No atual mundo completamente digitalizado, onde grande parte dos documentos deixaram de ser abrigados em armários de arquivamento e passaram a ser arquivados em nuvens, saber o que é tipificação e implementá-la na sua empresa, pode se tornar um diferencial.

Muito embora esse nome venha ganhando cada vez mais espaço dentro das grandes instituições, a verdade é que ainda existem algumas dúvidas a serem esclarecidas com relação a esse assunto.

Dessa forma, nesse texto explicaremos para você não apenas o que é tipificação, mas também como ela pode te ajudar na gestão e organização dos documentos da sua empresa. Acompanhe!

O que é tipificação de documentos?

Um dos maiores problemas enfrentados pelas empresas, seja qual for o seu nicho de atuação, é a falta de organização na hora de arquivar seus documentos. Desse modo, registros importantes acabam sendo perdidos e/ou não utilizados da forma correta, prejudicando, assim, o andamento de vários processos.

Diante desse cenário, tipificar documentos se torna uma solução extremamente eficiente nesse sentido, já que a sua principal função é organizar, de uma forma mais detalhada, todos os arquivos relacionados a sua empresa e aos seus clientes, além de proporcionar um cadastro mais eficaz para os seus diferentes canais.

Por fim, uma das vantagens da tipificação fica por conta da divisão de categorias e hierarquias estabelecidas conforme as necessidades e com o ramo de atuação de cada companhia, não havendo um modelo padrão para todos.

Quais documentos podem ser tipificados?

Além de saber o que é tipificação, é importante entender que existem, nessa tecnologia, ferramentas mais completas e mais básicas, cabendo a você e à sua equipe decidirem qual é a solução mais adequada para sua instituição.

Em suma, uma boa ferramenta de tipificação será capaz de identificar documentos básicos, como RG, CNH e CPF. Entretanto, vale destacar que outros documentos também podem ser tipificados, desde que o modelo contratado permita.

Quais os benefícios da tipificação de documentos?

Agora que você já entendeu o que é tipificação de documentos e como essa ferramenta pode ser útil no dia a dia da sua empresa, confira algumas das principais vantagens da tipificação:

Agilidade na busca

A princípio, uma das maiores missões das empresas é fazer com que os seus processos se tornem cada vez mais simples, consequentemente aumentando a sua produtividade. Nesse sentido, a tipificação de documentos pode se tornar um ótimo aliado durante a execução das suas atividades.

Isso porque, devido ao alto nível de organização proporcionado por essa solução, seus funcionários não terão problemas para encontrar registros relacionados aos seus clientes, uma vez que tudo estará categorizado e ordenado de maneira descomplicada e eficaz.

Muito mais segurança

No momento da realização do cadastro, por exemplo, a probabilidade dos seus funcionários anexarem as documentações dos seus clientes de forma equivocada praticamente não existe.

Além disso, o sistema de tipificação se faz muito importante no que diz respeito a evitar fraudes, vazamento de dados ou até mesmo no cadastro de uma pessoa com a documentação errada.

Mais produtividade

Saber o que é tipificação vai te ajudar a entender como esse processo pode contribuir para o aumento da produtividade da sua empresa. Isso porque todo procedimento envolvendo ordenação, disposição e a distribuição de documentos e cadastros será realizado de forma automatizada.

Com isso, todo o tempo que seria gasto durante essas atividades poderá ser direcionado para outras tarefas mais importantes. Assim, você e a sua equipe poderão se concentrar no traçamento de planejamentos estratégicos que visam à escalabilidade da instituição, sem se preocuparem com questões burocráticas e manuais.

Estruturação de processos

Muitas empresas preferem não utilizar ferramentas que padronizam o armazenamento e a sistematização de documentos. Como resultado, cada cadastro acaba sendo arquivado de uma forma diferente, sem um padrão, fazendo com que a busca por informações se torne um processo mais moroso.

Sabendo o que é tipificação e utilizando-a ao seu favor, tal cenário não acontece, uma vez que, a partir do uso dessa solução, cria-se um padrão ao arquivar os documentos ora cadastrados, facilitando assim o acesso às informações sempre que necessário.

Como escolher a ferramenta ideal para a tipificação de documentos?

A escolha da ferramenta certa para a tipificação de documentos é um passo crucial para garantir eficiência e precisão em seus processos de gestão documental. Neste tópico, vamos explorar dicas e critérios para ajudá-lo a tomar uma decisão informada na seleção da ferramenta ideal.

Confira, abaixo, algumas dicas:

1. Avalie as necessidades da sua empresa

Antes de tudo, é fundamental entender as necessidades específicas da sua empresa. Considere o volume e a diversidade de documentos que você precisa tipificar, bem como os requisitos de categorização e organização. Uma análise profunda das necessidades irá direcioná-lo para a solução adequada.

2. Busque ferramentas mais flexíveis

Procure por uma ferramenta que ofereça personalização e flexibilidade. Cada empresa tem suas peculiaridades e diferentes tipos de documentos. Certifique-se de que a ferramenta permite criar categorias, hierarquias e campos de dados personalizados de acordo com suas necessidades.

3. Priorize ferramentas fáceis de usar

A usabilidade é um fator importante. Escolha uma ferramenta que seja intuitiva e fácil de usar. Uma curva de aprendizado íngreme pode atrasar a implementação e a adoção da ferramenta por sua equipe.

4. Verifique as integrações de uso

Verifique se a ferramenta de tipificação pode se integrar facilmente com os sistemas e software já em uso na sua empresa. Isso garante uma transição suave e a compatibilidade com seu ambiente de trabalho.

5. Certifique-se que há recursos de busca e recuperação

Uma ferramenta eficaz deve oferecer recursos robustos de busca e recuperação. Certifique-se de que seja possível localizar documentos rapidamente com base em categorias, palavras-chave ou outros critérios relevantes.

6. Opte por ferramentas seguras

A segurança dos dados é uma consideração crítica. Certifique-se de que a ferramenta de tipificação cumpra com os requisitos de segurança e privacidade da sua empresa. Isso é especialmente importante ao lidar com informações sensíveis.

7. Avalie o suporte técnico e treinamento

Escolher uma ferramenta que ofereça suporte técnico confiável é essencial. Certifique-se de que a empresa fornecedora ofereça suporte adequado, atualizações regulares e treinamento para sua equipe.

8. Considere um bom custo-benefício

O custo da ferramenta é, obviamente, um fator a ser considerado. Analise o modelo de preços, incluindo licenças, taxas de manutenção e custos operacionais. Certifique-se de que o investimento se alinhe com os benefícios esperados.

9. Teste antes de comprar

Antes de decidir, experimente a ferramenta. A maioria dos fornecedores oferece versões de teste ou demonstrações. Isso permitirá que você avalie se a ferramenta atende às suas necessidades e expectativas.

10. Avalie a escalabilidade

Pensando no futuro, considere a escalabilidade da ferramenta. Certifique-se de que ela possa acompanhar o crescimento da sua empresa e a expansão das necessidades de tipificação de documentos.

11. Examine a reputação do fornecedor

Pesquise a reputação e o histórico do fornecedor da ferramenta. Empresas com boa reputação são mais propensas a fornecer suporte de qualidade e atualizações regulares, garantindo a durabilidade da solução.

Deixe a Santo Digital ajudar você com a ferramenta de tipificação perfeita para o seu negócio

Ao longo do texto, você aprendeu sobre o que é tipificação de documentos, e como ela pode ser fundamental para a melhoria dos processos na sua empresa.

Entretanto, na hora de escolher uma ferramenta de tipificação, opte por aquela capaz de reconhecer diversos documentos, permitindo registro de diferentes tipos de formatos e layouts e que ainda foi desenvolvida por uma equipe especializada em machine learning.

Trata-se da solução de tipificação do Santo iD, que é a mais completa do mercado e certamente poderá ajudar a sua empresa a manter todos os seus arquivos organizados e bem distribuídos.

Dito isso, confira algumas das vantagens relacionadas à ferramenta de tipificação do Santo iD:

• Pague apenas pelo uso da ferramenta: a cobrança é baseada somente na utilização da solução;
• Modelos de machine learning: identificam os documentos com base nas características de cada layout;
• Treino de documentos com no mínimo 20 imagens: a solução permite o cadastro de novos tipos de documentos para serem tipificados com no mínimo 20 e no máximo 100 imagens de exemplo;
• Seleção de modelo: antes de enviar seus arquivos para validação, você pode habilitar ou desabilitar na ferramenta quais modelos devem ser considerados na tipificação, evitando classificações incorretas entre categorias;
• Variedade de documentos: a ferramenta possui 14 modelos já treinados para tipificação, entre eles estão conta de água, conta de energia elétrica, CNH, CRLV, RG, dentre outros.

Gostou da solução e quer saber um pouco mais? Confira todas ferramentas presentes no nosso portfólio e descubra como a Santo iD pode contribuir com o crescimento da sua empresa!