Otimize suas reuniões com o G Suite

Além de trazer todos os resultados das suas pesquisas em frações de segundos, a Google oferece um serviço de e-mail simples, inteligente, e ainda dezenas de outras soluções para facilitar o seu trabalho. Em reuniões profissionais, há infinitas possibilidade para usar o Google Apps for Work e facilitar a marcação de reuniões, o compartilhamento de arquivos e realizar videoconferências.

Quer aprender mais sobre como o Google Apps for Work pode facilitar as suas reuniões? Leia o nosso artigo de hoje!

Como usar os Google Apps for Work para marcar reuniões?

Conciliar o tempo livre de todos os convidados para uma reunião pode parecer uma tarefa impossível. Provavelmente, você já vivenciou a infinita troca de e-mails com solicitações de alteração no horário proposto devido à agenda de alguém.

Usando o Google Agenda, desde que todos os participantes estejam com suas agendas compartilhadas, você pode usar a funcionalidade “encontre um horário” e o app irá procurar uma brecha comum na agenda de todos. A funcionalidade é especialmente útil para reuniões de equipe.

Como enviar os documentos da reunião pelo Google Drive?

Toda reunião requer o uso de alguns documentos. Um deles é o convite, com todas as informações sobre participantes, horários, datas e locais que você pode gerenciar fácil e rapidamente, e com o Google Agenda você pode.

Outro exemplo são os documentos relacionados com a pauta, sejam propostas de plano de ação ou minutas de relatórios. Atualmente, muitas empresas gastam tempo e recursos imprimindo cópias para todos os participantes.

Usando o Google Apps for Work você tem a oportunidade de ser prático e ambientalmente sustentável, passando uma imagem profissional para seus clientes e para os seus parceiros. Os documentos criados no Google Drive podem ser encaminhados por e-mail com três tipos de função: “editar”, “comentar” e “visualizar”. A opção “comentar” pode ser útil em reuniões com muitos participantes, pois permite que, mesmo quem não se pronunciou tenha as suas observações consideradas. Durante a reunião, o responsável pela ata pode editar os documentos usando um laptop, um tablet ou um celular.

Como tornar as vídeoconferências produtivas?

Nos dias de hoje, as vídeoconferências estão se tornando populares com o crescimento do trabalho remoto. Na sua empresa, você pode contactar clientes, fornecedores ou colaboradores, sem as despesas e sem o tempo de deslocamento.

O Google Hangouts permite a participação de múltiplos convidados para a construção e para a edição de documentos que aparecem compartilhados na tela de todos. Clicando na ferramenta do Google Drive, à esquerda da tela da reunião, a equipe pode construir uma proposta de projeto ou discutir o texto final de um documento de forma simples.

Como editar os documentos mesmo offline

Mesmo sendo um serviço em nuvem, é possível configurar seu Google Drive para estar disponível offline. Tudo o que você precisa é do login em um navegador Chrome e de alterar as configurações para estar disponível.

É possível habilitar a opção também nos aplicativos para celular e para tablet. Todas as alterações que você fizer nos arquivos serão salvas offline para serem disponibilizadas na nuvem assim que você conectar novamente à internet. Aqui trouxemos algumas dicas de como usar os Google Apps for Work em reuniões, para ser mais produtivo, sustentável e passar uma imagem mais profissional para os seus parceiros.

Possui dúvidas ou sugestões? Deixe um comentário ou entre em contato conosco e leve a sua empresa para o século 21 com o Google Apps for Work.