As agendas de papel deixaram de ser artigos essenciais para a sua vida cotidiana e profissional há muito tempo. É antiquado, você perde muito tempo para preenchê-la e acaba sendo um peso a mais para ser carregado pelos lugares.

Por isso, o uso de aplicativos e de ferramentas para funcionarem como agenda e tomadores de nota no mundo dos negócios estão cada vez mais populares. Porém, o que poucos usuários sabem é que o Google Docs, ferramenta do Google Drive, é muito utilizada para armazenamento de documentos importantes na nuvem. Principalmente por oferecer vantagens que outros aplicativos de anotações não oferecem, já que a plataforma não foi produzida para operar assim e possui outras funcionalidades interessantes.

Por exemplo, você pode fazer uma nota sobre determinado documento que precisa ser revisado. Ele estará na mesma pasta, com fácil acesso através da lupa ou da plataforma.

Além disso, você terá acesso a todas as informações que precisa em um mesmo local. Afinal, seria muito pouco prático utilizar outro aplicativo para indicar que determinado documento precisa ser revisado e você ainda ter que logar no Google Docs para isso.

Ter todas as informações em um mesmo lugar torna o trabalho mais prático. Sem contar que a possibilidade de poder compartilhar a sua anotação com outras pessoas facilita a divulgação. Por exemplo, se ela diz respeito a algum tipo de trabalho que alguém da equipe deve realizar, estará acessível imediatamente para a pessoa, que poderá informar pelo próprio documento que a tarefa foi realizada.

Gostaria de dicas para trabalhar com o Google Docs, de forma a ajudar a sua vida profissional? Leia o nosso artigo e organize o seu dia a dia!

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Crie uma pasta compartilhada para a equipe

Esta é uma das principais vantagens do Google Docs que você e a sua equipe devem explorar ao máximo. Este tipo de mecanismo evita o envio excessivo de e-mails para acertar decisões, já que as edições nos documentos de anotações podem resolver esse problema.

É possível marcar quais revisões você deseja em documentos produzidos pela sua equipe, que por sua vez, podem deixar registrados problemas e dificuldades que tenham encontrado ao longo do trabalho, para acertar em decisões futuras. Seria uma forma de facilitar a comunicação, a troca e as edições de documentos entre as pessoas com quem você trabalha.

Estabeleça organização nas anotações da sua equipe

Estabeleça regras entre os membros que participarão da pasta compartilhada ou esse espaço, feito para facilitar o seu trabalho, pode ser dificultado por falta de organização. Por isso, definam como serão feitas as edições e as criações de novos documentos de anotações. Tentem definir um documento único para que toda a equipe possa anotar as questões comuns entre todos os membros.

Não deixe de utilizar as ferramentas extras de edição

Uma vantagem do Google Docs é poder utilizar ferramentas de edição que não são encontradas em outros aplicativos de anotações. Como, por exemplo, a possibilidade de criar tabelas.

Deixe os arquivos mais importantes em uma pasta com as anotações

Se há determinado documento que é sempre utilizado por todos da equipe como referência, deixe-o na mesma pasta das anotações. O mesmo vale se for apenas acessado por você. Assim, ficará mais fácil encontrá-lo quando precisar realizar alguma tarefa contida no documento de notas.

Use os mecanismos de busca dentro da sua pasta

O Google Docs permite que você realize buscas por meio de palavras-chave dentro da pasta. Dessa maneira, é mais prático encontrar as anotações e os documentos correlacionados — basta digitar a palavra-chave comum entre eles.

Por isso, invista no Google Docs como plataforma preferencial para as suas anotações. Se você possui interesse em outros produtos Google, entre em contato conosco!

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