O uso de planilhas é uma das atividades mais tradicionais no dia-a-dia de uma empresa, independentemente do seu tamanho ou segmento.

Com a expansão das tecnologias, abriu-se um universo de possibilidades para otimizar a performance de análise de dados nesse tipo de documento. Por isso, conhecer sobre as funções Google Sheets é tão necessário e merece sua atenção.

Vem entender melhor sobre o assunto neste post!

O que é o Google Planilhas?

O Google Sheets e Google Planilhas é um aplicativo baseado em nuvem, que visa principalmente permitir a criação e formatação de arquivos em forma de planilha.

É uma solução que faz parte do conjunto de aplicativos do Google Workspace (GWS), e pode contribuir bastante com a organização e análise de dados da sua empresa.

Quais as principais funções e recursos do Google Sheets?

Trata-se de uma ferramenta relativamente fácil de usar, mas conhecer algumas de suas funções pode ser o segredo para tornar essa experiência realmente bem-sucedida.

Confira, a seguir, as principais funções do Google Planilhas para acrescentar na sua rotina de trabalho.

Atalhos e comandos

O uso de atalhos e comandos é uma alternativa interessante para tornar a sua experiência com o Google Planilhas ainda mais eficiente. A ferramenta tem muitos atalhos de teclado para navegar, formatar e aplicar fórmulas.

Para isso, é possível conferir a lista de comandos que o Planilhas oferece apertando “Ctrl + /”, nos dispositivos Windows ou Chrome OS, e “⌘ + /” no Mac OS.

Se você deseja adicionar a data, por exemplo, use Ctrl ou Cmd e a tecla de ponto e vírgula. Já para configurar a hora, o atalho é Ctrl ou Cmd + Shift e a tecla de ponto e vírgula. Outros atalhos que podem ser usados são:

• Ctrl + Home para ir para o início da página;
• Home para ir ao início da linha;
• Ctrl + End para ir ao fim da página;
• End para ir para o fim da linha;
• Ctrl-Shift-1 para formatar como decimal;
• Ctrl-Shift-2 para formatar como hora;
• Ctrl-Shift-3 para formatar como data;
• Ctrl-Shift-4 para formatar como moeda;
• Ctrl-Shift-5 para formatar como porcentagem, entre outros.

Formatação condicional

A formatação condicional permite que o usuário personalize sua planilha utilizando uma escala de cores, também conhecida como mapa de calor.

O intuito é facilitar a leitura e análise de dados, chamando a atenção para dados relevantes da planilha. O caminho também é simples: selecione as células de uma coluna ou linha e clique no menu Formatar > Formatação condicional e preencha suas preferências.

Padronização das cédulas

Quer deixar o seu documento padronizado? Saiba que existem funções Google Sheets para aplicar um conjunto completo de formatação de uma célula em outras células que você desejar, sem a necessidade de editá-las individualmente.

Isso pode ser feito com os seguintes passos: clique na célula com a formatação que deseja copiar. Depois, no lado esquerdo da barra de ferramentas, clique no ícone do “rolo de pintura” e selecione a célula que você pretende formatar.

Tamanho, estilo, cor da fonte, exatamente todas as características são transferidas.

Filtros

Na construção de uma planilha, é comum que os alguns dados sejam incluídos de forma aleatória, conforme eles vão surgindo ou diante da necessidade de adicioná-los ao documento.

Contudo, é interessante que no processo de leitura eles sejam organizados estrategicamente, garantindo que as informações possam ser analisadas de maneira mais lógica e eficiente.

O Google Sheets incluiu uma função muito útil para ajudar nessa questão: os filtros. Assim, os usuários conseguem separar os dados desejados pela ordem alfabética, pelos valores, pela cor ou pela condição.

É só clicar no menu “Dados”, na sequência em “Criar um filtro” e escolher o tipo de filtro para a coluna acompanhar esse padrão.

Integração com o Google Formulários

Quem nunca preencheu ou conhece alguém que preencha planilhas manualmente? Saiba que nem sempre é necessário ter todo esse trabalho.

Graças às funções do Google Planilhas, os dados presentes em um Google Forms, por exemplo, podem ser incluídos em uma planilha de forma automática.

Clique em Insert > Form. Um formulário Google será aberto em uma nova aba, para você criar seu documento normalmente. Então, uma aba na planilha é criada com as informações do seu formulário.

Proteger informações

Para garantir a segurança das informações, sobretudo quando existem várias pessoas com acesso ao documento, Google Sheets permite bloquear intervalos de células ou páginas inteiras de dados.

Caso esse seja o seu interesse, selecione o intervalo de células que deseja ocultar, clique com botão direito e vá até a opção “proteger intervalo“.

O próximo passo é escolher entre as opções “mostrar um aviso ao editar neste intervalo” ou “restringir quem pode editar este intervalo”.

Tradução de textos

Outro recurso que muita gente desconhece no Google Sheets é a sua capacidade de integração com o Google tradutor. Isto é, você consegue traduzir o texto que quiser na planilha com o auxílio dessa aplicação automatizada.

Para ativar a funcionalidade, digite: =GOOGLETRANSLATE (“frase no idioma atual”, “idioma atual”, “idioma para qual o texto deve ser traduzido”). Por exemplo, =GOOGLETRANSLATE (“Bom Dia”, “pt”, “en”).

Fórmulas

Dentre as funções do Google Planilhas que merecem destaque, vale esclarecer que as fórmulas podem facilitar, e muito, o seu trabalho dentro do aplicativo. Para conhecer essas possibilidades, digite o sinal de igual e um parênteses na célula em branco: “=(”.

Colaboração em tempo real

Por ser uma solução baseada na tecnologia em nuvem, as atualizações nos arquivos no Google Sheets são salvas automaticamente, bastando ter acesso a uma rede de internet.

Isso significa que os profissionais podem colaborar e em tempo real, mesmo que estejam trabalhando em locais distintos.

Para tanto, o criador do documento deve conceder permissão para pessoas específicas, ou admitir que quem estiver com o link do documento faça edições.

Transferir dados para outra planilha

Para que o seus usuários fiquem livres de copiar e colar informação de um arquivo para outro, o Google Sheets também disponibiliza a função de transferência de dados automática, chamada IMPORTRANGE.

A integração entre planilhas é feita a partir do comando =IMPORTRANGE (URL da planilha desejada, “ referência de aba e celula”).

Como a SantoDigital e suas soluções em GWS podem ajudar?

As tecnologias garantem inúmeras facilidades para a rotina corporativa. Por agregar diferentes funcionalidades em um único ambiente, o Google Workspace é um excelente aliado no aprimoramento da colaboração e produtividade em todas as áreas da empresa.

Videoconferências, e-mails, agenda, planilhas, a ferramenta oferece um leque de soluções em nuvem para tarefas burocráticas do dia a dia, reduzindo a necessidade de uma infraestrutura de TI complexa e investimento em softwares e equipamentos.

A SantoDigital pode ajudar sua empresa na implementação e migração de operações para o Google Workspace. Somos uma das principais parceiras do Google na América Latina, e temos a missão de contribuir para inovação e melhoria de performance de cada cliente.

Mais do que fornecer tecnologias, a Santo se preocupa em oferecer serviços de consultoria, que fazem toda a diferença no planejamento e execução de ferramentas sob medida.

Dominar as funções Google Sheets é um passo importante para que você consiga usufruir de todos os benefícios desta solução, com o máximo de eficiência.

Assim os usuários economizam tempo, as análises de dados se tornam mais precisas e com menos exposição a falhas do que uma estrutura baseada em preenchimentos manuais.

Viu como o Google Sheets pode ir além das suas expectativas? Para otimizar o uso dessa tecnologia conheça as soluções em GWS da SantoDigital!