Hoje em dia, a rotina da maioria dos profissionais é bastante agitada. Em função disso, esquecem de informações importantes ou não conseguem ser tão eficientes nas suas atividades, por exemplo. Desse modo, o Google Keep pode ser uma ferramenta indispensável para sua equipe.

Usualmente, os colaboradores da empresa estão cercados por diversas responsabilidades. Além das questões essenciais do trabalho, precisam cuidar de assuntos referentes à vida pessoal, como esposa, filhos, saúde, finanças, academia, estudos, dentre outros.

Neste contexto, manter suas tarefas e compromissos devidamente em ordem não é nada fácil para os profissionais. Para isso, ferramentas como o Google Keep são de grande ajuda. Ele serve para criar notas, listas de tarefas e lembretes. O que pode deixar a rotina da equipe muito mais organizada e produtiva.

Além disso, o aplicativo tem uma interface simples e intuitiva. Assim, os colaboradores podem armazenar e visualizar informações de forma fácil, rápida e prática. E mais: o Keep é totalmente integrado com os outros serviços do Google, isto é, o Google Workspace.

Portanto, vamos te mostrar abaixo como os recursos oferecidos pelo Google Keep são importantes para sua empresa. Há vários motivos que destacam a ferramenta como indispensável à produtividade da equipe. Por isso, vale muito a pena conhecê-la e usá-la.

O que é Google Keep?

Google Keep é um serviço lançado pela Google em 2013 com o objetivo de fornecer para os usuários uma forma fácil e rápida de anotar informações importantes. Você pode, por exemplo, criar notas, listas de tarefas e lembretes atrelados à vida pessoal e corporativa.

Desde o lançamento, o Google Keep é usado por inúmeras pessoas em todo o mundo. Especialmente, por profissionais que buscam ser mais organizados e desempenhar melhor sua função na empresa em que trabalha, isto é, aumentar a produtividade.

Logo, o aplicativo pode ser muito importante para os negócios. Além dos diferentes tipos de anotação, o Google Keep tem uma série de outras funções que favorecem mais organização e produtividade por parte dos colaboradores da empresa, incluindo:

• classificação de atividades por cores;
• criação de desenhos;
• notas de áudios;
• integração com outros serviços do Google Workspace (ex: agenda, docs e gmail);

A ferramenta está disponível gratuitamente para celulares, tablets e computadores. Isso quer dizer que os profissionais podem anotar e acessar informações relevantes acerca da sua rotina em qualquer hora e lugar com o Google Keep. Sem pagar um centavo para usufruir dos benefícios do aplicativo.

10 funções do Google Keep para otimizar a produtividade das empresas

De fato, a produtividade é uma preocupação constante nas empresas. Sendo assim, encontrar maneiras de melhorá-la sempre é um objetivo dos líderes e gestores. Logo abaixo, listamos 10 funções do Google Keep para otimizar o desempenho da equipe do seu negócio e potencializar seus resultados. Confira!

1. Anotar informações relevantes

A função mais básica, porém bastante importante, do Google Keep é a possibilidade de anotar rapidamente informações relevantes da rotina. Os profissionais podem escrever insights obtidos em uma reunião recente ou solicitações recebidas de seus superiores.

Com a rotina corporativa agitada, é normal que os colaboradores esqueçam coisas. A atenção está dividida a todo momento. Assim, fica mais difícil guardar informações, por mais importantes que sejam. Então, devem usar o Keep para anotar tudo o que precisam.

Em menos de um minuto, o usuário pode abrir o aplicativo e salvar informações que não pode esquecer devido sua interface simples e intuitiva. O que pode deixá-lo mais tranquilo nos seus afazeres, já que aquela informação já está segura na ferramenta.

2. Criar listas de tarefas

No Google Keep, os profissionais da empresa também podem criar listas de tarefas, adicionando todas suas atividades corporativas e pessoais a serem feitas no dia a dia. À medida que for concluindo cada tarefa, o colaborador da empresa pode entrar no aplicativo e marcá-las.

Trata-se de um checklist que ajuda a deixar sua equipe cada vez mais organizada, focada e produtiva. Sobretudo, porque é fácil montar a lista de tarefas no Google Keep. Na tela inicial, o usuário encontra uma opção exclusiva para fazê-lo. Assim, consegue elencar o que precisa ser feito sem qualquer complicação.

3. Configurar lembretes

Além das anotações e listas de tarefas, os profissionais podem configurar lembretes no Google Keep para serem alertados em outro momento sobre alguma anotação ou compromisso, por exemplo. Sendo uma função essencial para o colaborador da empresa manter o controle sobre sua rotina.

Na ferramenta, é possível criar lembretes totalmente zero ou em notas já feitas antes. Assim como, definir em qual data e horário quer receber a notificação de alerta do aplicativo. Com isso, nada de importante será esquecido pelos integrantes da equipe do seu negócio.

4. Organizar atividades por marcação ou cor

Para organizar sua rotina com o Google Keep, os profissionais podem usar duas funções excelentes: marcação e cor. A primeira diz respeito a tags de marcação que podem ser adicionadas nas suas notas, lista de tarefas ou lembretes no aplicativo Alguns exemplos, são:

• trabalho;
• prioridade;
• urgente;
• estudo;
• pesquisar mais sobre o assunto.

Além disso, os colaboradores da empresa podem classificar suas anotações por cores para encontrar informações relevantes mais rapidamente. Vermelho pode ser usada para identificar atividades urgentes do trabalho. Por outro lado, o azul pode representar afazeres mais simples da vida pessoal.

5. Notas de áudio

Uma das funções mais interessantes do Google Keep é a nota de áudio. A correria do dia a dia requer cada vez mais praticidade e dinamismo, concorda? E é justamente isso que o aplicativo entrega para os usuários com a possibilidade de gravar notas de voz.

Na página inicial do Google Keep, há um ícone de microfone. Por meio da opção, o profissional consegue gravar áudios e salvá-los como notas. Mas não é só isso. A ferramenta ainda faz a transcrição do conteúdo do áudio, isto é, escreve o que foi dito na gravação.

Assim, o uso do Keep fica ainda mais fácil para seus colaboradores. Eles não precisam parar completamente o que estão fazendo para manter o controle e organização das suas atividades. Uma vez que, podem gravar informações importantes usando a própria voz em vez de digitar.

6. Criar desenhos

Nem sempre uma boa ideia pode ser expressada em palavras. Por isso, outra função essencial do Google Keep é criar desenhos. O recurso da ferramenta tem opções básicas para seus profissionais usarem. Porém, já é mais do que suficiente para salvar insights valiosos.

Caso um colaborador tenha alguma ideia inovadora ou estratégia durante uma reunião com a equipe, por exemplo, desenhá-la no Google Keep pode ser uma ótima forma de salvá-la. Ele pode rascunhar o mais importante no primeiro momento e pensar melhor sobre a ideia em outra hora.

7. Transformar imagens em notas

Mais uma das ótimas funções do Google Keep é poder transformar imagens em notas. Isso mesmo que você leu. Os usuários podem tirar fotos ou adicionar imagens no aplicativo. Por meio da opção “Capturar texto da imagem”, a ferramenta transcreve todos os dados no formato de nota.

Para os profissionais da sua empresa, essa é uma maneira simples de economizar tempo na organização das atividades. Em poucos cliques, conseguem salvar informações relevantes enviadas por líderes ou outros integrantes da equipe de trabalho. O que pode também otimizar sua produtividade.

8. Acessar informações em tempo real

Todos os dados adicionados no Google Keep podem ser acessados em tempo real pelos usuários. Além da organização por tags de marcação e cores, há uma barra de pesquisa na ferramenta que facilita a busca pelas notas. Sendo uma função muito importante do aplicativo.

Inclusive, a interface simplificada do Keep serve justamente para isso

Apesar de disponibilizar ótimas funções, há poucas informações distribuídas na tela do aplicativo. Dessa forma, os profissionais da empresa podem encontrar o que precisam na ferramenta sem procurar tanto.

9. Compartilhar informações com integrantes da equipe

O Google Keep não é um aplicativo apenas para melhora individual dos profissionais da empresa. Isso porque, também conta com a opção de compartilhar informações com os integrantes da equipe. Ou seja, o uso da ferramenta pode ser colaborativo.

Para isso, basta o profissional usar a opção “Compartilhar” da nota e digitar o email de outro integrante do time da empresa no campo solicitado. Assim, o companheiro de equipe será notificado e poderá acessar a mesma nota pelo Google Keep.

No caso dos desenhos, por exemplo, o profissional pode criar um mapa mental sobre uma ideia inovadora que teve e enviar à equipe para melhor compreensão de todos. Aliás, há opções de compartilhamento por aplicativos externos, como o Whatsapp. O que facilita ainda mais o trabalho colaborativo do time.

10. Integração com outros serviços do Google Workspace

Por último, o Google Keep tem integração completa com os demais serviços do Google Workspace. Essa função aumenta consideravelmente a importância da ferramenta para otimizar a produtividade dos profissionais do seu empreendimento.

Os colaboradores podem integrar o aplicativo com o Google Agenda, por exemplo, reunindo o que há de melhor em termos de organização nas duas ferramentas. Assim como, usar o Google docs para trabalhar melhor suas anotações feitas no Keep.

Seja como for, o ponto é que os outros serviços da Google podem complementar a experiência dos profissionais do seu time usando o Keep. Inclusive, a implementação de todo o Google Workspace pode ser ainda mais efetiva para melhorar a performance da equipe e potencializar seus resultados.

Conclusão

Por fim, o Google Keep é uma ferramenta poderosa que pode melhorar significativamente a produtividade dos profissionais da sua empresa. Ele conta com uma interface simples de usar, diversas funções interessantes e disponibilidade em vários dispositivos.

Dessa forma, permite que os colaboradores organizem totalmente sua rotina, priorizando atividades e trabalhando de maneira mais colaborativa e eficiente com a equipe. Além disso, o aplicativo é totalmente integrado com outros serviços da Google, os quais compõem o Google Workspace.

Essa função torna o Keep ainda mais importante para a produtividade do seu negócio. Uma vez que, Google Agenda, Google docs e Gmail, por exemplo, complementam os recursos do aplicativo. Mas se você quer mesmo otimizar a produtividade da sua equipe, implementar todo o Workspace é a melhor opção.

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