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- dez 9, 2024
No atual mundo completamente digitalizado, onde documentos deixaram de ser acomodados em armários e passaram a ser arquivados em nuvem, saber o que é tipificação e implementá-la na sua empresa pode se tornar um diferencial.
Embora esse nome venha ganhando cada vez mais espaço nas grandes instituições, a verdade é que ainda existem algumas dúvidas a serem esclarecidas com relação a esse assunto.
Dessa forma, neste texto vamos explicar para você o que é tipificação e como ela pode ajudar na organização e gestão de documentos da sua empresa. Acompanhe!
A tipificação de documentos é a categorização ou a classificação de documentos com base em suas características, finalidade ou conteúdo. Esse processo organiza informações em categorias específicas, facilitando o acesso, a consulta e o armazenamento, além de melhorar a segurança e a eficiência da gestão documental.
Ao tipificar documentos, cada tipo é associado a uma categoria com critérios definidos, como setor de origem, tipo de informação ou finalidade. Assim, documentos financeiros, legais, administrativos e outros podem ser facilmente localizados e controlados, otimizando a rotina das empresas.
A tipificação é essencial em ambientes que lidam com grandes volumes de documentos, pois assegura um gerenciamento mais eficaz, reduz o risco de perda de informações importantes e aumenta a transparência dos processos.
Um dos maiores problemas enfrentados pelas empresas, seja qual for o seu nicho de atuação, é a falta de organização na hora de arquivar seus documentos. Desse modo, registros importantes acabam sendo perdidos e/ou não utilizados da forma correta, prejudicando o andamento de vários processos.
Diante desse cenário, tipificar documentos se torna uma solução eficiente nesse sentido, já que a sua principal função é organizar, de uma forma mais detalhada, todos os arquivos relacionados à sua empresa e aos seus clientes, além de proporcionar um cadastro mais eficaz para os seus diferentes canais.
Outra vantagem da tipificação fica por conta da divisão de categorias e hierarquias estabelecidas conforme as necessidades e com o ramo de atuação de cada companhia, não havendo um modelo padrão para todos.
Diversos tipos de documentos podem ser tipificados — e essa categorização varia conforme o contexto e a necessidade de organização. Documentos pessoais, como CPF, RG e CNH, são frequentemente tipificados em sistemas que demandam rápida identificação de dados individuais.
Já em ambientes financeiros, documentos como notas fiscais, recibos e relatórios de transações são organizados para assegurar a conformidade e facilitar auditorias. No setor de saúde, guias médicas, laudos e exames são tipificados para otimizar o atendimento e o acesso seguro às informações dos pacientes.
Em contextos administrativos, contratos, correspondências, e atas de reuniões são categorizados para garantir que as operações empresariais estejam documentadas e sejam facilmente rastreáveis.
A tipificação facilita o acesso às informações necessárias no dia a dia e contribui para a eficiência, a segurança e a transparência dos processos organizacionais.
Agora que você já entendeu o que é tipificação de documentos e como essa ferramenta pode ser útil no dia a dia da sua empresa, confira algumas das principais vantagens da tipificação!
A princípio, uma das maiores missões das empresas é fazer com que os seus processos se tornem cada vez mais simples, aumentando consequentemente a sua produtividade. Nesse sentido, a tipificação de documentos pode se tornar uma ótima aliada durante a execução das suas atividades.
Isso porque, devido ao alto nível de organização proporcionado por essa solução, seus funcionários não terão problemas para encontrar registros relacionados aos seus clientes, uma vez que tudo estará categorizado e ordenado de maneira descomplicada e eficaz.
No momento da realização do cadastro, por exemplo, a probabilidade dos seus funcionários anexarem as documentações dos seus clientes de forma equivocada praticamente não existe.
Além disso, o sistema de tipificação se faz muito importante no que diz respeito a evitar fraudes, vazamento de dados ou até mesmo no cadastro de uma pessoa com a documentação errada.
Saber o que é tipificação vai te ajudar a entender como esse processo pode contribuir para o aumento da produtividade da sua empresa. Isso porque todo procedimento envolvendo a ordenação, a disposição e a distribuição de documentos e cadastros será realizado de forma automatizada.
Com isso, todo o tempo que seria gasto durante essas atividades poderá ser direcionado para outras tarefas mais importantes. Assim, você e a sua equipe poderão se concentrar no traçamento de planejamentos estratégicos com foco na escalabilidade da instituição, sem se preocuparem com questões burocráticas e manuais.
Muitas empresas preferem não utilizar ferramentas que padronizam o armazenamento e a sistematização de documentos. Como resultado, cada cadastro acaba sendo arquivado de uma forma diferente, sem um padrão, fazendo com que a busca por informações se torne um processo mais moroso.
Sabendo o que é tipificação e utilizando-a ao seu favor, tal cenário não acontece, uma vez que, a partir do uso dessa solução, cria-se um padrão ao arquivar os documentos cadastrados, facilitando assim o acesso às informações sempre que necessário.
A tipificação de documentos é uma ferramenta essencial na prevenção a fraudes, já que cria um padrão para identificar rapidamente qualquer irregularidade. Ao categorizar documentos de acordo com suas características, é possível detectar anomalias e inconsistências — que podem ser indícios de falsificação ou manipulação de dados.
Por exemplo, em setores que lidam com dados pessoais e financeiros, a tipificação permite validar informações contra padrões estabelecidos e cruzar dados entre sistemas, identificando divergências que poderiam passar despercebidas em uma análise menos estruturada.
Além disso, com a documentação classificada de forma organizada, as auditorias internas se tornam mais ágeis e otimizadas, contribuindo para uma maior transparência e para a proteção contra fraudes.
A tipificação de documentos torna a gestão documental muito mais eficiente e organizada. Ao categorizar documentos com base em sua natureza, finalidade e conteúdo, a empresa garante um acesso rápido e preciso às informações, o que facilita o dia a dia dos colaboradores e torna a busca por dados mais intuitiva.
Sem contar que, com a tipificação, o arquivamento e a recuperação de documentos se tornam mais simples, o que reduz o tempo gasto em processos manuais e minimiza erros de localização.
Essa prática também contribui para a segurança dos dados, pois permite implementar níveis de acesso e proteção adequados para cada tipo de documento. Além disso, assegura a conformidade com normas regulatórias, que muitas vezes exigem que determinados arquivos sejam armazenados e gerenciados de forma específica.
A escolha da ferramenta certa para a tipificação de documentos é um passo determinante para garantir eficiência e precisão em seus processos de gestão documental. Neste tópico, vamos conferir dicas e critérios que vão ajudar você a tomar uma decisão informada na seleção da ferramenta ideal.
Antes de tudo, é fundamental entender as necessidades da sua empresa. Considere o volume e a diversidade de documentos que você precisa tipificar e os requisitos de categorização e organização. Uma análise profunda das necessidades vai direcionar você para a solução adequada.
Procure por uma ferramenta que ofereça personalização e flexibilidade. Cada empresa tem suas peculiaridades e diferentes tipos de documentos. Certifique-se de que a ferramenta permite criar categorias, hierarquias e campos de dados personalizados de acordo com suas necessidades.
A usabilidade é um fator importante. Dessa maneira, escolha uma ferramenta que seja intuitiva e fácil de usar. Uma curva de aprendizado íngreme pode atrasar a implementação e a adoção da ferramenta por sua equipe.
Verifique se a ferramenta de tipificação pode se integrar facilmente com os sistemas e os softwares já em uso na sua empresa. Isso garante uma transição suave e a compatibilidade com seu ambiente de trabalho.
Uma ferramenta eficaz deve oferecer recursos robustos de busca e recuperação. Certifique-se de que seja possível localizar documentos rapidamente com base em categorias, palavras-chave ou outros critérios relevantes.
A segurança dos dados requer muita atenção! Certifique-se de que a ferramenta de tipificação cumpra com os requisitos de segurança e de privacidade da sua empresa — o que é especialmente importante ao lidar com informações sensíveis.
Escolher uma ferramenta que ofereça suporte técnico confiável é essencial. Certifique-se de que a empresa fornecedora ofereça suporte adequado, atualizações regulares e treinamento para sua equipe.
O custo da ferramenta é, obviamente, um fator a ser considerado. Analise o modelo de preços, incluindo licenças, taxas de manutenção e custos operacionais. Certifique-se de que o investimento se alinhe com os benefícios esperados.
Antes de decidir, experimente a ferramenta. A maioria dos fornecedores oferece versões de teste ou demonstrações. Isso permitirá que você avalie se a ferramenta atende às suas necessidades e expectativas.
Pensando no futuro, considere a escalabilidade da ferramenta. Certifique-se de que ela possa acompanhar o crescimento da sua empresa e a expansão das necessidades de tipificação de documentos.
Pesquise a reputação e o histórico do fornecedor da ferramenta. Empresas com boa reputação são mais propensas a fornecer suporte de qualidade e atualizações regulares, garantindo a durabilidade da solução.
Ao longo do texto, você aprendeu sobre o que é tipificação de documentos e como ela pode ser fundamental para a melhoria dos processos na sua empresa.
Entretanto, na hora de escolher uma ferramenta de tipificação, opte por aquela capaz de reconhecer diversos documentos, permitindo registro de diferentes formatos e layouts, e que foi desenvolvida por uma equipe especializada em machine learning.
Trata-se da solução de tipificação do Santo iD, que é a mais completa do mercado e certamente poderá ajudar a sua empresa a manter todos os seus arquivos organizados e bem distribuídos.
Dito isso, confira algumas das vantagens relacionadas à ferramenta de tipificação do Santo iD:
Gostou da solução e quer saber um pouco mais? Confira todas ferramentas presentes no nosso portfólio e descubra como a Santo iD pode contribuir com o crescimento da sua empresa!
A tipificação de documentos é a categorização ou a classificação de documentos com base em suas características, finalidade ou conteúdo. Esse processo organiza informações em categorias específicas, facilitando o acesso, a consulta e o armazenamento, além de melhorar a segurança e a eficiência da gestão documental.
Podem ser tipificados documentos pessoais, como RG, CPF e CNH, documentos administrativos e financeiros, como contratos, notas fiscais, recibos e relatórios, documentos de gestão médica, como guias, laudos e exames, e muitos outros.
Entre os benefícios da tipificação estão: agilidade na busca, muito mais segurança, maior produtividade e melhor estruturação de processos.
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