Change Management: o que saber antes de realizar essa gestão

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Change Management: o que saber antes de realizar essa gestão
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Change Management: o que saber antes de realizar essa gestão

A metodologia de acompanhamento de mudanças presentes no change management pode auxiliar bastante sempre que uma empresa precisa enfrentar um processo de transformação. Mudar nem sempre é fácil, mas com a orientação adequada, isso é perfeitamente possível.

Este artigo traz para você as principais considerações acerca do change management. Ao ler o material, você entenderá qual é o conceito e conhecerá a origem da gestão de mudanças. Além disso, listamos os princípios norteadores e como implementá-la na sua organização. Acompanhe!

Qual é o conceito de change management?

No processo de evolução de uma organização, é comum que as mudanças sejam necessárias. Pense em empresas centenárias, como a Coca-Cola ou a Gerdau. É perfeitamente esperado que mudanças tenham sido feitas no ambiente organizacional durante todo seu tempo de existência, mas essas transformações não têm sucesso se não forem bem acompanhadas.

É daí que vem o conceito de change management, ou gestão de mudanças, em português. Se olharmos com mais atenção, perceberemos que não é a empresa que passa por mudanças, mas as pessoas que trabalham nela.

Um ponto de conflito começa a surgir, pois a natureza humana tende a preservar o estado de zona de conforto, sendo resistente à mudança. Isso quer dizer que sempre que uma alteração no ambiente organizacional é colocada em curso, deve haver preparação e acompanhamento da equipe que integra a empresa.

Se os colaboradores não entenderem a necessidade de mudança, dificilmente a empreitada terá sucesso. É por isso que antes mesmo que a transformação desejada entre em curso, o change management já começa a atuar.

Como surgiu a técnica de gestão de mudanças?

Apesar do termo remeter a uma novidade recém-saída do forno, a verdade é que o conceito e a aplicação do change management vêm de um passado não muito próximo. Kurt Lewin, um psicólogo alemão, propôs um estudo no qual indicava uma solução para processos de mudança empresarial. Ele o denominou como um “modelo de três etapas de mudança” no meio do século passado. Era uma espécie de gestão de vulnerabilidade.

Logo após, por volta do ano de 1962, outro estudioso do assunto, chamado Everett Rogers, apresentou uma teoria que ele mesmo chamou de “Difusão da Inovação”. Rogers era formado em sociologia e explanou toda sua ideia sobre o tema no livro intitulado “Diffusion of Innovations“, no qual aborda questões relacionadas ao gerenciamento de processos de transformação.

Foi somente a partir dos anos 90 que a discussão sobre o assunto alcançou o meio empresarial. Por essa época, aconteceram as primeiras experiências, e a popularização total ocorreu a partir da década 2000. Atualmente, o change management é uma área de estudo que, juntamente a outras partes importantes, compõe os estudos na área da administração de negócios.

Quais são os princípios nos quais o change management se apoia?

Existem algumas concepções que devem estar arraigadas no cerne de um processo de gestão de mudanças. Apoiar-se nelas é o primeiro passo rumo ao sucesso da estratégia.

Acompanhe a explicação de cada um dos princípios em que um trabalho de change management precisa estar apoiado.

Abordagem

Conforme já foi mencionado, um dos grandes desafios (senão o maior) na implementação de uma mudança organizacional é a mudança dos indivíduos. Nesse sentido, adotar uma abordagem formal, de modo a impactar todos, é o mais indicado.

Perceba que, naturalmente, algumas pessoas se sentirão desconfortáveis com os novos procedimentos, mas tratar cada um desses casos individualmente pode comprometer toda a estratégia. Muito tempo seria demandado cuidando das dificuldades individuais de cada um, então, uma tratativa geral é mais eficiente para alcançar os objetivos traçados.

Identificação

Outro ponto de muita atenção deve ser a razão pela qual o trabalho de mudança está sendo proposto. Sem essa clareza, fica difícil alcançar êxito. Não importa qual é a alteração proposta — se mudanças em fluxos de trabalho, contratação de novos líderes ou a instalação de um novo maquinário —, o motivo pelo qual isso ocorrerá precisa ficar totalmente claro para todos os envolvidos, de forma a aumentar as chances de sucesso.

Planejamento

Como toda empreitada que se preze, um novo ciclo de change management precisa estar pautado em um planejamento tão eficaz quanto possível. Custo, escopo de projeto, prazos, riscos, recursos, enfim… Tudo aquilo que seja pertinente em relação ao processo de mudança precisa ser descrito. Também não podem faltar as considerações a respeito dos diretamente afetados pelas mudanças: os stakeholders.

Recursos

A indicação das origens dos recursos necessários à mudança pode (e deve) ser feita pelo programa de change management. Esses recursos devem ser otimizados ao máximo, como forma de alavancar o desempenho financeiro da companhia. Nesse sentido, a metodologia pode propor que sejam feitos treinamentos para que os novos aparatos adquiridos possam ser usados com o máximo proveito possível.

Necessidade

Nenhuma mudança acontece por acaso: é preciso que haja uma necessidade por trás de todo o movimento. A questão central reside em informar a todos sobre os objetivos da transformação. Nesse sentido, fazer um comunicado oficial pode ajudar bastante no intento. Para isso, a organização pode começar mostrando o atual estágio do ponto que se quer mudar, indicando a real necessidade.

Toda essa informação deve ser passada com a máxima credibilidade, a fim de convencer todos os envolvidos no processo. Isso pode ser feito por meio da elaboração de um roteiro que preveja as objeções e as tomadas de decisões em cada etapa do processo. As informações devem ser passadas aos líderes que, posteriormente, deverão orientar seus times.

Comunicação

Por fim, vale destacar que o sucesso de uma gestão de mudanças (e da mudança em si) está condicionado a ter uma boa comunicação. Isso quer dizer que a dependência é direta, ou seja, se a comunicação não ocorrer da melhor maneira possível, o processo dará errado no fim das contas.

Essa necessidade se faz presente porque é preciso haver entendimento do que está acontecendo. Para que isso ocorra, deve haver um processo de comunicação claro. A empresa deve se empenhar em fazer os comunicados primários com muita objetividade e precisa se preocupar em desenvolver mecanismos para solucionar as dúvidas que persistirem.

Como implementar a gestão de mudança em uma organização?

Para que o processo de change management seja bem-sucedido, é preciso envolver toda a organização. Mais do que isso, todos devem ser bem comunicados dentro de uma estrutura criada exclusivamente com esse fim.

Por último, os resultados encontrados devem ser mensurados e monitorados a cada nova etapa cumprida. Acompanhe, a seguir, uma explicação mais detalhada desses tópicos.

Entenda a necessidade

Antes de colocar em prática um plano de change management, é preciso entender sua real necessidade — não somente o gestor do processo, mas todos os envolvidos. Na maioria das vezes em que um programa de change fracassa, o real motivo está na falta de entendimento. Sem saber por que tal ação é necessária, as pessoas tendem a não se envolver e não se dedicar como deveriam.

Identificar a necessidade passa por reconhecer que o estado atual não está bom e precisa ser mudado. Essa é uma postura de desafio, na qual os envolvidos entendem que, para evoluir, é preciso mudar. Nesse ponto, a consciência está em um grau de adiantamento considerável e o planejamento referente ao change management pode ser levado a cabo e executado.

Elabore um diagnóstico

Ser pego de surpresa em qualquer tipo de situação pode ser muito ruim, ao passo que nada pode estar preparado (se estivesse, não seria uma surpresa). Isso também se aplica a situações nas quais é necessário implementar um change management.

Em vez de esperar que uma mudança seja necessária em caráter de urgência, sua empresa pode se antever e diagnosticar os setores da organização, a fim de identificar a necessidade de mudar. Isso ajuda a planejar melhor as próximas ações e colocar em prática a melhoria da performance corporativa.

Nesse sentido, uma das alternativas viáveis e muito eficazes é realizar pesquisas internas para saber o que é preciso transformar. O resultado da pesquisa comporá um banco de dados altamente útil e que pode balizar as próximas ações. Dessa iniciativa, podem surgir programas de treinamentos, mapeamento dos riscos inerentes a uma eventual transição e as vantagens alcançadas.

Faça uma estrutura

Esse é um ponto fundamental na implementação de um change management. Se, por acaso, ficou a impressão de que basta ter consciência da necessidade de mudança e conscientizar os demais, houve um engano. Para que tudo dê certo, também é preciso criar uma estrutura formal, que delegará tarefas e responsabilidades a determinada pessoa ou uma equipe. A gestão de TI pode estar envolvida nesse momento.

Assim, é preciso entender as fases que serão executadas e delinear todos os processos. Além disso, a origem dos recursos precisa ser mapeada e explicitada a todos. Outro ponto importante referente a essa etapa é definir quem serão as pessoas responsáveis por cada aspecto do plano. Isso significa identificar as lideranças e elencar os funcionários-chave para disseminar novidades, por exemplo.

Planeje a comunicação

Um aspecto muito interessante em processos empresariais que envolvem mudanças é que nem sempre elas são enxergadas pela alta chefia ou pelos gestores imediatos. Isso quer dizer que mesmo o chão de fábrica pode perceber uma melhoria nos procedimentos executados até então. Nesse momento, pode permanecer uma dúvida muito pertinente: como apontar as chances de melhoria?

É preciso considerar um fluxo de informações que preveja o contato entre todos os funcionários da empresa. Assim que alguém identificar uma oportunidade de melhorar qualquer coisa que seja, essa pessoa precisa ter meios de fazê-lo. Uma hierarquia muitíssimo engessada pode dificultar essa comunicação.

Uma das recomendações mais úteis que se pode ter em relação a esse aspecto é se valer de pesquisas periódicas. Elas devem alcançar todos os funcionários, de modo que cada um (de acordo com sua visão) possa sugerir melhorias. As respostas podem constituir uma grande base de dados, que servirá de fonte de consulta para eleger as melhores ideias e colocá-las em prática.

Conte com a participação de todos

Um dos fatores principais quando se decide pela implantação do change management é a participação efetiva de todos. O resultado só pode ser positivo se todos estiverem cientes da necessidade da mudança proposta e se engajarem. Existe um veículo por meio do qual os funcionários de todos os setores podem ser atingidos: as lideranças.

Para colocar isso em prática, é preciso envolver, inicialmente, todas as lideranças da organização nos assuntos referentes às mudanças propostas. A ideia do que se pretende levar à frente precisa estar clara para esses personagens, pois são eles que têm a capacidade de disseminar as ideias em meio aos colaboradores que lideram. Esse posicionamento ajuda a resolver os problemas de forma muito mais rápida e eficiente, levando ao ganho de tempo.

Faça análises e medições

Por incrível que pareça, somente a preocupação com o capital humano não é suficiente para que um plano de change management dê certo. A preocupação deve ir além das pessoas, e para que isso fique vivo dentro da cultura da empresa, é preciso recorrer aos números que o programa fornecerá ao longo do caminho. A parte analítica deve entrar em cena para mensurar os resultados colhidos ao longo do caminho.

É recomendado, portanto, adotar medidas de controle quanto aos efeitos proporcionados pela nova metodologia de condução de mudanças. Indicadores que meçam o desempenho das áreas são muito bem-vindos. Aliás, o principal departamento mensurado deve ser sempre aquele que seja o alvo da mudança em curso, inclusive se as ações forem para otimizar o gerenciamento de TI.

O change management pode proporcionar sucesso a uma organização em seu processo de mudança. Alterações nos modelos de trabalhos, adaptações em linha de produção ou até mesmo a chegada de novos gestores ao time são exemplos de casos em que a gestão de mudanças ajuda a ter êxito na empreitada. Apenas deve-se considerar os pontos que precisam ser colocados em prática, pois um processo mal executado surtirá tanto efeito quanto não colocar o método em prática.

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