A criação de um email profissional representa muito mais do que uma forma eficiente de interagir com o seu público. Diante de um mercado cada vez mais competitivo, ele é uma peça-chave para aprimorar diversos aspectos da marca. Mas afinal, você sabe por que a sua empresa precisa desse tipo de email?

Neste post, abordaremos os aspectos mais importantes de contar com um sistema de email profissional nas empresas. Siga a leitura e confira!

O que é um email profissional?

Considerado uma forma essencial para entrar em contato com o público e fornecedores, podemos definir o email profissional como um canal personalizado para manter diálogos internos e externos de uma empresa. Um recurso de comunicação baseado em mensagens de texto.

Neste caso, a presença de um domínio da própria corporação no seu endereço eletrônico é o primeiro ponto que o distingue dos e-mails comuns. Normalmente, utiliza-se o nome da marca após o @. Por exemplo: “contato@suaempresa.com.br”.

Assim como na categoria pessoal, o email corporativo também agrega funcionalidades como registro de contratos, agenda e compartilhamento de documentos. Porém, sua capacidade de armazenamento é superior, e a empresa consegue utilizar sistemas automatizados para criação de campanhas — eles aumentam suas chances de alavancar resultados.

Por que é importante para a empresa?

O sucesso de um negócio está diretamente ligado à implementação de soluções que assegurem o máximo de profissionalismo, não importa o tamanho da empresa ou o seu segmento de atuação. E hoje, é imprescindível fortalecer a presença online para se manter competitivo.

O email profissional é via de comunicação oficial, que fortalece a credibilidade dos temas resolvidos por meio daquela troca de mensagens. Portanto, mais do que transmitir seus objetivos e decisões com clareza, o email corporativo é uma importante maneira de agregar valor para a imagem da marca e para o seu posicionamento no mercado.

Ademais, os emails profissionais contam com dois atributos essenciais para quem lida com informações e contatos de clientes: espaço e suporte. Isso porque, a troca de mensagens normalmente envolve muitos dados e arquivos. Para evitar dores de cabeça, você vai precisar de uma estrutura que atenda bem essa necessidade.

Por fim, outro ponto importante é a segurança. Plataformas de emails corporativos costumam contar com mecanismos de proteção que evitam roubos de informações confidenciais em possíveis ataques hackers, tornando a troca de mensagens via email mais segura.  

Quais as principais vantagens da sua utilização no negócio?

Agora que você já sabe o que é um email profissional e porque ele é importante para a empresa, confira as principais vantagens da utilização desse recurso no dia a dia do negócio.

Segurança

Um dos principais benefícios de um email corporativo em comparação aos emails comuns é o fator segurança. Isso porque, ao contratar esse tipo de serviço a empresa tem acesso a ferramentas adicionais, como criptografia de dados, antivírus e anti-spams para personalizar o seu servidor.

Sem deixar de mencionar a possibilidade de realizar backup em servidores diferentes. Assim, podemos dizer que eles têm uma infraestrutura mais reforçada para combater falhas no sistema e ataques maliciosos. E caso a conta seja hackeada, por exemplo, todos os seus conteúdos de emails não serão perdidos, pois estão salvos em outro ambiente.

Produtividade

Por se tratar de uma ferramenta mais completa e com um número maior de funcionalidades, os emails corporativos naturalmente asseguram uma boa produtividade para a rotina de atividades da empresa.

Eles permitem um controle assertivo sobre tudo que acontece no email, de modo que o contato com os clientes é facilitado. Com isso, os profissionais ganham mais tempo para se dedicar a tarefas mais estratégicas do negócio.

Credibilidade

O mundo digital traz muitas facilidades para estabelecer uma comunicação entre empresa e o seu público. Mas, por outro lado, também surgem inseguranças, sobretudo com o número crescente de golpes aplicados por email. As pessoas ficam receosas de receber mensagens de endereços eletrônicos pessoais.

Pois é aí que o email profissional proporciona mais uma vantagem para a comunicação empresarial: ele mostra a identidade da marca e, de forma reflexa, o quanto ela está comprometida com a qualidade das suas interações com os clientes.

Em outras palavras, o email corporativo gera credibilidade — as pessoas se sentem mais seguras tanto para receber mensagens dos empreendimentos, como também para entrar em contato com eles.

Identificação

Outra vantagem importante de investir em um email profissional com o seu domínio é que, independentemente do setor ou funcionário da empresa que entre em contato com o cliente, haverá uma identificação imediata. Trazendo para o mundo físico, é como se o cliente estivesse falando com um profissional uniformizado ou com o crachá da empresa. Portanto, também é sinônimo de segurança.

Como criar um email profissional?

O primeiro passo para criar um email profissional é registrar um domínio para sua empresa, ou seja, o nome da empresa na internet. O domínio poderá ser utilizado tanto para criação dos emails como para o site corporativo.

Na sequência, é necessário contratar um serviço de hospedagem de sites. Afinal, neste ambiente todos os dados de trocas de mensagem serão armazenados. Então, é preciso verificar as opções de servidor que melhor se encaixam às necessidades da empresa.

Conforme o serviço contratado, você tem a possibilidade de criar um número ilimitado de contas de email profissional, e acesso a funcionalidades que tornam a sua rotina mais organizada e produtiva.

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Por que usar o Gmail como provedor de email profissional no seu negócio?

Um dos maiores desafios para uma empresa em relação ao serviço de email de uma empresa é garantir o funcionamento pleno e em tempo integral do seu servidor. Além de ajudar a manter um bom fluxo de trabalho, isso também gera uma percepção positiva dos clientes para com o negócio.

Ao usar o Gmail, a empresa tem acesso a um dos maiores Data Centers do mundo, capaz de garantir suas operações 24/7 (vinte e quatro horas, nos 7 dias da semana). E o que é melhor: o pacote da Google para empresas, integra diversas outras ferramentas que irão melhorar a produtividade dos profissionais. Tais como:

• Google Docs;
• recurso de mensagens instantâneas;
• comunicação de voz e vídeo;
• planilhas etc.

Em resumo, reúne em um único ambiente tudo que você precisa para se comunicar de forma eficiente, e inclusive trabalhar em conjunto com outras pessoas. Nesse sentido, o serviço de email profissional do Gmail também facilita a dinâmica de trabalho remoto.

No quesito segurança, o Gmail é líder no setor de antivírus e anti-spam, ajudando empresas e funcionários não apenas a manter suas respectivas caixas de entrada limpas e relevantes, mas sobretudo oferecendo soluções inteligentes e personalizáveis para livrá-los de ameaças e e-mails indesejados.

O Gmail ainda apresenta como vantagens a alternativa de armazenamento ilimitado para sua caixa postal, bem como a possibilidade de enviar anexos com mais de 15 GB, graças à sua integração com o Google Drive. Resumindo, com ele você tem tudo que precisa para otimizar a comunicação do seu negócio.

Como você pôde ver, além de fortalecer a marca e garantir eficiência para suas estratégias de comunicação, o uso do email profissional possui funcionalidades adicionais que contribuem bastante para o fluxo de trabalho e para a gestão operacional da empresa.

Viu como um email profissional pode impactar os resultados da sua empresa? Para aprofundar seu conhecimento no assunto e na escolha das ferramentas certas, confira também 4 razões para utilizar o Gmail na sua empresa!