar e alterar os documentos de qualquer cidade ou estado.

O acesso ao Google Drive ocorre de maneira eficiente e organizada, sem enfrentar nenhum tipo de obstáculo. Esse é um serviço de fácil manuseio e que permite a você gerenciar as suas pastas sem ter dificuldades. Por essa razão, vale utilizar essa ferramenta e apostar em um plano pago para empresas.

Compartilhamento

Com o Google Drive, além de armazenar os dados, é também possível compartilhar os arquivos com outras pessoas da organização e, por exemplo, dar liberações para que elas consigam visualizar ou alterar o seu conteúdo. Além disso, todos os colaboradores que tiverem acesso liberado aos documentos poderão alterá-los simultaneamente, sem a necessidade de criar diversas versões de um único arquivo.

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Quais são as formas de proteger os arquivos do Google Drive?

Quem deseja ter acesso ao Google Drive precisa ter uma conta do Gmail, seja ela padrão ou corporativa, pois somente dessa forma os arquivos poderão ser salvos e acessados. Separamos uma lista de formas de proteger os dados armazenados nessa ferramenta. Continue a sua leitura e fique por dentro de algumas práticas que são muito recomendadas para as organizações!

1. Usar a opção avançada no modo de visibilidade

A opção avançada é recomendada para as pessoas que desejam proteger ainda mais as informações de sua empresa. Com essa opção, os arquivos valiosos podem ser protegidos, e os dados considerados confidenciais ficam praticamente inacessíveis para os invasores. Para isto, basta clicar em avançada nas configurações do documento.

Nessa aba, você vai ter acesso ao link de compartilhamento do arquivo, que permite as pessoas para as quais você passar o link, o acesso as informações. Entre os acessos que serão permitidos após alterar a configuração de compartilhamento particular para o ativado estão:

• público na web;
• qualquer pessoa com o link;
• qualquer pessoa da organização;
• pessoas específicas.

Mudando as configurações, a opção avançada garante que a conta da empresa não será acessada por pessoas que não são autorizadas. E, as informações de determinados arquivos ficarão seguras contra terceiros mal-intencionados ou colaboradores curiosos.

2. Desativar as opções para fazer download

Algumas pessoas selecionadas pelo administrador podem receber apenas a permissão para comentar e visualizar determinados documentos. Isso pode ser feito por meio da opção de desabilitar as funcionalidades de download, que assegura que esses usuários não conseguirão imprimir ou fazer cópias dos arquivos para armazenar em outros dispositivos não seguros.

Essa funcionalidade faz com que as informações sigilosas sejam mantidas em segurança e é fundamental para evitar a ocorrência de fraudes virtuais. A função está disponível para documentos, apresentações e planilhas. Para ativá-la, basta seguir os seguintes passos:

• clique em compartilhar;
• selecione a opção avançado;
• clique na caixa de seleção onde está escrito “Desative as opções para fazer o download, imprimir e copiar para as pessoas que comentam e visualizam”.

Vale ressaltar que essa opção só pode ser ativada pelo criador do arquivo e apenas por meio da internet. Quando ela for ativada, todas as opções relativas à impressão, cópia e download serão removidas do documento. Os arquivos que estiverem com essa funcionalidade selecionada vão mostrar uma notificação no topo dos documentos.

3. Possibilitar a restrição do compartilhamento

Existe a opção de restringir o compartilhamento dos arquivos para as pessoas que têm permissão de visualizá-los e comentá-los. Quando ela é ativada, os usuários serão proibidos de baixar ou compartilhar os documentos. Essa limitação se estende para a impressão e cópia que também não serão impedidas pelo Google Drive.

4. Personalizar os níveis de acesso

Os níveis de acesso podem ser todos personalizados pelo administrador. Após inserir um contato na base de dados, você pode escolher se esse usuário vai ter acesso para editar, fazer comentários ou apenas ver os arquivos e manifestar as suas opiniões. Há um padrão de compartilhamento com pessoas específicas que podem compartilhar os links.

5. Restringir o acesso do usuário

Ao utilizar o Google Drive, além de armazenar, baixar e enviar documentos para outros usuários, é possível ainda compartilhar os arquivos com uma equipe de colaboradores que trabalhará em conjunto em prol de um objetivo, por exemplo. Porém, se faz necessário estabelecer as permissões de acesso e limitar o uso da ferramenta a determinados colaboradores.

O compartilhamento de pastas e documentos pode ser feito por meio de um convite ou um link, mas também é possível enviar por e-mail para as pessoas desejadas ou, ainda, por mensagem. Os usuários que recebem a permissão de leitura podem somente ler os arquivos.

Porém, os colaboradores que obtêm permissão para a edição podem adicionar informações e editar os documentos para aprimorar o trabalho do time. Mas fique atento aos casos de compartilhamento via link, já que ele poderá ser facilmente reenviado para outras pessoas. Tenha cuidado ao escolher essa opção e selecione usuários de confiança para o envio.

6. Ter cuidado com quem compartilha

Ser cuidadoso com os documentos que você compartilha é muito importante. Dependendo do tipo de arquivo, você deve analisar todas as opções de compartilhamento e optar pela mais segura. Alguns colaboradores podem ser considerados confiáveis e outros não.

Escolha com cautela e dê para cada usuário as opções de compartilhamento que ele realmente necessita para realizar o seu trabalho da melhor maneira possível. Caso a sua empresa compartilhe muitos documentos empresariais entre as equipes, avalie os tipos de arquivos e a responsabilidade que os colaboradores terão ao compartilhá-los.

Após um determinado período, os dados podem ser restringidos e o acesso da pessoa poderá ser removido pelo estabelecimento. Essa tarefa não é complicada, é mais simples do que você imagina, apenas requer uma análise inteligente e uma decisão acertada.

7. Não salvar senhas em dispositivos desconhecidos

Se um dia você precisar fazer seu login na conta do Google Drive em outro dispositivo que não seja o seu, não se esqueça de sair completamente da sua conta assim que terminar a atividade. Caso apareça a opção para salvar a senha, clique na opção “não salvar”. Outra dica é proteger o seu computador colocando no sistema uma senha forte, já que nesse equipamento estarão todos os seus dados salvos.

8. Usar a verificação em duas etapas

Você sabe o que é verificação em duas etapas? Trata-se de um processo de segurança que só permite que uma pessoa acesse à sua conta caso consiga comprovar sua identidade duas vezes. Isto é, utilizando uma senha e um token, que pode ser enviado, por exemplo, por telefone.

O maior risco que os seus dados correm no Google Drive está nas credenciais que você utiliza. Portanto, ativar a verificação em duas etapas vai diminuir a possibilidade de hackers conseguirem acesso às suas informações.

9. Escolher uma senha segura

A verificação em duas etapas, por si só, é uma boa forma de livrar a sua conta dos olhares de terceiros. Todavia, a melhor maneira de fazer isso continua sendo por meio de uma senha segura e única.

Quando criar a sua conta no Google Drive, não se esqueça dessa informação. Será preciso criar credenciais de acesso que sejam, ao mesmo tempo, complexas e difíceis de decifrar.

Caso acredite que existe a possibilidade de perder suas senhas, nunca as anote num pedaço de papel e guarde por aí. Prefira o uso de um administrador de senhas.

10. Criptografar seus arquivos antes de enviá-los para o Google

Para proteger arquivos no Google Drive e impedir o acesso de pessoas não autorizadas, um recurso antigo é bastante válido até os dias de hoje. Trata-se da criptografia de pastas, que pode ser feita em ferramentas tão simples quanto o WinZip.

Assim, você garante que nem mesmo o Google terá acesso às informações mais valiosas para o seu negócio. Se acha que será difícil encriptar todos os seus arquivos, principalmente porque parte deles já está na nuvem, não se preocupe. Softwares como o CryptSync podem ajudar.

11. Fazer logoff da sua conta sempre

Quando terminar de usar a sua conta do Google, lembre-se de fazer logoff. Desconectar-se do seu perfil na ferramenta fará com que ninguém possa ganhar acesso aos seus dados caso um smartphone ou notebook seja extraviado.

Ao utilizar computadores compartilhados, essa regra é mais importante ainda. Caso as suas informações fiquem armazenadas ali, qualquer pessoa poderá ganhar acesso à sua conta, comprometendo gravemente a segurança do seu negócio.

12. Controlar o acesso aos seus apps

O Google permite que você tenha acesso a todos os aplicativos vinculados à sua conta e saiba onde e quando foram feitas as conexões. Utilize-se desse recurso para monitorar periodicamente as atividades na sua conta, fazendo logoff remoto de localizações suspeitas.

Basta ir até accounts.google.com, fazer login e clicar na aba “Segurança” para encontrar suas autorizações de aplicativos e sites.

Então, agora que você já sabe quais são as funcionalidades e o que fazer para proteger os seus arquivos do Google Drive, não deixe de colocar nossas dicas em prática e garanta uma maior segurança aos trabalhos da sua equipe. Proteger os arquivos no Google Drive, com as informações que você encontrou aqui, será a garantia de que eles não serão acessados por mais ninguém!

E, caso você esteja pensando em melhorar os resultados de sua empresa, saiba que esse é o momento certo para investir em tecnologia. Afinal, estamos vivendo em um mundo onde as inovações tecnológicas estão cada vez mais sendo necessárias para o sucesso dos negócios.

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