Google Drive compartilhado: saiba como usar na sua empresa

A agilidade do fluxo de trabalho é sempre um desafio na gestão de um negócio. Mas será que sua empresa tem investido nas ferramentas certas de suporte aos processos corporativos? Nesse cenário, a tecnologia do Google Drive compartilhado é uma solução inovadora que funciona como verdadeira aliada para um desempenho de qualidade.

Continue a leitura do artigo e saiba como o Google Drive pode revolucionar a análise e edição de arquivos.

O que é um Drive compartilhado?

O Drive compartilhado é um repositório voltado ao armazenamento, pesquisa e acesso a arquivos. Outra característica pontual é que os documentos corporativos criados e salvos nesse ambiente são de propriedade da empresa e não dos profissionais envolvidos na sua elaboração.

Na prática, isso significa que o administrador do Google Workspace tem a prerrogativa de controlar os usuários com permissão para trabalhar nesse ambiente. Ou seja, ele escolhe com quem compartilhar.

No Drive compartilhado, são cinco níveis de acesso disponíveis:

• leitor;
• comentarista;
• colaborador;
• administrador de conteúdo;
• administrador.

Qual é a diferença entre um Drive compartilhado e o Drive individual?

A grande diferença entre os dois modelos de repositório é que, no Drive individual, temos uma única pessoa dona de todos os arquivos salvos na conta, e o proprietário é responsável por conceder permissão de acesso a outros usuários.

Outra singularidade a respeito do Drive individual (Meu Drive) é que os arquivos só consomem espaço de armazenamento na conta do proprietário. Nesse caso, se a conta dessa pessoa é suspensa ou excluída, por exemplo, o acesso de terceiros é interrompido.

Já no Drive compartilhado, se o funcionário sair da empresa e a conta dele for excluída, os arquivos permanecem no Drive. 

Como usá-lo na empresa?

O primeiro passo para usar o Google Drive compartilhado na empresa é criar uma pasta com configurações específicas para esse objetivo dentro da aplicação Drive.

Basta selecionar a opção “Meu Drive”, depois o comando “Nova Pasta”. Então, você dá um nome para sua pasta e pressiona o botão “Criar”.

Feito isso, o usuário pode acessar as configurações de compartilhamento e adicionar o email das pessoas que deseja liberar o acesso aos conteúdos. Lembrando que outras contas, além do Gmail, podem ser adicionadas ao Drive compartilhado.

Considerando a cultura da transformação digital presente no dia a dia das empresas, e as facilidades geradas pela integração do trabalho ao ambiente on-line, adotar o uso do Google Drive compartilhado é uma forma de garantir vantagens competitivas a qualquer tipo de negócio. 

A ferramenta ajuda a organizar e proteger os arquivos do Google Drive, tendo em vista que os dados são compartilhados apenas com os usuários permitidos. Ademais, poder acessá-los de qualquer lugar, por diversos dispositivos, favorecendo o desenvolvimento das atividades. O Drive compartilhado é sinônimo de eficiência para a rotina da empresa.

Para quem está em busca de soluções nesse sentido, a SantoDigital oferece todo apoio na implementação desse recurso e, sobretudo, o treinamento adequado e metodologia de treinamento de modo a garantir o sucesso da estratégia.

Uma coisa é certa, o Drive compartilhado é um instrumento facilitador dos processos corporativos, que ajuda a gerenciar os documentos da sua empresa. Uma alternativa bastante vantajosa para aumentar a segurança e produtividade na execução de tarefas. Em plena era da transformação digital, esse tipo de solução é essencial de modo a otimizar os resultados da empresa.

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