Como garantir um agendamento eficiente de tarefas

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Como garantir um agendamento eficiente de tarefas

Como garantir um agendamento eficiente de tarefas

Você já deve saber que um dos principais pilares para o bom gerenciamento de qualquer projeto e negócio é ter organização em todos os setores e níveis da empresa. Tudo o que envolva compromissos e responsabilidades é essencial ser seguido à risca para garantir que a companhia cumpra corretamente com seus deveres e tenha sucesso em suas atividades. Portanto é normal que surja certa preocupação em qualquer gestor no que refere à boa administração de todas as tarefas que precisam ser executadas e no bom desempenho da equipe com relação às suas funções essenciais para que a engrenagem completa do negócio funcione em sincronia e sem falhas.

Logo, é neste contexto que contar com a ajuda de sistemas eficazes de agendamento e acompanhamento das tarefas é algo imprescindível para garantir o bom andamento de todo o trabalho. Por sabermos disso, listamos a seguir algumas dicas valiosas para que você possa começar a se organizar melhor a partir de hoje e não deixar nada para trás ou que venha a “escapar do prazo”, assegurando maior produtividade e performance ao seu time, o que se refletirá em melhores resultados para o êxito da organização como um todo. Confira:

Estabeleça prioridades para garantir eficiência em todas as demandas

O começo de tudo está em estabelecer o que é prioridade real e como você vai distribuir tudo o que é necessário ser feito no esquema de trabalho que irá montar. Isso porque há diversos aplicativos disponíveis para facilitar o seu dia a dia neste sentido, mas é você que dará as coordenadas para fazê-los trabalharem de forma eficaz a favor do que você precisa.

Para garantir um agendamento eficiente de tarefas, é necessário saber qual é a mais urgente e a que pode aguardar mais tempo. Há, inclusive, metodologias bem específicas para isso, as quais você pode conhecer melhor em uma rápida pesquisa pela web mesmo.

A boa elaboração de sua agenda depende primordialmente desta noção que você deve desenvolver para montá-la adequadamente: há ações que são urgentes de verdade (ou seja, que não podem esperar), outras que são importantes (necessárias também, porém que não estejam com prazo tão apertado) e as que não são tão urgentes ou importantes assim (essas geralmente podem ficar mais para o final de algum projeto ou, ainda, apenas se “encontrarem espaço” nele).

Conheça os benefícios das agendas on-line

Hoje em dia, praticamente nenhuma  empresa funciona mais sem a internet. Podemos falar amplamente no uso das agendas on-line, que já são uma facilidade presente na realidade de muita gente. E o fato de serem tão bem aceitas é simples: elas são excelentes aliadas no dia a dia de trabalho de qualquer profissional ou departamento empresarial!

Seja a organização de pequeno, médio ou até mesmo grande porte, é possível notar uma enorme diferença e melhoria nos resultados ao incluir soluções como essa na rotina de serviço, tais como:

  • Permitir compartilhamentos: uma agenda on-line é colaborativa e funciona perfeitamente para trabalhos em equipe. Nela, alterações feitas por um usuário podem ser visualizadas pelos outros e tudo é feito para operar simultaneamente, o que facilita muito o trabalho em conjunto e também o de comunicação setorial. Assim, é possível compartilhar novas anotações, fazendo com que todos fiquem sempre a par do que  já foi feito e do que ainda está pendente.
  • Integração com outros serviços: a agenda on-line é capaz de buscar e agregar informações e dados provenientes de sua conta de e-mail vinculada, por exemplo, e de espaços de compartimento na nuvem, otimizando todo o trabalho com um pacote de serviços que gera maior produtividade sempre.
  • Gerar notificações: esqueça os antigos “post-it”. Outra grande vantagem é a possibilidade de programar reuniões e compromissos de forma inteligente, gerando notificações precisas, via mensagens e alertas eletrônicos ou SMS e de acordo com as especificações que você selecionar, evitando o esquecimento de tarefas essenciais e aumentando o controle sobre todos os processos.
  • Acompanhar a evolução de projetos: marcando o andamento das tarefas, o que já foi cumprido, o que está em execução e o que ainda falta ser feito, você acompanha melhor o avanço de todos os seus trabalhos e garante que o tempo seja gerenciado da melhor forma para que as metas sejam cumpridas e os resultados saiam satisfatórios!
  • Mobilidade: poder acessar suas anotações e agendamentos de onde estiver, desde que tenha acesso à internet, ou em seu dispositivo móvel é outro benefício que este sistema de agenda oferece! Isto com certeza lhe traz maior segurança e praticidade, além de possibilitar configurações para acesso com horários e locais pré-definidos, caso sua preocupação seja controlar e regularizar o trabalho remoto de seus colaboradores.

Dentre as ferramentas que a Google Apps for Work disponibiliza, o Google Agenda é uma excelente opção para marcar suas atividades, reuniões, dentre outros.

E você, já conhece o Google Agenda? Quer compartilhar alguma funcionalidade que você não pode mais viver sem? Deixe seu comentário.

 

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