O uso de planilhas nas empresas durante a elaboração de relatórios e compilação de dados é fundamental para o compartilhamento dessas informações. Nesse sentido, as Planilhas Google podem ajudar a trazer mais organização e facilidade a todos os colaboradores que precisam lidar com essa ferramenta diariamente.

Por isso, neste artigo vamos explorar em detalhes o que são as Planilhas Google, seus recursos, como utilizá-las e as vantagens que elas podem trazer para o seu negócio. Continue a leitura!

O que são as Planilhas Google?

As Planilhas Google, também conhecidas pelo nome original Google Sheets, são uma aplicação baseada em nuvem que permite criar, editar e compartilhar planilhas online. Dessa forma, oferecem uma alternativa inteligente às tradicionais planilhas de desktop, como o Excel da Microsoft.

Por serem gerenciadas e armazenadas na nuvem as Planilhas Google podem ser acessadas por meio do Google Drive. Por esse motivo, estão sempre disponíveis para uso em um navegador ou aplicativo mobile em dispositivos com conexão de internet.

Assim como o Excel, as Planilhas Google oferecem diversas funcionalidades e métodos de criação, desde fórmulas básicas de cálculo até as mais avançadas, sendo um excelente recurso para criação de controles financeiros e informações do cliente, por exemplo.

Ademais, vale ressaltar que essa ferramenta tem duas versões: gratuita e paga.

Na versão gratuita, temos o Sheets para uso pessoal, que permite acesso a todas as funcionalidades, além do compartilhamento com outras pessoas.

Já na versão para empresas, disponível no Google Workspace, os preços variam entre R$ 24,30 e R$ 112 por mês, dependendo do plano.

Quais são as diferenças das Planilhas Google entre gratuitas e pagas?

Como vimos, o Google Sheets pode ser utilizado tanto em uma versão gratuita quanto em uma paga, por meio do Google Workspace. Sendo assim, existem algumas diferenças entre essas versões e entendê-las é importante para que você possa escolher a melhor opção para o seu negócio.

Nesse sentido, as principais diferenças entre essas versões das Planilhas Google são:

Armazenamento

A versão gratuita do Google Sheets oferece 15 GB de armazenamento gratuito no Google Drive, compartilhado entre todos os serviços do Google, como Gmail e Google Photos. Já a versão paga, chamada de Google One, oferece diferentes planos com opções de armazenamento extra, que podem variar de 100 GB a vários terabytes.

Colaboração Avançada

A versão gratuita permite que você compartilhe uma planilha com outras pessoas e trabalhe em tempo real. No entanto, a versão paga oferece recursos avançados de colaboração, como permissões mais detalhadas, a possibilidade de restringir o acesso a determinadas células e a capacidade de acompanhar as alterações feitas por cada colaborador.

Recursos Avançados

A versão paga das Planilhas Google oferece recursos adicionais em relação à versão gratuita. Alguns desses recursos incluem a possibilidade de criar macros personalizadas para automatizar tarefas, a integração com o BigQuery para análise avançada de dados e acesso a recursos de aprendizado de máquina e inteligência artificial, como a API do Google Sheets.

Suporte Técnico

Enquanto a versão gratuita do Google Sheets oferece suporte por meio de fóruns e comunidades online, a versão paga oferece suporte técnico prioritário por telefone, chat ou e-mail. Isso pode ser crucial para empresas que precisam de assistência rápida e especializada.

Desempenho e confiabilidade

A versão paga do Google Sheets geralmente oferece um desempenho e confiabilidade superiores em comparação com a versão gratuita. Isso pode ser importante para empresas que dependem intensamente das planilhas para suas operações diárias.

Essas são apenas algumas das diferenças entre as versões gratuita e paga do Google Sheets. Antes de decidir qual versão utilizar, é importante avaliar as necessidades específicas do seu negócio e considerar os recursos adicionais e o suporte técnico oferecido pela versão paga.

Quais são os recursos presentes nas Planilhas Google?

Aplicação de filtros

Essa função permite que apenas os dados selecionados apareçam para o usuário, não sendo necessário olhar a planilha na totalidade, É bastante útil, principalmente, quando existem muitas colunas e linhas.

Em suma, a filtragem de dados reduz as chances de erro e permite acesso rápido às informações.

Modelos pré-formatados

Outra aplicação disponível na ferramenta fica por conta dos modelos pré-formatados caso você não tenha experiência na criação de planilhas.

Dessa forma, o sistema oferece diversas opções de modelos prontos para você escolher e personalizar conforme as suas necessidades.

Por fim, ao selecionar a planilha ideal para o tipo de tarefa a ser realizada, basta seguir as dicas de uso e começar a trabalhar.

Bloqueio de células específicas

Nas planilhas Google, é possível que o usuário bloqueie intervalos específicos para que nenhuma outra pessoa possa modificá-los. Dessa forma, você garante a segurança dos dados que não podem ser modificados, mas ainda permite que os colaboradores acessem algumas informações.

Para isso, acesse o menu de ferramentas e selecione a opção de proteger página. Depois, selecione na planilha a página ou o intervalo a ser bloqueado.

Função “explorar”

O botão explorar ativa a inteligência artificial do Google em busca de tendências, gráficos e visualizações personalizáveis. Então, na prática, você pode obter ideias a partir dos dados armazenados na planilha.

Transferir dados de formulários e pesquisas para as Planilhas Google

Em síntese, essa função permite que todos os dados obtidos com a criação de formulários e pesquisas possam ser convertidos em planilhas. Isso colabora para otimizar seu tempo, já que não precisará copiar e colar uma informação de cada vez antes de efetuar as análises.

Recuperar histórico de revisões

Ao usar as planilhas do Google, é possível checar todas as modificações realizadas pelos colaboradores ao longo do tempo, e permite conferir quem foram as pessoas responsáveis pelas alterações.

Além disso, existe a opção de recuperar versões antigas, sendo útil no caso de um usuário ter preenchido informações incorretas na versão atual.

Criação de gráficos

A criação de gráficos é um dos melhores recursos disponíveis nas Planilhas Google. O sistema permite criar gráficos automaticamente a partir dos dados inseridos na planilha, o que contribui para uma melhor análise de informações.

Como usar as Planilhas Google?

Confira, a seguir, o guia básico que preparamos para te ajudar a utilizar o Google Sheets.

1. Acesse o Google Sheets

Primeiramente, acesse as Planilhas Google clicando aqui.

2. Crie uma planilha

Utilize os modelos pré-formatados ou crie uma planilha do zero.

3. Faça edições e formatações

Realize todas as alterações necessárias na sua planilha, inserindo colunas, linhas e preenchendo todos os dados.

É possível adicionar diferentes cores, fontes e tamanhos de letra em cada intervalo. Você também pode criar pastas para os setores da empresa e armazenar as planilhas nelas.

4. Utilize fórmulas e recursos

As Planilhas Google oferecem fórmulas que podem ser aplicadas aos dados e a diferentes recursos, como a possibilidade de criar gráficos.

Caso você queira se aprofundar um pouco mais nesse assunto, o Google tem um guia básico sobre adição de fórmulas e funções.

5. Compartilhe com a equipe

Por fim, temos o compartilhamento dos dados dispostos nas planilhas com toda a sua equipe. O processo para realizar essa tarefa é bem simples, basta clicar em “Compartilhar”, informar o e-mail do usuário e a permissão desejada: editar, ver ou comentar.

Feito isso, todas as pessoas autorizadas a modificarem a planilha terão acesso ao documento de onde quer que elas estejam.

Quais são as vantagens das Planilhas Google?

As Planilhas Google oferecem várias vantagens em comparação com as planilhas tradicionais de desktop, confira as principais:

• Acessibilidade em qualquer lugar: as Planilhas Google são baseadas em nuvem, o que significa que você pode acessar suas planilhas em qualquer dispositivo conectado à internet. Isso permite que você trabalhe de forma remota, colabore com colegas de equipe e acesse seus dados onde quer que esteja.
• Colaboração em tempo real: a capacidade de compartilhar e trabalhar em uma planilha com outras pessoas, simultaneamente, em tempo real, melhora a colaboração e a eficiência da equipe. É possível rastrear alterações, adicionar comentários e receber atualizações em tempo real.
• Armazenamento e backup automatizados: as Planilhas Google são armazenadas automaticamente no Google Drive e você não precisa se preocupar com perda de dados. Além disso, é possível ver o histórico de revisões e reverter para versões anteriores, se necessário.
• Integração com outros aplicativos Google: as Planilhas Google se integram perfeitamente com outros aplicativos do Google, como o Google Docs e o Google Slides. Isso permite uma transição suave entre diferentes tipos de documentos e facilita a criação e compartilhamento de informações em todo o ecossistema do Google.
• Interface sofisticada e intuitiva: as Planilhas Google possuem uma interface amigável e intuitiva, o que facilita o uso mesmo para usuários inexperientes. Com recursos como formatação condicional, filtros, gráficos e fórmulas autocompletas, é possível criar planilhas profissionais e visualmente apelativas com facilidade.

Como as Planilhas Google podem ajudar seu negócio?

As Planilhas Google podem ajudar em várias áreas do seu negócio. Aqui estão alguns exemplos de como elas podem ser úteis:

Controle de orçamento

Com as Planilhas Google, você pode criar e gerenciar planilhas de orçamento, acompanhando despesas, receitas e outros indicadores financeiros em tempo real.

Gerenciamento de projetos

As Planilhas Google facilitam o rastreamento de tarefas, prazos e marcos em um projeto. Você pode criar gráficos de Gantt, adicionar lembretes automatizados e compartilhar atualizações com a equipe.

Análise de dados

As poderosas funções e recursos de análise das Planilhas Google permitem que você processe grandes volumes de dados e crie gráficos interativos para identificar tendências e padrões.

Criação de relatórios

Com a capacidade de importar dados de outras ferramentas, como o Google Analytics, você pode criar relatórios personalizados e automatizados para acompanhar métricas de desempenho importantes.

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Dessa forma, na hora de adotar as Planilhas Google visando acelerar o crescimento do seu negócio, a SantoDigital é certamente sua melhor escolha.

Para saber mais sobre como as ferramentas Google podem otimizar o dia a dia da sua organização, confira o material e saiba como migrar para o Google Workspace com segurança e confiabilidade.

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