A gestão de documentos faz parte da rotina de qualquer empresa, independentemente do nicho. No entanto, não é fácil gerenciar diversos arquivos em diferentes pastas, ainda mais quando existem muitas pessoas envolvidas nos processos. É nesse contexto que o Google Docs é um ótimo aliado. Esse editor de texto, que faz parte do Google Workspace, é intuitivo, simples e gratuito.

Ou seja, você não precisa comprar licenças ou instalar programas pesados. Ele está disponível em qualquer computador ou dispositivo ligado à internet, visto que fica totalmente na nuvem.

Com ele, a administração de documentos e conteúdos de uma empresa ganha produtividade, agilidade e colaboração.

Neste artigo, você entenderá por que o Google Docs é a ferramenta ideal para gestão de textos e arquivos de uma empresa, como ele funciona e suas vantagens. Aproveite a leitura!

O que é Google Docs?

O Google Docs é um editor de texto que faz parte de um pacote de aplicativos do Google Workspace. Nele, é possível criar e editar todo tipo de arquivo em texto, sendo automaticamente armazenado na nuvem e salvo no Google Drive dá conta com a qual se redige o documento.

Uma das maiores vantagens do Google Docs é que ele não requer instalar nenhum software adicional, por poder ser acessado diretamente de um navegador da web. Suas funcionalidades principais incluem a capacidade de criar documentos com ferramentas de formatação e estilo para tornar seus documentos profissionais e atraentes.

Além disso, o Google Docs oferece a capacidade de edição em tempo real, permitindo que várias pessoas colaborem em um documento simultaneamente, fazendo edições e visualizando as alterações em tempo real.

É fácil compartilhar documentos com colegas de trabalho ou parceiros de negócios, com a possibilidade de conceder permissões específicas para visualização, edição ou comentários.

Além disso, o Google Docs permite imprimir documentos diretamente da plataforma, com várias opções de formatação disponíveis para atender às suas necessidades de impressão.

Na versão simples e gratuita, ele tem 15 GB de armazenamento, além de estar interligado a outras ferramentas como:

• Gmail;
• Google Keep;
• Google Drive;
• Google Meet;
• Google Slides e outros.

Além de ser usado diretamente no navegador de qualquer computador, o aplicativo está disponível para smartphones e outros dispositivos móveis Android e iOS.

Em suma, o Google Docs é uma ferramenta de processamento de texto robusta e acessível, adequada para uma ampla gama de necessidades, desde tarefas simples de redação até colaborações complexas de equipe.

Sua facilidade de uso, recursos avançados e colaboração em tempo real o tornam uma escolha popular para empresas, instituições educacionais e usuários individuais que desejam criar, editar e compartilhar documentos de forma eficaz.

Como o Google Docs funciona?

O Google Docs é um aplicativo intuitivo e fácil. Seu layout é parecido com outros editores de textos comumente usados, facilitando seu uso para muitas pessoas.

Para acessá-lo, basta abrir sua conta no Google Drive ou Gmail e procurá-lo no canto superior direito, no menu com os aplicativos do Google Workspace.

Uma vez criado um novo documento, ele é salvo automaticamente no Google Drive e na nuvem, e lá permanece, exceto se for deletado. Com o documento aberto, o usuário pode começar a escrever, editar e compartilhar textos de qualquer lugar.

Além disso, é possível importar documentos diferentes e torná-los editáveis em arquivos de Google Docs. Isso é, arquivos em Microsoft Word ou PDF podem ser inseridos em um arquivo docs e o conteúdo se torna editável instantaneamente.

Da mesma forma, o usuário pode exportar seus documentos Google Docs em formatos como docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt ou .html.

Quais são os recursos e funcionalidades do Google Docs?

O Google Docs apresenta todas as funcionalidades necessárias em editores de texto. No entanto, existem alguns recursos interessantes que se destacam nessa ferramenta.

Digitação por voz

A funcionalidade de digitação por voz no Google Docs é uma ferramenta poderosa para aumentar a eficiência da escrita. Ela permite que os usuários utilizem a voz para criar e editar documentos. Além disso, o Google Docs consegue transcrever o discurso em tempo real, o que serve para capturar ideias rapidamente.

Correção gramatical

O recurso de correção gramatical no Google Docs é uma ferramenta valiosa para garantir que seus documentos estejam livres de erros. Ele não apenas aponta automaticamente erros de digitação, mas também verifica a gramática e a concordância em vários idiomas.

Sumário

Esse recurso inteligente permite a criação de um índice em documentos extensos, por exemplo, e-books e outros que sejam divididos em muitas seções. Isso facilita a navegação para criadores e leitores, além de possibilitar personalizações, como organizar o documento em categorias.

Favoritos

Essa é outra funcionalidade que simplifica a navegação. Com ela, o usuário cria links em trechos ou partes importantes do documento, possibilitando que sejam facilmente encontradas.

Modo off-line

O Google Docs fica em um sistema na nuvem e funciona com a internet, mas é possível usá-lo sem conexão WI-FI. Para isso, basta ativar a opção “tornar disponível off-line” e continuar criando e editando o documento. No entanto, as mudanças não ficam salvas na nuvem. Uma vez reestabelecida a conexão, os ajustes são salvos de forma automática.

Edição colaborativa em tempo real

Várias pessoas podem editar o mesmo documento simultaneamente, com as alterações exibidas instantaneamente. Essa funcionalidade é particularmente útil para equipes de trabalho, por simplificar a colaboração e elimina a necessidade de enviar várias versões de documentos por e-mail.

Identificação de plágio

Embora o Google Docs não tenha uma ferramenta nativa de identificação de plágio, você pode integrar serviços de verificação de plágio de terceiros para garantir a originalidade do seu conteúdo.

Inserção de fórmulas matemáticas

O Google Docs permite a inserção de fórmulas matemáticas por meio da integração com o “Editor de Equações”. Isso é particularmente útil para criar documentos técnicos, acadêmicos ou científicos.

Templates e modelos

O Google Docs oferece uma ampla variedade de modelos pré-formatados para documentos, currículos, apresentações e muito mais. Isso economiza tempo na formatação e no design.

Complementos

O Google Docs suporta uma ampla variedade de complementos que podem estender suas funcionalidades. Por exemplo, você pode adicionar complementos para criar gráficos, gerenciar tarefas, traduzir texto e muito mais.

Esses recursos, oferecidos por desenvolvedores parceiros, podem ser instalados no Google Docs para potencializar as funcionalidades da ferramenta. A maioria são gratuitas, mas contém recursos pagos.

Quais são as vantagens do uso do Google Docs para empresas?

Além das funções que tornam a criação e edição de textos mais fácil, ele oferece uma série de benefícios aos negócios. Confira quais são, a seguir!

Histórico de edições

Você pode estar pensando que, com trabalho colaborativo e diversas pessoas alterando um mesmo arquivo, os elementos importantes podem se perder.

De fato, acidentes acontecem, mas o Google Docs oferece um histórico ilimitado de revisões e edições, possibilitando ver quem alterou o que e quando. Além de recuperar versões antigas, caso algo importante tenha sido alterado ou, até mesmo, deletado.

Restrições de permissão de acesso ao Docs

Compartilhar arquivos com o Google Docs é ainda mais fácil. Você pode ajustar as configurações do documento permitindo acesso a outras pessoas ou apenas enviar um link com endereço para o arquivo.

Ao compartilhar, você pode selecionar opções e permitir que a pessoa possa ver, comentar ou editar o conteúdo.

Nesse ponto, vale ressaltar que é possível regular o acesso a documentos on-line, deixando-os em modo restrito. Esse recurso é útil para empresas e de modo a aumentar a segurança de informações corporativas.

Integração

O Google Docs faz parte do Google Workspace, por isso, está integrado a outros aplicativos dessa plataforma, como Planilhas, Apresentação de Slides e Formulários. Isso facilita o compartilhamento de dados e a importação de conteúdo de um documento para outro.

Logo, se o setor de marketing faz uma pesquisa de mercado usando o Google Forms, o programa gera resultados organizados em uma Planilha do Google automaticamente, que depois podem ser importados para um documento de texto para criação de um formulário.

Todos os arquivos ficam disponíveis e salvos no mesmo lugar, no Drive, viabilizando ganho de tempo para a equipe e facilidade para consultar e armazenar informações.

Quais são os diferenciais do Google Docs?

Para além de uma ferramenta de edição de documentos padrão, o Google Docs oferece recursos de Inteligência Artificial (IA) para melhorar a experiência do usuário, permitindo obter insights na escrita de texto, melhorar o conteúdo escrito e traduzir documentos, por exemplo.

Confira, a seguir, alguns recursos inteligentes que você pode usar no Google Docs!

Atalhos e recursos de usabilidade

O Google Docs oferece uma ampla gama de atalhos de teclado que podem acelerar o processo de edição e formatação de documentos. Além disso, conta com uma interface intuitiva e recursos de formatação flexíveis, facilitando a criação de documentos com aparência profissional.

Smart Compose

O recurso “Smart Compose” sugere termos para completar frases enquanto digitamos. As sugestões são feitas com base em bilhões de frases e, a partir do Machine Learning, a ferramenta consegue aprender com o usuário e indicar palavras e termos mais adequados.

Explorar

A ferramenta “Explorar” oferece sugestões contextuais relevantes enquanto você trabalha no documento, como:

• links para pesquisa;
• informações adicionais sobre tópicos específicos;
• sugestões de imagens relacionadas.

Para usar o recurso, vá em “Ferramentas” e depois em “Explorar”. Ou, use as teclas Ctrl+Alt+Shift+I.

Dicionário integrado

O Google Docs inclui um dicionário integrado que permite pesquisar o significado e a definição de palavras diretamente no documento. Isso serve para verificar a ortografia e melhorar a precisão do texto.

Para usar o dicionário, basta ir em “Ferramentas” > “Dicionário”. Ou, usar as teclas Ctrl+Shift+Y do teclado.

Edições no documento

Com o recurso “Histórico de versos” no menu “Editar” do Google Docs, é possível comparar diferentes versões de um documento e visualizar as alterações feitas. Isso é útil para colaboração, revisão de documentos e controle de versões.

Para acessar a ferramenta, basta ir em “Arquivo” > “Histórico de versões” > “Ver histórico de versões”. Ou use as teclas Ctrl+Alt+Shift+H.

Comparação de documentos

Além das visualizações de edições feitas no próprio documento, é possível comparar o arquivo com outro documento para encontrar alterações, semelhanças ou diferenças entre os conteúdos.

Para isso, basta ir em “Ferramentas”, depois em “Comparar documentos” e selecionar, em seu Drive, o documento que deseja comparar com o seu arquivo doc.

Tradução de documentos

O Google Docs conta com um recurso de tradução integrado que permite traduzir o conteúdo de um documento para vários idiomas. Isso pode servir para trabalhar com colaboradores ou clientes internacionais.

Para traduzir um documento, vá em “Ferramentas” e depois em “Traduzir documento”.

Digitação por voz com IA

Por fim, a IA do Google permite a escrita de texto por comandos de voz. Assim, se você não puder digitar uma ideia, pode apenas solicitar a digitação por voz e a ferramenta realizará a transcrição do texto.

Para ativar o recurso, vá em “Ferramentas” e depois em “Digitação por voz”. Ou use o teclado: Ctrl+Shift+S.

Qual o futuro da IA no Google Docs?

A proposta do Google, divulgada em março de 2023, é que a Inteligência Artificial vá além do que citamos até aqui, permitindo que, com poucos comandos, os usuários solicitem a reescrita, edição e resumo do conteúdo, além da criação de briefings e outros tipos de textos no Google Docs.

Para isso, será necessário apenas digitar o comando no documento para a IA gerar um resumo, editar um texto ou reescrever um conteúdo automaticamente.

Por enquanto, essa atualização está sendo testada por empresas selecionadas e, em breve, estará disponível para todos os usuários do Google Workspace.

Vale a pena usar o Google Docs?

Essa é uma pergunta comum para aqueles que consideram as opções de editores de texto disponíveis. Minha opinião é que o Google Docs oferece inúmeras vantagens em relação aos editores de texto offline, como o Word. Aqui estão algumas razões pelas quais considero que vale a pena utilizar o Google Docs.

Acessibilidade

Uma das maiores vantagens do Google Docs é que ele está disponível em qualquer lugar, a qualquer momento. Tudo o que você precisa é de uma conexão à internet e um navegador da web. Isso significa que você pode trabalhar em seus documentos a partir de qualquer dispositivo, seja um computador, tablet ou smartphone. Não há necessidade de instalar software adicional.

Backup automático e sincronização

Seus documentos são salvos automaticamente na nuvem à medida que você trabalha. Isso elimina o risco de perder seu trabalho devido a problemas técnicos. Além disso, você pode acessar seus documentos de qualquer dispositivo — eles são sincronizados automaticamente.

Facilidade de compartilhamento

Compartilhar documentos no Google Docs é simples e flexível. Você pode conceder diferentes níveis de permissão, como visualização, edição ou comentários, a diferentes pessoas. Isso oferece um controle completo sobre quem pode fazer o quê em seus documentos.

Integração com outras ferramentas

O Google Docs se integra perfeitamente com outras ferramentas do ecossistema Google, como o Gmail e o Google Drive. Isso facilita o envio de documentos por e-mail, armazenamento na nuvem e muito mais.

Recursos de produtividade

O Google Docs oferece recursos avançados, como identificação de plágio, correção gramatical aprofundada e a capacidade de inserir fórmulas matemáticas nos documentos, tornando-o uma escolha sólida para estudantes, profissionais e escritores.

Se você gostou do conteúdo, entre em contato com a SantoDigital e prepare-se para dar um passo rumo à transformação digital!

Conclusão

O Google Docs é uma solução que faz parte do Google Workspace, uma plataforma completa para todos os tipos de empresa, que tem como pilar produtividade e colaboração e é 100% na nuvem.

Uma ferramenta moderna, completa e inteligente que ajudará sua empresa a gerenciar documentos de forma otimizada e eficiente. Ela favorece o compartilhamento e a colaboração, permitindo que equipes trabalhem juntas e de forma próxima, além de garantir que as informações corporativas fiquem salvas e seguras na nuvem Google.

Para isso, é preciso contar com empresas especializadas no assunto, como a SantoDigital, organização parceira, certificada e premiada pela Google, sendo referência em serviços de implementação e migração para a nuvem e para o Google Workspace.