5 razões para usar o Google Apps Vault na sua empresa

Home Google Drive
5 razões para usar o Google Apps Vault na sua empresa

5 razões para usar o Google Apps Vault na sua empresa

Muitos ainda não sabem, mas o Google Apps Vault é um importante complemento do Google Apps, que permite ao usuário reter, pesquisar, arquivar e até mesmo exportar todas as suas mensagens de e-mail e de bate papo (Hangouts) corporativos. Além de permitir que todo esse processo ocorra pelo Google Drive, sem travamentos.

O Google Vault é uma plataforma totalmente online, o que facilita bastante o seu uso. Por isso, não existe a necessidade de instalação de programas ou manutenção de software. Essa ferramenta já está incluída no Google Apps Unlimited e no Google Apps for Education, o que o torna ainda mais interessante.

Quais são as outras razões para usar o Google Apps Vault? Descubra no nosso artigo!

1. Arquivamento de conversas e e-mails

Graças ao Google Vault, é possível definir as regras de quanto tempo as mensagens, bate papos e arquivos de e-mail serão retidos antes de serem excluídos da caixa de correio de seus usuários e também dos sistemas do Google. Ou seja, o gestor tem mais controle sobre o e-mail corporativo. Isso é interessante também para se manter um bom espaço livre em disco e manter o que é realmente importante salvo no sistema.

2. Documentação

Além de arquivar conversas e e-mails, o Google Vault também permite que os seus dados corporativos sejam preservados para detenção, caso haja algum tipo de quebra de sigilo pelo judiciário ou para auditoria interna da empresa. O próprio gestor pode definir o período pelo qual esses documentos serão guardados na conta de um determinado usuário ou reter algum conteúdo com base em datas e termos pré-estabelecidos. A plataforma é totalmente flexível e ajuda na organização de contas de usuário e de documentos gerados por cada uma delas.

3. Pesquisa no Google Drive

Com o Google Apps Vault, as contas do Google Drive podem ser pesquisadas e organizadas de acordo com cada perfil hierárquico de um profissional, palavras-chave ou até mesmo por data. Os arquivos armazenados são todos suportados pela plataforma, como PDF, JPG e DOCX. Essa facilidade torna a vida de gestores e do pessoal autorizado mais simples e organizada, especialmente quando se busca um arquivo ou documento importante que precisa ser encontrado depressa.

4. Exportação

Com o Google Vault, é possível exportar a grande maioria dos arquivos específicos do Google Drive. Isso é interessante para os processos de análise e auditoria de documentos. Apesar de ser um recurso extremamente simples, a exportação é necessária entre departamentos de uma mesma empresa, para que eles possam trabalhar em conjunto, aumentando a eficiência e a produtividade de sua equipe.

5. Relatórios de Auditoria

Além de todas as suas facilidades e funcionalidades, o Google Apps Vault facilita bastante os processos de auditoria para saber quais as ações que os usuários da plataforma executaram em um dado intervalo de tempo. Isso é muito útil até mesmo para que o gestor avalie qual funcionário está de fato trabalhando ou apenas ocioso.

Percebeu como os aplicativos do Google vêm mais aprimorados com o objetivo de ajudar as empresas a trabalharem de uma forma mais eficiente, integrada, gerando maior produtividade e qualidade nos serviços? Não espere mais: conheça e invista nos benefícios do Google Apps!

Receba todas novidades


    Veja mais conteúdos: