Entenda o que é workflow e qual o seu papel nas empresas

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Entenda o que é workflow e qual o seu papel nas empresas

Entenda o que é workflow e qual o seu papel nas empresas

No mundo corporativo, cada vez mais competitivo, existe uma necessidade crescente de automatização e otimização de processos fundamentais, redução de gargalos e eliminação de redundâncias. E é aí que entra o workflow. Com ele, as empresas podem atingir a máxima eficiência operacional e garantir não apenas a qualidade, mas também sua sobrevivência.

Recentemente, o termo “workflow” (ou fluxo de trabalho, em tradução literal) tornou-se uma espécie de palavra de ordem no mundo dos negócios. No entanto, muitos empresários possuem dificuldades em entender e aplicar essa ferramenta de forma efetiva em sua organização.

Para ajudá-lo a entender melhor, abaixo, analisamos a importância do workflow e outras considerações relevantes. Acompanhe conosco!

O que exatamente é um workflow?

É um conjunto de tecnologias e ferramentas que permitem que documentos, informações, atividades e tarefas fluam adequadamente em uma empresa ou em um departamento.

As organizações usam workflows para coordenar tarefas entre pessoas e sincronizar dados entre sistemas, com o objetivo final de melhorar a eficiência organizacional, a capacidade de resposta e a lucratividade.

Os fluxos de trabalho automatizam a sequência de tarefas e atividades dos colaboradores, reduzindo o tempo gasto em todo o processo, bem como os possíveis erros causados ​​pela interação humana, além de aumentar a produtividade.

Qual a importância de um workflow?

A tecnologia de workflow foi desenvolvida para minimizar os problemas na coordenação de trabalhos colaborativos. É um forma eficiente de solucionar as principais questões relacionadas aos processos de negócio.

Atualmente, os gerentes encontram dificuldades em obter clareza na definição das atividades, gerir os trabalhos de várias pessoas ao mesmo tempo e em visualizar os processos de forma ampla.

Ao utilizar um software de gerenciamento de workflow, é possível documentar as informações essenciais para concluir cada atividade, além de analisar, automatizar e melhorar cada uma delas.  Alguns outros benefícios são:

  • Produtividade aprimorada – É possível reduzir o tempo gasto em tarefas manuais.
  • Visibilidade – O workflow proporciona aos gerentes uma visão total de todas as atividades. Quando é utilizado um software de gerenciamento, é possível ver exatamente o que está acontecendo com os processos críticos em qualquer ponto  e a qualquer momento.
  • Resposta rápida de negócios à mudança – Permite que as organizações respondam rápida e facilmente ao mercado em constante mudança por meio de alterações de processos.
  • Responsabilidade – É possível controlar o tempo de realização de cada tarefa e, assim, criar medição de produtividade e estimular a melhoria contínua de processos.

Qual a diferença entre Workflow e Processo?

Frequentemente, há uma confusão na distinção entre esses dois conceitos. Por isso, reunimos um pequeno resumo de tópicos que mostram alguns contrastes interessantes entre workflow e processo. Leia para entender melhor a diferença entre eles:

  • O processo é uma sequência de tarefas, o workflow é uma maneira de tornar essa sequência mais produtiva e eficiente;
  • O processo é algo que existe naturalmente e flui intuitivamente. Um workflow é analisado, planejado, modelado e automatizado conscientemente e com finalidades bem definidas;
  • Processo é o modo como uma equipe coordena e se comunica para entregar um resultado. O fluxo de trabalho é uma tecnologia ou ferramenta que pode ajudar a alcançar esse resultado da melhor maneira;
  • Nem todo processo é automatizado, o objetivo do software de workflow é, na verdade, automatizar processos;
  • O fluxo de trabalho é uma consequência da existência de processos, portanto, é possível que um processo exista sem workflow. Por outro lado, um fluxo de trabalho não pode existir sem o processo correspondente.

Qual a diferença entre workflow e BPM?

O BPM (Business Process Management) e o workflow compartilham os mesmos objetivos, mas não são a mesma coisa.

O BPM significa Gerenciamento de Processos de Negócios. Antes de mais nada, é uma disciplina voltada a orientar e conduzir a operação de uma empresa numa abordagem horizontal, com foco voltado aos seus processos de negócio.

Sua ferramenta de automação é o BPMS (Business Process Managament System), um software que sintetiza, organiza e facilita os processos de negócios complexos, em nível micro e macroambiental.

O principal benefício do BPM é permitir a análise e melhoria contínua de todos os processos organizacionais, resultando em redução de custos e aumento de produtividade, o sonho de todo empresário ou gestor.

O worflow, por sua vez, refere-se somente à tecnologia que implementa a automação de fluxos de trabalho. Dessa forma, podemos dizer que o BPM é mais abrangente. No entanto, ambos possibilitam a automação de processos de negócios.

Mas afinal,  qual é melhor: BPMS ou workflow? Não há resposta certa para isso. A chave é pensar nos processos que precisam de gerenciamento e, em seguida, analisar qual das duas ótimas ferramentas implementar. Ao fazer isso, é possível garantir a máxima eficiência e a melhoria contínua da empresa.

Gostou de saber mais sobre o workflow e seu papel nas empresas? Então, você também vai gostar de conhecer as 7 formas de otimizar processos na organização. Boa leitura!

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