Pode parecer simples, mas as formas de interação e comunicação interna de uma empresa são peças-chave para a competitividade de qualquer negócio no mercado. Nesse sentido, as ferramentas de comunicação são essenciais para garantir o sucesso da estratégia, sobretudo nos casos em que o formato de trabalho remoto ou híbrido é utilizado. Como a sua empresa investe nessa área?

Neste post, mostraremos os principais recursos para facilitar e agregar valor à sua comunicação interna. Boa leitura!

O que é uma ferramenta de comunicação?

A comunicação de uma empresa é, acima de tudo, um instrumento para que as equipes alinhem suas ideias e compartilhem informações relevantes para uma performance de excelência. Ela coloca lideranças e colaboradores em sintonia com a cultura, valores, objetivos e metas da organização.

No entanto, para usufruir de todas as suas vantagens, é importante que a empresa adote uma estrutura de ferramentas que a torne mais eficiente. Isto é, recursos tecnológicos que viabilizem um diálogo transparente e preciso, independentemente do tamanho ou segmento do negócio.

Nesse sentido, existem muitas soluções flexíveis e inovadoras que podem ser usadas para melhorar a comunicação interna, como:

• redes sociais corporativas;
• mural digital;
• newsletter;
• reuniões e videoconferências;
• agenda digital;
• e-mail;
• TV corporativa, entre outras.

O essencial para um projeto bem-sucedido é saber que cada uma dessas alternativas tem uma dinâmica de funcionamento diferente, e devem ser aplicadas para demandas específicas. Logo, é essencial traçar um bom planejamento antes de implementá-las.

Por exemplo, uma empresa que deseja expandir suas operações para o trabalho remoto, sem perder a qualidade de comunicação com os seus talentos, precisa investir em soluções para troca de mensagens instantâneas, reuniões online e compartilhamento de arquivos. Enfim, que permitam a mesma conexão da modalidade presencial.

Qual a sua importância para as empresas nos dias atuais?

Diante de um mercado extremamente dinâmico e competitivo, que muitas vezes requer a tomada de decisões imediatas, a comunicação interna se apresenta como uma peça fundamental para o alcance de resultados satisfatórios.

Ao adotar uma cultura que valoriza o diálogo, o ambiente de trabalho se torna mais leve, agradável e respeitoso, diminuindo os atritos e a distância entre os departamentos. Além disso, os profissionais adquirem mais consciência sobre o seu papel para a organização.

A comunicação eficiente é sinônimo de qualidade de vida no trabalho, o que reflete em colaboradores mais engajados com os objetivos e metas da empresa, alta produtividade, e uma taxa de rotatividade menor.

E não é difícil entender os motivos: investir em comunicação interna é também fazer com que os colaboradores estejam sempre por dentro dos objetivos e decisões importantes da organização, o que permite que eles se sintam valorizados. Com isso, o clima organizacional e resultados são aprimorados.

Outra vantagem obtida ao implementar uma comunicação otimizada é que isso ajuda a construir uma imagem de credibilidade perante o mercado, clientes e fornecedores. Afinal isso reflete o tratamento da empresa para com os seus funcionários.

Ao contrário do que muitos gestores podem imaginar, a transmissão de mensagens para o público interno nunca é homogênea – muitas vezes, o recado que chega para determinado grupo não será útil para outros. Por isso, a possibilidade de segmentação é mais uma funcionalidade que merece atenção na hora de escolher suas ferramentas.

Em outras palavras, para alcançar o resultado desejado é preciso contar com soluções capazes de modular o alcance dessas mensagens, ou seja, fazer com que elas sejam direcionadas às pessoas certas.

Como as soluções Google Workspace podem ajudar?

As soluções certas são capazes de acelerar processos e trazer melhores resultados financeiros. A integração das soluções Google Workspace tem se mostrado bastante significativa para o alcance de uma atuação muito mais organizada e produtiva. O que naturalmente reflete em uma comunicação empresarial otimizada.

Confira, a seguir, algumas maneiras de melhorar essa abordagem dentro do seu negócio.

Gmail

A troca de e-mails se tornou algo indispensável para a comunicação interna e externa das empresas, uma espécie de documentação daquilo que é tratado nas mensagens. E o Gmail vai de encontro a esse modelo de trabalho do futuro. Uma solução flexível e inovadora para conectar equipes de todos os tamanhos.

Lembrando que, ter uma conta Gmail é um requisito que viabiliza o uso de diversas funcionalidades do Google Workspace. Assim, mais do que um e-mail seguro e sem anúncios, a aplicação oferece a possibilidade de conversar por chamadas de voz ou vídeo, bem como o trabalho em projetos compartilhados.

Enfim, o Gmail é uma peça-chave para manter a rotina de trabalho da sua empresa em dia, com as tarefas simples de comunicação sendo cumpridas de modo rápido e preciso.

Nesse contexto, não podemos deixar de mencionar a possibilidade de uso de uma assinatura profissional no e-mail. Um recurso que demonstra credibilidade perante os clientes, mas também transmite a ideia de uma comunicação oficial no ambiente interno. Além de deixar os colaboradores mais seguros ao interagirem com os colegas.

Agenda

Quando o assunto é ferramentas para otimizar a comunicação interna, o Google Agenda é, sem dúvidas, uma aplicação que não pode faltar na rotina das organizações. O recurso integra o pacote Google Workspace, e está disponível, gratuitamente, tanto na versão web como para dispositivos móveis (Android e iOS).

Sem dúvidas, essa é uma solução que permite organizar rotinas de forma online – programar reuniões, adicionar e controlar eventos, lembrete de afazeres, além do compartilhamento com outras pessoas. Um serviço de calendário e agenda online, que ajuda profissionais e empresas no gerenciamento eficiente de tarefas.

Além disso, os alertas do Google Agenda chegam diretamente no e-mail ou celular do usuário, que também pode sincronizar calendários de várias contas e controlar diferentes atividades a partir de um único ambiente.

A Agenda é um exemplo claro de que as melhores ferramentas de comunicação, não necessariamente, são as mais complexas ou que exigem grandes investimentos. Um recurso gratuito é capaz de alterar rotinas, minimizar erros e otimizar resultados.

Como regra, o aplicativo comporta a instalação de complementos. Mas, precisam estar sincronizados para que funcionem. É o caso do Google Meet, em que as videochamadas podem ser agendadas no calendário, sendo o titular da conta e demais participantes notificados do evento.

Os usuários dessa ferramenta podem, inclusive, personalizar o seu status de disponibilidade, adicionando tanto os dias, horários e locais em que trabalha, como também as suas horas de descanso.

Meet

O Google Meet é mais uma aplicação que funciona como forte aliada para a boa comunicação empresarial. A solução oferece aos usuários de conta Google a possibilidade de criar videoconferências e chamadas online com até 24 horas de duração, conectando equipes, clientes e fornecedores.

O Meet vai de encontro às interações dinâmicas e modernas de trabalho, onde a atuação remota ganha mais espaço e um papel relevante para o desempenho das atividades.

Como consequência, as reuniões da sua empresa se tornam sinônimo de agilidade e eficiência, visto que, muitas vezes, os encontros presenciais dependem do alinhamento de agenda de todos os envolvidos ou do deslocamento de algumas pessoas. Fica mais fácil reunir os interessados quando existe essa flexibilidade.

A ferramenta está disponível para uso pessoal e corporativo, sendo totalmente integrada ao Google Workspace. Além do uso simples e intuitivo, a aplicação também conta com uma interface específica para dispositivos móveis, com as principais funcionalidades de videoconferência da versão para navegadores.

E mesmo quem não tem conta do Gmail consegue acessar a reunião. Neste caso, basta que o usuário peça o código, e depois vá em “Usar um código de reunião” e então digitar o número.

Além do recurso de gravação, as reuniões no Google Meet ainda proporciona experiências como:

• apresentação de slides;
• compartilhamento de tela;
• aplicação de efeitos visuais;
• criação de salas temáticas;
• legendas ao vivo e em vários idiomas;
• aplicações de enquetes;
• layouts personalizados para visualizar todos os participantes.

Por todas essas vantagens, o Google Meet certamente é uma das soluções que não pode faltar na estratégia de uma empresa que deseja melhorar a sua comunicação.

Chat

O Chat é mais uma ferramenta do Workspace que ajuda empresas a estabelecer um bom diálogo entre times. Trata-se de um aplicativo de mensagens diretas e conversas em grupo, que facilita a troca de informações e documentos em qualquer lugar.Nessa perspectiva, o recurso do Chat ainda disponibiliza um lugar central para discussão de tópicos, o Spaces, que ajuda não apenas no desenvolvimento de projetos, mas na criação de comunidades e uma cultura de equipe.

Ainda, o Chat conta com funcionalidades que permitem aos usuários encontrar conversas e arquivos rapidamente, com a pesquisa avançada do Google. Também é possível obter ajuda de bots e sugestões inteligentes para se conectar aos participantes das reuniões e aumentar sua produtividade de um modo geral.

Drive

O Google Drive é uma ferramenta de armazenamento em nuvem, que permite o compartilhamento e acesso de arquivos a partir de qualquer lugar ou dispositivo. Trata-se de um repositório de sincronização de documentos hospedados em um ambiente virtual.

O Drive é uma excelente alternativa para otimizar a comunicação interna e a rotina de trabalho, sobretudo a colaboração entre as equipes. Apresentações, planilhas e arquivos em diversos formatos podem ser trabalhados por meio desta aplicação, com muito mais agilidade e eficiência.

Para usufruir deste serviço, basta que o usuário ou empresa tenha uma conta Google. No primeiro caso, cada indivíduo tem o seu próprio ambiente e é dono dos arquivos ali presentes. E, na versão compartilhada, os documentos criados e salvos no repositório do Drive são de propriedade da empresa.

Considerando a cultura da transformação digital cada vez mais presente no dia a dia das empresas, o Google Drive se mostra como um instrumento facilitador dos processos corporativos, ajudando não só na organização dos arquivos e também na segurança dos dados compartilhados.

Apresentações

Criar apresentações com toda sua equipe ou parceiros de forma totalmente online, com recursos de comentários, edição, bate-papo em tempo real, esse é o propósito do Apresentações, aplicativo do Google Workspace. E o melhor: sem a necessidade de instalação de softwares adicionais.

Com o Apresentações, o compartilhamento de dados relevantes entre os colaboradores é simples. O responsável pode atribuir permissões para controlar quem visualiza e edita seus slides. Sem deixar de mencionar a facilidade em converter os slides no formato desejado antes de compartilhá-los com outras pessoas. Aqui estão algumas das principais ações:

• desenhar gráficos e diagramas;
• inserir objetos e formas;
• formatar texto e imagens;
• ativar animações etc.

Sites

O Sites é um recurso voltado para o desenvolvimento de projetos ou eventos voltados para o público interno de uma empresa, ou seja, seus funcionários. Um ambiente digital seguro, de fácil acesso, onde são compartilhadas informações sobre o negócio.

Outro ponto interessante é que a ferramenta não exige conhecimentos técnicos em design ou programação. Além disso, ele proporciona alta qualidade para o trabalho colaborativo entre as equipes.

A aplicação também conta com uma ótima aparência em todos os tipos de telas, computadores ou smartphones, sendo os processos de criação e edição bastante intuitivos: é clicar, arrastar e soltar, que os designs são reorganizados automaticamente com um layout de grade.

Como a SantoDigital pode ajudar nessa missão?

Há mais de 10 anos levando inovação para a melhoria da eficiência operacional das empresas, a SantoDigital é uma empresa focada em soluções tecnológicas sob medida, que contribuem para que negócios de todos os tamanhos e segmentos otimizem suas performances.

Graças à excelência do seu trabalho, a empresa mantém parcerias com empresas líderes no segmento de infraestrutura em tecnologia, em especial da computação em nuvem, e se tornou uma referência no mercado brasileiro em implementação do Google Workspace.

E o principal: tudo isso de acordo com o nível de serviço mais adequado para os objetivos de cada cliente. Para atender essas expectativas, a SantoDigital combina serviços de consultoria e ferramentas de alta tecnologia para ajudar na identificação das melhores estratégias.

Ficou claro a importância do apoio das ferramentas de comunicação? Como você pôde ver, um dos principais segredos de sucesso nessa área são as tecnologias, que ajudam não só no aprimoramento da rotina de atividades, mas também da cultura da empresa.

Gostou do artigo? Agora que você já sabe a importância de uma boa comunicação interna, aproveite para conhecer os benefícios que a sua empresa terá ao adotar o Signature SD!