O trabalho remoto é uma realidade consolidada no mundo corporativo atual. Com ele, também surgiu a necessidade de utilizar ferramentas que viabilizassem essa nova rotina. Nesse cenário, o Google Meet, aplicativo de videoconferência focado na realização de reuniões online, vem causando um enorme impacto com sua nova funcionalidade para gravar a videoconferência no Google Drive. Mas será que todas as empresas já sabem como gravar reunião no Meet?

Neste post, abordaremos os principais detalhes sobre essa solução, além das etapas básicas de como gravar uma reunião no Google Meet e manter suas reuniões em segurança no Google Drive!

Por que usar o Google Meet para fazer reuniões?

Usar o Google Meet para fazer as reuniões da sua empresa é sinônimo de agilidade e eficiência na comunicação. Isso porque, muitas vezes, os encontros presenciais dependem do alinhamento de agenda de todos os envolvidos ou do deslocamento de algumas pessoas e tudo isso leva mais tempo.

Com o home office em alta, a ferramenta se mostrou uma excelente solução para manter a produtividade das equipes, mesmo trabalhando de casa ou em outros ambientes fora da companhia. 

Além de permitir a interação em tempo real entre gestores e funcionários, conforme o tipo de licença adotada, a empresa consegue fazer reuniões de vídeo com a participação de até 250 pessoas e imagens de vídeo em qualidade HD. 

O Google Meet é um recurso online, que pode ser utilizado tanto em dispositivos móveis (sistemas iOS e Android), como nos PCs, via navegador. Portanto, uma ferramenta bastante acessível. Com ele, você pode realizar reuniões de vídeo de qualquer lugar, aulas de treinamento virtual, entrevistas remotas e muito mais.

Ter à disposição esse sistema intuitivo e fácil de acessar agrega vantagens a qualquer rotina de trabalho. Logo, é uma peça fundamental para se adequar à cultura da transformação digital. 

Quais as funcionalidades da ferramenta?

Para tornar a sua experiência ainda mais positiva, é importante saber que gravar uma reunião no Meet é apenas uma das diversas funções da ferramenta. Vamos conhecer algumas funcionalidades que o Google Meet disponibiliza. Acompanhe!

Compartilhamento de tela

Além de ser possível gravar reuniões, o Meet traz um super recurso de compartilhamento de tela, que garante aos participantes a capacidade de visualizar a tela do evento e acompanhar todas as informações que estão sendo repassadas, como nos eventos presenciais.

O detalhe dessa função é que o dono da chamada, ou seja, o host, tem o poder de liberar ou não esse compartilhamento pelos outros membros.

Plano de fundo

Quer usar a criatividade e deixar o seu vídeo personalizado? Pois bem, uma das funcionalidades acrescentadas mais recentemente ao Google Meet é o plano de fundo, que pode ser utilizado tanto no modo estático quanto no animado.

Áudio

O sistema de áudio e vídeo no Meet também apresenta funcionalidades especiais. Caso haja necessidade, os usuários têm a alternativa de cancelar ruídos, por exemplo.

Chat

Quer se comunicar com os participantes da reunião sem precisar interromper a fala dos seus colegas? A função chat foi desenvolvida para proporcionar essa experiência.

Quais os benefícios de usar?

Antes de entender como gravar reunião no Meet, é importante descobrir alguns motivos para adotar este recurso na rotina da sua empresa. De forma bem resumida, temos a seguinte lista de benefícios:

• solução desenvolvida para o ambiente corporativo;
• suporta videochamadas com até 250 usuários;
• permite a gravação de reuniões para o Google Drive;
• suporta transmissões ao vivo para até 100 mil espectadores;
• possui layout intuitivo.

Obviamente, muitas dúvidas vão surgir antes da decisão de implementar o Meet na cultura empresarial. Por isso, detalhamos algumas vantagens específicas a seguir.

Simples de usar

O primeiro grande benefício da aplicação Google Meet é a facilidade de uso: não é preciso instalar nenhum programa ou plug-in para ter acesso aos seus recursos. As reuniões são realizadas via Google Chrome.

Na prática, isso significa uma igualdade de recursos para todos os tipos de empreendimentos, independentemente do seu tamanho ou segmento de atuação. Além disso, não há necessidade de investir em dispositivos ou sistemas robustos para que os usuários consigam usufruir das funcionalidades oferecidas pelo app.

Em resumo, as empresas têm em mãos um excelente recurso para otimizar a comunicação interna, sem a necessidade de mexer no seu orçamento. Além do mais, ele é intuitivo e de fácil utilização.

Precisou reunir a equipe para discutir algum assunto? Basta criar um evento no Google Agenda e adicionar o e-mail dos participantes. Assim, o sistema gera a sala de reuniões que será acessada pelos convidados no Google Meet. E mesmo quem não recebe o convite pode ter a sua entrada aprovada por qualquer participante da reunião no Meet. 

Funciona offline

Outro benefício incrível das reuniões no Google Meet é a oportunidade de as pessoas participarem do compromisso mesmo sem conexão com a web. Isso acontece graças à função de discagem automática do aplicativo.

Dessa forma, caso alguém esteja em um lugar sem internet, é possível acompanhar tudo por meio de uma chamada telefônica. Embora não tenha acesso à transmissão em vídeo, o colaborador pode participar tranquilamente da reunião, via áudio.

Oferece segurança

Um dos pontos que mais geram desconfiança nos empreendedores em relação ao mundo digital é a segurança dos seus dados. Com a ferramenta Google Meet, não é diferente — muitos gestores têm medo de realizar suas reuniões por meio do aplicativo e ter informações vazadas. 

Mas não há motivos para se preocupar: o funcionamento desse recurso é totalmente seguro e blindado, com criptografia na transmissão dos dados. Nesse contexto, existe a possibilidade de fazer a videoconferência na nuvem ou rede. Fica a critério dos gestores. 

Para garantir o seu compromisso com a privacidade e a proteção de dados, o Google Meet também adota várias medidas antiabuso, como recursos contra invasores e controle de reuniões seguras. Lembrando que também estão disponíveis várias opções de verificação em duas etapas, além de chaves de segurança.

Reduz custos

Por se tratar de uma ferramenta baseada na tecnologia cloud computing, isto é, que funciona 100% na nuvem, o Google Meet elimina diversos custos com aquisição de sistemas ou instalação de equipamentos no computador. 

Logo, não é preciso realizar uma grande mobilização do departamento de TI para fazer uma reunião online, ou mesmo gravar uma reunião no Meet. As empresas clientes do Google Workspace não precisam contratar um serviço exclusivo para ter acesso ao recurso de videoconferências. 

Enfim, habituar-se a esse novo modelo potencializa o seu fluxo de trabalho e ainda gera economia de custos para a empresa.

Oferece suporte em tempo integral

Semelhante às demais ferramentas do Workspace, o Meet também conta com a vantagem de suporte 24 horas, durante os sete dias da semana (24/7). Caso necessário, você pode entrar em contato com a plataforma via e-mail, telefone ou chat ao vivo para resolver eventuais problemas.

Outra preocupação do Google, nesse sentido, é disponibilizar um guia de perguntas e respostas frequentes, bem como diversos materiais complementares.

Como usar o Google Meet?

O Google Meet está disponível para empresas e é totalmente integrado ao Google Workspace. Assim, você pode aproveitar esse serviço imediatamente. O primeiro passo para usar a ferramenta é acessar a página oficial do Google Meet. 

Então, faça o login na conta Google desejada, clique em “Nova Reunião”. A partir daí, o usuário tem as seguintes opções: “Criar uma reunião para depois”, “Iniciar uma reunião instantânea” ou “Programar no Google agenda”. É só escolher quando você pode começar a sua videoconferência.

Destaca-se que contas pessoais também podem criar uma reunião no Meet, porém com o limite de 1 hora de duração para cada sala criada. Já para acessar a reunião como espectador não é preciso ter conta do Gmail. Tudo o que você precisa fazer é pedir o código, clicar em “Usar um código de reunião” e digitar o número para acessar a reunião online que está sendo realizada. 

Conforme o tamanho da empresa e o seu fluxo de encontros online, também pode ser bem interessante investir em uma sala de videoconferência. Isso trará algumas facilidades e melhoria de desempenho.

É possível usar pelo celular?

Sim. Qualquer usuário que possui uma conta Google pode acompanhar as reuniões do Google Meet pelo seu celular. Lembrando que, nos dispositivos com sistema operacional Android, esse recurso já vem instalado nos aplicativos do Google Workspace.

Já no sistema iOS, é necessário fazer o download dessa solução específica para aproveitar todas as suas funcionalidades.

Quais as novidades para o Google Meet?

Outro ponto positivo sobre o Google Meet é que ele sempre está em processo de aprimoramento. Com as dificuldades enfrentadas na pandemia, por exemplo, a ferramenta teve seus serviços gratuitos ampliados devido ao aumento da demanda por aplicativos de videochamadas.

Mas as novidades não param por aí! Dê uma olhada nas suas mais recentes inovações.

Recursos exclusivos para assinantes

No que diz respeito às assinaturas, o Workspace oferece diferentes tipos de licenças, que devem ser escolhidas de acordo com as necessidades de cada negócio. E dentre esse leque de alternativas, o cliente tem acesso a recursos como: 

• cancelamento de ruídos;
• enquetes;
• gravação de chamadas.

Filtros

Agora, as interações pelo aplicativo também têm algumas novidades bem interessantes. Os usuários do Google Meet, tanto no Android como no iOS, podem fazer videochamadas com diversos efeitos de filtros e máscaras divertidas.

Aprimoramento do “levantar a mão”

Outra inovação anunciada pela plataforma, devido ao aumento substancial de público, foi o aprimoramento do recurso de “levantar a mão“ durante as reuniões.

O que aconteceu foi dar mais organização quando um ou mais participantes estiverem interessados em tecer comentários durante a reunião, sem que o administrador perca de vista essas solicitações.

Dessa maneira, o símbolo de levantamento de mão se tornou mais visível e emite notificações sonoras todas as vezes que alguém pedir para falar. Além disso, existe uma função em que o administrador pode clicar e verificar cada pessoa que pediu para comentar.

O sinal de “levantar a mão” também é automaticamente desativado no momento em que o participante começa a falar, o que antes deveria ser feito manualmente.

Atualização do layout da tela

A atualização da ferramenta também ganhou a alternativa de selecionar vários blocos para fixar ou desafixar na tela de chamada. O objetivo é permitir aos usuários escolher os participantes em que desejam focar ao mesmo tempo. Isso também pode ser feito com os alto-falantes. 

Dando continuidade quanto à tela de chamada, outra novidade que merece atenção é o recurso de redimensionar, reposicionar ou até mesmo ocultar o próprio bloco de vídeo.

Ademais, não podemos deixar de mencionar que, caso o usuário queira conferir as pessoas que estão presentes, é possível manter em uma única tela o nome de todos os participantes da videochamada.

Enquetes

Em março de 2021, foi disponibilizado no Google Meet o recurso de enquetes. Funciona assim, o moderador dá início ao questionário, e os participantes recebem uma notificação para respondê-lo. Então, a votação deve ser enviada antes do encerramento de enquete ou do término da reunião.

Lembrando que, ao apertar o botão “votar” a pessoa não pode mais mudar a resposta escolhida. E para participar de uma enquete durante as videoconferências, basta seguir os seguintes passos: clicar na opção “Menu” > “Atividades” > “Enquetes” > escolher e resposta, e finalizar apertando o botão “Votar”.

Coorganizadores

A possibilidade de contar com coorganizadores é uma novidade que se aplica em todas as edições do Workspace. Quando ativada esta função, os organizadores envolvidos podem fazer uso do seguintes recursos de segurança: desativar som, bloquear chats e apresentações, bem como encerrar a reunião.

Dependendo da edição que a empresa utiliza, dá para adicionar um total de até 25 coorganizadores em cada reunião no Meet.

Como gravar reunião no Meet?

Quem é o organizador de uma videoconferência na ferramenta terá a possibilidade de gravar reunião no Meet e disponibilizá-la no Google Drive para que os outros participantes, ou mesmo quem não pôde participar da reunião, possam acessá-la posteriormente.

Os vídeos salvos serão armazenados no Drive do organizador ou poderão ser acessados pela Agenda do Google. Também é enviado um link da gravação por e-mail ao organizador. Ao acessá-lo, você poderá encontrar o vídeo da janela principal com a miniatura dos participantes, além dos documentos apresentados durante a reunião.

Todos os participantes, incluindo aqueles que acessaram a videoconferência por meio dos seus dispositivos móveis, serão notificados quando uma gravação for iniciada ou interrompida. No entanto, somente o organizador poderá controlar a gravação.

Para iniciar e parar uma gravação de videoconferência no Google Drive, você deve seguir os passos abaixo:

• inicie ou participe de uma videochamada;
• clique em “Mais > Gravar a reunião” para iniciar;
• clique em “Mais > Interromper gravação” quando terminar. Ela será interrompida quando todos saírem da reunião;
• aguarde ao menos 10 minutos para que o arquivo da gravação seja gerado e salvo em “Meu Drive > Gravações do Meet” do organizador. Um e-mail com o link da gravação também é enviado para o organizador, que poderá compartilhá-lo com outras pessoas.

Quais extensões ajudam a otimizar as videoconferências?

Um fato sobre o Google Meet que talvez não seja do conhecimento de todos é que o aplicativo tem compatibilidade com algumas extensões que ajudam a otimizar as videoconferências. Por isso, trouxemos as principais delas para você usufruir dessas melhorias. Confira!

Dualless

Trata-se de uma extensão responsável por dividir a tela do navegador em duas janelas, mostrando apresentadores e participantes simultaneamente.

O objetivo dessa extensão é permitir que as expressões dos participantes sejam avaliadas durante a videoconferência. Enfim, ter um feedback em tempo real da reunião.

Meet Attendance

O Meet Attendance é o complemento que veio para facilitar a conferência de todos os participantes em reuniões muito grandes.

A ferramenta elimina a necessidade de passar uma lista de presença virtual, uma vez que gera automaticamente uma planilha Google, com o nome de todas as pessoas que estiverem presentes naquele momento. Enfim, ela cria agilidade para o processo.

Call Timer

Como o próprio nome já sugere, o Call Timer é uma ferramenta de controle de tempo para as videoconferências, uma espécie de cronômetro. Dessa forma, você pode não apenas calcular o tempo de cada encontro, mas também acompanhar os minutos por meio de um timer, que mostra quando o limite de tempo for atingido.

Meet Enhancement

É um recurso disponível para quem possui a versão paga da ferramenta.

Com ele, os usuários conseguem definir as suas configurações de preferência, ou seja, deixar as videoconferências com a sua cara. E o mais importante: sem que seja necessário seguir o mesmo passo a passo toda vez.

Por exemplo, se a pessoa prefere entrar com câmera e áudio desabilitados para evitar qualquer surpresa desagradável, ou ainda ativar o microfone somente quando quiser falar, o Meet Enhancement garante que essas personalizações fiquem salvas na plataforma.

Como salvar a videoconferência no Google Drive?

Como mencionado, as gravações são salvas automaticamente na pasta do Google Drive do organizador. No entanto, quando o organizador do evento é alterado ou a reunião ocorre fora do evento na Agenda, o link da reunião será enviado para o novo criador.

No link enviado por e-mail, você deverá:

• clicar no link;
• aguardar a gravação ser aberta;

Então, selecione uma opção:

• clique em “Reproduzir” para reproduzir a gravação;
• clique em “Mais > Compartilhar” para compartilhar com outros usuários, digitando os nomes ou os endereços de e-mail. Você também pode copiar e compartilhar o link diretamente com quem quiser;
• clique em “Adicionar a Meu Drive” para adicionar a gravação em determinada pasta.

Os participantes no mesmo domínio do organizador receberão acesso à gravação automaticamente. Ela também será vinculada de forma automática ao evento na Agenda, quando a reunião for realizada por meio desta.

Por fim, é importante gerenciar o armazenamento do Google Drive para que você não fique sem espaço para salvar suas gravações.

Ficou claro a importância do apoio das ferramentas certas para melhorar a satisfação e a produtividade dos funcionários no trabalho remoto? As tecnologias estão aí para ajudar no aprimoramento da cultura e da rotina de atividades da empresa. E o Google Meet é um belo exemplo disso.

Agora que você aprendeu como gravar reunião no Meet, é hora de colocar as dicas mencionadas em prática e aproveitar os benefícios dessa solução online para tornar o seu negócio ainda mais competitivo.

Viu como é fácil gravar reunião no Meet? E se você tem interesse em saber mais sobre novas tecnologias, aproveite para entrar em contato com nosso time de consultores, e conhecer de perto as soluções ideais para levar seu negócio a outro patamar!

[rock-convert-cta id=”6728″]