16 dicas para melhorar a comunicação empresarial

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16 dicas para melhorar a comunicação empresarial

16 dicas para melhorar a comunicação empresarial

Uma comunicação eficaz é essencial para a gestão de um negócio bem sucedido. Comunicação — tanto interna quanto externa — aumenta a eficiência e ajuda a evitar catástrofes.

Infelizmente, quando se trata de comunicação empresarial, as coisas têm uma tendência a darem errado. Falhas na comunicação podem sair caro, quer se tratem de desentendimentos verbais, e-mails perdidos, textos confusos ou mensagens de e-mail mal formuladas.

Como seria possível melhorar a comunicação da sua empresa? Veja 17 maneiras para melhorar a comunicação da sua corporação!

Comunicação digital

E-mail dos funcionários

Não há problema em economizar no texto quando você está mandando e-mails pessoais, mas quando se lida com colegas de trabalho, parceiros e clientes é melhor ser o mais formal possível. Trate os e-mails como se fossem cartas reais de negócio.

Edição

É tentador apenas anotar um recado e enviá-lo sem pensar duas vezes, mas você deve sempre voltar e editar para obter uma maior clareza. O que você acha que soa perfeitamente bem em sua cabeça, poderá soar confuso para quem recebe a sua nota.

Emoticons, gírias e coloquialismos

Comunicação empresarial deve ir direto ao ponto. Ela também deve ser escrita de modo que a pessoa do outro lado do país entenda imediatamente o que você está falando. Se você tem a menor suspeita de que algo que você escreveu pode não ser entendido, reescreva.

Verificação das informações

Ninguém gosta de dar uma informação errada, pois faz parecer que você não tem conhecimento do que está falando. Por essa razão, é importante sempre verificar as informações que está repassando, antes de pressionar o botão “enviar”.

Preenchimento da linha de assunto

A linha de assunto não é apenas a introdução do seu destinatário para o conteúdo da sua mensagem, é também a chave para manter a sua mensagem fora da caixa de spam. Sempre preencher este campo é fundamental, mesmo que seja com algo bem simples.

Arquivamento de e-mails

Crie pastas no Gmail para salvar e-mails antigos que você pode precisar novamente no futuro. Ter os e-mails salvos em arquivos pode economizar muito o seu tempo quando o tópico de um e-mail torna-se relevante outra vez.

Caixa de spam

Se as suas mensagens não estão sendo recebidas pelo seu destinatário, pode ser que elas estejam marcadas como spam. Para evitar isso, certifique-se de que a outra pessoa tenha o seu endereço de e-mail e de domínio em sua lista de remetentes “seguros”.

Hangout

O Hangout une a eficiência da comunicação pessoal com a internet. Ele evita o deslocamento, o trânsito e eventuais atrasos.

Comunicação interpessoal

Encontrar-se pessoalmente

Às vezes, um e-mail ou um telefonema não é o suficiente. O encontro pessoal ainda é a melhor maneira de trocar ideias complexas para causar uma boa impressão. Portanto, não se prive de reuniões pessoais.

Ouvir atentamente

A boa comunicação começa com a compreensão do que a outra parte está falando. Sempre ouça e dê atenção, em vez de tentar atropelar o discurso com os seus próprios pensamentos.

Concentrar-se no seu discurso

É fácil dispersar a sua linha de pensamento, mas a comunicação empresarial é diferente da comunicação do dia a dia. Há sempre um ponto que você está tentando transmitir, então o cumpra!

Ser um funcionário ético

Manter as fronteiras éticas entre os funcionários é importante na comunicação empresarial. É bom ser amigável com as pessoas com quem você está trabalhando, mas vocês não necessariamente têm que se tornar amigos. Seja educado e cativante, mas evite o excesso de drama pessoal.

Agradecer as pessoas

As pessoas sempre querem sentir que as suas opiniões são importantes, mesmo que você não concorde com elas. É o seu trabalho manter a conversa no caminho certo! Se alguém com quem você está falando expressa uma opinião contrária ou oferece uma alternativa que você sente que não será benéfica, agradeça e, em seguida, explique por que você não vai usar o que foi sugerido.

Estabelecer uma ordem de discurso

O cérebro está configurado para se lembrar de coisas em uma ordem específica. Os primeiros e os últimos itens de uma lista serão sempre lembrados. Então, a partir da introdução de suas ideias no início de e no final de uma palestra, por exemplo, você estará dobrando as chances de que o seu destinatário se lembre do que você disse.

Fazer perguntas

Perguntas geram ideias e discussões que permitem trazer aspectos de um tema que, de outra forma, teriam passado despercebidos. Assim, torne um hábito colocar pelo menos 1 ou 2 perguntas em todas as conversas sobre negócios.

Não prender-se ao senso de humor

Muitas vezes, o humor é apontado nos livros de fala e nos manuais de comunicação como uma importante ferramenta de conversação. Mas ela não é essencial.

Tenha em mente que a clareza de pensamento e a simplicidade de apresentação são muito mais importantes do que a abertura com uma piada. A comunicação empresarial pode sempre ser melhorada.

Ficou com alguma dúvida? O Gmail é uma excelente ferramenta para a comunicação digital da sua empresa! Quer saber mais sobre como o Google Apps for work é uma excelente opção para a sua empresa?

Tem quaisquer outras ideias que gostaria de compartilhar? Deixe um comentário sobre o assunto ou entre em contato conosco!

 

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photo credit: Character Teamwork Comunications via photopin (license)

 

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