A transformação digital apresenta um mundo de possibilidades para as empresas. Por meio de tecnologia qualificada, é possível automatizar processos e trazer mais inteligência para os negócios, alavancando resultados. No entanto, com o crescimento do mundo virtual, surgem também os riscos.

Vazamentos de dados e ataques cibernéticos se tornaram mais comuns, reforçando a importância de adotar medidas de segurança. Dados de uma pesquisa da Checkpoint Research mostraram que, apenas no segundo trimestre de 2022, a média de cibercrimes e ataques cresceu 46% no país, passando muito da média global de 32%.

Esse cenário desafiador, somado à Lei Geral de Proteção de Dados, faz com que o tema proteção se torne uma prioridade entre os gestores de TI.

A boa notícia é que empresas inovadoras e conectadas com seu tempo, como o Google, oferecem diversos recursos que ajudam a tornar os ambientes corporativos mais seguros, confiáveis e ainda nos padrões de conformidade com a lei. Uma dessas ferramentas é o Google Vault.

Neste artigo, explicamos o que é e como funciona essa ferramenta do Google Workspace. Você entenderá suas funções de forma prática e conhecerá também suas vantagens para o negócio. Continue a leitura para saber tudo sobre o tema!

O que é o Google Vault?

O Google Vault é uma solução que possibilita o gerenciamento completo e consolidado de todos os dados e informações contidas em qualquer aplicação no Google Workspace. Isso inclui desde informações trocadas via Gmail ou chat até documentos no Drive.

Nesse sentido, o Google Vault funciona como uma grande central de segurança de dados na qual o administrador pode determinar uma série de funções de controle, ajustando as definições de armazenamento e retenção de dados na empresa.

Além disso, o Google Vault também conta com a tecnologia eDiscovery para localizar, recuperar e exportar dados com maior segurança e facilidade. O eDiscovery é uma solução que faz buscas e encontra informações de forma eletrônica. Com ele, é possível rastrear, acessar e recuperar de forma simples e-mails perdidos, arquivos do Drive e outros dados gerados e utilizados no Google Workspace.

Assim, o Google Vault é uma ferramenta que permite um acompanhamento integral da governança de dados de forma otimizada. Por conta disso, é essencial que empresas tenham o máximo de cuidado ao atribuir acesso de administrador nessa ferramenta. Afinal, dados corporativos podem ser exportados por ela, então é crucial manter os acessos os mais restritos possíveis.

Para que serve essa ferramenta?

Como vimos, Google Vault é um aliado na governança de dados, permitindo que gestores de TI tenham uma visão global das informações corporativas e possam administrá-las da melhor forma para trazer mais proteção para o negócio.

Nesse caminho, podemos explicar para o que essa ferramenta serve se concentrando em suas cinco principais funcionalidades. Conheça-as a seguir.

Manutenção

O Google Vault possibilita fazer um acompanhamento dos dados da sua conta e tomar decisões sobre o período o qual determinadas informações ou tipos de dados ficarão armazenados. Com isso, é possível cuidar para os dados retidos permanecerem em segurança durante esse tempo de posse.

Após o período escolhido, eles podem ser removidos. Logo, essa funcionalidade da ferramenta ajuda a empresa a entender os tipos de informação que devem ser mantidos e os que podem ser reciclados, evitando armazenamento excessivo e desnecessário de informação.

Esse recurso é interessante, especialmente considerando o cenário com a LGPD, que regulamenta normas de guarda e tratamento de dados pessoais.

Retenção

No Google Vault, os administradores também podem determinar regras para retenção de arquivos e informações específicas. Dessa forma, pode-se evitar que algum dado seja excluído em algum momento, seja acidentalmente por um gestor ou algum usuário que tenha uma conta ativa no Google Workspace.

O Vault permite que os administradores criem quantas regras personalizadas quiserem. Contudo, só é possível aplicar uma regra do tipo padrão geral para cada uma das aplicações e serviços do Google que façam parte do seu Workspace.

No mais, é válido saber que essas regras assumem um formato padrão e definitivo para todos os dados de um determinado serviço dentro do Google Workspace. Por isso, não podem ser aplicadas a uma conta em especial e também não podem ser configuradas para estarem válidas apenas por um tempo.

Pesquisa

O Google Vault otimiza a busca por informações em situações em que um tipo de dado precisa ser localizado, seja por uma demanda ou problema interno, ou questão judicial.

No dia a dia corrido das empresas, é impensável perder tempo vasculhando cada aplicativo dentro do Google Workspace em busca de alguma troca de informações ou mensagem específica.

O Vault possibilita percorrer todos os serviços em todas as contas associadas ao seu Workspace de forma mais inteligente e otimizada, pesquisando cada dado e arquivo.

Desse modo, é muito mais fácil encontrar um bate-papo, um e-mail que carrega algum determinado conteúdo, documento, enfim, qualquer dado que tenha sido gerado ou utilizado no Workspace em algum momento.

Exportação

Dados podem ser enviados às pessoas interessadas de forma muito mais simples com o Vault. Essa funcionalidade é muito útil em conjunto com a função descrita anteriormente, por exemplo.

Caso exista uma demanda de localizar determinados arquivos, Vault pode encontrar as informações necessárias e exportá-las em um arquivo utilizável para ser encaminhado ao departamento jurídico ou para os usuários solicitantes.

Vale lembrar que uma importante determinação da LGPD é facilitar o acesso de dados pessoais de usuários. Ou seja, caso você detenha dados de clientes, por exemplo, eles têm o direito de entrar em contato e ter uma forma fácil de consultar as informações sobre eles que sua empresa dispõe.

Nesse cenário, ter um recurso como o Vault é importante para estar em conformidade e poder encaminhar os dados com facilidade.

Auditoria

Outra aplicabilidade importante para conformidade e segurança é gerar relatórios complexos e detalhados sobre as atividades relacionadas aos dados pelo Vault.

Esse recurso de auditoria permite rastrear tudo que foi feito por cada usuário em sua conta no Workspace. Esse é mais um mecanismo que ajuda a empresa em casos de ações judiciais, comprovações e demais demandas nas quais é preciso fornecer provas.

Como o Google Vault funciona na prática?

O Google Vault não é somente um App de apoio ao backup ou que facilita a busca por algum conteúdo. Seus recursos e cobertura são muito superiores, entregando uma experiência completa de controle e governança de dados.

Para entender melhor, considere alguns exemplos. Se um gestor descobre um caso de vazamento de dados na empresa, com o Vault, é possível identificar de onde e como (via e-mail, chat, reunião por vídeo, etc.) essas informações sigilosas saíram, sem que seja necessário checar cada conta individualmente.

Da mesma forma, imagine que um colaborador foi desligado da sua empresa e apenas essa pessoa tinha acesso a um conjunto de arquivos e dados. Mesmo que esse profissional tenha apagado tudo e enviado os conteúdos para a lixeira, você é capaz de recuperar tudo com o Vault caso precise.

Isso porque, conforme comentamos, as regras de retenção são personalizadas e definidas pelos administradores para proteção e preservação de dados. Portanto, independentemente de quem tenha gerado ou deletado os dados, sendo eles parte do Google Workspace, é possível localizá-los com o Vault.

Essas regras de retenção e todas as outras funcionalidades do Vault cobrem conteúdos de locais como:

• todas as mensagens do Gmail;
• arquivos no Drive;
• conversas via Google Chat;
• videoconferências via Google Meet, incluindo registros deixados no chat das reuniões, enquetes, perguntas, etc.;
• mensagens de texto, voz, transcrições e chamados do Google Voice;
• entre outras fontes de dados no Google Workspace.

Um dado importante sobre o Google Vault é que ele é um complemento do Google Workspace e não faz parte de todos os planos da plataforma automaticamente. Por isso, para ter acesso a essa ferramenta, é preciso ter uma licença do Google Workspace e também uma licença do Google Vault.

Contudo, existem alguns planos licenciados com essa ferramenta, como:

• Business Plus
• Enterprise
• Enterprise Essentials com domínio verificado
• edições Education
• G Suite Business

Para essas edições do Google Workspace, o Google Vault está disponível para os usuários sem custo adicional.

Outro detalhe é que os administradores podem estender sua licença do Google Vault para outros usuários, caso a ferramenta esteja incluída em seu plano contratado. Na prática, todos os usuários de uma organização com um plano Google Vault têm a licença para esse serviço.

Caso o Vault não esteja incluso no seu plano e você deseje adotá-lo, terá que adquirir uma licença de administrador e outras para casa um dos usuários que forem usar a ferramenta.

É essencial ter em mente que o Vault só cobre usuários licenciados, sendo necessário comprar uma licença individual para quem for utilizá-lo. Da mesma forma, é importante checar se as licenças desse complemento estão disponíveis para o seu plano.

Por que usar o Google Vault?

Diante do cenário desafiador de hoje, em termos de riscos e, especialmente, pensando na segurança de dados no mundo digital, essa ferramenta é um aliado indispensável para gerenciar um alto volume de dados de modo otimizado.

Por funcionar na nuvem e online, o Google Vault é um importante aliado na segurança digital, possibilitando fazer uma varredura em todos os serviços do Workspace.

Como todas as empresas possuem um conjunto de dados sensíveis e sigilosos, vale a pena contar com o Google Vault para otimizar a gestão desses conteúdos, especialmente quando se lida com um volume considerável de colaboradores e um alto fluxo de informações.

Em resumo, é extremamente vantajoso contar com o Google Vault nos negócios, pois ele:

• evita a perda de dados por conta de acidentes, fraudes ou exclusão de colaboradores, graças às regras de retenção;
• fornece uma visão mais completa e consolidada dos dados para os administradores, reforçando o controle;
• possibilita guardar bate-papos, e-mails, arquivos e outros conteúdos para futuras consultas ou verificações;
• permite personalizar o período o qual dados serão guardados, que permanecem armazenados e disponíveis mesmo que os usuários os excluem de suas contas;
• exporta dados e arquivos de forma simplificada e em formatos aceitáveis em vários dispositivos;
• facilita o controle e a auditoria do que é feito pelos usuários na plataforma;
• colabora para otimizar espaço de armazenamento por meio da remoção automática de dados quando estes não forem mais necessários.

O Google Vault oferece a possibilidade de uma empresa contratar uma camada extra de proteção e potencializar sua governança de dados de forma inteligente e estratégica.

Recursos como esse se tornam indispensáveis para se ter total domínio dos dados de um negócio, mais segurança jurídica, conformidade e confiabilidade no mundo digital. Portanto, conte com essa ferramenta inovadora do Google para ter controle 360º de suas informações corporativas.

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