Videoconferência no Google Meet: como gravar uma reunião no Google Drive?

O Google Meet é um aplicativo de videoconferência focado na realização de chamadas de vídeo on-line. Com o apoio dessa ferramenta, os usuários de Windows e Mac OS, bem como de dispositivos móveis iOS e Android, podem realizar reuniões, aulas de treinamento virtual e entrevistas remotas de qualquer lugar.

Trata-se de uma ferramenta com enorme impacto na era de transformação digital, sobretudo, com o crescimento de modalidades de trabalho flexíveis e remotas. Com a funcionalidade para gravar uma reunião no Google Drive, o Meet está ganhando adeptos.

Neste conteúdo, você encontrará as etapas básicas para usufruir do registro das conversas corporativas, enquanto mantém suas reuniões no Meet em segurança. Confira os detalhes abaixo!

Como usar o Google Meet?

O Google Meet está disponível para empresas, sendo integrado ao Google Workspace, antigo G Suite. Assim, os usuários desse serviço conseguem aproveitá-lo imediatamente.

Para contas comuns do Gmail, o uso do aplicativo também é possível. Nesses casos, a pessoa não pode iniciar uma reunião. Em vez disso, ela só pode participar de uma reunião que já tenha sido criada.

Outro ponto positivo é que o uso da ferramenta é bem simples e intuitivo, basta acessar a página oficial do Google Meet. Para quem tem a conta corporativa, é só clicar em “Iniciar uma nova reunião” e fazer o login com seu nome de usuário. Uma vez logado, o próximo passo é clicar em “Iniciar Reunião”. Assim, você pode começar sua própria videoconferência on-line.

Mesmo quem não tem conta do Gmail consegue acessar uma reunião no Google Meet. Para tanto, o usuário precisa pedir o código, clicar em “Usar um código de reunião” e digitar o número de modo a entrar na sala on-line.

Em situações profissionais e pessoais, o Google Meet traz praticidade e eficiência para a comunicação. Qualquer usuário com uma conta Google consegue criar chamadas on-line, com ligações individuais de até 24 horas de duração, e resolver demandas importantes do dia-a-dia. Portanto, é preciso conhecer as funcionalidades e saber como usar essa solução a seu favor.

Ademais, a aplicação conta com uma interface específica para dispositivos móveis, contendo os principais recursos de videoconferência da versão para navegadores. É possível, por exemplo, executar ações como ativar legendas instantâneas, levantar a mão para falar, compartilhar a própria tela e enviar mensagens de texto em uma reunião a partir do seu celular.

O Google Meet conecta equipes, clientes e fornecedores independentemente de onde estão trabalhando, garantindo interações tão dinâmicas e colaborativas quanto nas reuniões presenciais. É por isso que, atualmente, cresce a quantidade de funcionários e líderes com uma visão positiva da ferramenta, além de utilizarem a videoconferência de modo a dar mais agilidade e eficiência ao trabalho.

Criando uma reunião no Google Meet

Antes de entender como gravar uma reunião no Meet, é necessário mostrar o caminho de como criar esse evento na ferramenta, aproveitando todos os recursos disponíveis. Primeiramente, faça login na sua conta e clique em “Nova reunião”. Então, haverá três alternativas:

• “Criar reunião para depois”;
• “iniciar uma reunião instantânea”;
• “Programar no Google Agenda”.

Se a opção escolhida for “Criar uma reunião para depois fechar” o Meet, abrirá uma janela pop com o link da sua reunião, que poderá ser compartilhado nesse momento ou acessado futuramente.

Caso queira “Programar no Google Agenda”, uma nova página será aberta com o Google Calendar. Aí, é só criar o título da sua reunião, selecionar a data, bem como os horários do seu início e término. Ainda nessa aba, o usuário deve inserir uma descrição do evento, definir a privacidade e gerenciar as permissões dos convidados.

Agora, se você deseja “Iniciar uma reunião instantânea”, a sala de videoconferência é imediatamente aberta, podendo ser configurada antes de enviar o convite aos participantes via e-mail ou link compartilhável. Além do recurso de gravação, as videoconferências no Google Meet contam com outras funcionalidades, por exemplo:

• apresentação de slides;
• aplicações de enquetes;
• compartilhamento de tela;
• criação de salas temáticas;
• aplicação de efeitos visuais;
• legendas ao vivo e em vários idiomas;
• layouts personalizados para visualizar todos os participantes.

Para garantir a melhor experiência dos seus usuários, o Google Meet ainda tem um recurso capaz de corrigir o brilho e melhorar a imagem em ambientes com pouca iluminação, independentemente da resolução da câmera do participante. Ademais, nas configurações de áudio e vídeo da ferramenta existe mais de uma opção de resolução de imagem, que pode ser definida a critério do usuário.

Quem pode gravar uma reunião do Meet no Google Drive?

A gravação de reuniões ou aulas no Google Meet é um recurso premium. Por isso, apenas algumas edições do Google Workspace vão ter acesso a essa funcionalidade. São elas:

• Business Standard;
• Business Plus;
• Essentials;
• Enterprise Standard;
• Enterprise Plus;
• Enterprise Essentials;
• Education Plus;
• Education Fundamentals.

Mesmo nas modalidades acima, existem algumas restrições importantes a serem observadas: no caso das empresas, apenas o organizador da reunião, ou alguém que esteja incluído no mesmo grupo do dono tem permissão para gravar. Já nas contas educacionais, essa prerrogativa é dada aos professores como conta Google Workspace.

O usuário pode verificar se atende às condições mencionadas acessando o menu de três pontos que aparece no canto inferior da tela. Se o recurso estiver liberado, haverá a opção “Gravar reunião”. Basta clicar para iniciar o processo.

Lembrando que, os participantes da chamada recebem uma notificação quando a gravação é iniciada ou encerrada.

O que é gravado em uma videochamada?

Em suma, as gravações registram o apresentador ativo e tudo aquilo que é apresentado. Isso significa que outras janelas ou notificações não são capturadas. Ainda que o participante seja fixo, não altera quem é mostrado na gravação.

Se a função “Legendas instantâneas” for ativada durante a gravação, elas não serão gravadas e salvas. Outras janelas ou notificações que surjam durante a chamada também não são incluídas.

Com relação à função chat do Meet, eles podem ser gravados durante a videochamada. O registro da conversa por chat é salvo como um arquivo formato .SBV e fica armazenado no Drive do organizador da reunião.

Gravar uma reunião no Google Drive é uma alternativa bastante útil, pois o organizador pode enviá-la às pessoas que não puderam estar presentes, ou para quem deseja assistir de novo e revisar alguns tópicos. Por isso, é recomendado gravar reuniões nas situações:

• sessões de treinamentos;
• exibições de conferência para compartilhamento;
• apresentações de equipe para alunos e funcionários novos.

A gravação de reunião foi desenvolvida pensando no ambiente corporativo moderno, que é extremamente dinâmico e funciona em ritmo acelerado. Essa é uma resposta do Google Meet para as dificuldades que as empresas enfrentam no cotidiano, permitindo que elas se adaptem às novas realidades do mercado com atualizações constantes.

Como gravar uma reunião no Google Meet?

O organizador de uma videoconferência no Google Meet tem a possibilidade de gravar uma reunião no Google Drive para que os outros participantes ou mesmo quem não pôde participar possam acessá-la posteriormente.

Os vídeos salvos serão armazenados no Drive do organizador ou poderão ser acessados pela Agenda do Google. Também é enviado um link da gravação por e-mail ao organizador. Ao acessá-lo, você poderá encontrar o vídeo da janela principal com a miniatura dos participantes, além dos documentos apresentados durante a reunião.

Todos os participantes, incluindo aqueles que acessaram a videoconferência por meio dos seus dispositivos móveis, serão notificados quando uma gravação for iniciada ou interrompida. No entanto, somente o organizador poderá controlar a gravação.

Para iniciar e parar uma gravação de videoconferência no Google Drive você deve seguir os passos abaixo:

Inicie ou participe de uma videochamada;

• Clique em “Atividades > Gravação > Começar a gravar > Iniciar”;
• Clique em “Atividades > Gravação > Interromper gravação” quando terminar. Ela será interrompida quando todos saírem da reunião;
• Aguarde ao menos 10 minutos para que o arquivo da gravação seja gerado e salvo em “Meu Drive > Gravações do Meet” do organizador. Um e-mail com o link da gravação é enviado ao criador da reunião, que poderá compartilhá-lo com outras pessoas.

Vale ressaltar que as gravações de reunião tem o limite de oito horas, logo, são interrompidas automaticamente após o vencimento desse prazo. Isso também acontece caso todos saiam da sala on-line.

Como salvar a videoconferência no Google Drive?

Como falamos, as gravações são salvas automaticamente na pasta do Google Drive do organizador. Para acessá-la, vá até “Meu Drive” e, depois, na pasta de gravações do Meet.

Ainda, é possível acessar a gravação pelo link enviado ao e-mail do organizador e da pessoa que iniciou a gravação.

No entanto, quando o organizador do evento é alterado ou a reunião ocorre fora do evento na Agenda, o link da reunião será enviado ao novo criador. No link enviado por e-mail, você deverá:

• clique no link enviado para o e-mail;
• aguarde a gravação ser aberta;
• selecione uma opção:
• clique em “Reproduzir” para reproduzir a gravação;
• clique em “Mais > Compartilhar” para compartilhar com outros usuários, digitando os nomes ou os endereços de e-mail. Você também pode copiar e compartilhar o link diretamente com quem quiser;
• clique em “Adicionar a Meu Drive” para adicionar a gravação a determinada pasta.

Os participantes no mesmo domínio do organizador receberão acesso à gravação automaticamente. Ela também será vinculada de forma automática ao evento na Agenda, quando a reunião for realizada por meio dela.

Concluindo, as ferramentas de videoconferência trouxeram diversas vantagens competitivas ao ambiente corporativo representado, principalmente, uma economia de tempo e custos com deslocamento. Com o Google Meet, você consegue interagir com os colaboradores, fornecedores, clientes e parceiros de maneira simples e eficiente.

Como consequência, a produtividade da equipe aumenta e a empresa consegue garantir resultados satisfatórios para as operações diárias.

Além disso, o Meet é um recurso do Google Workspace, que pode ser implementado na sua empresa com o apoio da SantoDigital. Saiba o que é necessário para obter essa solução com segurança e confiabilidade!