Como otimizar a rotina de e-mails para não deixar os clientes sem resposta?

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Como otimizar a rotina de e-mails para não deixar os clientes sem resposta?

Como otimizar a rotina de e-mails para não deixar os clientes sem resposta?

O e-mail é uma das ferramentas mais úteis e mais práticas para entrar em contato com os seus clientes e é, com certeza, a mais utilizada para esse fim. No entanto, não ter um boa organização para gerenciar o seu correio eletrônico pode ser uma armadilha e pode minar a sua produtividade.

Quer otimizar a sua rotina de e-mails? Responda os seus clientes de maneira adequada com as nossas dicas!

Limpe a sua caixa de entrada

O primeiro passo para qualquer organização é a limpeza: livre-se do conteúdo irrelevante da sua caixa de entrada, como spams, propagandas ou assuntos não relacionados ao seu trabalho. Dessa forma, você só terá que lidar com o que for realmente importante. O Google Gmail tem ótimos filtros para ajudar a limpar um pouco a sua caixa de e-mails. Tente incorporar a metodologia do Inbox Zero, que comentamos anteriormente.

Tenha um horário para ler seus emails

Uma das maneiras mais fáceis de criar uma distração no seu momento de trabalho é deixar a caixa de entrada do seu e-mail o tempo todo aberta. Você pode ficar ansioso para responder cada um deles no momento em que eles chegam, sem concluir a tarefa que você deveria estar fazendo.

Por isso, crie um padrão para a checagem da sua caixa de entrada. Caso o fluxo de mensagens recebidas seja pequeno, confira o seu e-mail de duas em duas horas. Caso contrário, estabeleça períodos mais curtos. Em casos extremos, cheque o seu e-mail de 15 em 15 minutos.

Tenha em mente: para cada mensagem lida, uma ação

Não deixe a sua caixa ficar entulhada de e-mails não resolvidos. Em casos de mensagens que podem ser respondidas em menos de dois minutos, faça-o imediatamente.

Se não for possível responder de maneira rápida, coloque a mensagem em uma pasta específica e dedique um horário predefinido do seu dia para trabalhar no que foi arquivado. Também vale a pena escalonar as mensagens que devem ser respondidas por ordem de importância ou do tempo que necessitam para ser respondidas.

Crie pastas como “urgente” para responder e-mail urgentes. Assim que esse procedimento for realizado, apague a mensagem da sua pasta.

Não deixe um e-mail sem resposta

Caso você saiba que não irá dar conta de determinada demanda recebida por e-mail, deixe o seu interlocutor ciente disso. Não responder uma mensagem é o equivalente a ignorar o seu interlocutor e causar uma má impressão.

Avise o seu interlocutor que você está tomando ações e dê prazos para a resolução de problemas. Isso irá evitar que o cliente volte a te mandar novas mensagens on-lines, aumentando ainda mais o material que está na sua caixa de entrada.

Use o telefone

Não seja completamente dependente do seu correio eletrônico. Algumas situações podem ser resolvidas com uma simples ligação.

Se você precisa tirar uma dúvida ou saber de alguma informações específica pendente, ligue. Além de ser uma solução ágil, o telefonema irá evitar mais trocas de e-mails e, consequentemente, de acúmulos na sua caixa de entrada.

Fuja das notificações

Os alertas e as notificações de e-mails, as redes sociais e até sms são uma fonte fértil de distração. Como elas acontecem o tempo todo e exigem a sua atenção, a sua produtividade e foco podem ficar severamente comprometidas. Como você já estabeleceu um horário definido para responder suas mensagens, desligue esses alertas invasivos.

Restou alguma dúvida ou gostaria de fazer uma sugestão? Deixe o seu comentário!

 

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