Migração para Google Workspace: quando e como fazer?

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Migração para Google Workspace: quando e como fazer?
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Migração para Google Workspace: quando e como fazer?

O Google Workspace, reúne diversos serviços do Google de um jeito personalizado. Com as novas necessidades do mercado e da forma de trabalho, realizar a migração para o Google Workspace é cada vez mais importante.

A mudança é um caminho para obter os benefícios e a segurança de uso dessas ferramentas. No entanto, é fundamental que tudo seja realizado do jeito certo para evitar problemas, perdas e dificuldades mais à frente.

Não sabe ainda por onde começar? Então veja algumas dicas para concluir a migração para o Google Workspace da melhor maneira possível. Confira!

Afinal, o que é a migração para o Google Workspace?

De forma simplificada, migrar para o Google Workspace significa fazer a transferência de dados entre os serviços que são usados hoje para os correspondentes do Google.

No caso dos e-mails, por exemplo, os dados, contatos e mensagens podem ser migrados para o Gmail. O mesmo vale para planilhas, documentos de texto, agendas e assim por diante.

O caminho é simples e inclui a transferência das informações para o serviço correspondente do Google, com máxima compatibilidade.

Quando realizar a mudança?

Como dá para notar, a migração para Google Workspace, antigo G Suite é uma tarefa robusta e que, dependendo do tamanho da organização, e exige um processo de várias etapas. Então, é natural se questionar quando é o momento certo de adotar essa transformação.

Cada negócio tem as suas necessidades e, portanto, não dá para definir quando um empreendimento tem que fazer a mudança. No entanto, alguns indícios apontam para esse caminho. São eles:

  • necessidade de centralização das informações;
  • problemas gerados pela falta de compatibilidade entre os dados de vários serviços;
  • aumento da exigência quanto à mobilidade na nuvem;
  • ganho de relevância em relação à atuação compartilhada e colaborativa;
  • exigência quanto à diminuição dos custos com TI;
  • necessidade de aumentar a produtividade.

Ao notar um ou vários desses itens, com certeza é o momento de usar o Google Workspace como uma ferramenta de apoio ao desenvolvimento da organização.

Como realizar a mudança?

Em empresas com vários setores, dezenas ou centenas de funcionários e/ou processos específicos, é ainda mais importante ter cuidado com a transformação. A migração para o Google Workspace deve ser feita de maneira estruturada e controlada para oferecer as vantagens previstas.

Então, tudo parte de um levantamento das necessidades e características das áreas. Entenda de onde vêm os dados, quais devem ser importados e qual é o destino de cada grupo. Selecione o que será migrado e defina as prioridades.

Também é importante comunicar a mudança e apresentar as vantagens para todos os envolvidos. Quanto mais transparente for o processo, melhores são as chances de sucesso. Em seguida, faça a migração em pequenos grupos controlados. Depois, realize o treinamento adequado, com novas políticas e procedimentos.

Continue esse ciclo até que todos estejam treinados, aptos e com os recursos disponíveis. Não se esqueça de acompanhar as métricas para garantir o sucesso da etapa.

No entanto, mesmo com esses cuidados pode não ser tão simples concluir o processo. Então, o melhor é buscar o apoio de uma empresa especializada.

A SantoDigital, é uma das principais parceiras do Google no Brasil e possui um time de especialistas certificados, onde já realizaram mais de 2.000 migrações para o Google, podendo ajudar a sua empresa a realizar o processo com bom gerenciamento, máximo controle e ótimos resultados.

A migração para Google Workspace é uma etapa necessária quando a empresa requer mais produtividade, interação e colaboração. Ao colocar as orientações em prática, será fácil obter os resultados esperados e evitar os problemas.

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