No contexto atual, cada vez mais as empresas sentem a necessidade de otimizar processos e fazer mais gastando menos tempo e dinheiro. Nesse sentido, a produtividade é um dos índices mais importantes a serem mensurados e acompanhados, e isso é possível com o suporte de ferramentas como o relatório de produtividade.

Por mais que esse conceito seja amplamente falado nos dias de hoje, atingir a produtividade e a alta performance é, na verdade, um grande desafio. Por isso, adotar ferramentas mais assertivas pode ser o melhor caminho para conseguir impulsionar os resultados e avaliar o cenário da empresa de forma precisa e segura.

Neste artigo, você vai saber mais sobre como funciona e como elaborar um relatório de produtividade. Também vamos lhe contar como otimizar esse processo com o apoio da tecnologia e da ferramenta do Google Workspace Work Insights. Acompanhe!

O que é um relatório de produtividade e qual é sua função?

Um relatório de produtividade é um documento que reúne dados consolidados sobre o desempenho de uma empresa ou setor dentro dela. A ideia é, assim, analisar o fluxo de trabalho e processos internos, a ponto de entender o que está funcionando e o que não colabora para os resultados.

Com base nessas informações, é possível ter uma visão completa e panorâmica do andamento das atividades e atendimento das demandas, para entender o que precisa ser feito para maximizar a produção e eliminar desperdícios e custos desnecessários.

Portanto, o relatório de produtividade tem a função de apoiar a gestão nas tomadas de decisão, ajudando gestores a identificar exatamente o que precisa ser melhorado e quais são pontos falhos e possíveis problemas que impactam os resultados.

Dessa maneira, essa ferramenta ajuda empresas a agir de forma mais estratégica e sobretudo precisa, uma vez que as decisões são tomadas com base em dados e na análise de indicadores, e não de forma arbitrária.

Por que essa ferramenta é importante nas empresas?

O relatório de produtividade é importante especialmente para trazer clareza para a gestão e para a equipe, permitindo pensar em estratégias e correções direcionadas realmente ao que interessa.

Dessa forma, a empresa sabe exatamente para que área precisa direcionar seus esforços e que pontos estão sendo negligenciados, por exemplo.

Nos dias de hoje, gerenciar empresas com base em dados e na mensuração de métricas é uma melhor decisão para os negócios, já que essa abordagem permite uma análise macro e também micro da empresa, oferecendo uma visão detalhado do que acontece e dando mais segurança para que gestores saibam como agir sem cometer imprecisões.

Quais são os passos essenciais para fazer um relatório de produtividade?

Para elaborar um bom relatório de produtividade que realmente dê suporte às decisões, é preciso ter atenção a alguns detalhes e critérios. Conheça os principais a seguir.

1. Definição dos KPIs

KPIs é a sigla para Key Performance Indicators, ou seja, os indicadores de performance. Existe uma ampla variedade de métricas que podem ser mensuradas. O ponto central para o sucesso de um relatório de produtividade é justamente escolher as que são calculadas, uma vez que usar muitas pode deixar o resultado mais confuso do que produtivo.

Portanto, pense no que você deseja realmente medir, o que é relevante para cada setor, quais são os resultados e índices que você deseja descobrir e selecione um determinado conjunto de métricas. Alguns exemplos de indicadores de produtividade que você pode incluir são:

• número de entregas no prazo;
• tempo médio de resposta ao cliente;
• índice de satisfação do cliente;
• taxa de retenção de clientes;
• ticket médio;
• taxa de cancelamento;
• entre outros.

2. Coleta de informações relevantes

Como falamos no tópico acima, colocar dados demais no relatório de produtividade pode desviar seu foco e atrapalhar uma análise mais precisa e afiada do que realmente deve ser visto. Uma vez selecionados os KPIs, levante informações alinhadas de fato significativas que revelam conhecimento sobre os índices de produtividade do seu negócio.

3. Organização de informações conforme os objetivos

Durante todo o processo de confecção do relatório de produtividade, deve-se ter em mente as metas e objetivos do negócio, uma vez que esses são pontos norteadores desse processo de análise.

Afinal, se a empresa presente medir sua produtividade, é preciso ter parâmetros para que se saiba quais são os resultados esperados, logo, é preciso comparar essas métricas com os objetivos traçados no planejamento.

4. Análise de métricas de demandas

Quando o assunto é produtividade, é essencial avaliar a qualidade e a eficiência do atendimento das demandas.

Nesse sentido, inclua no seu relatório KPIs especialmente relacionados ao fluxo de trabalho e atendimento de projetos e clientes, dedicando um olhar mais atento a índices como tempo de resposta, refações, atrasos, duração total de uma atividade, custo, etc.

A ideia é que o gestor possa ver precisamente, ao olhar o relatório, quais etapas fazem parte de uma demanda desde sua criação até a finalização.

5. Propostas de ações de melhoria nos processos

O principal propósito de um relatório de produtividade é trazer conhecimento e esclarecimento sobre os processos e as diferentes atividades que fazem parte da dinâmica de trabalho em uma empresa.

Logo, é natural que ele sirva como instrumento para que se avalie problemas e falhas e se proponha melhorias. No fim das contas, o relatório de produtividade precisa ser um instrumento que promove uma melhora na organização e colabore para maximizar o rendimento de processos internos.

Com base nos dados mostrados, o próximo passo é partir para a ação e pensar em soluções efetivas para corrigir ou aprimorar as tarefas diárias.

Como o Work Insights auxilia na realização de relatórios de produtividade efetivos?

Elaborar um relatório de produtividade completo pode parecer uma tarefa complexa, uma vez que há muito o que se considerar e é preciso trabalhar com muitos dados.

Nesse sentido, a boa notícia é que você pode contar com a tecnologia para dar esse passo e potencializar os resultados do seu negócio. Uma ferramenta pensada para ajudar gestores nessa empreitada é o Work Insights, presente no Google Workspace.

O Work Insights é uma ferramenta de nível executivo que acompanha tendências e mapeia o nível de colaboração entre equipes ao medir quais aplicativos são usados, que equipes colaboram mais, quais setores podem ter mais necessidade de treinamentos ou ajuda para usar as tecnologias disponíveis e etc.

O Work Insights ajuda gestores a ver que times estão de fato trabalhando juntos, realizando reuniões ou compartilhando arquivos, e como anda o fluxo de trabalho em cada área.

O Work Insights está disponível para usuários que têm a licença Enterprise do Google Workspace. Além do mais, para ter acesso ao dashboard da ferramenta, é preciso receber uma autorização experiência do administrador da conta.

Com o apoio da tecnologia e de estratégias de gestão inteligentes como o relatório de produtividade, você vai poder conhecer mais sobre seu negócio e entender como tornar o fluxo de tarefas mais qualificado e eficiente, impulsionando resultados.

Se você gostou deste conteúdo e de conhecer a ferramenta Work Insights, aproveite para conferir agora as funções do Google Keep que ajudam a potencializar a produtividade.