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O que é backup: 5 dicas para fazer de forma efetiva na sua empresa

  • Por: SantoDigital
  • out 4, 2022
  • 11 minutos
Banner mostra uma mulher sorrindo. No centro, a frase "5 dicas para fazer backup de forma efetiva na sua empresa" está inserida.

Backup é o processo de fazer cópias de segurança dos seus dados para que eles possam ser recuperados caso ocorra algum incidente que comprometa sua integridade. É como uma apólice de seguro para suas informações digitais.

Com os avanços tecnológicos, trabalhos que antes eram realizados de maneira presencial foram automatizados. Além disso, diversas atividades são feitas na modalidade home office. 

Dessa forma, é preciso entender melhor sobre armazenamento de dados e o que é backup seguro. Afinal, esse conhecimento é essencial para o bom andamento dos negócios empresariais.

Sabendo da importância desse assunto, resolvemos trazer 5 dicas importantes de como fazer backups de maneira efetiva na sua empresa. Confira!

O que é backup?

Backup é uma prática que visa criar cópias de segurança de dados e arquivos existentes em determinado sistema. Essas reproduções são armazenadas em dispositivos específicos ou na nuvem e garantem que você recupere as informações com rapidez sempre que precisar.

Por isso, esse é um procedimento bastante necessário, sendo que o principal objetivo é copiar os dados da sua empresa e transferi-los para outro ambiente. Dessa forma, você ainda poderá ter acesso a essas informações, caso algo aconteça com algum dos seus dispositivos.

Para ser eficiente, é preciso criar um plano de backup, que determina quais etapas devem ser executadas assim que algum problema acontecer e gerar a perda de dados.

Você pode saber mais sobre o assunto no podcast Santo BreakCast. Nele, o Diretor Comercial da SantoDigital, Roberto Oguma, conversa com o Country Manager da Veeam Software, Elder Jascolka. O assunto são os desafios para o crescimento da empresa no quesito segurança da informação. Confira!

Qual é a função do backup?

A função do backup é proteger a empresa contra imprevistos dos quais você não detém nenhum tipo de controle. Essa medida vale para quaisquer arquivos digitais, como documentos, fotos, softwares etc. Assim, eles podem ser recuperados em caso de perdas ou falhas no sistema.

Por isso, mais do que entender o que é backup, é necessário compreender sua função, na prática. Nesse sentido, podemos imaginar o seguinte cenário: alguns dos seus dispositivos começam a apresentar problemas e você a sua equipe não têm mais acesso aos dados da instituição.

Outro cenário comum é a empresa se tornar mais uma vítima de ataques cibernéticos. Nesse caso, os cibercriminosos podem exigir quantias altíssimas para liberar o acesso às informações.

Em qualquer um desses contextos, você pode resolver o problema com a ajuda das ferramentas de backup. Basta ter um plano bem estruturado, que indique o que deve ser feito e qual a ordem das etapas.

Os dois exemplos evidenciam a importância da cópia de segurança e a sua utilidade. Isso porque é somente dessa forma que é possível se prevenir diante de tais ameaças, sem que o rendimento da organização seja prejudicado.

Quais são as diferenças entre backup físico e backup em nuvem?

As diferenças entre backup físico e backup em nuvem estão na maneira como o processo é realizado e no local de armazenamento. Isso porque o primeiro modelo exige um dispositivo, enquanto o segundo fica em um servidor externo, gerenciado por uma empresa especializada.

Backup físico

O backup físico exige que a empresa tenha servidores físicos. Por isso, é necessário investir em um ambiente próprio de TI e telecomunicações que possibilite a geração de dados, seu armazenamento e monitoramento constante.

Assim, o ponto positivo do data center físico fica por conta do monitoramento estratégico e da confiabilidade oferecida por esse modelo, que facilita a implementação do plano de backup.

Por outro lado, os altos custos que envolvem a montagem e a manutenção de uma infraestrutura de TI desse porte são pontos negativos.

Além disso, é preciso contratar uma equipe especializada e dedicada à área de TI e equipamentos como geradores, no-breaks, sistemas de climatização e chaves de transferência.

Por fim, vale lembrar que todos esses aparelhos permanecerão ligados 24 horas — ou seja, há um impacto direto nos gastos com energia.

Backup em nuvem

Primeiramente, saiba que essa modalidade ganha cada vez mais adeptos, por não haver exigências relacionadas à criação de uma infraestrutura física na empresa. Assim, como você deve imaginar, seu custo-benefício é uma das suas principais vantagens.

Em síntese, a modalidade cloud garante que os arquivos estejam sempre disponíveis em um sistema ágil. Além disso, conta com agendamentos periódicos para o backup baseado nas suas necessidades, sendo que também existem diferentes tipos de armazenamento em nuvem.

Outro ponto que vale a pena ser mencionado é a sua função multiplataforma. Ou seja, independentemente do sistema operacional usado pela sua companhia — Windows, Linux ou Mac —, o backup em nuvem continuará funcionando normalmente.

Além disso, você pode fazer a cópia de segurança de diferentes mídias. Por exemplo, arquivos, e-mails, imagens, caixas postais, banco de dados e máquinas virtuais.

Quais são os tipos de backup?

Existem diferentes tipos de backup que atendem a necessidades variadas de armazenamento, segurança e recuperação de dados. Cada tipo de backup oferece um nível distinto de proteção, sendo essencial entender qual é o mais adequado para as demandas da empresa ou do usuário. 

A escolha do tipo certo pode otimizar o processo de backup, economizar espaço e reduzir o tempo de recuperação dos dados em caso de perda

Abaixo, apresentamos os principais tipos de backup e suas características.

Backup completo

Consiste em fazer cópias de segurança de um conjunto de dados predeterminados. Essa é uma versão mais simples de backup, mas pode demorar para ser finalizado, dependendo da quantidade e do tamanho dos arquivos. Por outro lado, é uma opção para ter uma recuperação ágil em caso de falhas e perdas.

Backup incremental

Realiza a cópia dos arquivos que foram alterados ou adicionados ao sistema após o último backup. Assim, você evita ter muitas versões de um arquivo e economiza espaço de armazenamento. Uma vantagem é a programação em intervalos regulares.

Assim, em vez de saber como fazer backups manuais, você deixa ele ser executado de maneira automática. Isso é importante para empresas com grandes volumes de dados.

Backup diferencial

Armazena somente os arquivos modificados desde o último backup. Assim como o incremental, economiza espaço de armazenamento, mas pode ser mais lento. A vantagem é que a recuperação de dados é mais rápida, em caso de perdas.

Backup diário

Consiste na realização de cópias de segurança todos os dias, como o nome indica. É uma opção para quem deseja registrar e confiar na data de um arquivo. Isso porque ela fica marcada nos arquivos que passaram pelo backup.

Backup híbrido

É uma combinação da cópia de segurança em nuvem e local. Ou seja, o armazenamento ocorre nessas duas frentes para ter certeza da recuperação dos dados em caso de perdas de arquivos ou falhas do sistema. Por isso, é indicado para empresas que exigem um backup redundante.

Qual tipo de backup escolher?

O tipo de backup a escolher depende dos recursos e das demandas organizacionais. Por exemplo, as empresas que lidam com um grande volume de dados tendem a optar pelo incremental, diferencial ou híbrido. Já aquelas que são menores podem optar pelo completo, feito de forma esporádica.

De todo modo, é essencial entender que essa prática é fundamental para o negócio. Afinal, ela garante a integridade dos dados e evita prejuízos financeiros e relativos à imagem organizacional. Por isso, é importante saber como fazer backups com regularidade.

Com que frequência é importante realizar o backup?

A frequência ideal para realizar o backup depende do valor dos ativos que a empresa tem armazenados. Assim, instituições dependentes dos sistemas de informação — como bancos, hospitais e órgãos públicos — se veem obrigadas a realizarem cópias de segurança com uma frequência maior.

O indicado é destinar um ou mais dias na semana para executar essa tarefa, garantindo a segurança de dados e a disponibilidade sempre que preciso.

Quais são os benefícios de fazer o backup dos dados?

Fazer o backup dos dados é uma prática essencial para garantir a segurança e a continuidade das operações em qualquer organização. Esse processo protege informações importantes contra perdas acidentais, falhas de hardware, ataques cibernéticos e desastres naturais, minimizando o impacto de eventos imprevistos. 

Além disso, o backup oferece tranquilidade ao permitir uma recuperação rápida e eficiente dos dados, evitando interrupções e perdas financeiras. Abaixo, listamos os principais benefícios que tornam o backup uma prática indispensável para empresas e usuários.

O backup de dados poupa espaço no computador

A tecnologia está evoluindo rapidamente e o armazenamento de informações se tornou fundamental para as pessoas conseguirem acessar documentos e imagens sempre que precisarem.

Quando os arquivos são salvos no computador, celular ou outro dispositivo, uma quantidade de espaço é utilizada, e isso causa lentidão.

Com a prática regular de backups, é possível poupar espaço na memória desses dispositivos e permitir que eles tenham um desempenho melhor quando forem utilizados.

Você nunca mais vai perder um arquivo

Todo aparelho, seja ele um celular, seja um computador ou outro dispositivo, pode ser vítima de uma pane causada por quedas ou descargas elétricas. No caso do sistema operacional, ele pode ser invadido por um vírus e seu arquivo poderá ser corrompido ou destruído em poucos minutos.

Com os dados armazenados em um ambiente distinto do que foi criado, você garantirá que todas as informações estejam guardadas, mesmo diante de uma pane no sistema. Além disso, garante que elas possam ser acessadas quando necessário. Essa vantagem vale tanto para empresas quanto para usuários domésticos.

Os arquivos estão sempre disponíveis

Assistir a filmes via USB e ouvir músicas no aparelho do carro com um pendrive ou CD são atividades realizadas diariamente pela maioria das pessoas. Os arquivos de trabalho podem ser salvos nesses dispositivos ou na nuvem e ficarem à disposição para uso sempre que o usuário desejar. 

Ter as informações armazenadas pode ajudar tanto na vida pessoal quanto na profissional.

É possível se prevenir contra o ransomware

O ransomware é um dos ataques digitais mais temidos por empresas de todos os portes e, inclusive, pelas pessoas que fazem o uso pessoal da internet.

Ele é um vírus que sequestra os dados alocados em um computador e só libera os arquivos ao dono mediante um pagamento. Qualquer pessoa está sujeita a esse tipo de ataque e o backup é a única alternativa para não ter que se preocupar com isso.

Qual a importância de ter um plano de backup na empresa?

A importância de ter um plano de backup na empresa é adotar manutenções e medidas de prevenção que minimizem os impactos das perdas. Assim, é possível recuperar as informações com rapidez, evitando prejuízos no fluxo de trabalho das equipes. Além disso, a empresa se protege contra problemas de reputação, imagem e até financeiros.

Isso pode ser verificado em estudos que analisam como fazer backups e a relevância da prática. Por exemplo, o relatório de custos de uma violação de dados 2023 da IBM mostrou que o custo médio global dessa situação foi de US$ 4,45 milhões. Esse dado representou uma alta de 15% em 3 anos.

Nesse cenário, entender o que é backup e colocar em prática a cópia de segurança são atitudes fundamentais. Basicamente, esse conceito visa à reprodução de todos os arquivos importantes salvos em um computador, tablet, celular, câmera ou outro dispositivo que tenha espaço de armazenamento.

Ele pode ser feito de maneira automática ou manual. O usuário envia os dados que deseja guardar para um DVD, pendrive, HD externo ou ambientes em nuvem, o chamado cloud backup.

Nesse cenário, vale a pena saber como o backup em nuvem impacta na redução de custos da empresa. Esses ambientes estão sendo bastante utilizados e oferecem inúmeras vantagens, pois o processo é automatizado e permite recuperar arquivos que foram excluídos.

Porém, nas versões gratuitas, não é possível salvar grandes quantidades de informações, e o HD externo oferece maior espaço de armazenamento. Vale salientar que o backup é de extrema importância para o bom andamento dos negócios.

Como elaborar um plano de backup na empresa?

Elaborar um plano de backup eficaz é fundamental para proteger os dados e garantir a continuidade das operações de uma empresa em caso de incidentes. 

Com um plano bem-estruturado, as organizações podem evitar perdas financeiras, proteger informações confidenciais e garantir uma rápida recuperação em cenários de desastre

Abaixo, apresentamos os principais passos para criar um plano de backup corporativo robusto.

Definição dos objetivos e do perfil da empresa

O primeiro passo para um plano de backup bem-sucedido é identificar os objetivos da empresa em relação à proteção de dados. O plano deve considerar:

  • o perfil da organização;
  • o volume de informações geradas diariamente;
  • o tipo de dados sensíveis;
  • o tempo máximo aceitável para a recuperação de dados em caso de falhas. 

Com esses objetivos claros, a empresa pode definir prioridades, seja a proteção contra perda de dados financeiros, o cumprimento de regulamentações ou a continuidade das operações.

Levantamento e classificação dos dados

Para definir um plano eficiente, é essencial fazer um levantamento completo dos dados que precisam de proteção e classificá-los conforme sua importância. 

Informações financeiras, registros de clientes e documentos operacionais devem ser priorizados, enquanto dados menos sensíveis podem seguir uma rotina de backup menos frequente.

A classificação permite uma organização mais precisa e a alocação de recursos conforme o valor e a criticidade das informações.

Escolha do local de armazenamento

Escolher o local de armazenamento adequado é uma etapa essencial para garantir a segurança e a acessibilidade dos dados. Existem diversas opções, como backups em servidores locais, armazenamento em nuvem e soluções híbridas, que combinam os dois métodos. 

O ideal é optar por uma solução que permita redundância dos dados, garantindo que, mesmo em casos de desastres físicos, os backups estejam acessíveis. É recomendável que o local escolhido ofereça proteção contra perda acidental, criptografia e controle de acesso.

Automação dos backups

Automatizar o processo de backup é uma forma de garantir que os dados sejam copiados regularmente, sem depender de ações manuais que podem ser facilmente esquecidas.

Com a automação, os backups são realizados em intervalos definidos, como diariamente, semanalmente ou em tempo real, conforme a frequência das atualizações de dados. Esse processo otimiza recursos e assegura a integridade dos dados, evitando erros comuns em backups manuais.

Teste de recuperação de desastres

Realizar testes de recuperação é um passo importante para avaliar se o plano de backup realmente protege os dados da empresa. Esses testes verificam a integridade das cópias e a velocidade com que a empresa consegue acessar e restaurar informações importantes em casos de falhas ou ataques. 

A periodicidade dos testes depende do grau de relevância dos dados, mas recomenda-se pelo menos uma verificação trimestral para assegurar que o processo esteja funcionando conforme planejado.

Medidas de segurança

A segurança é essencial para proteger os backups contra ameaças como acessos não autorizados e ataques cibernéticos. O plano de backup deve incluir:

  • criptografia dos dados;
  • controle de acessos restrito;
  • sistema de monitoramento para detectar qualquer atividade suspeita. 

Com essas práticas, a empresa pode proteger os backups e os dados originais, garantindo que as informações estejam seguras e acessíveis apenas a pessoas autorizadas.

Com um plano de backup estruturado e seguido de forma consistente, sua empresa estará mais preparada para enfrentar imprevistos e manter a continuidade das operações em qualquer cenário.

Como realizar um backup efetivo? Confira 5 dicas!

Alguns métodos e formatos de backups podem ser considerados ultrapassados com o passar do tempo devido ao aprimoramento das soluções tecnológicas.

Saiba que a melhor defesa e a decisão mais acertada é efetuar as cópias de segurança em formatos diferentes. Confira, abaixo, as dicas que separamos para você executar o procedimento corretamente!

1. Escolha o método

A primeira sugestão é escolher o método que utilizará em sua empresa para fazer o procedimento, podendo optar por realizar backups físicos ou em cloud.

Nessa fase, é necessário nomear uma pessoa para ser a responsável pelo acompanhamento das cópias de segurança. Assim, ela verifica periodicamente se os arquivos estão atualizados.

2. Mantenha uma política de processos de backup de dados

Empresas pequenas, médias ou grandes devem ter uma política para os processos de backups. É comum que ela seja solicitada por provedores seguros para ter a certeza de que existe um procedimento externo que valide a segurança cibernética empresarial.

3. Confira se tem capacidade para contingência

Outro detalhe importante é verificar a capacidade de contingência, pois devem ser avaliadas as quantidades de espaço de backup que estão em um hardware ou em segurança na cloud.

Algumas empresas ultrapassam os limites sem perceber. Dê atenção a esse quesito e se certifique de que poderá fazer o armazenamento se a organização gerar maiores volumes de dados em algum momento.

4. Verifique regularmente as atualizações de software

Não deixe de fazer a verificação para instalar as atualizações de software periodicamente. Esse processo é essencial para que os dados fiquem seguros e o acesso não seja prejudicado.

Assim, procure dar os comandos necessários para atualizar os programas quando houver avisos do sistema. Outra opção é programar para o update ser feito automaticamente em determinado período.

5. Tenha um plano de recuperação de desastres (DR)

Imprevistos acontecem em qualquer empresa. Por isso, é preciso ter um plano de disaster recovery (recuperação de desastres, em português) para que os dados não sejam perdidos ou corrompidos. Podem ser definidos detalhes de procedimentos, como armazenamento, restauração e recuperação.

Geralmente, esse plano envolve backup em cloud, em que são feitas replicações dos sistemas em provedores que garantem a disponibilização dos dados para poderem continuar sendo acessados.

Migre para a computação em nuvem com a SantoDigital

Para migrar os arquivos da sua empresa para a computação em nuvem, você precisa de uma empresa especializada. A SantoDigital, parceira oficial do Google, sabe o que é backup e conta com soluções de ponta, como o Google Drive e o Google Cloud Backup and Disaster Recovery, para realizar o processo com segurança e eficiência. 

Essas ferramentas do Google permitem que sua empresa armazene e proteja seus dados em uma infraestrutura segura e escalável, com recursos de recuperação rápida em caso de desastres e perda de dados.

Além disso, ao optar por um plano de backup bem estruturado, a SantoDigital garante a máxima eficiência na rotina de segurança da informação, com backup automatizado e armazenamento inteligente para otimizar a recuperação e gestão de dados. 

O Google Drive facilita o acesso aos documentos, permitindo que sua equipe colabore de qualquer lugar com total segurança, enquanto o Google Cloud Backup and Disaster Recovery assegura que seus arquivos estarão protegidos contra imprevistos.

Agora que você já conhece a importância do backup e os benefícios do armazenamento na nuvem, entenda melhor como a SantoDigital pode ajudar a sua empresa na migração para nuvem Google. Acesse nosso site e confira

Resumindo

O que é backup?

Backup é uma prática que visa criar cópias de segurança de dados e arquivos existentes em determinado sistema. Essas reproduções são armazenadas em dispositivos específicos ou na nuvem e garantem que você recupere as informações com rapidez sempre que precisar.

Qual é a função do backup?

A função do backup é proteger a empresa contra imprevistos dos quais você não detém nenhum tipo de controle. Essa medida vale para quaisquer arquivos digitais, como documentos, fotos, softwares etc. Assim, eles podem ser recuperados em caso de perdas ou falhas no sistema.

Quais são os tipos de backup?

Entre os tipos estão o backup completo, o backup incremental, o backup diferencial, o backup diário e o backup híbrido.

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