Cada vez mais empresas estão em busca de profissionais que tenham facilidade para trabalhar em equipe. Certamente, isso deve-se ao fato de que a realização de atividades em conjunto tem se mostrado essencial para o sucesso dos negócios. No entanto, o fator humano não é suficiente. As empresas também precisam contar com ferramentas colaborativas eficazes.

De forma simplificada, pode-se dizer que a colaboração ocorre quando dois indivíduos ou um grupo de pessoas trabalham juntos para alcançar um objetivo comum, compartilhando suas ideias, experiências e habilidades.

As ferramentas colaborativas, nesse sentido, podem ser definidas como soluções tecnológicas que sustentam ou facilitam o trabalho em equipe.

A seguir, você irá descobrir porque sua empresa precisa adotar esse tipo de solução agora mesmo. Confira!

A importância do trabalho colaborativo

Em geral, trabalhar em equipe permite que os funcionários sejam mais rápidos e eficazes em seu dia a dia, em comparação com as pessoas que trabalham sozinhas.

Isso porque a colaboração é uma forma de valorizar os pontos fortes de seus colaboradores e ajudá-los a melhorar seus pontos fracos por meio da ajuda mútua e troca de experiências com seus pares e superiores.

O trabalho colaborativo também ajuda a tornar os funcionários mais responsáveis, uma vez que evidencia a interdependência entre tarefas e ressalta a importância de cada um para o todo.

Esses fatores contribuem bastante para aumentar os níveis de motivação, especialmente quando as equipes precisam trabalhar remotamente.

Aliás, o trabalho remoto é uma tendência para os próximos anos, em virtude da entrada total da geração Z no mercado, conforme aponta estudo do ReimagineHR, do Gartner. Portanto, as empresas precisam se preparar para adotar ferramentas colaborativas que atendam às necessidades atuais e também a essa nova dinâmica.

Benefícios das ferramentas colaborativas

As empresas modernas já perceberam o valor da colaboração e estão em busca de promovê-la em suas equipes.

Por isso, quase sempre, seus fluxos de trabalho são desenhados tendo como base as ferramentas colaborativas, as quais devem fornecer todos os recursos para o bom desempenho das funções do dia a dia.

Atualmente, as soluções mais populares são aquelas baseadas em nuvem, visto que possuem uma série de benefícios adicionais que permitem às empresas obterem melhores resultados e ainda ajuda na adoção do trabalho remoto.

Dentre os principais benefícios das ferramentas colaborativas em nuvem podemos citar:

• Facilidade: para utilizar as soluções em nuvem, geralmente, não é necessário instalar softwares nem plugins. Os usuários só precisam de uma conexão com a Internet e de um navegador. Isso facilita, por exemplo, a adoção de estratégias BYOD e o trabalho remoto, uma vez que as equipes de TI não precisam realizar procedimentos nos dispositivos dos usuários.
• Segurança: as melhores ferramentas colaborativas proporcionam mais segurança às empresas, especialmente quando as equipes precisam acessar documentos remotamente. Os servidores dos provedores em nuvem contam com infraestrutura moderna e seguem rígidos padrões de segurança para impedir a perda ou roubo de dados.
• Agilidade: as ferramentas colaborativas em nuvem permitem o acesso e edição simultânea de arquivos e facilita a comunicação. Isso, dentre outras coisas, favorece ao acompanhamento em tempo real das atividades e ao aumento da produtividade.
• Flexibilidade: os usuários podem acessar as ferramentas colaborativas em nuvem a qualquer momento, de qualquer lugar e por meio de diversos dispositivos. Tudo que precisa é de autorização de acesso e conexão com a Internet.
• Escalabilidade: as ferramentas colaborativas em nuvem são altamente escaláveis. Ou seja, você pode aumentar ou reduzir o número de usuários de forma rápida e fácil, conforme a sua necessidade.

A escolha das ferramentas colaborativas certas

Para que sua empresa possa aproveitar todos os benefícios do trabalho colaborativo, ela precisa fornecer as ferramentas certas para seus colaboradores.

Nesse sentido, é muito importante adotar soluções completas, que ofereçam aplicações integradas, funcionais e seguras. Isso permite que seus colaboradores automatizem processos e se tornem ainda mais produtivos.

Nesse sentido, o G Suite se destaca como uma das melhores soluções disponíveis no mercado. Trata-se do conjunto de ferramentas colaborativas do Google baseadas em nuvem e elaboradas para oferecer os recursos que as empresas precisam para otimizar o trabalho em equipe.

As principais aplicações presentes no G Suite podem ser divididas em quatro grandes grupos:

Comunicação

A comunicação entre colaboradores e equipes é essencial, estejam eles trabalhando no escritório ou remotamente. Por isso, o G Suite conta com ferramentas avançadas para atender a esse propósito. São elas:

• Google Agenda: auxilia no controle de compromissos, ajuda a sincronizar disponibilidades entre colaboradores e muito mais.
• Gmail: e-mail comercial personalizado com o domínio da sua empresa, para facilitar a comunicação interna e externa.
• Google Meet: ferramenta de videoconferência para realizar reuniões com colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros.
• Google Chat: ferramenta para comunicação rápida e instantânea.

Criação

Aqui estão algumas aplicações destinadas a criação e edição de documentos:

• Apps scrip: utilizada para criar aplicações, automatizar processos e integrar recursos.
• Google docs: ideal para criar e editar documentos de textos.
• Forms: aplicação para criar formulários, pesquisas, etc.
• Google slides: ferramenta para criar apresentações.
• Google sheet: utilizada para criar e editar planilhas.

Armazenamento e pesquisa

Nesse grupo vale destacar duas aplicações:

• Cloud search: oferece soluções avançadas de pesquisa para que você encontre os seus documentos de forma rápida e fácil. Você pode pesquisar, por exemplo, por nome do arquivo, data de criação, palavras presentes no corpo do arquivo, etc.
• Google Drive: utilizada para armazenar documentos na nuvem.

Controle

Aqui encontram-se aplicações voltadas, principalmente, aos profissionais de TI responsáveis pelo controle de acesso, segurança e padrões de colaboração. Algumas das principais ferramentas são:

• Google Vault: permite o arquivamento de arquivos importantes que devem ser mantidos por um longo período.
• Gerenciamento de endpoints: permite a implementação de políticas de senha e o gerenciamento de segurança de dispositivos móveis, dentre outros.
• Admin console: aplicação voltada para o controle de acesso, gerenciamento de dispositivos e usuários, etc.

Todas essas aplicações fazem do G Suite uma das soluções de ferramentas colaborativas mais completa do mercado.

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