O objetivo de toda empresa que preza pela qualidade dos seus resultados é contar com um time de alta performance e produtivo, mas diversas medidas que aumentam a produtividade no trabalho devem fazer parte do cotidiano do negócio.
Ainda que o objetivo comum seja o aumento da produtividade no trabalho, tanto individual como coletivo, muitas companhias têm ambientes de trabalho inadequados e uma cultura organizacional que cria obstáculos e dificuldades para a conclusão das atividades diárias.
Com o objetivo de melhorar esse cenário recorrente em médias e grandes empresas, identificamos alguns fatores que influenciam diretamente a produtividade no trabalho. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!
Importância de investir em alternativas que aumentem a produtividade no trabalho
As novas tecnologias são responsáveis pelo sucesso das organizações empresariais. Muitas são as alternativas que proporcionam às empresas melhoria na produtividade no trabalho dos colaboradores.
Por meio de inovações que já estão disponíveis no mercado, os empreendimentos conseguem gerar bons resultados.
Com o mercado cada vez mais competitivo, manter a empresa alinhada à tecnologia pode ser um fator primordial para aumentar a produção dos colaboradores.
Se você deseja que o seu negócio seja bem-sucedido, aposte em fatores que aumentem a produtividade no trabalho e garanta o êxito na entrega de produtos ou serviços fornecidos por ele.
Melhores dicas para aumentar a produtividade no trabalho
É normal que os colaboradores não sejam produtivos de uma forma constante todos os dias, mas quando isso ocorre com frequência, é preciso avaliar algumas questões.
O gestor precisa ver o que pode ser melhorado para que a produtividade no trabalho possa ser mantida na maioria dos períodos.
Veja, abaixo, quais são as melhores dicas para manter sua equipe engajada e alcançando as metas traçadas.
1. Ter uma boa gestão do tempo
A gestão do tempo no ambiente empresarial não está associada diretamente a um horário de trabalho rígido.
Oferecer flexibilidade aos colaboradores permite que eles possam gerir melhor o tempo disponível, identificar as prioridades do dia e realizar as atividades de forma mais eficaz.
Tudo o que é feito ou deixado de lado em um dia está relacionado à gestão do tempo.
Ela também envolve fatores que muitas vezes não dependem dos próprios colaboradores, como um número excessivo de reuniões, equipamentos inadequados, ambiente prejudicial, entre outros.
Segundo uma pesquisa do Instituto de Tecnologia Política de Washington, o uso das redes sociais também tem um impacto direto no desenvolvimento das atividades diárias: a cada hora de navegação, cerca de 16 minutos de trabalho são desperdiçados.
A melhoria desse cenário depende de visão aguçada sobre a gestão do tempo, para compreender quais obstáculos estão sendo criados pela própria empresa e eliminá-los.
2. Utilizar recursos de automação
O uso de ferramentas de automação permite otimizar parte do trabalho que tem sido realizado manualmente pelo colaborador.
Uma cultura organizacional que preze pela automação viabiliza que algumas tarefas sejam feitas automaticamente por softwares especializados, deixando o funcionário com mais tempo para atividades estratégicas.
Vamos a um exemplo prático? No setor de estoque, em vez do colaborador responsável ter que preencher manualmente as entradas e saídas, um software pode fazer o controle de estoque, em tempo real, com mais assertividade e demandando menos tempo para que a tarefa seja realizada.
3. Usar aplicativos e extensões
As ferramentas, os aplicativos e as extensões do Google se tornaram opções importantes no cotidiano de empresas que desejam aumentar a produtividade no trabalho dos colaboradores.
Os aplicativos e as extensões do Google devem ser usados de forma positiva e consciente pelos funcionários, auxiliando em processos colaborativos, diminuindo a necessidade de deslocamentos entre departamentos, otimizando a gestão do tempo e auxiliando na execução das tarefas.
O ideal é que, quando um colaborador apresentar um novo recurso, o gestor avalie a relevância dele para o negócio, adotando-o para outros funcionários e setores, quando conveniente.
Os gestores também devem acompanhar as novidades tecnológicas, agregando ao ambiente profissional os recursos que oferecem benefícios às equipes, como o Google Workspace.
4. Manter um ambiente de trabalho agradável
Um aspecto fundamental para aumentar a produtividade no trabalho está associado à qualidade e à adaptação do ambiente.
Provavelmente, um local de trabalho inadequado, com barulho excessivo e má iluminação, afetará diretamente o desenvolvimento das atividades ao longo do dia.
Um estudo realizado pela Universidade Cornell indica que a temperatura do ar-condicionado impacta diretamente a produtividade dos colaboradores.
Quando a temperatura estava a 20º, os erros cometidos nas atividades aumentavam em 44% — e a produtividade era metade da atingida em um ambiente com temperatura de 25º.
5. Não ser multitarefas
A maioria dos profissionais tem a impressão de que fazer várias atividades ao mesmo tempo é uma vantagem. Essa não é a realidade, pois o cérebro humano precisa priorizar uma tarefa para que ela seja realizada com a máxima eficiência.
Se um funcionário gastar 20 minutos lendo mensagens do celular, outros 20 fazendo anotações referentes ao que leu e mais 20 conferindo os e-mails, será mais vantajoso do que ele tentar fazer tudo ao mesmo tempo durante os 60 minutos e, ao final, não conseguir realizar as tarefas de maneira eficaz.
Estudos mostram que realizar atividades simultaneamente pode reduzir a produtividade, portanto, não se iluda ao pensar que você ou a sua equipe conseguirá fazer tudo concomitantemente.
Saiba que até é possível tentar ser produtivo e fazer um trabalho de boa qualidade dessa maneira, mas essa não é a melhor ideia.
6. Definir as prioridades
Definir prioridades também é sinônimo de produtividade no trabalho. Quando for fazer o planejamento diário, semanal ou mensal da empresa, estabeleça quais serão as tarefas prioritárias.
Confira quais delas precisam ser feitas naquele período e decida como a sua equipe vai executá-las. Tente fazer com que seus funcionários não se distraiam com questões que não são relevantes para aquele momento.
7. Eliminar distrações
Outra dica interessante e que pode ajudar você a manter a produtividade é eliminar as distrações. Diante de todas as informações diárias que estamos sujeitos a receber, o nosso cérebro fica repleto de dados. Tente focar no que realmente é importante ou urgente.
Com os avanços tecnológicos, os celulares estão sendo cada vez mais utilizados e, por vezes, acabam sendo fontes de distrações.
Deixe o aparelho no silencioso e olhe apenas quando souber que existe a possibilidade de ter alguma notícia referente ao seu trabalho.
Se algo importante estiver acontecendo, a pessoa entrará em contato por outros meios — que, na maioria das vezes, não é por mensagem.
8. Evitar reuniões desnecessárias
As reuniões são necessárias, mas avaliar quando elas realmente são indispensáveis é fator primordial para o sucesso empresarial. O excesso de encontros deixa a agenda do executivo cheia e acaba gerando prejuízos para as empresas.
Em vez do gestor estar administrando melhor o negócio, ele vai gastar seu tempo transmitindo informações e anotando dados que ficarão apenas no papel, e não serão colocados em prática.
Os gastos com as reuniões são elevados, pois providenciar café, comida, local adequado e os equipamentos que serão utilizados demanda tempo e dinheiro.
Os gestores terão que estar presentes nesses eventos e desperdiçarão mais do que algumas horas do dia. Encontros desnecessários podem gerar altas demandas financeiras para as empresas.
9. Monitorar a equipe
Realizar o monitoramento da equipe é essencial para manter uma boa produtividade no trabalho.
Acompanhe de perto o desempenho das atividades, garanta que as atividades sejam realizadas corretamente e com o máximo de qualidade possível.
Ao fazer isso, você vai poder mensurar o crescimento e o desenvolvimento de cada um dos colaboradores da sua equipe de trabalho.
10. Utilizar as ferramentas adequadas
Um fator que influencia diretamente a produtividade no trabalho é o uso das soluções adequadas. De nada adianta exigir produção se as ferramentas disponíveis para realizar os trabalhos não são as corretas ou se não são de boa qualidade.
Analise com cautela todas as aplicações e inovações disponíveis para ter certeza que os funcionários poderão realizar as tarefas com facilidade e agilidade.
Outra ferramenta que deve ser ofertada é a do conhecimento. Ofereça às equipes a possibilidade de estarem sempre se aperfeiçoando profissionalmente, afinal, adquirir conhecimento nunca é demais.
Tente manter uma boa comunicação com os seus colaboradores para que eles consigam falar com tranquilidade o que é necessário fazer para que as atividades sejam realizadas com eficiência.
11. Acompanhar indicadores de produtividade
Os indicadores de produtividade são muito utilizados para manter a empresa em bom funcionamento. Existem seis índices que são muito utilizados pelos negócios. Os principais são:
- qualidade;
- capacidade;
- estratégicos;
- lucratividade;
- competitividade ;
- rotatividade.
O fator da qualidade será mensurado pelo resultado do que foi produzido. O indicador da capacidade diz respeito a quanto os funcionários conseguem produzir em determinado tempo.
Os indicadores estratégicos servem para analisar e verificar as metas e os objetivos da empresa, destacando se eles estão sendo alcançados; o de lucratividade funciona para ver o lucro líquido da empresa.
O índice de competitividade é útil para avaliar os dados que se referem aos concorrentes do negócio. Por fim, um indicador muito importante é o da rotatividade, que os gestores usam para avaliar quantos funcionários entram e saem da empresa em determinado período.
Se a rotação de pessoal for muito elevada, significa que a produção poderá ser comprometida.
12. Conhecer e aplicar novos recursos tecnológicos
As novas tecnologias estão disponíveis justamente para agregar ao ambiente profissional, por isso, os gestores devem conhecer esses novos recursos e adotá-los quando forem relevantes para aumentar a produtividade no trabalho.
Um exemplo é o cloud computing, ou computação na nuvem. O recurso permite aumentar a estabilidade das plataformas e dos sistemas usados, impedindo que haja tempo ocioso com problemas relacionados aos softwares e hardwares.
A computação em nuvem também tem como benefício mais facilidade e agilidade na colaboração entre profissionais e departamentos.
Ao auxiliar no trabalho integrado e na comunicação empresarial entre as equipes, a empresa permite melhorar o cumprimento de prazos e diminuir conflitos internos — o que é de suma importância para o sucesso do negócio.
Agora que você já tem acesso a dicas para aumentar a produtividade no trabalho da sua empresa, observe se esse índice aumentou e não se esqueça de como a tecnologia também pode auxiliar nesse momento.
Invista na transformação digital do seu negócio e garanta o aumento desenfreado da produtividade e dos ganhos empresariais.
Se houver alguma dúvida, saiba que a SantoDigital pode ajudar no processo, pois tem uma vasta experiência em serviços de Cloud Computing.
Gostou de saber como aumentar a produtividade da sua empresa? Então, acompanhe nossas publicações no Blog e fique por dentro de outros conteúdos como este!
[rock-convert-cta id=”6726″]
