Google Formulários: tudo que você precisa saber

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Google Formulários: tudo que você precisa saber
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Google Formulários: tudo que você precisa saber

Saber o que pensam os seus colaboradores, clientes, fornecedores e seu público potencial pode ser mais fácil do que você imagina. O Google tem uma ferramenta que facilita o trabalho de criação de questionários e de pesquisas personalizadas e, depois, compila os resultados e os lança em uma planilha. Esse processo torna a análise dos dados simples e rápida.

O Google Formulários, ou Google Forms, é essa interessante ferramenta. Ele é uma das utilidades do Google Workspace, que nada mais é do que um sistema que possui uma série de soluções do Google que são voltadas para os negócios. Saiba que é possível fazer uma migração para o Google Workspace e ter à sua disposição soluções empresariais, educacionais e que também podem ser usadas em instituições públicas.

O Google Formulários é gratuito e faz parte do pacote do Google Drive, que permite aos usuários criar formulários e questionários digitais. Essa é uma opção muito versátil para aqueles que desejam saber a opinião das pessoas sobre determinado assunto. Se você está se perguntando como usar o Google formulários, aproveite as dicas que serão fornecidas neste conteúdo!

Motivos para usar o Google Formulários

Quando pensamos em criar uma pesquisa de satisfação ou de avaliação de desempenho, logo imaginamos perguntas de múltipla escolha, não é mesmo? Essa associação é muito comum, pois nos ambientes escolares essa é a dinâmica mais utilizada, seja em escolas ou nas faculdades.

No ramo empresarial, é possível criar perguntas por escala de 0 a 5 para insatisfeito, satisfeito ou muito satisfeito. Essa é uma opção que permite realizar as avaliações que vão gerar resultados positivos. Saiba que é possível fazer tudo isso no papel, mas como vivemos em uma era digital e tecnológica, é interessante analisar a proposta do Google Forms.

Ele vai possibilitar aos gestores fazer todo o procedimento de forma digital, de maneira simples e segura, sendo a melhor opção. Sem contar que, por meio dessa ferramenta, é possível agilizar a criação de questionários e compilar os seus resultados.

Portanto, o Google Formulários é um aplicativo baseado na web e que é utilizado para fazer questionários capazes de coletar dados dos usuários. Gerentes e líderes de empresas podem usar os formulários para realizar pesquisas ou registrar eventos.

Por ser um app usado pela internet, os formulários podem ser compartilhados com outras pessoas de qualquer lugar e a qualquer momento. É possível compartilhá-los por meio de:

  • link;
  • página da web;
  • artigo no site;
  • e-mail;
  • currents;
  • redes sociais, como Facebook e Twitter.

Os dados coletados ficam salvos e podem ser acessados de todos os lugares do mundo, basta ter acesso à Rede Mundial de Computadores e a um computador, notebook, celular ou outro dispositivo móvel que permita abrir os formulários.

Antigamente, a maioria das pessoas usava o SurveyMonkey e o SurveyLegend, mas, hoje em dia, como existe a possibilidade de utilizar o Google Forms, muitos já estão optando por essa ferramenta. Além de ser fácil de usar, o Google Formulários também é rápido e prático na hora de fazer a criação dos questionários e de responder as perguntas que foram elaboradas.

Situações em que vale a pena usar a ferramenta

Utilizar o Google Formulários é uma excelente opção, pois não existe nenhum custo adicional, e as informações podem ser reunidas em uma só planilha. Com ele é possível criar formulários personalizados, listas de presença, provas de conhecimentos em escolas ou empresas, votações, inscrições de treinamentos etc.

A simplicidade de criar um formulário para os tipos de atividades descritas acima é a mesma de quando você cria outro documento no Google Workspace. Veja abaixo um exemplo prático da criação de um formulário:

  • selecione um dos tipos de perguntas existentes;
  • arraste e solte para conseguir reordenar as perguntas;
  • personalize os valores ou perguntas.

Após criar o formulário, é possível enviar as pesquisas com uma aparência bem profissional para os clientes e os funcionários. Existe também a possibilidade de adicionar imagens, vídeos e lógica personalizada aos questionários. As pesquisas com aparência bonita auxiliam na comunicação com as pessoas e ajudam na coleta de dados valiosos.

Outro ponto interessante desse tipo de documento é que as respostas oferecem resumos automáticos e aparecem em tempo real. Além do mais, existe a possibilidade de acessar dados brutos e analisá-los com planilhas Google ou com softwares especializados no assunto.

Criação de questionário

Para criar um questionário, você deve ter em mente o que deseja saber com essa pesquisa. Após abrir o Google Forms, será possível escolher um nome para o seu questionário. Depois, você poderá selecionar uma descrição e optar pela opção que estiver disponível, sendo que entre elas estão:

  • resposta curta;
  • parágrafo;
  • múltipla escolha;
  • caixas de seleção;
  • upload de arquivo.

Você pode selecionar opções diferentes de questionários dentro do mesmo formulário, adicionar novas perguntas e assim sucessivamente, até montar todas as questões que deseja abordar. Quando estiver tudo pronto, basta selecionar a opção URL para gerar o link de compartilhamento e aguardar as pessoas responderem à sua pesquisa.

Tipos de perguntas

Para começar, você tem a liberdade de criar vários tipos de perguntas, com ou sem texto auxiliar, imagens, vídeos e gráficos. Você pode escolher entre respostas fechadas ou abertas, com opções únicas ou múltiplas e até com respostas por escala numérica.

Tudo pode ser personalizado com a mesma facilidade que se monta uma lista. Você escolhe o tipo de pergunta, depois há botões de adicionar itens (como as imagens e os vídeos), editar ou deletar. Também é possível escolher se as questões devem seguir um ordem preestabelecida ou aleatória.

Navegação do usuário

Outro aspecto que fica sob seu controle é a navegação do usuário pela pesquisa. Você pode deixar, a seu critério, uma ou várias perguntas por página. Para isso, basta ir ao menu e inserir “quebra de página” (page break).

Em uma questão de múltipla escolha, é possível levar o entrevistado a páginas diferentes, de acordo com a resposta. É só alterar o padrão do relatório de “continuar para a próxima página” (continue to next page) para “continuar para página com base na resposta” (go to page based on answer).

Acabamento

Uma grande vantagem de usar o Google Formulário é a aparência. Há a opção de escolher entre os temas existentes ou criar um próprio.

Com o layout personalizado, você pode incluir imagens no cabeçalho, como o logotipo da sua empresa. De qualquer forma, a pesquisa ou o questionário ficam com um aspecto bem profissional, o que transmite confiança aos clientes e aos parceiros de negócio!

Esse tipo de acabamento ajuda muito a obter respostas, pois os pesquisados sentem mais confiança para dar a sua opinião. Se você estiver trabalhando na elaboração da pesquisa em conjunto com outras pessoas, é possível convidá-las para editar online ao clicar em “adicione colaboradores”(add colaborators). Dessa forma, todos podem contribuir para que o formulário fique perfeito.

Adição de fotos

O recurso tem algumas opções de customização que permitem aos usuários mudar as cores, os temas e inserir imagens relacionadas ao assunto a ser abordado no questionário. As fotos permitem aos usuários experiências únicas e são capazes de dar uma ideia visual do produto ofertado pela empresa. É possível colocá-las no título das perguntas e inseri-las separadamente das questões.

Divulgação

Com o formulário criado, é possível enviá-lo para as pessoas e divulgar a marca por meio das questões montadas. Mas antes de enviar para os usuários, é possível verificar e confirmar se as configurações estão adequadas. Existe a possibilidade de limitar os destinatários a uma resposta, para que você possa ter apenas respostas úteis para o uso em sua empresa. Para realizar a limitação a uma única resposta, siga as instruções abaixo:

  • abra um arquivo no Google Formulários;
  • clique em configurações no canto superior direito;
  • marque limitar a uma resposta;
  • clique em salvar.

As pessoas terão que fazer um login na conta do Google para conseguir usar e fazer o preenchimento do formulário. Os nomes dos usuários não serão registrados, apenas os seus e-mails que aparecerão na planilha de respostas do formulário. Além disso, as pessoas poderão ter permissão para editar as suas respostas. Veja abaixo como fazer isso:

  • abra um documento no Google Formulários;
  • no canto direito, na parte de cima da tela, clique em configurações;
  • depois marque a caixa “Editar após o envio”;
  • não se esqueça de clicar em salvar.

Selecione a opção de mostrar um resumo das respostas feitas pelas pessoas para ter noção dos resultados de sua pesquisa. Depois de terem respondido ao formulário, os usuários podem acessar um link para conferir as suas respostas. Para isso, basta dar os seguintes comandos:

  • abra um arquivo no Google Formulários;
  • clique em configurações;
  • marque a opção “Ver gráficos de sumário e respostas de texto”.
  • após, clique em salvar.

Uma das melhores maneiras de divulgar a sua marca é enviando arquivos de formulários para as pessoas. Dessa forma, elas visualizarão suas perguntas, terão acesso ao conteúdo e sentirão mais vontade de conhecer a sua empresa, já que perceberão que você se importa com a opinião do público.

Respostas

Ao terminar de elaborar o questionário, você pode enviá-lo tanto por e-mail quanto pelas redes sociais, entre elas, o Facebook. Há a opção de mandar o link, mas também de mostrá-lo de forma direta em um site ou em um blog (use a “embed option”).

Pode-se permitir uma única resposta por pessoa ou várias. Ao terminar, o pesquisado pode ver um resumo de suas respostas — e, se você quiser, pode permitir que ele revise e edite antes de enviá-las.

Caso deseje, você também pode personalizar a mensagem na confirmação de envio. Após a elaboração e o envio do formulário, é possível ver as respostas de três formas. Os formatos podem ser:

  • resumo das respostas;
  • compilados em uma planilha Google;
  • arquivo do tipo CSV (comma-separated values) para fazer uma análise mais aprofundada dos dados em outro software.

As pessoas ficam mais confiantes ao saber que terão acesso às informações enviadas por meio do formulário. A qualquer momento elas poderão acessar as suas respostas e verificar o que responderam, podendo inclusive alterar as informações caso tenham mudado de opinião ao longo dos dias.

Formatação

Dentro do Google Forms, existe a possibilidade de formatar o texto para que ele não fique sem configuração. Pode-se colocar um texto ou palavra em negrito ou inserir um emoji no formulário. O ideal é colocar o texto no campo descrição, desse modo será mais fácil para formatar o conteúdo.

Após colar o texto ou digitar, abra a página www.boldtext.io e cole a informação do título desejado. O site vai oferecer opções de título em negrito ou a possibilidade de destacar as palavras em negrito e itálico. Escolha o modelo desejado, copie e cole dentro da caixa de texto do seu formulário.

Caso queira colocar um emoji, selecione o site www.getemoji.com, copie e cole a figurinha escolhida no local do texto que desejar. Clique no olho que fica no canto superior de sua tela e veja como ficou a formatação do seu texto. A leitura ficará bem amigável para todas as pessoas que acessarem a sua pesquisa.

Outra dica relevante é pegar um texto que já está formatado com marcações de numerações de parágrafos e printar, sendo que essa imagem poderá ser transformada em JPG. Depois, é só acessar e colar o conteúdo copiado no formulário. Essa é outra alternativa interessante de formatação do texto do Google Forms.

Ainda sobre a questão da formatação, saiba que existe a opção de editar ou excluir itens. Para que seja possível excluir uma pergunta ou imagem, basta clicar em cima dos itens:

  • pergunta ou imagem;
  • excluir.

Já para alterar uma seção, é preciso clicar em seção, cabeçalho de seção, mais e depois em excluir seção. Se você não quiser excluir, mas sim reorganizar, clique em reorganizar seção. Verifique se existe mais de uma seção e altere a ordem delas. É possível clicar em mover a seção e usar as setas para cima ou para baixo para conseguir reorganizá-las. Caso queira desfazer uma ação, siga as etapas abaixo:

  • no canto superior direito da tela, clique em mais;
  • depois, clique em desfazer.

Se ainda não estiver satisfeito com a formatação, ordene as perguntas e respostas de maneira aleatória. Elas podem aparecer em ordens diferentes para cada uma das pessoas que responderem ao questionário. Para que isso seja possível, é preciso verificar se cada endereço de e-mail foi digitado separadamente, e não para um grupo do Google.

Porém, se as perguntas foram planejadas em uma ordem específica, não ordene aleatoriamente para não acontecer de bagunçar as questões e obter respostas fora da lógica. Se decidir colocá-las de maneira aleatória, siga os passos abaixo:

  • clique em configurações na parte superior da tela;
  • depois clique em apresentação;
  • finalize selecionando a opção embaralhar a ordem das perguntas.

Se desejar, será possível não só embaralhar a ordem das perguntas, mas também embaralhar a ordem das opções de resposta. Isso pode ser aplicado para questões de múltipla escolha, caixa de seleção ou lista suspensa. Basta seguir os seguintes passos:

  • clique na pergunta desejada;
  • selecione mais;
  • ordene as opções aleatoriamente.

Dessa forma, as respostas e perguntas serão embaralhadas e será mais difícil uma pessoa fazer uma cópia das respostas de outra. Também é possível alterar as configurações padrão. Para isso, é preciso seguir as etapas listadas abaixo:

  • abra um arquivo no Google Formulários;
  • no canto superior da tela, clique em mais;
  • em seguida, clique em preferências.

A configuração que você ativar será o padrão para qualquer novo formulário que for fazer. Por essa razão, esteja atento e selecione aquilo que realmente deseja para colocar nos padrões de seu formulário. Outra alternativa é selecionar a opção excluir e editar itens para alterar as perguntas, o cabeçalho ou a descrição. Depois, é só clicar no texto que deseja modificar e realizar a mudança.

Principais perguntas que as pessoas fazem sobre os formulários

Em geral, as pessoas, inclusive os gestores e os funcionários, ficam com muitas dúvidas com relação aos formulários. Veja alguns dos questionamentos mais frequentes.

As pessoas que vão receber os formulários precisam ter uma conta do Google para responder aos questionários?

A resposta para essa pergunta é não, pois todos os interessados poderão participar.

Um formulário pode ser restrito apenas ao uso da minha empresa?

A resposta para esse questionamento é sim, as configurações de compartilhamento permitem isso.

Os formulários do Google Forms podem receber um número grande de respostas?

Com certeza, tendo em vista que os formulários podem armazenar uma enorme quantidade de dados.

Com essas dicas de formatação, o seu formulário do Google vai ser bem-sucedido. Portanto, fique atento aos detalhes, pois são eles que tornam a experiência dos usuários inesquecível. Consequentemente, todos vão se lembrar da sua empresa de maneira positiva e procurar os seus serviços ou produtos.

Agora que você já sabe como usar o Google Formulários e quais são as peculiaridades dessa poderosa ferramenta de gestão, não perca tempo e comece a incorporar o uso desses questionários em sua empresa. Com o uso dessa solução, o sucesso do seu negócio estará garantido, e você conquistará mais clientes fiéis à sua marca.

Por fim, destacamos também que existem outras ferramentas do Google que podem ser utilizadas em seu dia a dia empresarial. Entre elas estão o Google Apps Script, o Google Cloud e o Google Meet. Essas são soluções poderosas que podem ser usadas em sua empresa, de modo que ela aproveite todas as melhores opções da tecnologia.

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