A missão da Google é oferecer a melhor experiência possível para o usuário e, com o seu serviço de e-mail, não poderia ser diferente. Só as funções básicas do Gmail já atendem à sua empresa, independente do volume de mensagens enviadas e recebidas por dia. Mas existem alguns truques que podem transformar o seu dia a dia.

Você acompanhou aqui as dicas que demos para salvar a sua pele? Agora, conheça estes truques para aumentar a produtividade da sua empresa significativamente!

1 – Gerencie os e-mails recebidos automaticamente

Ganhe tempo tirando o máximo proveito do recurso de filtragem. Em Configurações, vá na aba Filtros.

Você pode filtrar seus e-mails por destinatário, remetente, assunto, palavras-chave, anexo ou tamanho. Defina as melhores combinações e você será capaz de fazer os e-mails, correspondentes ao filtro criado, serem automaticamente arquivados (ignorados), encaminhados, categorizados ou marcados como queira.

Essa é uma das melhores maneiras de organizar a sua caixa de entrada. Por exemplo, você pode definir que todos os e-mails com a palavra-chave “orçamento” ganhem automaticamente o marcador “ORÇAMENTO” assim que chegarem à sua caixa de entrada. Isso poupa o seu tempo, porque ordena os seus e-mails automaticamente e possibilita que você visualize as mensagens com temas similares reunidas.

2 – Faça pesquisas precisas muito mais rápido

É possível fazer buscas avançadas de forma simples e precisa. Basta preencher o formulário disponível em uma seta ao lado do ícone de buscas, no canto superior da tela ou, ainda, familiarizar-se com os comandos avançados do Gmail. Veja alguns deles:

• from: ana OR pedro has: attachment (mensagem de Ana ou Pedro que contém anexos);
• larger: 4M (mensagens com pelo menos 4 MB);
• newer_than: 3d (mensagens enviadas nos últimos três dias).

Aprenda todas os operadores de pesquisa avançada do Gmail aqui.

3 – Visualize várias caixas de entrada ao mesmo tempo

É possível visualizar até 5 caixas de entrada ao mesmo tempo, cada uma listando os e-mails de acordo com a sua preferência. Por exemplo, na mesma tela, você pode ter uma caixa de entrada para os e-mails marcados com estrelas, outra para mensagens marcadas como importantes e outra para rascunhos.

Para ativar esse recurso, em Configurações, clique na aba Labs e ative o recurso “Várias caixas de entrada”. Aparecerá uma nova aba na tela de configurações, específica desse Lab, para você definir as listas.

4 – Pare de perder tempo respondendo a mesma coisa sempre

O lab “Respostas predeterminadas” pode ser uma mão na roda se você tem que escrever mensagens comuns repetidamente. Afinal, é possível utilizar filtros para enviar e-mails automaticamente.

5 – Linke e-mails dentro do e-mail

Não são só páginas da web que você pode inserir na sua mensagem a partir do ícone de uma corrente da caixa de edição do e-mail. É possível também linkar mensagens enviadas no corpo do texto.

6 – Execute as suas chamadas de voz no Gmail

O Google Voice, serviço telefônico gratuito da Google, permite que você faça chamadas a partir do Gmail. Ativando o lab “Player do Google Voice no e-mail”, é viável executar as mensagens deixadas para você do seu computador.

Pronto para colocar esses truques do Gmail em prática? Experimente e veja como o seu dia a dia renderá muito mais. Acompanhe também todas as nossas dicas e eleve a produtividade da sua empresa assinando o feed RSS da Santo Digital!