Saber como gerenciar bem o Google Agenda é importante não somente para organizar o seu tempo, os trabalhos da sua equipe, mas também para coordenar projetos e atividades do escritório e definir horários de reuniões.

Além disso, trata-se de uma ferramenta que pode ser compartilhada com os funcionários envolvidos. Isso é essencial para a rotina de trabalho, uma vez que todos têm acesso às mesmas informações.

O Google Agenda faz tudo isso e muito mais. É uma ferramenta corporativa que vem se popularizando devido às suas funções úteis e de simples manuseio. É também uma boa opção para quem tem dificuldades para administrar o tempo, sobretudo quando há muita demanda de tarefas durante o dia.

Quer aprender um pouco mais sobre como gerenciar o Google Agenda e tornar-se mais produtivo? Acompanhe as nossas dicas!

O que é o Google Agenda?

O Google Agenda é um aplicativo que faz parte do Google Workspace. Trata-se de uma agenda virtual, na qual o usuário consegue organizar compromissos, metas, eventos e lembretes. Ela pode ser acessada tanto pelo navegador como via aplicativo, disponível nos sistemas Android e iOS.

Seu objetivo é aumentar a produtividade e facilitar a gestão de atividades e compromissos. No meio corporativo, saber como gerenciar o Google Agenda com maestria é importante para organizar melhor o dia a dia tanto do usuário como de sua equipe com mais objetividade e agilidade.

Assim como as demais ferramentas do Google, ela tem um layout intuitivo e agradável, não precisa ser instalada e pode ser usada em qualquer dispositivo, móvel ou não, com conexão à internet.

Outros pontos interessantes deste recurso são comuns às soluções Google são a colaboração e a integração. É muito fácil sincronizar dados do Gmail com a agenda, por exemplo, e compartilhar eventos com outros usuários.

É possível criar listas de tarefas e compromissos tanto individuais como coletivos, convidando outras pessoas para participar e receber os lembretes, além de milhares de outras opções de personalização.

Como o Google Agenda funciona?

Gerenciar as funcionalidades do Google Agenda é muito fácil. Para entrar no aplicativo, basta acessar sua conta Google. No menu no canto superior da tela, no menu de apps, você encontrará o ícone para o Google Agenda atrelado à sua conta.

Uma vez que a agenda esteja aberta na sua tela, você começará a inserir compromissos. Ao clicar no ícone ‘+’, no canto superior esquerdo da tela, você cria um compromisso, uma tarefa ou evento. Além disso, você consegue fazer outras ações, como:

Customizar as opções

Sabia que com a ferramenta você cria mais de uma agenda? Por exemplo, você pode usar este aplicativo tanto para compromissos de trabalho quanto para suas atividades pessoais. E o mais importante: as datas não serão misturadas no calendário de forma confusa, mas, sim, separadas entre os respectivos temas.

Os compromissos podem ser customizados e apresentar apenas nome e data. Também é possível anexar arquivos, personalizar as notificações e compartilhá-las com outras pessoas. Isso tudo pode ser feito na própria tela de criação de eventos.

Além disso, o usuário poderá optar entre a visualização padrão do calendário mensal e ver apenas os compromissos semanais ou diários.

Compartilhar calendários

Esse é um interessante recurso que ajuda profissionais a se programar para futuros compromissos. Na lateral esquerda, há o “Others Calendars”, onde você pode adicionar as agendas de trabalho de outros funcionários e separá-las por cores.

Há, também, a possibilidade de permitir que pessoas acessem a sua agenda. Isso facilita na hora de definir horários para reuniões, por exemplo.

Ao compartilhar eventos e atividades da empresa, o Google Agenda monitora as respostas de seus funcionários e mostra quem aceitou ou não o seu convite.

Gerenciar projetos com o Google Agenda

Para que seja possível garantir eficiência e produtividade de um trabalho em equipe, você pode criar um evento para cada membro do grupo, adicionar uma descrição e prazo de entrega. Lembrando que os projetos podem ser divididos em categorias a partir da configuração de calendários múltiplos do Google Agenda.

Como gerenciar melhor o Google Agenda?

O Google Agenda é uma ferramenta poderosa para gestão de tempo e atividades pessoais. Por isso, é importante conhecer todas as suas funções para tirar o máximo de proveito dessa ferramenta.

Confira, a seguir, 9 truques que vão ajudar você a gerenciar o Google Agenda com maior eficácia.

1. Use o aplicativo pelo smartphone

Nada como ter todas as informações e eventos na palma da sua mão, não é mesmo? O Google Agenda funciona muito bem no navegador, mas o aplicativo móvel (que é sincronizado automaticamente com sua conta) torna a gestão de compromissos ainda mais funcional e rápida.

2. Receba alertas via e-mail

Você pode receber alertas dos seus compromissos da agenda via e-mail, para não se esquecer de nada. Basta configurar esse lembrete em ‘Configurações’.

3. Tenha diferentes calendários

Com o Google Agenda, você gerencia múltiplos calendários ao mesmo tempo. Se seu calendário atual está lotado, clique em ‘Adicionar Agenda’ e depois em ‘Nova Agenda’ para ter outro voltado para outro tema.

4. Bloqueie compromissos

Parte de saber gerenciar o Google Agenda é entender como usá-lo para facilitar o trabalho em equipe. Pensando nisso, a ferramenta permite bloquear seu calendário para que outras pessoas não agendem reuniões com você quando estiver ocupado. Assim, ninguém perde tempo.

5. Faça listas de tarefas

É possível anotar afazeres e tarefas em uma lista. Isso ajuda você a lembrar do que deve ser feito. Saiba que você consegue ter várias listas, organizá-las conforme detalhes e criar até subtarefas.

6. Integre agendas

Como falamos, você pode integrar no seu calendário o de outras pessoas, na opção ‘Adicionar Agenda’. Dessa maneira, você visualiza os compromissos desse usuário também.

Outro fato curioso é que você também pode integrar na sua agenda calendários com feriados nacionais, internacionais e religiosos, cronograma de esportes e até mesmo as fases da lua!

7. Encontre horários com mais facilidade

Sua agenda parece lotada? Deixe o Google Agenda ajudar você a encontrar uma brecha. Na opção ‘+ Criar’, clique em ‘Mais opções’ e, em seguida, ‘Encontrar um horário’.

Ali, você pode verificar o melhor horário disponível entre você e até 20 outras pessoas para agendar um evento.

8. Crie eventos particulares

Mesmo que em sua empresa sua agenda esteja listada como compartilhada, ainda é possível criar eventos particulares. Ao criar e editar uma entrada, escolha a forma de visibilidade ‘Particular’.

Para quem acessa seu calendário, aparecerá que você está ocupado nesse horário. No entanto, para você, os detalhes do evento são exibidos.

Lembre-se de que todas as informações registradas no Google Agenda são confidenciais e você só compartilha com quem for de sua confiança!

É fundamental, também, que você peça para seus funcionários darem sempre um feedback em relação aos eventos, convites para reuniões e atividades realizadas na empresa.

9. Organize eventos por fuso horário

Uma funcionalidade impressionante do Google Agenda é a possibilidade de configurar eventos em diferentes fusos.

Essa função é muito interessante para as empresas de hoje que, cada vez mais globais, muitas vezes contam com profissionais trabalhando em diferentes países e regiões e até mesmo clientes.

Especialmente após a pandemia e a consolidação do trabalho remoto, essa opção é muito útil para evitar desencontros. Para adicioná-la, vá em ‘Configurações’ e depois ‘Relógio Mundial’. Ao selecionar ‘Mostrar relógio mundial’, você decide que fusos quer que sejam contemplados no seu calendário.

Viu como é simples? Gerenciar o Google Agenda não envolve nenhum mistério. A ferramenta é fácil de usar e inteligente, além de oferecer funcionalidades que vão otimizar o dia a dia em equipe e ajudar você a planejar melhor seus compromissos.

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