Como usar o Google Apps para melhorar o seu negócio

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Como usar o Google Apps para melhorar o seu negócio

Como usar o Google Apps para melhorar o seu negócio

Com a evolução da tecnologia, também progrediram as formas como diversos tipos de negócio trabalham. Independentemente da área de atuação, é possível contar com substanciais ganhos de produtividade e qualidade ao utilizar certas ferramentas para realizar o seu trabalho e oferecer serviços melhores aos seus clientes.

Os aplicativos do Google Apps for Business possuem uma infinidade de funcionalidades para o dia a dia dos mais diversos tipos de empresas. Muitos processos podem ser otimizados ou eliminados ao se empregar as funcionalidades dos aplicativos do Google no escritório.

Veja a seguir algumas maneiras de usar o Google Apps para melhorar o seu negócio:

Organize marcações de consultas

Uma clínica, hospital ou qualquer outro tipo de negócio que lide com a marcação de horários para clientes pode aproveitar as funcionalidades do Google Agenda para trabalhar de forma bem mais produtiva. Através dele, é possível criar de calendários personalizados, com data e horários fixos, além de poder anexar arquivos e marcar pessoas.

Uma excelente maneira de aproveitar o Google Agenda neste contexto é usando blocos de tempo. Basta criar cada consulta dentro de seus respectivos horários, obtendo blocos de tempo dentro do calendário. Na hora de marcar mais agendamentos, o responsável consegue ver os dias e os horários que estão cheios e vazios, otimizando o tempo e a produtividade.

O responsável pelas marcações pode também anexar informações sobre os pacientes em cada bloco, deixando tudo acessível para quem for atendê-los. Contando com estas vantagens, não há necessidade de investir em um software dedicado a marcação de consultas.

Controle as finanças da empresa

Por mais úteis que sejam planilhas tradicionais do Excel, elas precisam trazer mais possibilidades que facilitem o dia a dia de quem lida com elas. Arquivos essenciais, como planilhas financeiras da empresa, devem ser plenamente visíveis e editáveis por todos os profissionais envolvidos.

Ao usar um serviço como o Google Drive, o usuário consegue criar e manter uma planilha financeira que é fácil de acessar sem a necessidade de se enviar anexos via e-mail. Além disso, os profissionais conseguem fazer alterações simultaneamente, via colaboração em tempo real com os outros. O funcionamento é equivalente ao tradicional Excel, sendo possível inserir fórmulas e manipular dados.

O gerente financeiro pode compartilhar essa planilha com pessoas estratégicas, controlando o acesso delas e suas permissões. Ao centralizar esses dados financeiros no Google Drive, não é mais preciso investir em um software para isso.

Crie e distribua pesquisas de opinião

Para empresas que precisam coletar informações do público, o Google Apps também conta com funcionalidades que vão economizar tempo e recursos. Trata-se da funcionalidade do Google Drive chamada de Formulários do Google. Por meio destas pesquisas digitais, não é mais preciso ir às ruas com papel e prancheta.

É muito simples montar a sua própria pesquisa de opinião: basta escolher entre os tipos de respostas, como preenchimento de texto, múltipla escolha e até data e hora. Quando terminar, basta distribuir sua pesquisa via e-mail ou redes sociais. Depois, fique de olho na planilha de que é criada automaticamente para monitorar os resultados.

Os Formulários do Google são outro exemplo de como os aplicativos do Google Apps proporcionam economia às empresas, poupando-as de ter que investir em softwares dedicados a estas funções. Além de facilitar as suas pesquisas de opinião, os Formulários do Google podem coletar dados via smartphone ou tablet.

Crie uma intranet para seu escritório

Todo escritório pode se beneficiar de uma intranet, que reúne informações relevantes para seus profissionais. Ela pode reunir um manual de regras ou até ser um espaço para os profissionais escreverem sobre o seu trabalho, como os registros das etapas de um projeto.

Construir tudo isso é muito intuitivo ao utilizar o Google Sites, a plataforma de criação de páginas da web do Google. Todos os sites criados ficam disponíveis em uma lista, de forma que todos os envolvidos podem visualizar e acessar. O editor de páginas é intuitivo, permitindo que até quem não conhece HTML consiga criar seu conteúdo.

Para atuar como uma intranet, os sites podem ser criados com visualização restrita a apenas os funcionários da empresa. Também é possível restringir este acesso ainda mais, permitindo somente membros de determinados departamentos, por exemplo. Como o acesso é liberado via login, os profissionais conseguem acessar o conteúdo mesmo fora do escritório.

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