Todos os dias, pessoas enviam e recebem dezenas de mensagens em suas caixas de entrada. Por isso, cuidar da forma como uma empresa se apresenta e evitar erros na assinatura de e-mail corporativo são aspectos essenciais para se destacar e aproveitar boas oportunidades de negócio.

Neste post, vamos falar mais sobre como funcionam essas assinaturas e quais são erros que você não pode cometer. Confira nossas dicas!

O que é uma assinatura de e-mail corporativo e por que ela deve ser profissional?

As assinaturas de e-mails corporativos são as informações que aparecem no final de uma mensagem, geralmente contendo dados como nome da pessoa, nome da empresa, cargo, formas de contato, entre outros.

Muitas vezes, essa assinatura corporativa é otimizada e acompanha fotos, links para redes sociais e imagens interessantes, o que costuma ser muito válido para chamar a atenção do leitor.

Apesar da evolução nos meios de comunicação, de acordo com dados da Statista, são enviados mais de 350 bilhões de e-mails por dia, e esse continua sendo o método preferido de comunicação empresarial.

Logo, criar uma maneira eficiente de se apresentar nesse canal e evitar erros na assinatura de e-mail corporativo são elementos essenciais para se posicionar de maneira eficaz como empresa e promover seu negócio.

Afinal, é importante considerar que todo e-mail corporativo enviado é uma oportunidade de fechar um negócio e de fortalecer sua marca. Por isso, é crucial ser profissional, investir em mecanismos para se destacar positivamente e não desperdiçar oportunidades.

Quais são os principais erros na assinatura de e-mail corporativo que devem ser evitados?

Considerando a importância das assinaturas de e-mail corporativo e seu potencial, especialmente em relação ao branding, toda empresa deve investir em um conjunto de boas práticas para que seus colaboradores se apresentem da melhor maneira por esse canal de comunicação.

Acompanhe nossas dicas e saiba que erros na assinatura de e-mail corporativo você precisa evitar a seguir.

1. Não colocar informações de contato

Esse é um dos erros na assinatura de e-mail corporativo mais graves. Afinal, ele compromete o propósito principal de uma assinatura de e-mail, que é facilitar o contato entre a pessoa que recebe e a que envia.

Nessa situação, caso o cliente se interesse que queira entrar em contato, ele não terá as informações básicas. Além de atrapalhar, pode passar uma má impressão da empresa.

2. Colocar informações em excesso

O excesso também é um erro. Coloque-se no lugar do cliente e pense na forma mais fácil e rápida de entrar em contato com você.

Colocar dados demais — como informações suas, da empresa, do seu gestor, etc. — pode deixar o destinatário apenas confuso e sem saber a que canal de fato recorrer, além de deixar o layout da assinatura desordenada e pouco atraente. Compartilhar um ou dois meios de contato eficazes é suficiente.

3. Não deixar de acordo com a identidade da empresa

Conforme comentamos, uma assinatura de e-mail corporativo é uma forma para empresas se apresentarem e fortalecerem sua marca.

Por isso, para que ela seja profissional e cumpra esse objetivo, é imprescindível que todos elaborem suas assinaturas conforme a identidade visual adotada. Caso contrário, assinaturas diferentes e fora do padrão podem passar uma impressão ruim para o cliente.

4. Ter uma assinatura muito simples

As assinaturas de e-mail corporativo evoluíram com o tempo e deixaram de ser apenas um pequeno bloco de texto com nome e telefone. Hoje, elas são importantes ferramentas para que empresas chamem a atenção, engajar o leitor e passar uma mensagem inovadora.

Nesse sentido, é importante evitar esse erro na assinatura de e-mail corporativo e investir em um design diferenciado e atraente, com cores, imagens e links relevantes.

5. Não usar a assinatura como apoio em comunicações

Como falamos, a assinatura de e-mail corporativo tem a função de ajudar o cliente a entrar em contato e conhecer melhor a empresa. Por isso, trate-a como uma ferramenta de apoio à comunicação empresarial. Sendo assim, ela é importante para alavancar seus resultados e melhorar seu posicionamento em campanhas de marketing.

Evitar erros na assinatura de e-mail corporativo é crucial para que sua marca seja bem apresentada e para os clientes terem a impressão de estar lidando com uma empresa que se posiciona de maneira profissional e inteligente.

Para garantir que isso aconteça, conte com ferramentas que permitem a gestão otimizada de todas as assinaturas de e-mail corporativo dos seus colaboradores, como o Signature SD, um software da SantoDigital presente no Google Workspace. Assim, você gerencia todas as assinaturas no mesmo lugar de forma fácil e prática. Conheça essa solução agora mesmo!