Ir para o site
  • Google Drive

Google Formulários: confira tudo sobre essa ferramenta!

  • Por: SantoDigital
  • jul 21, 2022
  • 11 minutos

O Google Formulários facilita o trabalho de criação de questionários e pesquisas personalizadas. A ferramenta compila os resultados em uma planilha, tornando a análise dos dados simples e rápida.

Como vivemos na era da informação, as empresas estão embasando decisões e traçando planos com base fundamentadas em dados. Por isso, ter acesso ao que pensam os colaboradores, clientes, fornecedores e público em potencial é ouro para o desenvolvimento de soluções, produtos e campanhas efetivas, personalizadas e relevantes.

Assim, descobrir todas essas informações pode ser mais fácil do que você imagina com ferramentas de questionário otimizadas, como o Google Formulários.

O Google Forms, como é chamado em inglês, é um dos serviços do Google Workspace, sistema que conta com uma série de ferramentas do Google voltadas aos negócios.

Desse modo, saiba que é possível fazer uma migração para o Google Workspace e ter à sua disposição soluções empresariais, educacionais e que podem ser usadas em instituições públicas.

Se você está se perguntando como usar o Google Formulários, como ele funciona e suas vantagens, continue a leitura e aproveite as dicas que daremos neste conteúdo!

O que é o Google Formulários?

O Google Formulários é uma ferramenta de pesquisa gratuita. Ele faz parte do pacote do Google Drive, que permite aos usuários criar formulários e questionários digitais. Trata-se de uma opção versátil para aqueles que desejam saber a opinião das pessoas sobre determinado assunto.

Pelo aplicativo, o usuário pode criar os formulários, tendo acesso a uma variedade de tipos de questões, entre elas, múltipla escolha ou dissertativas.

Existe, inclusive, a possibilidade de tornar as questões obrigatórias, o que significa que o respondente poderá seguir adiante com o formulário apenas se deixar uma resposta. Após a criação, é possível:

  • divulgar;
  • compartilhar;
  • verificar as respostas;
  • analisar dados de resultados diretamente na plataforma.

Nesse contexto, os formulários Google são usados para diversas atividades, como:

  • captação de leads;
  • processo de inscrição;
  • cadastro em newsletters;
  • material na sala de aula;
  • pesquisas internas ou externas.

Atualmente, é comum que professores e professoras criem exercícios ou testes e os apliquem via formulário digital, que os estudantes podem, inclusive, completar durante a aula pelo celular.

Dessa maneira, o uso do Google Formulários na educação contribui para facilitar a correção, pois o docente pode deixar respostas pré-programadas — ou permitir que alunos visualizem as respostas após o envio.

Como usar o Google Forms?

A partir dessa definição, pode-se dizer que o céu é o limite para os usos dessa ferramenta tão versátil. A seguir, vamos conhecer detalhadamente suas funcionalidades e como você pode usá-las.

Criação de questionário

Para criar um questionário, você deve ter em mente o que deseja descobrir com essa pesquisa. Após abrir o Google Forms, será possível escolher um nome para o questionário.

Depois, você poderá selecionar uma descrição e optar pela opção que estiver disponível, entre elas estão:

  • resposta curta;
  • parágrafo;
  • múltipla escolha;
  • caixas de seleção;
  • upload de arquivo.

Você pode selecionar opções diferentes de questionários dentro do mesmo formulário, adicionar novas perguntas e assim sucessivamente, até montar todas as questões que deseja abordar. Quando estiver tudo pronto, basta selecionar a opção URL para gerar o link de compartilhamento e aguardar as pessoas responderem à sua pesquisa.

Tipos de perguntas

Você tem a liberdade de criar vários tipos de perguntas, com ou sem texto auxiliar, imagens, vídeos e gráficos. Além disso, é possível escolher entre respostas fechadas ou abertas, com opções únicas ou múltiplas e até com respostas por escala numérica.

Tudo pode ser personalizado com a mesma facilidade que se monta uma lista. Você escolhe o tipo de pergunta, depois pode selecionar botões de adicionar itens (como as imagens e os vídeos), editar ou deletar. Além disso, pode-se optar por organizar as questões em uma ordem preestabelecida ou aleatória.

Navegação do usuário

Outro aspecto que fica sob seu controle é a navegação do usuário pela pesquisa. Você pode deixar, a seu critério, uma ou várias perguntas por página. Para isso, basta ir ao menu e inserir “Quebra de página” (Page break).

Ainda, em uma questão de múltipla escolha, é possível levar o entrevistado a páginas diferentes, de acordo com a resposta. É só alterar o padrão do relatório de “Continuar para a próxima página” (Continue to next page) para “Continuar para página com base na resposta” (Go to page based on answer).

Layout

Uma grande vantagem de usar o Google Formulário é a possibilidade de modificar sua aparência. Existe a opção de escolher entre os temas existentes ou criar um próprio.

Com a alternativa de layout personalizado, você pode incluir imagens no cabeçalho, como o logotipo da sua empresa. Dessa forma, a pesquisa, ou o questionário, ficam com aspecto profissional, o que transmite confiança aos clientes e parceiros de negócio.

Esse tipo de acabamento pode ajudar a obter mais respostas, já que é possível que os pesquisados sintam mais segurança para darem a sua opinião.

Além disso, se você estiver trabalhando na elaboração da pesquisa em conjunto com outras pessoas, é possível convidá-las para editar on-line ao clicar em “Adicione colaboradores” (Add collaborators). Dessa forma, todos podem contribuir de modo que o formulário fique conforme as expectativas.

Adição de fotos

A ferramenta tem algumas opções de customização que permitem aos usuários mudar as cores, os temas e inserir imagens relacionadas ao assunto que será abordado no questionário.

Em relação às fotos, tratam-se de recursos que permitem aos usuários experiências únicas e conseguem passar uma ideia visual do produto ofertado pela empresa. É possível colocá-las no título das perguntas ou inseri-las separadamente das questões.

Formatação

Dentro do Google Forms, é possível formatar o texto para que ele não fique sem configuração. Pode-se, por exemplo, colocar palavras ou trechos em negrito, ou inserir emojis. O ideal é inserir a parte escrita no campo descrição, de modo a facilitar a formatação do conteúdo.

Outra dica relevante é pegar um texto que já está formatado com marcações de numeração de parágrafos e fazer uma captura de tela — a imagem poderá ser transformada em JPG. Depois, é só acessar e colar o conteúdo copiado no formulário. 

Ainda sobre a questão da formatação no Google Forms, saiba que existe a opção de editar ou excluir itens. Para deletar uma pergunta ou imagem, basta clicar nos itens:

  • “Pergunta ou imagem”;
  • “Excluir”.

Já para alterar uma seção, é preciso clicar em “Seção”, “Cabeçalho de seção”, “Mais” e depois em “Excluir seção”. Se você não quiser excluir, mas sim reorganizar, clique em “Reorganizar seção”.

Havendo mais de uma seção, é possível alterar a ordem delas. Você pode clicar em “Mover a seção” e usar as setas para cima ou para baixo de modo a reorganizá-las. Caso queira desfazer uma ação, siga as etapas abaixo:

  • no canto superior direito da tela, clique em “Mais”;
  • clique em “Desfazer”.

Se ainda não estiver satisfeito com a formatação, é possível dispor as perguntas e respostas de maneira aleatória. Assim, elas podem aparecer em ordens diferentes para cada uma das pessoas que responderem ao questionário. Para isso, é preciso verificar se cada endereço de e-mail foi digitado separadamente, e não para um grupo do Google.

Porém, se as perguntas foram planejadas em uma ordem específica, não ordene aleatoriamente para não acontecer de bagunçar as questões e obter respostas fora da lógica. No entanto, se decidir colocá-las de maneira aleatória, siga os passos abaixo:

  • clique em “Configurações” na parte superior da tela;
  • selecione “Apresentação”;
  • escolha a opção “Embaralhar a ordem das perguntas”.

Se desejar, será possível não só embaralhar a ordem das perguntas, mas também alterar a organização das opções de resposta. Isso pode ser aplicado em questões de múltipla escolha, caixa de seleção ou lista suspensa. Basta seguir os seguintes passos:

  • clique na pergunta desejada;
  • selecione “Mais”;
  • ordene as opções aleatoriamente.

Dessa forma, as respostas e perguntas serão embaralhadas, tornando difícil uma pessoa fazer uma cópia das respostas de outra.

Também, é possível alterar as configurações padrão. Para isso, é preciso seguir as etapas listadas abaixo:

  • abra um arquivo no Google Formulários;
  • no canto superior da tela, clique em “Mais”;
  • selecione “Preferências”.

Assim, a configuração que você ativar será o modelo para qualquer novo formulário. Por essa razão, se atente e selecione o que realmente deseja colocar nos padrões de seu formulário.

Outro caminho é selecionar a opção “Excluir e editar itens” para alterar as perguntas, o cabeçalho ou a descrição. Depois, é só clicar no texto que deseja modificar e realizar a mudança.

Ajuste de configurações

Com o formulário criado, é possível enviá-lo para as pessoas e promover a marca por meio das questões montadas. Antes de divulgar aos usuários, é possível verificar e confirmar se as configurações estão adequadas.

Existe a possibilidade de limitar os destinatários a uma resposta, de modo que você obtenha apenas respostas úteis para o uso em sua empresa. Dessa maneira, você impede que a mesma pessoa envie múltiplas respostas, o que pode atrapalhar nos resultados de uma pesquisa.

Para realizar a limitação a uma única resposta, siga as instruções abaixo:

  • abra um arquivo no Google Formulários;
  • clique em “Configurações” no canto superior direito;
  • marque “Limitar a uma resposta”;
  • clique em “Salvar”.

Além disso, atualmente, qualquer pessoa pode responder um formulário Google, ou seja, não é necessário ter uma conta. Tal possibilidade pode ser interessante de modo a atingir mais pessoas e, logo, conseguir mais dados.

Para liberar o acesso a todos — o que permite que qualquer usuário, independentemente da sua conta de e-mail, possa abrir e responder o arquivo —, faça o seguinte: em “Configurações”, na parte “É necessário fazer login”, desmarque a opção “Restringir usuários”.

Na mesma aba de Configurações, você pode escolher:

  • coletar endereços de e-mail (os nomes dos usuários não serão registrados, apenas seus e-mails aparecerão na planilha de respostas do formulário);
  • permitir que usuários possam editar as respostas após envio.

Ainda, ao selecionar a opção de “Mostrar um resumo das respostas recebidas”, você pode ter noção dos resultados da pesquisa de forma prática.

Após terem respondido ao formulário, é possível dar aos usuários a opção de acessar um link para conferir suas respostas. Dessa forma, basta acompanhar os seguintes comandos:

  • abra um arquivo no Google Formulários;
  • selecione “Configurações”;
  • marque a opção “Ver gráficos de sumário e respostas de texto”.
  • clique em “Salvar”.

Divulgação e análise de dados

Ao terminar de elaborar o questionário, você pode enviá-lo tanto por e-mail quanto pelas redes sociais, entre elas, o Facebook.

Por serem um serviço on-line, os formulários Google podem ser compartilhados com outras pessoas de qualquer lugar e a qualquer momento. É possível compartilhá-los por meio de:

  • link;
  • e-mail;
  • currents;
  • artigo no site;
  • página da web;
  • redes sociais, como Facebook e Twitter.

Os dados coletados ficam salvos e podem ser vistos de todos os lugares do mundo, basta ter acesso à internet e a um computador, notebook, celular ou outro dispositivo móvel que permita abrir os formulários.

Com o Google Formulários, pode-se permitir uma única resposta por pessoa ou várias. Ao terminar, o respondente pode ver um resumo das suas respostas — e, se você quiser, pode permitir que ele revise e edite antes de enviá-las.

Caso deseje, você pode personalizar a mensagem na confirmação de envio. Após a elaboração e o envio do formulário, é possível ver as respostas de três formas. Os formatos podem ser:

  • resumo das respostas;
  • compilados em uma planilha Google;
  • arquivo do tipo CSV (comma-separated values) para fazer uma análise aprofundada dos dados em outro software.

As pessoas ficam mais confiantes ao saber que terão acesso às informações enviadas no formulário. Com isso, existe a opção de deixá-las acessar a qualquer momento suas respostas e verificar o que responderam, podendo, inclusive, alterar as informações caso tenham mudado de opinião ao longo dos dias.

Quais são as principais vantagens do Google Formulários para empresas?

Utilizar o Google Formulários é uma excelente opção, pois não existe custo adicional e as informações podem ser reunidas em uma só planilha.

Com ele, é possível criar:

  • votações;
  • listas de presença;
  • inscrições de treinamentos;
  • formulários personalizados;
  • provas de conhecimentos em escolas ou empresas etc.

Além disso, uma das melhores maneiras de divulgar sua marca é enviando arquivos de formulários às pessoas. Dessa forma, elas visualizarão as perguntas, terão acesso ao conteúdo e sentirão mais vontade de conhecer a sua empresa, já que perceberão que você se importa com a opinião do público.

Nesse contexto, confira, a seguir, os principais benefícios dessa ferramenta para empresas.

Intuitivo e versátil

O Google Formulários é tão simples e prático de usar como qualquer outro recurso do Google Workspace. Isso significa que sua equipe saberá criar questionários com ele sem necessitar de suporte ou treinamento.

Além disso, a ferramenta se destaca no quesito versatilidade. Uma pesquisa de satisfação ou de avaliação de desempenho, por exemplo, podem ter um layout diferenciado, serem mais longas ou curtas — é possível ser criativo e investir em diferentes formatos.

Existe ainda a alternativa de criar perguntas por escala de 0 a 5, correspondendo a insatisfeito, satisfeito ou muito satisfeito. Para o ramo empresarial, essa é uma opção que permite realizar as avaliações que vão gerar resultados positivos.

Automatização de pesquisas

Apesar dos tradicionais formulários no papel, na era digital e tecnológica em que vivemos, é interessante analisar a proposta do Google Forms.

Ele possibilita que os gestores falam todo o procedimento digitalmente, de maneira simples e segura, representando uma opção prática. Sem contar que, por meio dessa ferramenta, é possível agilizar a criação de questionários e compilar seus resultados.

Acessibilidade

O Google Formulários permite a criação de questionários on-line, leves e com ótima responsividade, ou seja, que se adaptam bem a diferentes telas. Por serem leves, baixam de forma rápida em celulares e tablets, oferecendo uma experiência confortável e positiva ao respondente.

Isso é um fator que faz diferença na hora de convidar clientes para responder um formulário. Atualmente, cuidar da experiência do usuário é não somente um diferencial, mas um detalhe crucial para o sucesso.

Dessa forma, empresas têm a chance de receber um número superior de respondentes adotando um recurso rápido e prático. Com o Google Forms, as pessoas podem responder em qualquer lugar, a qualquer hora e em poucos cliques.

Preservação do anonimato

O Google Formulários é uma ferramenta segura e conhecida pelo público. Com isso, um fator que estimula o aumento do número de respostas é saber que os dados permanecerão anônimos.

No caso de pesquisas internas, por exemplo, isso é relevante, visto que muitos colaboradores podem ter medo de se expor ou não serem honestos com receio de serem identificados. Para clientes, essa funcionalidade também é importante de modo a passar transparência e reforçar a proteção de dados.

Integração do Google Formulários com outras ferramentas

O Google Formulários é um produto integrado ao Google Drive e a outras ferramentas do Google Workspace. Ou seja, se uma empresa trabalha com o pacote Google em todos os setores, isso significa que fica mais fácil compartilhar informações simultaneamente e integrar processos.

Nesse sentido, os dados provenientes das respostas dos formulários podem ser compartilhados em poucos cliques. Logo, as informações nas planilhas, além de ficarem salvas no Drive automaticamente, podem ser transportadas para outros documentos Google, como Slides ou até mesmo para outra planilha.

Isso aprimora a colaboração e a produtividade, uma vez que todas as ferramentas necessárias estão concentradas em um mesmo lugar. Os resultados da pesquisa ficam no Drive, que podem ser analisados por diversos departamentos, como vendas e marketing.

Como mencionado, a função “Adicionar colaboradores” permite que outras pessoas do time possam acessar os dados, editá-los e trocar informações sobre a pesquisa diretamente na plataforma.

Coleta e análise de dados em tempo real

Como visto, o Google Formulários é um aplicativo baseado na web, utilizado na criação de questionários capazes de coletar dados dos usuários. Gerentes e líderes de empresas podem usar os formulários para realizar pesquisas ou registrar eventos.

Outro ponto interessante desse tipo de documento é que as respostas oferecem resumos automáticos e aparecem em tempo real. Além disso, existe a possibilidade de acessar dados brutos e analisá-los com planilhas Google. A ferramenta também apresenta dados compilados em gráficos simples, dispensando o uso de softwares específicos.

Envio de alertas por e-mail

Se você criou um formulário urgente direcionado a poucas pessoas ou quer controlar de perto o processo, é possível pedir que o Google Formulários notifique por e-mail toda vez que uma nova resposta for submetida.

Dessa maneira, você não precisa entrar na plataforma e checar manualmente se os usuários responderam. Para receber as notificações, siga as orientações:

  • no topo do formulário, selecione a aba “Respostas”;
  • permaneça na aba e clique nos três pontos que ficam d=ao lado direito na barra de ferramentas (ao lado do botão de enviar);
  • um menu suspenso surgirá com algumas opções. Clique em “Receber notificações de cada nova resposta por e-mail”.

Perceba que você pode, nesse menu, fazer download das respostas e até mesmo imprimi-las.

Caso espere o recebimento de um volume grande de respostas, vale a pena redirecionar esses alertas para um endereço de e-mail específico e, assim, não lotar sua caixa de entrada principal.

Com essas dicas, o seu formulário do Google será bem-sucedido. Assim, se atente aos detalhes, pois são eles que tornam a experiência dos usuários inesquecível. Dessa forma, todos vão se lembrar da sua empresa de maneira positiva e procurar seus serviços ou produtos.

Agora que você já sabe como usar o Google Formulários e quais são as peculiaridades dessa poderosa ferramenta de gestão, não perca tempo e comece a incorporar o uso desses questionários em sua empresa.

Com o uso dessa solução, você terá a chance de impulsionar seu negócio e conquistar clientes fiéis à sua marca.

Por fim, destacamos que existem outras ferramentas do Google que podem ser usadas em seu dia a dia empresarial. Entre elas estão o Gmail, o Google Agenda e o Google Meet. Essas são soluções poderosas que podem ser utilizadas em sua empresa, de modo a aproveitar as melhores opções da tecnologia.

Gostou de conhecer mais sobre a ferramenta Google Formulários e todo o seu potencial para os negócios? Aproveite e confira as soluções da SantoDigital para o Google Workspace de modo a acelerar a transformação digital da sua empresa!

Compartilhe esse artigo

Conteúdos relacionados

Newsletter Newsletter

Fique por dentro

Com a newsletter da SantoDigital, você estará sempre um passo à frente, pronto para elevar seu negócio com o poder da inovação digital.

Inscrição realizada com sucesso.