As videoconferências são cada vez mais frequentes na vida dos profissionais de diversos segmentos. Contudo, as empresas ainda encontram vários desafios na condução desse tipo de trabalho.

A boa notícia é que o Google Meet e o Google Agenda são soluções que contribuem, e muito, para aumentar o engajamento em reuniões remotas, deixando-as mais significativas, inclusivas e seguras.

Vem conhecer alguns recursos essenciais que essa dupla proporciona para colaboração e engajamento do seu time, neste artigo!

Qual a importância do engajamento remoto dos colaboradores

O engajamento das reuniões remotas, assim como nos eventos presenciais, é um ponto muito relevante para que as discussões sejam significativas. Assim, a tendência é que os colaboradores tenham maior consciência sobre o seu papel no alcance dos objetivos e aumentem a produtividade.

Nesse cenário, a escolha das tecnologias e ferramentas certas também tem um impacto positivo na rotina do negócio.

Seja para situações profissionais ou pessoais, não se pode negar que o Google Meet representa uma importante ferramenta de comunicação no mundo moderno.

Com a ascensão do home office, o Meet se mostrou uma excelente solução para manter a produtividade das equipes – garantindo interações mais dinâmicas, reuniões remotas e facilitando o trabalho colaborativo.

Um recurso que conecta profissionais, clientes e fornecedores, independentemente de onde eles se encontram. É por isso que hoje, cada vez mais as empresas vêm incorporando a ferramenta às suas rotinas de reuniões.

Fácil de acessar e extremamente intuitivo, qualquer usuário com uma conta Google consegue criar chamadas online, com ligações individuais ou coletivas, e resolver demandas diárias pelo Meet.

Nesse contexto, também não podemos esquecer que um agendamento eficiente de tarefas e reuniões é uma peça-chave para reduzir desencontros e garantir o bom andamento de todo o trabalho.

O Google Agenda assegura um agendamento automatizado de tarefas e, consequentemente, uma atuação mais fluida, rápida e intuitiva para todos os departamentos do negócio. É um recurso que não só reduz o número de falhas, mas também reduz os custos.

Além de gerar notificações, o Agenda é capaz de buscar e agregar informações e dados provenientes de outras ferramentas Google, como conta de email vinculada, espaços de compartilhamento na nuvem.

5 dicas para aumentar engajamento em reuniões remotas

Agora que você já sabe a importância do engajamento dos colaboradores remotos, é hora de conferir algumas dicas para fortalecer essa conexão durante as reuniões. Acompanhe!

1. Agende a reunião com antecedência

Ter uma agenda clara e marcar as reuniões com antecedência é o primeiro passo para garantir o engajamento em reuniões remotas.

Quando as pessoas da equipe trabalham em outros ambientes além do corporativo presencial e dispõem de horários mais flexíveis, a previsibilidade das reuniões se torna uma peça-chave para os colaboradores organizarem suas prioridades e estejam disponíveis para o evento.

Para ajudar nessa missão, o Google Agenda programa reuniões e compromissos de forma inteligente, gerando notificações de alerta sobre o dia e horário do encontro.

No Agenda, os usuários conseguem, por exemplo, compartilhar os seus compromissos com os colegas, de modo que o responsável pelo agendamento do evento esteja ciente do cronograma de todo o time.

2. Compartilhe a pauta antes da reunião acontecer

Sabemos o quanto o tempo é valioso para a rotina e competitividade de uma organização. Quando o assunto é engajamento em reuniões remotas, nada mais primordial do que as pessoas estarem cientes de quais assuntos serão discutidos com antecedência.

Assim, todos podem trazer insights para enriquecer a discussão e também fazer com que o encontro seja mais objetivo. Enfim, é importante se certificar de que todos os participantes estarão “na mesma página”.

Graças à tecnologia do Google Agenda, isso pode ser feito de maneira bem simples: basta deixar a pauta da reunião no convite.

3. Incentive espaço de fala

As reuniões virtuais estão no centro da transformação digital do trabalho nos últimos anos. Apesar disso, muitos negócios ainda esbarram no obstáculo do engajamento.

Um dos segredos para essa entrega por parte dos colaboradores é conseguir fazer com que eles se sentirem ouvidos.

Em momentos de reunião, nada melhor do que incentivar o espaço de fala de todos os participantes para manter um envolvimento satisfatório dos participantes e obter trocas profundas sobre o tema.

O recurso de “levantar a mão” durante as reuniões no Meet é uma forma de promover essa interatividade. Quando uma ou mais pessoas estiverem interessadas em tecer comentários durante a reunião, é possível organizar uma fila para o processo fluir de maneira organizada.

A ideia é sempre estimular contribuições significativas do time. Inclusive os gestores podem organizar reuniões periódicas para estimular esse lugar de fala em toda a equipe, fazendo com que as pessoas se sintam mais conectadas.

4. Faça enquetes

Usar a funcionalidade de enquetes no Meet é outra forma orgânica e criativa de promover uma comunicação inclusiva nas reuniões remotas.

Essa dinâmica permite que os participantes expressem suas ideias acerca de um ponto relevante da discussão de modo bem simples e objetivo.

Para tanto, basta que o moderador dê início ao questionário. Os participantes recebem uma notificação para respondê-lo, devendo enviar o seu voto antes do encerramento da enquete ou término da reunião.

5. Incentive o engajamento

Incentivar e construir o engajamento de um time em reuniões remotas é uma tarefa de longo prazo, que requer ações diversificadas. Afinal, cada colaborador tem um perfil e habilidades diferentes.

Seja por meio de reações, chat, levantada de mão, anexos ou tempo individual de apresentação é importante estimular a interação de todos. Mas, sem perder de vista a objetividade e organização, é claro. Os oradores não podem ser atrapalhados.

6. Libere reações com emojis

Os emojis já são presenças confirmada nos aplicativos de troca de mensagens e plataformas na web. E, um dos motivos para sua popularidade é, sem dúvidas, a praticidade para manifestar uma reação.

Mas, já pensou em trazer esse tipo de interação para suas reuniões remotas? Saiba que o Google já garantiu essa novidade. Agora, os emojis podem ser utilizados nas videochamadas do Google Meet.

Até o momento, são nove figurinhas disponibilizadas para que os participantes possam reagir durante as reuniões, sem causar interrupções. Mais uma ótima alternativa promover interação entre a equipe e incentivar o engajamento.

Os emojis são exibidos como um pequeno selo flutuante dentro do bloco de vídeo do seu remetente.

Por que o Meet e Agenda são ferramentas essenciais para reuniões remotas engajadas?

Para quem está em busca de uma comunicação eficiente, vale conferir alguns motivos para integrar o Meet e o Agenda na rotina da sua empresa.

Primeiramente, o Google Meet é uma aplicação desenvolvida para o ambiente corporativo – ele possui um layout intuitivo, não requer a instalação de nenhum programa ou plug-in, conta com os padrões de segurança Google, oferece suporte em tempo integral, suporta vídeo chamadas com inúmeros usuários e permite gravar reuniões.

Além disso, o Meet pode ser sincronizado com o Google Agenda. Você agenda os encontros virtuais do Google Meet no calendário do Agenda e conta com todas as vantagens dos lembretes, anexação de documentos etc.

Com o Google Agenda, é possível criar eventos com horários determinados, e o aplicativo além de enviar uma notificação imediata para os destinatários confirmarem presença, também envia um lembrete 10 minutos antes da sua realização.

É possível compartilhar os seus compromissos e visualizar as agendas dos colegas, de modo que o responsável pela reunião pode estar ciente da disponibilidade de cada participante antes de agendar o evento.

Ao implementar o Agenda na rotina da empresa, os colaboradores têm a alternativa de receber todos os compromissos marcados para o dia por e-mail, e não somente as reuniões. Portanto, há um ganho em comprometimento de modo geral.

Outra boa vantagem que faz parte tanto do Meet como do Agenda é a capacidade de anexar arquivos – documentos, planilhas ou apresentações. Assim, os participantes convidados podem se preparar e oferecer melhores insights durante a reunião.

Como a SantoDigital pode ajudar nessa missão?

Em meio ao processo de transformação digital vivido pelas empresas na atualidade, é difícil imaginar uma rotina de trabalho sem o apoio de ferramentas digitais como Google Meet e Google Agente.

Contudo, colocá-las em prática e extrair o seu máximo potencial nem sempre é uma tarefa simples. Na maioria das vezes, contar com parceiros especializados faz toda a diferença nos seus resultados.

A SantoDigital é uma referência para isso. A empresa é um dos grandes nomes na implementação e migração para Google Workspace do mercado brasileiro e América Latina. E pode levar inúmeras soluções inovadoras para melhoria da eficiência operacional do seu negócio.

Temos o que você precisa para alinhar os diferentes modelos de trabalho vivenciados na organização e agregar muitas vantagens competitivas.

Ficou claro quais são as estratégias capazes de aumentar o engajamento em reuniões remotas na sua empresa? Com o Google Meet e Agenda a interação com colaboradores, fornecedores, clientes e parceiros é bem mais simples e eficiente, refletindo também em produtividade, otimização de custos e resultados.

Se você gostou das dicas, aproveite para acessar as soluções da SantoDigital e conhecer de perto as inovações que podem assegurar a tão almejada melhoria de performance!