As atividades operacionais de uma organização são referentes a todas as tarefas diárias realizadas para manter o negócio em pleno funcionamento, que envolvem gestão de pessoas, materiais, processos de produção e logística, financeiros, vendas, etc.

Essa rotina têm início no começo do dia, desde o momento em que a empresa começa a funcionar até o momento em que ela fecha, e em alguns casos essas tarefas podem ser levadas pelos funcionários para a casa. 

O problema central é que elas demandam muito tempo e, por isso, alguns aspectos importantes para o funcionamento da empresa – como a parte estratégica – acabam sendo deixados de lado.

A falta de organização resulta em problemas financeiros, planejamento ineficaz, dificuldade em lidar com a concorrência, falta de inovação nos produtos e serviços, problemas de gestão.

Desse modo, é extremamente necessário uma otimização do tempo nas atividades operacionais, para a parte estratégica ter a atenção que exige. 

Neste artigo, entenderemos um pouco mais sobre esse assunto. Continue a leitura!

Afinal, o que são tarefas operacionais?

As tarefas operacionais de uma empresa, como já dito anteriormente, tem a ver com todas as atividades diárias necessárias para o seu funcionamento. Confira a lista de algumas das principais atividades operacionais em uma organização:

• Acompanhamento de estoque;
• Planejamento de produção;
• Treinamentos e capacitações;
• Controle de caixa (pagamentos, cobranças, pagamentos de contas etc.);
• Produção;
• Logística;
• Vendas;
• Atendimento ao cliente.

Todas essas atividades e algumas outras fazem parte do sistema operacional da organização e devem ser otimizadas.

Como otimizar as tarefas operacionais?

A eficiência e produtividade dos processos essenciais em uma empresa dependem completamente da capacidade que os gestores em otimizar sua rotina. Podemos apontar várias estratégias a serem utilizadas, a fim de conseguir otimizar as operações, principalmente na área de TI, um dos setores que mais demandam processos operacionais.

Fazer o mapeamento de processos

O gestor realizará uma análise crítica dos processos, identificando onde cada processo precisa de melhorias e se elas serão suficientes ou não.

Ao fazer esse mapeamento, será possível identificar as atividades que mais tomam tempo dentro da organização e as atitudes que podem ser tomadas para otimizar esse tempo, podendo propor melhorias ou, em alguns casos, a extinção da atividade.

Além disso, essa análise também encontrará os pontos em comum dos problemas que já surgiram na organização, qual a frequência e, possivelmente, quais os motivos para essa problemática.

Investir na automação de processos

Nesse sentido, a empresa utilizará recursos para automatizar processos que podem ser repetitivos e que gastem mais tempo do que o necessário. 

Ao automatizar processos, o gestor está se antecipando a problemas como dependência extrema de funcionários, impossibilidade das ações humanas (como foi durante a pandemia de Covid-19, onde as atividades humanas tiveram que ser suspensas por conta do isolamento social), e gasto excessivo de tempo.

A melhor forma de iniciar essa estratégia é abraçando a tecnologia. Um exemplo eficiente é o uso da Inteligência Artificial para encontrar informações que dependiam de vários funcionários.

Apostar na integração de sistemas

A integração de sistemas permite que os equipamentos e equipes estejam em plena conexão, permitindo o compartilhamento de informações e colaboração entre diversas áreas da organização.

A empresa está diante de uma quantidade absurda de informações e processos, diariamente. Alguns departamentos, por exemplo, necessitam da aprovação ou do conhecimento de outra área totalmente diferente. Ao invés de utilizar um funcionário para mediar essa cooperação, a integração em sistemas facilita e encurta esse trabalho.

Nesse sentindo, a integração de sistemas é uma ótima estratégia para a comunicação interna e gestão de pessoas, pois promove o compartilhamento de ideias e estratégias, o evitando dores de cabeça para o RH no futuro.

Utilizar soluções tecnológicas eficientes

Não basta saber o que precisa ser feito, é preciso entender como. O primeiro passo para entender como as otimizações precisam ser realizadas é identificando as soluções tecnológicas que mais fazem sentido para a organização. 

Em um cenário de mundo tecnológico, é comum encontrar diversas soluções tecnológicas à disposição da empresa. No entanto, utilizar a solução errada provoca o surgimento de complicações ainda piores para a organização. Isso deve ser evitado. Opte por soluções que são eficientes e aplicáveis ao seu negócio.

No entanto, utilizar a solução tecnológica correta pode ser mais difícil do que o gestor imagina. Não é possível contar com o “feeling” ou se basear em achismos, o ideal é procurar uma ajuda terceirizada, de uma equipe especializada no assunto.

Um exemplo de soluções tecnológicas eficientes são as soluções de SRE (Site Reliability Engineering) e SRE-i (Site Reliability Infrastructure). Elas oferecem um suporte moderno, atuação cíclica, entregas rápidas com base em sprintes e todo o suporte operacional para ambiente de trabalho da organização. 

Por que apostar em serviços gerenciados para otimizar o tempo das tarefas operacionais?

Muitas empresas optam pelos serviços gerenciados para otimizar os processos em sua organização. Isso acontece por diversos motivos, como diminuir custos e aumentar a eficiência desses processos.

Apostar em serviços gerenciados nada mais é do que realizar a contratação de terceiros para o gerenciamento de atividades da empresa, principalmente na área de TI.

A contratação de serviços gerenciados é a melhor opção para quem não tem tempo para focar no crescimento estratégico da própria organização. Ao contratar esses serviços, o gestor se livra da parte operacional e pode focar 100% nas metas e no crescimento da empresa.

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