5 maneiras de usar o Google Apps e eliminar o uso de papel

Com um mundo cada vez mais digital e integrado, o uso do papel nas empresas tem sido diminuído e até mesmo eliminado. Além de aumentar a produtividade como um todo, essa eliminação também reduz os custos associados. Para que isso seja possível, é preciso utilizar os recursos certos para conseguir os resultados desejados e os Google Apps contam com uma família de aplicativos que é perfeita para que a sua empresa entre na onda sem papel.

Duvida? Confira 5 boas maneiras de usar o Google Apps e eliminar o uso de papel!

1. Crie formulários on-line com o Google Forms

O Google Forms (ou Formulários Google) é uma das opções do Google Apps que permite a criação de formulários relevantes e personalizáveis. Nele, você pode escolher quantas perguntas e opções sua pesquisa terá, qual será a forma de escolha de resposta para cada pergunta e se é possível responder mais de uma vez.

Ao utilizar esse recurso, você elimina o uso de papel porque não precisa mais criar extensas pesquisas com múltiplas cópias e sair distribuindo ou fazer anotações diversas em várias folhas. De maneira automática, os resultados são captados em tempo real e você pode fazer uma análise mais precisa — e livre de papel.

2. Envie boletins com o Groups

Em vez de enviar memorandos para a equipe, por exemplo, você pode utilizar o Groups para enviar boletins que sejam relevantes para todos os colaboradores. Bastando possuir um e-mail para criar e participar dos grupos.

Também é possível acessá-lo de qualquer dispositivo móvel graças ao seu design responsivo. Dessa maneira, você evita o uso de papel porque toda a comunicação interna pode acontecer de maneira on-line e mais produtiva, já que tudo é realizado em tempo real.

3. Organize suas tarefas no Calendar

Ter uma agenda completa, com várias folhas preenchidas com compromissos ou vários bilhetes espalhados por todo o lugar, não é a melhor opção, se você deseja eliminar o largo uso de papel. Para permitir que você fique em dia com todos os seus compromissos sem gastar papel, existe o Calendar, o calendário dos Google Apps. Além de organizar sua agenda e integrar com diversas plataformas, você também pode compartilhar sua agenda com outras pessoas, permitindo o máximo de participação sem nenhum uso de papel.

4. Crie documentos e envie o Drive

Em vez de imprimir documentos, inclusive em várias cópias, você pode garantir a disponibilidade e o acesso a itens importantes ao utilizar o Drive. Funcionando na nuvem, você pode enviar e hospedar os arquivos on-line e, inclusive, permitir a sua edição. Ao fazer isso, você evita o consumo de papel gerado pelas múltiplas impressões, inclusive referentes a atualizações no arquivo — afinal, se depois de impresso o arquivo sofrer alguma modificação, ele precisará ser impresso de novo.

5. Faça reuniões com o Hangouts

Reuniões podem ser grandes consumidoras de papel com atas, planejamentos e espaços para anotações relatórias. Se você quer diminuir ou eliminar esse uso de papel, então considere o uso dos Hangouts.

Com uma chamada em áudio, vídeo e comunicação em tempo real também por escrito, você pode se ver livre da grande quantidade de papel e, inclusive, fazer anotações de maneira digital. Depois da reunião, é só compartilhar os resultados no Drive ou por meio de um boletim no Groups.

As soluções do Google Apps permitem que você se veja livre do uso de papel para muitas tarefas, incluindo a impressão de documentos e a organização do calendário. Além de mais barata e eficiente, essa prática também é amiga do meio ambiente.

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