Como usar o Google Apps (atual Google Workspace) para melhorar o seu negócio

As ferramentas do Google Apps, agora conhecido como Google Workspace, são muito utilizadas para um aumento na produtividade das empresas. Isso é muito importante para qualquer negócio que queira se sobressair aos concorrentes.

A plataforma conta com uma série de recursos que otimizam o tempo da sua equipe. Neste artigo, explicaremos mais sobre os benefícios dessa solução e como ela pode ajudar sua organização. Para saber mais, continue a leitura!

O que é Google Apps?

Google Apps é um pacote de ferramentas e aplicativos de produtividade baseado em nuvem que faz parte do pacote de serviços do Google Workspace.

São soluções relacionadas a diversas áreas: e-mail, armazenamento, criação de documentos, planilhas, apresentação de slides, agenda, reuniões e muito mais.

Alguns dos aplicativos mais conhecidos incluem o Gmail, o Google Drive, o Google Agenda, o Google Docs e o Google Planilhas.

Como a ferramenta funciona?

Todas essas ferramentas são oferecidas pelo Google e podem ser acessadas diretamente do navegador, sem a necessidade de baixar ou instalar qualquer programa. Basta ter conexão à internet.

Para usá-los, o usuário apenas precisa entrar em sua conta de Gmail. Uma vez logado, é possível ver um menu do lado superior direito da tela, ao lado das configurações. Lá estarão todos os Google Apps vinculados à conta.

O mesmo acontece com os e-mails corporativos. O colaborador acessa seu Gmail e tem acesso ao espaço virtual de ferramentas da empresa.

Um diferencial do Google Apps é que todas essas ferramentas estão interconectadas. Ou seja, se você começar a redigir um documento ou planilha, ele é salvo no Google Drive e pode ser facilmente compartilhado via email.

Por que usar o Google Apps?

A plataforma Google Workspace é um ambiente de trabalho inovador que oferece muitos benefícios. Destacamos alguns deles a seguir.

Mais produtividade

O Google Apps fica conectado, o que facilita muito o trabalho em equipe. Além disso, por se tratar de uma solução 100% na nuvem, permite flexibilidade e mobilidade nas diferentes formas de trabalho.

Redução de custos

A solução Google Workspace apresenta um ótimo custo-benefício. As ferramentas incluídas no Google Apps suprem todas as necessidades das empresas se comparado aos programas tradicionalmente usados em escritórios para redigir documentos e planilhas digitais.

Isso sem precisar instalar programas e comprar licenças. Graças ao Cloud Computing, todas as ferramentas podem ser acessadas de qualquer dispositivo conectado à internet, e de qualquer navegador.

Fácil e intuitivo

O Google Apps tem layout de fácil compreensão e uso. Mesmo sendo poderosas e seguras, essas ferramentas são tão acessíveis que raramente uma equipe precisa de treinamento para entender como usá-las.

Quais são as ferramentas do Google Apps, atual GWS?

O antigo Google Apps, agora Google Workspace, conta com várias ferramentas que fazem toda diferença na rotina de trabalho. Conheça um pouco mais sobre cada uma delas:

• Google Docs: essa aplicação permite a criação e edição de textos em tempo real. Além disso, os documentos criados ficam salvos na nuvem de forma automática;
• Google Planilhas: assim como no Docs, aqui é possível criar e editar documentos de forma colaborativa. Mas nesse caso, o arquivo gerado é em formato de planilhas e conta com diversas funcionalidades;
• Google Slides: nesse caso, a ferramenta serve para a elaboração de apresentações em forma de slides. Um dos pontos positivos é que é possível incluir arquivos multimídias, como imagens e vídeos;
• Google Drive: para uma maior colaboração entre a equipe, o Drive é essencial. Afinal, essa solução permite o armazenamento na nuvem e compartilhamento de arquivos em diversos formatos;
• Google Meet: a plataforma é muito utilizada para a realização de reuniões online, sendo muito importante em empresas com equipes em formato remoto. Vale destacar que ainda há a possibilidade de compartilhar a tela e gravar os eventos;
• Google Agenda: já a agenda do Google Workspace serve para que a empresa possa gerir os compromissos, além de poder agendar os eventos. O calendário pode ser compartilhado entre a equipe, facilitando o controle das datas e horários de reuniões, por exemplo;
• Google Formulários: essa ferramenta ajuda a criar formulários e pesquisas virtuais. Ela tem uma série de funcionalidades, que contribuem para a coleta e análise das respostas enviadas;
• Google Sites: a equipe pode usar esse aplicativo para criar sites em conjunto. Além disso, é possível gerir projetos de maneira eficiente;
• Gmail: a solução de e-mail do Google tem layout muito intuitivo e pode ser integrado com outras ferramentas do Google Workspace;
• Google Keep: a equipe pode criar listas de tarefas nesse aplicativo. Ele também é eficaz na elaboração de notas e lembretes de eventos ou reuniões;
• Google Voice: essa solução não está disponível em todo o mundo, mas é importante para mensagens de texto e chamadas. Esse é um serviço que conta com um número de telefone virtual;
• Google Data Studio: relatórios podem ser criados por meio desse aplicativo, que conta com a visualização de dados coletados por meio de diversas fontes diferentes.

Como os Google Apps podem ser usados para melhorar um negócio?

O Google Apps pode trazer uma série de benefícios para otimizar os resultados do seu negócio. Veja algumas das suas utilizações!

Organize marcações de consultas

Uma clínica, hospital ou qualquer outro tipo de negócio que lide com a marcação de horários para clientes pode aproveitar as funcionalidades do Google Agenda para trabalhar de forma bem mais produtiva. 

Dessa forma, é possível criar calendários personalizados, com data e horários fixos, além de anexar arquivos e marcar pessoas.

Uma excelente maneira de aproveitar o Google Agenda neste contexto é usando blocos de tempo. Basta criar cada consulta dentro de seus respectivos horários, obtendo blocos de tempo dentro do calendário.

Na hora de marcar mais agendamentos, o responsável consegue ver os dias e os horários que estão cheios e vazios, otimizando o tempo e a produtividade.

O responsável pelas marcações pode também anexar informações sobre os pacientes em cada bloco, deixando tudo acessível para quem for atendê-los. Contando com estas vantagens, não há necessidade de investir em um software dedicado à marcação de consultas.

Controle as finanças da empresa

Por mais úteis que sejam planilhas tradicionais do Excel, elas precisam trazer mais possibilidades que facilitem o dia a dia de quem lida com elas. Arquivos essenciais, como planilhas financeiras da empresa, devem ser plenamente visíveis e editáveis por todos os profissionais envolvidos.

Ao usar um serviço como o Google Drive, o usuário consegue criar e manter uma planilha financeira que é fácil de acessar sem a necessidade de se enviar anexos via e-mail.

Além disso, os profissionais conseguem fazer alterações simultaneamente, via colaboração em tempo real com os outros. O funcionamento é equivalente ao tradicional Excel, sendo possível inserir fórmulas e manipular dados.

O gerente financeiro pode compartilhar essa planilha com pessoas estratégicas, controlando o acesso delas e suas permissões. Ao centralizar esses dados financeiros no Google Drive, não é mais preciso investir em um software para isso.

Desenvolva e distribua pesquisas de opinião

Para empresas que precisam coletar informações do público, o Google Apps também conta com funcionalidades que vão economizar tempo e recursos. Trata-se da funcionalidade do Workspace chamada de Formulários do Google. Por meio destas pesquisas digitais, não é mais preciso ir às ruas com papel e prancheta.

É muito simples montar a sua própria pesquisa de opinião: basta escolher entre os tipos de respostas, como preenchimento de texto, múltipla escolha e até data e hora. Quando terminar,  distribua sua pesquisa via e-mail ou redes sociais. Depois, acompanhe a planilha para monitorar os resultados.

Os Formulários do Google são outro exemplo de como essa ferramenta proporciona economia às empresas, poupando-as de ter que investir em softwares dedicados a estas funções. Além de facilitar as suas pesquisas de opinião, os Formulários do Google podem coletar dados via smartphone ou tablet.

Crie uma intranet para seu escritório

Todo escritório pode se beneficiar de uma intranet, que reúne informações relevantes para seus profissionais. Ela pode reunir um manual de regras ou até ser um espaço para os profissionais escreverem sobre o seu trabalho, como os registros das etapas de um projeto.

Construir tudo isso é muito intuitivo ao utilizar o Google Sites, a plataforma de criação de páginas da web do Google. Todos os sites criados ficam disponíveis em uma lista, de forma que todos os envolvidos podem visualizar e acessar. O editor de páginas é intuitivo, permitindo que até quem não conhece HTML consiga criar seu conteúdo.

Para atuar como uma intranet, os sites podem ser criados com visualização restrita a apenas os funcionários da empresa. Também é possível restringir este acesso ainda mais, permitindo somente membros de determinados departamentos, por exemplo.

Como o acesso é liberado via login, os profissionais conseguem acessar o conteúdo mesmo fora do escritório.

Melhore a colaboração e comunicação entre colaboradores

Documentos, planilhas, slides, chat, entre outros são potentes ferramentas de comunicação dentro do Google Apps. Elas são conectadas e podem ser usadas por várias pessoas ao mesmo tempo. Isso permite que a informação flua de forma segura e rápida.

Todos os documentos podem ser criados e editados simultaneamente por várias pessoas em tempo real. Usuários também podem compartilhar ideias via comentários ou chat incorporado.

Tenha um e-mail corporativo inteligente e seguro

Para empresas, o Gmail entrega uma conta mais profissional, inteligente e efetiva. O aplicativo tem vários recursos que facilitam o dia a dia de trabalho como:

• assinatura eletrônica otimizada;
• confirmação de recibo de leitura;
• chat incorporado;
• possibilidade de escrever e-mails offline — que ficam salvos na ferramenta e são enviados automaticamente uma vez estabelecida a conexão.

Como migrar para o Google Workspace?

A primeira etapa para que sua empresa possa migrar para o Google Workspace é o planejamento. Nesse caso, é preciso compreender quais são as necessidades do seu negócio e quais serão suas prioridades.

Depois, defina como será realizado o backup das informações para o novo sistema e prepare sua equipe para o processo. 

Lembre-se que é essencial manter um monitoramento após o processo de migração, tanto para compreender se está funcionando quanto para analisar como os colaboradores estão reagindo com as mudanças.

Considere contar com a ajuda de uma das parceiras do Google, a Santo Digital. Nós somos especializados no processo de migração de nossos clientes e podemos dar suporte com as ferramentas do Google Workspace.

Quer levar os aplicativos do Google para a sua empresa? Conte com a SantoDigital, para implementar as funcionalidades do Google Apps for Work no seu escritório, a fim de que a sua equipe conte com toda essa produtividade. Acesse o nosso site e descubra todas as vantagens!